5.1 rvs Delegatiebesluit en aanwijzen digitale kanaal Woo

Registratiekenmerk: 2302975 / 2307959 Onderwerp: Delegatiebesluit en aanwijzen digitale kanaal Wet open overheid (Woo) De raad besluit: 1. het “Delegatiebesluit en aanwijzen digitale kanaal Woo-verzoeken Vlissingen 2023” (documentnummer 2306994) vast te stellen; 2. in aanvulling op het bekrachtigingsbesluit van 29 juni 2023 de reeds genomen besluiten van het college op Woo-verzoeken, gericht aan de raad, inclusief de beslissingen op bezwaar, te bekrachtigen conform het “Algemeen bekrachtigingsbesluit Woo-besluiten Vlissingen” (documentnummer 2307127). Samenvatting Verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) kunnen ook gericht worden aan de raad. Om tijdig hierop te kunnen besluiten, heeft de raad deze bevoegdheid gedelegeerd aan het college. Tevens heeft de raad de reeds genomen besluiten bekrachtigd. De Woo verplicht er ook toe dat ieder bestuursorgaan Woo-contactpersonen aanwijst. De raad heeft besloten het aanwijzen hiervan te delegeren aan het college. Tot slot heeft de raad voor het aanwijzen van het digitale kanaal voor Woo-verzoeken aansluiting gezocht bij het door het college vastgestelde E-formulier. Inleiding Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna: Woo) in werking getreden. Deze wet is in de plaats gekomen van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Eén van de nieuwe verplichtingen is het aanwijzen van Woo-contactpersonen.

Inmiddels is duidelijk dat elk bestuursorgaan Woocontactpersonen moet aanwijzen. Het college heeft dit bij besluit van 31 mei 2022 gedaan en dit verlengd tot 1 mei 2024 bij besluit van 21 maart 2023. De burgemeester heeft dit inmiddels ook gedaan. Voor de gemeenteraad is dit nog niet geregeld. Daarnaast is het mogelijk dat Woo-verzoeken niet alleen gericht worden aan het college of aan de burgemeester, maar ook aan de raad. Dat betekent dat de raad hierover een besluit moet nemen. Dat is een omslachtige manier en gezien de korte beslistermijnen in de Woo (4 weken, met de mogelijkheid van verdaging van 2 weken) een uitdaging. De Woo verplicht voorts om elektronisch ingediende Woo-verzoeken in behandeling te nemen. Om te voorkomen dat een Woo-verzoek wordt ingediend via een appje of een sms’jes, is het aanwijzen van een digitaal kanaal aan te bevelen. Wat willen we bereiken? Tijdige besluitvorming op aan de raad gerichte Woo-verzoeken en verplichtingen uit de Woo zoals het aanwijzen van de Woo-contactpersonen regelen. Daarnaast is het wenselijk om een digitaal kanaal aan te wijzen voor het elektronisch indienen van Woo-verzoeken aan de raad. Om te voorkomen dat besluiten op Woo-verzoeken aan de raad tussentijds tussen wal en schip raken, is het nodig deze te laten bekrachtigen. Relatie met uitvoering strategische visie Vlissingen 2040 ‘Blik op de toekomst’ Nvt.

Auteur: EH Ruissen Telefoonnummer: +31118487174

Registratienummer nota: 2302975 / 2307959

Wat gaan we ervoor doen? Woo-verzoeken De raad wordt voorgesteld om de bevoegdheid een besluit te nemen op Woo-verzoeken aan het college te delegeren. Veelal gaat het om informatie die al berust bij het college, omdat de voorbereiding en uitvoering van beslissingen van de raad bij het college ligt. In voorkomende gevallen is een bepaling in het delegatiebesluit opgenomen dat informatie door de raad aan het college wordt verstrekt, mocht dat nodig zijn. Woo-contactpersonen Tevens wordt de raad voorgesteld om het aanwijzen van Woo-contactpersonen voor informatie die berust bij de raad te delegeren aan het college. Deze personen moeten vragen kunnen beantwoorden over de informatie waarover een bestuursorgaan beschikt. De contactpersoon moet goed op de hoogte zijn van de informatie die een organisatie in beheer heeft en is daarnaast belast met een actieve voorlichtingsfunctie. Ook moet de contactpersoon ervoor zorgen dat contact wordt gelegd met de mensen die daadwerkelijk toegang tot de gevraagde informatie hebben en die de informatie kunnen verschaffen. Vanwege de vindbaarheid van informatie en de kennis over informatievoorziening binnen de gemeente, heeft het college binnen team DIV enkele functionarissen aangewezen als Woo-contactpersonen. Als het om informatie van de raad gaat, kan deze bij de raad worden opgevraagd.

Aanwijzen digitale kanaal Voor het aanwijzen van het digitale kanaal voor Woo-verzoeken aan de raad wordt geadviseerd aansluiting te zoeken bij het door het college vastgestelde (elektronische) E-formulier. Hierdoor kunnen Woo-verzoekers voor alle bestuursorganen binnen de gemeente Vlissingen hetzelfde formulier gebruiken. Bekrachtiging besluiten Omdat het mogelijk is dat nieuwe Woo-verzoeken worden gericht aan de raad voordat de bevoegdheid is gedelegeerd, wordt de raad voorgesteld om collegebesluiten daarop te bekrachtigen. Dat geldt ook voor eventuele beslissingen op bezwaar die daaruit voortvloeien. Dit als aanvulling op het eerdere bekrachtigingsbesluit van 29 juni 2023 op een ingediend bezwaar. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Mocht niet besloten worden om de bevoegdheid te delegeren, dan wel de tussentijdse besluiten te bekrachtigen, dan is de kans groot dat niet tijdig kan worden besloten op Woo-verzoeken. Artikel 12 Nvt. Wat mag het kosten? Nvt. Wat is de dekking? Nvt. Wat en hoe gaan we communiceren? Is publicatie in het gemeenteblad en/of opname in de decentrale regelingenbank vereist? De besluiten worden bekend gemaakt in het gemeenteblad. Het delegatiebesluit wordt ook opgenomen in de decentrale regelingen op www.overheid.nl

Blad 2 behorend bij 2302975 / 2307959

Bijlage(n) Nr. 2306994 (Delegatiebesluit en aanwijzen digitale kanaal Woo-verzoeken Vlissingen 2023) Nr. 2307127 (Algemeen bekrachtigingsbesluit Woo-besluiten Vlissingen) Nr. 2307115 (vastgesteld E-formulier) Vertrouwelijkheid Intern

Blad 3 behorend bij 2302975 / 2307959