5.0 Rvs verlenging contract accountant met 1 jaar

Registratiekenmerk: Onderwerp: Verlenging contract accountant met één jaar. De raad besluit; het contract van Deloitte voor de duur van één jaar te verlengen (tot en met de controle van de jaarrekening 2023). Samenvatting Het benoemen van de accountant behoort tot het takenpakket van de gemeenteraad. In juni 2019 heeft de gemeenteraad van Vlissingen ingestemd met het aanstellen van Deloitte als accountant. Het contract heeft een looptijd van vier jaren met de mogelijkheid om het contract twee keer met één jaar te verlengen. Van die mogelijkheid tot verlenging maakt de raad gebruik voor de periode van één jaar. Inleiding Op 27 juni 2019 heeft de raad besloten om het advies van de beoordelingscommissie bestaande uit o.a. enkele leden van de auditcommissie over de aanbesteding accountantsdiensten over te nemen. Het advies hield in om een overeenkomst met Deloitte voor de duur van vier jaren met de mogelijkheid tot verlenging af te sluiten. Deloitte is momenteel bezig met de laatste jaarrekeningcontrole volgens de vaste contractduur van 2019 tot en met 2022. In artikel 4.1 van genoemde overeenkomst staat dat de opdrachtgever eenzijdig kan besluiten de overeenkomst tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities te verlengen met twee keer één jaar.

De auditcommissie (voorzitter raadslid Tromp, leden Kraan, De Zwarte, Van Dongen, Mohandes en Schrijver) is de gesprekspartner van Deloitte en stelt voor de overeenkomst met één jaar te verlengen. Volgens het contract moet er een besluit genomen worden over de verlenging drie maanden voor het einde van de contractduur op 30 juni 2023. Wat willen we bereiken? Met dit voorstel wil de gemeenteraad bereiken dat er tijdig voor de sluitingsdatum van 1 april 2023 een besluit genomen wordt om de jaarrekeningcontrole 2023 te waarborgen. Wat gaan we ervoor doen? Na het raadsbesluit wordt Deloitte op de hoogte gebracht van de éénjarige verlenging van het contract. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Een aanbesteding starten biedt de mogelijkheid om te komen tot nieuwe afspraken, maar houdt ook het risico in dat er een hoger bedrag betaald moet worden dan nu het geval is. De markt van aanbieders accountantsdiensten is de laatste jaren klein geworden. Bij nieuwe aanbesteding houdt dat een risico in. Wat mag het kosten? Verlenging van het contract is kostenneutraal want die vindt plaats tegen dezelfde voorwaarden en prijs als het lopende contract. De kosten van de diensten van de accountant zitten in de programmabegroting waarbij rekening gehouden is met de afgesproken indexering.

Eventueel meerwerk moet conform de overeenkomst vooraf gemeld worden aan de auditcommissie en wordt door de auditcommissie beoordeeld.

Auteur: F. Vermeulen Telefoonnummer: 0118-487587 Datum document:

Registratienummer nota Beslissingsbevoegdheid:Gemeenteraad

Wat en hoe gaan we communiceren? Deloitte zal daags na de besluitvorming van de gemeenteraad via bijgevoegde brief op de hoogte gebracht worden van het besluit.