4.5 rvs Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften 2025 bijlage 2 toelichting bij verordening

Toelichting Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Vlissingen 2025 Algemeen Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met burger staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren waar het moet en informele behandeling waar het kan. Artikelsgewijs Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel 1. Begripsbepalingen Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Bestuursorganen kunnen besluiten nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Op basis van de begripsbepalingen wordt in deze verordening alleen onder bestuursorgaan verstaan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester en niet de overige gemeentelijke bestuursorganen. Artikel 2. Informele behandeling Eerste lid In het kader van de informele behandeling kan contact worden opgenomen met zowel de bezwaarmaker als de voorbereider van het bestreden besluit. In dit contact wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar verkend.

Indien er andere belanghebbenden zijn, kan ook met hen contact worden opgenomen als dit gewenst is voor de informele afhandeling. Het is van belang dat de informele behandeling kort na binnenkomst van het bezwaarschrift start. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Beslistermijnen Het bestuursorgaan moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. Als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn, met instemming van de bezwaarmaker, worden opgeschort. Artikel 3. Inleidende bepaling commissie Met het ‘Instellingsbesluit commissie bezwaarschriften Vlissingen 2025’ is een commissie bezwaarschriften, als bedoeld in artikel 7:13 Awb, ingesteld die belast is met het adviseren over de te nemen besluiten op bezwaarschriften die zijn ingediend tegen door of namens de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester genomen besluiten.

De commissie bezwaarschriften is niet bevoegd ten aanzien van een aantal in dit artikel opgenomen categorieën bezwaarschriften. Artikel 4. Samenstelling van de commissie Eerste en vierde lid De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb). De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb). Het aantal leden dat naast de voorzitter deel uitmaakt van de commissie moet tenminste twee zijn, maar dit kunnen er ook meer zijn. De Awb laat het aan het bestuursorgaan zelf of de leden deel uitmaken van en werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan of dat een of meerdere leden uit externen bestaan. In het

vierde lid is ervoor gekozen dat ook de leden van de commissie bezwaarschriften geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Vlissingen. In artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid van de Gemeentewet is ook uitdrukkelijk bepaald dat raadsleden en burgemeester en wethouders geen lid mogen zijn van de commissie. Tweede lid Burgemeester en wethouders zijn bevoegd om de voorzitter en (plaatsvervangende) leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het college mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing (door burgemeester en wethouders) mogelijk. Derde lid Als de voorzitter verhinderd is, dan kan de commissie zelf beslissen wie hem als voorzitter vervangt. Artikel 5. Secretaris Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden.

Er kan uiteraard ook voor worden gekozen om meerdere secretarissen aan te wijzen. Uit de jurisprudentie blijkt dat de secretaris voor de uitoefening van zijn functie slechts verantwoording verschuldigd is aan de commissie. Artikel 6. Zittingsduur Derde lid Het is voor van de continuïteit van het horen en adviseren wenselijk om aan te blijven als lid of voorzitter totdat in de opvolging is voorzien. Vierde lid In de vorige verordening was geen maximale zittingsduur voor de voorzitter en de leden van de commissie opgenomen. Vanwege de continuïteit is hier opgenomen dat de voorzitter en de leden die reeds lid waren op het tijdstip waarop deze verordening in werking treedt, aftreden volgens een daartoe door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde overgangsregeling. Artikel 7. Uitoefening bevoegdheden Eerste lid Dit lid regelt bevoegdheden die zelfstandig door de voorzitter kunnen worden uitgeoefend. Tweede lid De bevoegdheden, genoemd in het eerste lid, kan de voorzitter mandateren aan de secretaris. Mandateren betekent het in naam van de mandaatgever (de voorzitter) uitoefenen van de bevoegdheden. De voorzitter is verantwoordelijk voor de in mandaat verrichte handelingen van de secretaris en blijft ook bevoegd om deze bevoegdheden zelf uit te oefenen. Artikel 8.

Vooronderzoek Het spreekt voor zich dat de voorzitter er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet

het mogelijk zijn om met de bezwaarmaker in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken. De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken, kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone kosten en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan de vergoeding voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat. Aangezien het college van burgemeester en wethouders belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling opgenomen dat het college van burgemeester en wethouders hiervoor vooraf een machtiging moet verlenen. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college van burgemeester en wethouders door zo’n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast. Artikel 10.

Quorum Eerste lid Niet is vereist dat de gehele commissie hoort. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt en niet werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Zie artikel 7:13, derde lid, van de Awb Artikel 11. Onpartijdigheid leden Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren. Artikel 12. Openbaarheid hoorzitting Tweede lid De raad kan bij verordening bepaalde zaken van de openbaarheid van de hoorzitting uitzonderen. Dit geldt voor Wmo- en Jeugdwetzaken. Derde en vierde lid Hier wordt geregeld dat als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting (in aanvulling op het tweede lid) mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de (gehele) commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb).

Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door (enkel) de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend (Kamerstukken 21 221, nr. 3, p. 155). Artikel 13. Verslaglegging Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen. Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Enkel de

noodzakelijk persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. Artikel 14. Nader onderzoek Eerste lid Na de hoorzitting kan de commissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen. Derde lid Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen een door de commissie nader te bepalen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor). Artikel 15.

Raadkamer en advies Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Zie hieromtrent ook nader de toelichting bij artikel 4. Voor de advisering hanteert de Awb striktere voorwaarden dan bij het horen, waarbij het niet vereist is dat de gehele commissie hoort. Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het vijfde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat. Artikel 16. Uitbrengen advies en verdaging Tweede en derde lid De termijn waarop op het bezwaarschrift moet zijn beslist, bedraagt twaalf weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken (artikel 7:10 van de Awb). Zie ook de toelichting bij artikel 2 onder “beslistermijnen”. Het tweede lid van artikel 16 schrijft voor dat de voorzitter tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen, als hij voorziet dat de termijn van twaalf weken niet wordt gehaald. Artikel 18.

Jaarverslag De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.), of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten, in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is. Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.