4.5 rvs Verordening Klankbordgesprekken bijlage 1 verordening

Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad 2025 Geldend van <datum> t/m heden Intitulé Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Vlissingen 2025 De raad van de gemeente Vlissingen: gelet op de artikelen 147 en 149 van de Gemeentewet gezien het voorstel van het presidium d.d. 28 oktober 2025; gelezen de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (december 2020); besluit vast te stellen de: Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Vlissingen 2025. Artikel 1 Begripsomschrijvingen a. gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester; b. commissie: de commissie die is samengesteld uit de gemeenteraad en het klankbordgesprek voert; c. voorzitter: de voorzitter van de commissie, zijnde de plaatsvervangend voorzitter van de raad; d. referenten: derden die de commissie kunnen informeren over het werk van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren en/of samenwerkingspartners; e. commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Zeeland. Artikel 2 Samenstelling commissie 1.

De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen. 2. De samenstelling van de commissie is gelijk aan de samenstelling van de werkgeverscommissie, overeenkomstig de Verordening werkgeverscommissie Vlissingen 2020. 1

3. De leden van de commissie worden aan het begin van een nieuwe raadsperiode voor de gehele raadsperiode door en uit de gemeenteraad benoemd. 4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is. 5. Indien een plaatsvervangend raadslid waarneemt dan neemt deze waar voor het gehele klankbordgesprek van voorbereiding tot vaststelling van het verslag van het klankbordgesprek. 6. De commissie laat zich procedureel en/of inhoudelijk bijstaan door de griffier. 7. De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) adviseur. Artikel 3 Voorzitterschap van de commissie 1. De vicevoorzitter van de raad is voorzitter. 2. De commissie benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter. 3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten. Artikel 4 Gespreksfrequentie 1. De commissie voert tijdens de benoemingsperiode van de burgemeester ten minste drie klankbordgesprekken. 2. De verdeling kan zijn: in het eerste jaar na benoeming/herbenoeming, halverwege de benoemingsperiode en twaalf maanden voor het aflopen van de benoemingstermijn. Artikel 5 Voorbereiding van het gesprek 1. De griffier, na overleg met de voorzitter, agendeert en organiseert de gesprekken. 2.

De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de verslagen van voorgaande klankbordgesprekken in te zien. 3. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 4. Bij het opstellen van de agenda kan, voorzien van een motivatie, door de leden van de commissie en/of de burgemeester extra prioriteit aan één of meerdere bespreekpunten worden aangegeven. De keuze voor toekenning van prioriteit wordt in de agenda toegelicht. 5. De commissie bepaalt tijdig op welke wijze input wordt gevraagd aan de gemeenteraad.

2

6. De commissie bepaalt tijdig, in samenspraak met de burgemeester: •

welke referenten worden geraadpleegd;

•

welke informatie aan hen wordt gevraagd en

•

op welke wijze deze informatie wordt verwerkt.

7. De van de gemeenteraad en van referenten ontvangen informatie wordt gedeeld met de leden van de commissie en de burgemeester. De gemeenteraad en de referenten worden hier vooraf van op de hoogte gesteld. 8. Artikel 8 lid 3 is op de betrokken referenten van overeenkomstige toepassing. 9. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en eventuele bespreekpunten. 10. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee. 11. Het klankbordgesprek gaat door wanneer het quorum (de helft plus 1 van het aantal leden) aanwezig zijn. 12. Het afwezige lid krijgt of de afwezige leden krijgen op voorhand de kans input te leveren. 13. Bij onvoldoende quorum bij de leden van de commissie en bij verhindering van de burgemeester zorgt de griffier, in overleg met de voorzitter, voor een nieuwe afspraak. Artikel 6 Het gesprek 1. Het gesprek vindt in beslotenheid plaats. 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3. Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. De leden zijn in het bezit van deze profielschets. 4.

De volgende onderwerpen kunnen tijdens het gesprek worden besproken: a. De burgemeester: •

als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in de agendacommissie en het presidium;

•

in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

•

als voorzitter van het college;

•

als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet. (In dit artikel zijn de verantwoordelijkheden van de burgemeester geregeld, zie toelichting);

•

die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

3

•

die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

•

en zijn/haar contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

•

als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

•

en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

•

en zijn/haar nevenfuncties en integriteit;

•

en zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

b. alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten; c. doelen en ambities van de burgemeester en de raad voor de komende periode; d. voortgang van de in eerdere klankbordgesprekken gemaakte afspraken en actiepunten. e. het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente en de regio. Artikel 7 Verslaglegging 1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voor akkoord voorgelegd aan de burgemeester en de leden van de commissie. 2. Na verkregen akkoord wordt het verslag, door ondertekening door de voorzitter en de burgemeester, vastgesteld. 3. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. 4. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Artikel 8 Geheimhouding 1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken. 2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in lid 8.1 wordt voldaan. 3. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van referenten.

Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten. 4. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 4

5. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. De geheimhoudingsplicht blijft ook na ontbinding van de commissie van kracht. 6. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de referenten en de -mogelijke- externe adviseur en/of externe gespreksleider. Artikel 9 Archivering 1. De griffier zorgt voor vertrouwelijke archivering van alle documenten die betrekking hebben op de klankbordgesprekken. 2. Het vastgestelde verslag blijft geheim en wordt niet openbaar gemaakt. Het conceptverslag wordt vernietigd. 3. De griffier verzendt een exemplaar van het vastgestelde verslag naar (het kabinet van) de commissaris. 4. Na het aftreden van de burgemeester worden alle documenten die betrekking hebben op gevoerde klankbordgesprekken door de griffier vernietigd. 5. De leden van de commissie zijn zelf verantwoordelijk voor vernietiging van alle documenten waarover zij, in het kader van de klankbordgesprekken, beschikken. Artikel 10 Onvoorziene gevallen. In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie, op voorstel van de voorzitter. Artikel 11 Slotartikelen Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet.

Artikel 12 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Vlissingen 2025. Ondertekening Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad Van de gemeente Vlissingen d.d. De griffier, <naam> de voorzitter, <naam> Artikelsgewijze toelichting

5

Artikel 1 Begripsomschrijvingen Artikel 1. Begripsomschrijving. De term ‘klankbordgesprek’ •

De term ‘klankborden’ past bij een cultuur van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het gemeentebestuur en de rol van de burgemeester daarin in het bijzonder. Het klankbordgesprek bestaat uit meer dan een constructieve terugkoppeling vanuit de raad richting de burgemeester. In het gesprek is ook ruimte voor de burgemeester om te benoemen hoe de werkwijze van de gemeenteraad van invloed is op zijn of haar eigen functioneren. Het is ook belangrijk dat de burgemeester, aan de hand van wat hij of zij in de gemeente waarneemt, de gemeenteraad op een goede manier kan informeren over de rol van de raad als het hoogste bestuursorgaan van de gemeente.

•

De gemeenteraad beoordeelt het functioneren van de burgemeester niet in de rol van werkgever, maar als bestuurlijk partner van de burgemeester, die afspraken maakt met de burgemeester over het wederzijds functioneren en over mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren.

•

Belangrijk is om in gesprek te blijven over verwachtingen, ambities en uitdagingen. Ook is het voeren van klankbordgesprekken nodig om de Commissaris van de Koning, die min of meer fungeert als de personeelschef van de burgemeester, te kunnen informeren over het functioneren van de burgemeester.

•

Het is belangrijk dat de afvaardiging van de commissie een eenduidige boodschap of enkele boodschappen overbrengt. Daarvoor is het noodzakelijk dat voor de afvaardiging van de gemeenteraad duidelijk is wat zij wil bereiken met het gesprek c.q. wat zij de burgemeester wil meegeven. Met een ‘palet aan meningen’ kan de burgemeester niet zoveel. Het effect van een gesprek is groter naarmate de boodschap eenduidiger is.

•

Klankbordgesprekken zijn niet vrijblijvend. Deelnemers committeren zich aan de periodieke feedback en de afspraken die hieruit volgen.

•

Het klankbordgesprek eindigt met een samenvatting van de concrete acties, gericht op veranderbaar gedrag, die beide partijen na het gesprek oppakken. Bij deze actiepunten worden aangegeven wie de voortgang monitort (vaak is dit de voorzitter).

•

Als sprake is van verbeterpunten voor de burgemeester siert het de commissie (de raad) om middelen beschikbaar te stellen om deze verbeterpunten te realiseren.

Artikel 2 Samenstelling commissie •

Wie en hoeveel raadsleden worden afgevaardigd ligt nergens vast. Er zijn dan ook binnen gemeenten verschillende invullingen, zowel in aantal als in persoon. 6

•

In de gemeente Vlissingen is eerder gekozen voor een gelijke samenstelling van de commissie die de klankbordgesprekken voert en de werkgeverscommissie. Raadsleden die lid zijn van de klankbordgroep zijn dus ook lid van de werkgeverscommissie en andersom.

•

De werkgeverscommissie bestaat, overeenkomstig de Verordening werkgeverscommissie Vlissingen 2020, uit een voorzitter, bij voorkeur de plaatsvervangend voorzitter van de raad, en vijf andere leden uit de raad, bij voorkeur afkomstig uit de coalitie en oppositie.

•

Aan het begin van een nieuwe raadsperiode worden de leden van beide commissies uit en door de gemeenteraad benoemd. Bij deze benoeming kan rekening worden gehouden met: o

Betrokkenheid van een of enkele leden van de vertrouwenscommissie bij benoeming van de burgemeester. Op die manier is niet alleen de burgemeester zelf degene die vanaf het begin betrokken is.

o

De commissie dient uit een beperkt aantal raadsleden te bestaan anders kan geen gesprek worden gevoerd. Uitgaande van de koppeling tussen de samenstelling van de werkgeverscommissie bestaat de commissie klankbordgesprek uit maximaal zes raadsleden. Dit lijkt een maximaal aantal om een klankbordgesprek te kunnen voeren.

o

Een evenwichtige afspiegeling van de gemeenteraad is belangrijk, die wordt ook benadrukt bij de samenstelling van de werkgeverscommissie (“bij

voorkeur afkomstig uit de coalitie en oppositie.”). Dit betekent niet dat alle fracties vertegenwoordigd dienen te zijn. In het klankbordgesprek gaat het over het beoordelen van het wederzijds functioneren; dat is geen politiek of beleidsinhoudelijk doel. Voorkomen dient te worden dat een evenredige vertegenwoordiging van oppositiepartijen en coalitiepartijen de suggestie wekt dat de politieke overtuiging er wel toe doet. o

Het succes van de gesprekken wordt zowel bepaald door de organisatie van de gesprekken en door de deelnemers. Daarom is het belangrijk de commissie zo samen te stellen dat de raadsleden het gezamenlijk in zich hebben om zuiver, integer en duidelijk feedback te geven.

•

De commissie kent geen plaatsvervangende leden om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.

Artikel 3 Voorzitterschap van de commissie De voorzitter waarborgt als procesbegeleider het open en lerende karakter van het gesprek. Naast het leiden van de vergadering op de meer vergadertechnische aspecten en het helpen scheppen van een open sfeer, dient de voorzitter te waken voor politiek geladen bijdragen. De voorzitter moet ook de gelijkwaardigheid bewaken en daarvoor 7

bijvoorbeeld letten op de verdeling van de spreektijd. Gelet op het aantal deelnemers aan het gesprek, kan de voorzitter ook inhoudelijk deelnemen aan het gesprek. Artikel 4 Gespreksfrequentie Als norm geldt minimaal 3 klankbordgesprekken tijdens de benoemingsperiode, meer gesprekken zijn mogelijk. In de verordening wordt een suggestie gedaan met betrekking tot de verdeling van de gesprekken: in het eerste jaar van de benoeming (herbenoeming), halverwege en twaalf maanden voor het einde van de benoemingsperiode: •

Eerste jaar benoeming: In deze periode doen de gemeenteraad en de burgemeester de eerste ervaringen met elkaar op en kunnen zij die ervaringen vergelijken met de wederzijdse verwachtingen. Dit eerste formele gesprek is op te vatten als een klankbordgesprek maar dan wel met specifieke accenten. Het staat namelijk vooral in het teken van onderwerpen die zich alleen bij de start van een nieuwe burgemeester aandienen, zoals huisvesting, indrukken uit de wederzijdse kennismaking en het eventueel verduidelijken van aspecten uit de profielschets.

•

Halverwege de benoemingsperiode: Dit klankbordgesprek wordt vaak een ‘midterm review’ genoemd. Gemeenteraad en burgemeester werken dan geruime tijd samen en de burgemeester heeft zich in de gemeente kunnen presenteren en zijn plaats kunnen vinden. Dit is een goed moment om te bezien op welke wijze de burgemeester invulling geeft aan het profiel, hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt en welke verbetertips er zijn.

•

Vijfde jaar van de benoemingsperiode: Het gesprek in het vijfde jaar van de benoemingsperiode staat onvermijdelijk in het licht van de herbenoeming. Het risico bestaat dat evalueren van het functioneren dan alleen nog maar in het teken staat van de vraag: ‘functioneer ik voldoende of onvoldoende voor herbenoeming?’. Deze onderliggende vraag mag niet de open wederzijdse reflectie te veel beïnvloeden. Ook dient de burgemeester nog een reële kans hebben om met de feedback aan de slag te gaan. De aanbeveling is om dit gesprek ongeveer twaalf maanden voor het einde van de benoemingsperiode te voeren.

Artikel 5 Voorbereiding van het gesprek Het is belangrijk dat de voorbereiding van het gesprek tijdig start, zeker wanneer de gemeenteraad en referenten om een inbreng worden gevraagd. Onder ‘tijdig’ wordt verstaan: minimaal zes weken voorafgaand aan het klankbordgesprek. De feedback moet voldoende recht doen aan de opvattingen die binnen de gemeenteraad leven over het functioneren van de burgemeester. Dit betekent dat de 8

commissie tijdig besluit over de wijze waarop de gemeenteraad input kan aandragen en op welke wijze deze informatie wordt verwerkt. Een mogelijkheid is het uitzetten van een (digitale) vragenlijst. Ook bepaalt de commissie tijdig, in samenspraak met de burgemeester, of referenten worden geraadpleegd, welke referenten worden geraadpleegd, welke informatie aan hen wordt gevraagd en op welke wijze deze informatie wordt verwerkt. De burgemeester kan aan de commissie namen aandragen van personen die een beeld kunnen geven van zijn/haar functioneren. De betrokken referenten vallen onder de geheimhouding. Vanuit het oogpunt van transparantie en het kunnen duiden van feedback wordt de van de gemeenteraad en van referenten ontvangen informatie, zo nodig geanonimiseerd, gedeeld met de leden van de commissie en de burgemeester. De gemeenteraad en de referenten dienen hier vooraf van op de hoogte te zijn. Reflectie kunnen mondeling (ook telefonisch) worden ingewonnen. Het meest logisch is een volgorde waarbij de voorzitter eerst aan de leden en de burgemeester vraagt bespreekpunten voor het klankbordgesprek aan te dragen. Op basis hiervan kan de voorzitter er, in samenwerking met de griffier, voor zorgen dat er een agenda wordt opgesteld waar zowel de leden van de klankbordcommissie als de burgemeester zich in herkennen.

Ook ontstaat hierdoor de mogelijkheid om de aan de gemeenteraad en reflectanten te vragen input af te stemmen op de aangedragen bespreekpunten. Het klankbordgesprek is een belangrijk gesprek en leent zich niet om tussen andere afspraken ‘te proppen’. De tijdsduur varieert van één tot maximaal anderhalf uur. Artikel 6 Het gesprek De accenten in de klankbordgesprekken zullen per gesprek verschillen. De accenten die worden gelegd in het gesprek met een burgemeester die nog maar kort in functie is, kunnen verschillen van de accenten die worden gelegd in een gesprek met een burgemeester die al een aantal jaren in dienst is. Zie ook de toelichting bij artikel 4 ‘gespreksfrequentie’. De opsomming in dit artikel geeft mogelijke bespreekpunten aan. Het is zeker niet de bedoeling om in ieder gesprek dit hele rijtje langs te lopen. Bij de samenstelling van de agenda kunnen de accenten worden aangegeven. Ook zal in ieder gesprek teruggepakt worden naar de eerdere gemaakte afspraken/actielijst. 9

In dit artikel wordt verwezen naar artikel 170 van de Gemeentewet. Dit artikel luidt als volgt:

De burgemeester ziet toe op: a. een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het gemeentelijk beleid en van de daaruit voortvloeiende besluiten, alsmede op een goede afstemming tussen degenen die bij die voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken; b. een goede samenwerking van de gemeente met andere gemeenten en andere overheden; c. de kwaliteit van procedures op het vlak van burgerparticipatie; d. een zorgvuldige behandeling van bezwaarschriften; e. een zorgvuldige behandeling van klachten door het gemeentebestuur. 1. De burgemeester brengt tegelijk met de in artikel 197 bedoelde stukken een burgerjaarverslag uit, waarin hij in ieder geval rapporteert over: a. de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening; b. zijn bevindingen over het eerste lid, onder c. 2. De burgemeester bevordert overigens een goede behartiging van de gemeentelijke aangelegenheden. Artikel 7 Verslaglegging Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk, feitelijk beeld van het besprokene en beschrijft de sfeer waarin het gesprek plaatsvond. Het verslag moet recht doen aan onderwerpen die van belang waren in het klankbordgesprek. Dat zijn punten waarop bijvoorbeeld is doorgevraagd of waarop een positief of negatief oordeel is geveld dan wel waarover twijfel bestond.

Het verslag dient een goed beeld te geven van het gesprek en de gemaakte afspraken. Aan de afspraken wordt een verantwoordelijke gekoppeld (vaak de voorzitter) die de voortgang in de gaten houdt. Mocht tijdens het gesprek sprake zijn van een minderheidsstandpunt, verdient het de voorkeur dit vast te leggen in het verslag. Op deze wijze wordt rechtgedaan aan de inhoud van het gesprek en kunnen deelnemers later geen afstand meer nemen van de gemaakte afspraken of gedane toezeggingen. Praktijk in Vlissingen is dat het meestal een vrij uitgebreid verslag is. Het verslag wordt vastgesteld door ondertekening door de voorzitter en de burgemeester. Wenst de griffier voor de uitwerking van het gesprek tijdelijk te beschikken over een

10

opname dan kan dat alleen als dit verzoek aan het begin van het gesprek door alle deelnemers is goedgekeurd. Na vaststelling van het verslag wordt de opname verwijderd. Artikel 8 Geheimhouding Voor de geheimhouding rond het houden van klankbordgesprekken dient te worden verwezen naar artikel 84 en met name artikel 86 van de Gemeentewet. Dat wil zeggen dat de commissie bij elk gesprek geheimhouding dient op te leggen. De geheimhouding geldt ook voor de griffier, eventuele externe adviseurs/ gespreksleiding en referenten. De commissie besluit in iedere klankbordvergadering of de voorzitter in hoofdlijnen een terugkoppeling van het klankbordgesprek deelt in een vergadering van het presidium. Artikel 9 Archivering In dit artikel wordt de vertrouwelijkheid van alle documenten die betrekking hebben op de klankbordgesprekken geborgd. Hierbij hebben de commissie en de griffier ieder eigen verantwoordelijkheden. Na het aftreden van de burgemeester worden alle documenten die betrekking hebben op de gevoerde klankbordgesprekken door de griffier vernietigd. Artikel 10 Onvoorziene gevallen. Vereist geen toelichting. Artikel 11 Slotartikelen Vereist geen toelichting Artikel 12 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Vlissingen 2025.

11