4.4 Rvs Verordening auditcommissie Vlissingen 2023

Registratiekenmerk: 2226950 / 2226952 Onderwerp: Verordening auditcommissie Vlissingen 2023.

De raad besluit: 1. de verordening auditcommissie Vlissingen 2010 in te trekken. 2. de verordening auditcommissie Vlissingen 2023 vast te stellen. Samenvatting De auditcommissie Vlissingen is de vooruitgeschoven post van de raad op het terrein van de Planning & Control documenten zoals bijv. de jaarrekening. Tevens fungeert de auditcommissie als gesprekspartner van de accountant. De rol en de taken van de auditcommissie zijn vastgelegd in een verordening. De verordening auditcommissie Vlissingen 2010 is op een aantal punten gedateerd en wordt vervangen door de versie van 2023. Inleiding De gemeenteraad van Vlissingen heeft een auditcommissie ingesteld. De auditcommissie 2022 2026 bestaat uit de volgende 6 raadsleden: C.R. Tromp (voorzitter), M. de Zwarte, W.B. Kraan, S. Mohandes, D. Schrijver en W. van Dongen. De taken van de auditcommissie liggen, naast het optreden als contactpersoon van de accountant, op het terrein van de documenten van de Planning & Control cyclus. De verordening auditcommissie Vlissingen is van 2010 en gedateerd. De auditcommissie van de raad 2018 – 2022 heeft bij de overdracht aan de huidige auditcommissie diverse punten in de verordening aangestipt die gewijzigd zouden kunnen worden. De auditcommissie 2022 – 2026 heeft gekozen voor een totale revisie waarbij de oude verordening wordt ingetrokken en een nieuwe verordening is opgesteld.

De nieuwe verordening is vooral qua toon en redactie gewijzigd. De rol van de auditcommissie als vooruitgeschoven post van de raad op het financiële vlak is niet immers veranderd. De nieuwe verordening schept duidelijkheid over de gewenste aanwezigheid van leden van het college en ambtenaren bij de vergaderingen van de auditcommissie. De auditcommissie kan op uitnodiging of op verzoek ondersteund worden door een collegelid, bij voorkeur de wethouder Financiën (artikel 4 lid 8). Daarnaast kunnen zowel interne als externe adviseurs op verzoek van de auditcommissie de vergadering bijwonen en advies uitbrengen aan de commissie (artikel 4 lid 9). In de verordening van 2010 stond dat er een afstemmingsoverleg tussen de leden van de auditcommissie, het college en een lid van de rekenkamer is over de relatie tussen onderzoek naar de rechtmatigheid als onderdeel van de accountantscontrole, de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid door het college en de onderzoeken van de rekenkamer (artikel 5 lid 7 oud). Dergelijke overleggen zijn er enkel in een ver verleden geweest. Destijds vond de auditcommissie de afstemming van weinig toegevoegde waarde. Indien gezien het onderzoeksonderwerp er wel behoefte is aan een afstemmingsoverleg dan is dat mogelijk (zie hiervoor artikel 4 lid 9 van de nieuwe verordening), maar een overleg met de rekenkamer wordt niet meer expliciet genoemd.

Auteur: W. Franssens Telefoonnummer: 0118-487481 Datum document: 21 december 2022

Registratienummer nota 2226952 Beslissingsbevoegdheid:Gemeenteraad

In de oude verordening stond niets vermeld over de status, openbaar of besloten, van de vergadering van de auditcommissie. Naar aanleiding van een vraag is besloten dit duidelijk te vermelden in de verordening, zie artikel 7 lid 6 nieuwe verordening. De vergaderingen zijn besloten tenzij de commissie anders bepaalt. Wat willen we bereiken? De rol en de taken van de auditcommissie zijn tegen het licht gehouden en vastgelegd in een nieuwe verordening die qua toon en redactie past in de werkwijze van de auditcommissie van deze raadsperiode. Wat gaan we ervoor doen? De werkwijze van de auditcommissie wordt elke vier jaar aan het einde van de raadsperiode geëvalueerd. De auditcommissie gaat haar werkzaamheden conform de verordening auditcommissie 2023 verrichten. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? De verordening auditcommissie Vlissingen 2023 legt de rol en taken van deze commissie als vooruitgeschoven post van de raad op het gebied van Planning & Control vast. Hieraan zijn geen kanttekeningen en risico’s verbonden. De verordening heeft interne werking en is niet extern gericht. Verantwoording over het proces van de Planning & Control cyclus wordt in het openbaar afgelegd door de voorzitter van de auditcommissie bij bepaalde commissie – en raadsvergaderingen. Wat mag het kosten? Het raadsvoorstel heeft geen financiële implicaties en is kostenneutraal.

Wat en hoe gaan we communiceren? Verordeningen worden gepubliceerd op de website van de overheid -> Verordening auditcommissie Vlissingen 2010 (overheid.nl) De verordening auditcommissie Vlissingen 2010 zal ingetrokken worden en de nieuwe verordening zal gepubliceerd worden op bovengenoemde website. Bijlage 2226953, Verordening auditcommissie Vlissingen 2023 Vertrouwelijkheid Intern