4.1 Rvs Instructie voor de griffier bijlage 1

Instructie voor de griffier Gemeente Vlissingen

Hoofdstuk 1. BEGRIPSBEPALINGEN Artikel 1:1 In deze instructie wordt verstaan onder:       



griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris; griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren; waar in deze instructie ‘hij’ of ‘zijn’ staat kan ook ‘zij’ en ‘haar’ worden gelezen. werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd; agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad en de commissies; auditcommissie: de commissie als bedoeld in de Verordening op de auditcommissie Vlissingen; presidium: een door de raad ingesteld overleg om aanbevelingen te doen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie; Raadsplanning: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

Hoofdstuk 2. TAAK EN BEVOEGDHEDEN Artikel 2:1 1. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, de voorzitter, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies (voorbereidende raadsbijeenkomsten), werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen. 2. De griffier is aanwezig tijdens raadsvergaderingen, de vergaderingen van het presidium, de vergaderingen van de agendacommissie en is aanwezig zijn tijdens commissievergaderingen. 3. De griffier is medeverantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad en adviseert en ondersteunt de raad over de inhoud en toepassing van raadsinstrumenten. 4. De griffier adviseert de raad over strategische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie. 5. De griffier ondersteunt en adviseert het presidium bij het opstellen van de raadsplanning. 6. De griffier draagt er in samenwerking met de gemeentesecretaris/ algemeen directeur zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.

1

LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENT Artikel 2:2 1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft leiding aan medewerkers van de griffie. 2. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 3. De griffier beheert de budgetten voor de ondersteuning van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad hierover.

BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG Artikel 2:3 1. De griffier vertegenwoordigt de raad in interne en externe overlegsituaties, initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties en partijen, en ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk 2. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad. 3. De griffier, burgemeester en de gemeentesecretaris hebben periodiek overleg. 4. De griffier en de burgemeester hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college. 5. De griffier(en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie) overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening en in voorkomende gevallen overlegt de griffier (en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie) met de auditcommissie en adviseert deze commissie. 6. De griffier voert periodiek overleg met de voorzitter(s) van de door de raad ingestelde commissies en overige gremia waaronder rekenkamer en auditcommissie 7. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

AGENDERING Artikel 2:4 1. De griffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad en de raadscommissies. 2. De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de raadsplanning van de raad.

ONDERSTEUNING PRESIDIUM Artikel 2:5

2

1. De griffier adviseert en ondersteunt het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning nodig heeft, draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

BESTUURLIJKE BESLUITVORMING Artikel 2:6 1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming. 3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad. 4. De griffier ondersteunt de raad bij het bewaken van de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester. 5. De griffier ondersteunt de raad bij het bewaken van de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

ONDERZOEK Artikel 2:7 1. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. 2. De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.

COMMUNICATIE EN VOORLICHTING Artikel 2:8 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad. De griffier bewaakt en geeft sturing aan interne en externe raadscommunicatie. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en van de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 3. De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan inwoners inzake de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad.

FUNCTIEBESCHRIJVING Artikel 2:9

3

Naast deze instructie heeft de werkgeverscommissie een functiebeschrijving vastgesteld voor de griffier. Deze functiebeschrijving doet niet af aan deze instructie.

VERHINDERING EN VERVANGING Artikel 2:10 1. Indien de griffier voor een langere tijd verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. 2. De door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier treedt gedurende de periode van verhindering in zijn plaats.

Hoofdstuk 3 SLOTBEPALINGEN Artikel 2:11 De werkgeverscommissie voert functionerings-/beoordelingsgesprekken met de griffier. Artikel 2:12 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie. 2. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Vlissingen 2023. 3. De instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Vlissingen van dd.mm.jj

griffier

voorzitter

Toelichting op de instructie voor de griffier Wettelijk kader Volgens artikel 107a, 2e lid van de Gemeentewet dient de raad een instructie vast te stellen voor de griffier. Daarnaast staat in de artikelen 107d en 107e van de Gemeentewet, dat de raad de vervanging van de griffier regelt en, dat de raad regels kan stellen over de organisatie van de griffie. Artikelsgewijze toelichting Artikel 2:1 In dit artikel worden alle taken en bevoegdheden van de griffier opgesomd. De aangegeven taken 4

stemmen overeen met de taken volgens het onderzoeksrapport. Artikel 2:2 De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de griffie. Functioneel wordt leiding gegeven daar waar medewerkers van de ambtelijke organisatie ambtelijke ondersteuning geven of door derden werkzaamheden worden verricht voor de raad. De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van de ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vlissingen 2020. Ook bijvoorbeeld het bode/kantine personeel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Artikel 2:3 In dit artikel worden alle overlegsituaties voor de griffier beschreven. Het gaat hier ook om de vertegenwoordigende rol van de griffier. Artikel 2:4 De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door de agendacommissie (waarvan de taak en samenstelling is geregeld in het Reglement van Orde van de raad). De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie. Ook adviseren over het opstellen van de raadsplanning, een belangrijk plannings- en sturingsinstrument, is een taak van de griffier.

Artikel 2:5 Het presidium (waarvan de taak en samenstelling is geregeld in het Reglement van Orde van de raad) houdt zich bezig met de organisatie en het functioneren van de raad en de commissies. De griffier ondersteunt en adviseert het presidium. Artikel 2:6 In dit artikel wordt de adviserende taak van de griffier genoemd als het gaat om ontwikkeling en positiebepaling van de raad. Ook de ondersteunende en adviserende taak van de griffier om de bestuurlijke besluitvorming zo optimaal mogelijk te laten verlopen, komt in dit artikel tot uitdrukking. Bij de leden 4 en 5 is het de verantwoordelijkheid van het college om dit te doen, het is vervolgens aan de raad om dit te monitoren en te bewaken. De griffier kan de raad ondersteuning verlenen bij de monitoring en de bewaking. Artikel 2:7 Als politiek neutraal ambtenaar is de griffier degene die zorg draagt voor de ondersteuning van de uitvoering van onderzoeken en onderzoekscommissies. Indien nodig wordt hierover overleg gevoerd met het presidium en de werkgeverscommissie. Artikel 2:8 De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd omtrent hetgeen zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s en raadsvoorstellen op internet e.d.

Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Burgers en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie. Artikel 2:9 5

Deze instructie gaat in op de taak en bevoegdheden van de griffier. Dit is daarmee de basis voor de uitvoering van de functie van griffier binnen de gemeente. Daarnaast is behoefte aan een diepgaande functiebeschrijving. Enerzijds om aansluiting te houden bij datgene wat van de griffier in de praktijk gevraagd wordt, anderzijds als basis voor functiewaardering en bijbehorende inschaling. De functiebeschrijving, uitgangspunten voor functiewaardering en inschaling worden vastgesteld door de werkgeverscommissie. Artikel 2:10 De inhoud van artikel 2:10 spreekt voor zich. Artikel 2:11 Dit artikel is van belang voor het werkgeverschap van de griffie dat is neergelegd bij de werkgeverscommissie. Die commissie voert ook de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Artikel 2:12 De inhoud van artikel 2:12 spreekt voor zich.

6