3.6 Rvs Nieuwe raad Nieuwe kansen bijlage 1 rapport

Nieuwe Raad, Nieuwe Kansen 28 november 2022

Aanleiding De leden van de gemeenteraad worden éénmaal in de 4 jaar gekozen door de inwoners van de gemeente Vlissingen. Op 30 maart 2022 is een nieuwe Vlissingse raad geïnstalleerd. Het aantreden van een nieuwe raad biedt nieuwe kansen voor de werkwijze van de raad. Sinds 1 januari 2019 heeft de gemeente Vlissingen twee raadscommissies. Dit zijn de commissies ruimte en algemeen & sociaal. De commissies bereiden de besluitvorming (de raadsvoorstellen) van de gemeenteraad voor. In de vergaderingen van de commissies komen de fases beeldvorming en oordeelsvorming naar voren. De commissies adviseren de gemeenteraad of een raadsvoorstel behandeld kan worden in de raadsvergadering en stellen tevens een behandelwijze voor. In de raadsvergadering worden besluiten genomen. Hiermee werkt de gemeente Vlissingen conform het BOB-model. Dit model brengt structuur en overzicht in het vergaderproces. De letters van BOB staan voor beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Een vergadering structureren vanuit dit model helpt de kwaliteit van de besluitvorming te vergroten en het zorgt voor meer draagvlak. Er worden zoveel mogelijk gezichtspunten meegenomen. De heldere structuur helpt daarbij. Bij deze driedeling wordt eerst beeldvormende informatie opgehaald. Vervolgens wordt gedebatteerd in de oordeelsvorming met de fracties en ten slotte in een formele raadsvergadering besloten wordt.

Tijdens de raadsdag op 18 februari 2022 is gebleken dat de zogenaamde ‘beeldvormende fase’ binnen het vergaderstelsel van de gemeente Vlissingen de laatste jaren niet goed tot zijn recht komt. Beeldvorming is de eerste stap in het besluitvormingsproces. In deze fase wordt een beeld van de situatie gevormd. De raad ervaart dat er te weinig interactie of voorwerk is tijdens de beeldvormende fase. De behandeling van stukken door de raad komt veelal neer op het geven van reacties op de voorstellen die het college doet. Daarbij wordt er niet de gelegenheid genomen om elkaar te vragen hoe zaken tot stand zijn gekomen. Of welke maatschappelijke effecten worden beoogt als raad. Er wordt onvoldoende stilgestaan bij de vraag welke resultaten de raad wil bereiken met een voorstel. Om de kwaliteit van besluitvorming te vergroten is naar aanleiding van bovengenoemde de werkgroep Nieuwe Raad, Nieuwe Kansen geformeerd. De werkgroep heeft zich afgelopen weken gebogen over drie onderwerpen die aandacht vragen: Beeldvorming, vergaderorde en omgangsvormen.

Beeldvorming De werkgroep Nieuwe Raad, Nieuwe Kansen heeft zich gebogen over het vraagstuk hoe invulling te geven aan beeldvormende fase van besluitvorming. Jaarlijks staan er ca. 10 tot 15 belangrijke raadsvoorstellen op de langere termijn planning van de raad die in aanmerking zouden kunnen komen voor de beeldvormende fase. In de raadsplanning staan de raadsvoorstellen die geagendeerd worden voor de commissies en raadsvergaderingen. De raadsplanning wordt maandelijks geactualiseerd. De raadsplanning wordt vastgesteld door het college en het presidium. De werkgroep onderscheidt drie vormen van beeldvorming in het besluitvormende proces.

1

1. Allereerst besluitvorming met betrekking tot de nog te starten majeure projecten. De majeure projecten zijn politiek, belangrijke en grote keuzes voor de gemeente Vlissingen. Het ophalen van beeldvormende informatie is hiermee de start van het proces. In dit geval is er nog geen nieuw beleid opgesteld en er zijn nog geen standpunten ingenomen. Er is uiteraard wel een wettelijk kader en een historie. 2. In de tweede situatie verzoekt de raad om over een bepaald, politiek gevoelig onderwerp verder te praten of gaat het om een al lopend majeur project. In dit geval is er meer informatie beschikbaar. Er is bijvoorbeeld een evaluatie uitgevoerd of het college heeft een bepaalde denkrichting geformuleerd of een standpunt ingenomen. In dit geval kan de beeldvormende fase leiden tot het formuleren van verschillende scenario’s in het raadsvoorstel. 3. De derde variant is een tussenvorm van variant 1 en variant 2 en kan verschillende elementen van beide varianten bevatten.

Aanleiding

Beschikbare informatie

Variant 1 Startende majeure projecten: Politiek, belangrijke en maatschappelijk grote keuzes voor de gemeente Vlissingen met vaak verschillende belanghebbende. (Raadsplanning/ begroting).

Variant 2 Lopende majeure projecten of politiek gevoelige onderwerpen waar op verzoek van de raad over wordt doorgepraat.

Het proces start met ophalen van beeldvormende informatie.

Er is al diverse informatie beschikbaar zoals bijvoorbeeld een evaluatie of een collegestandpunt

Er is slechts achtergrondinformatie beschikbaar. Vergaderstukken

Uitkomst

Informerend achtergrond dossier: zonder standpunten.

Bijvoorbeeld een evaluatie of een college voorstel.

Er wordt een informerend dossier samengesteld met het wettelijke kader en historie. Hiermee start iedereen vanuit eenzelfde informatiepositie. Naar aanleiding van de beeldvormende bijeenkomst kan een startnotitie worden opgesteld waarin door de raad gestelde kaders aan het project worden opgenomen. Eventueel zijn er meerdere scenario’s geformuleerd.

Eventueel een denkrichting/ standpunt van college.

Formuleren van meerdere scenario’s.

2

In afstemming met het presidium zijn in het vergaderschema 2023 op voorhand periodiek diverse beeldvormende bijeenkomsten gepland. 1 Deelnemers aan deze bijeenkomst zijn de leden van de gemeenteraad en de burgercommissieleden. Indien gewenst kan de raad actief (externe) belanghebbende uitnodigen om met de raad in gesprek te gaan over het betreffende onderwerp. Tijdens de bijeenkomst krijgen raadsleden een goed beeld van het onderwerp en voldoende informatie om zich een oordeel te kunnen vormen en een standpunt in te nemen. Meesprekers voelen zich gehoord. Raadsleden luisteren en stellen verhelderende vragen. Er is echter uitdrukkelijk geen sprake van een debat. Het college is aanwezig en kan een toelichting geven tijdens de beeldvormende bijeenkomsten maar primaat ligt bij de raad. De spelregels voor de beeldvormende raad worden in een separaat document vastgelegd. Onderwerpen voor beeldvormende bijeenkomsten worden bepaald aan de hand van de raadsplanning2 en de paragraaf majeure projecten in de programmabegroting. De raad kan de onderwerpen voor een aparte beeldvormingsprocedure benoemen tijdens de besluitvorming bij de programmabegroting en de kadernota of via besluitvorming in de raad met een separaat raadsvoorstel. Daarbij is het van belang om de raadsplanning actueel te houden. Het presidium stelt de agenda van de raad vast.

Het presidium bestaat uit de voorzitter van de Raad en de fractievoorzitters. Het presidium wordt bijgestaan door de raadsgriffier. De werkgroep stelt voor om naast het presidium een groot presidium in het leven te roepen. Het groot presidium zou kunnen bestaan uit de fractievoorzitters, het college van burgemeester en wethouders, Directieteam (DT), de gemeentesecretaris en griffier. Het groot presidium zou tweemaal per jaar bijeen kunnen komen om de planning van de het college en de raad af te stemmen. Het groot presidium bewaakt daarmee gezamenlijk de raadsplanning en stuurt op de planning. Er wordt een document opgesteld waarin de spelregels voor een beeldvormende raadsvergadering zijn opgesteld. Adviezen 1.

Deel de actuele langetermijnplanning van het college met de raad

2.

Maak gebruik van scenario’s in besluitvorming

3.

Stel informerende achtergrond dossiers samen ter voorbereiding op beeldvormende bijeenkomsten.

4.

Stel een groot presidium in dat stuurt op de raadsplanning. Leg daarnaast twee data vast in het vergaderschema voor het kalenderjaar 2023.

1

Op 20 september heeft het Presidium het vergaderschema 2023 vastgesteld. Om uitvoering te kunnen geven aan de beeldvormende fase is in het vergaderschema 2023 (bijlage II) rekening gehouden met de zogenaamde beeldvormende raadsbijeenkomst. Er zijn diverse data opgenomen als reserveraad of beeldvormende bijeenkomst. 2

De raadsplanning bevat raadsvoorstellen waarvan besluitvorming al dan niet aanstaande is en wordt tweemaal per besproken door het groot presidium

3

Vergaderorde De werkgroep heeft in haar tweede bijeenkomst gesproken over vergaderorde. De raad gaat over zijn eigen vergaderorde. Een goede vergaderorde zorgt voor een effectievere en gestructureerde besluitvorming. De vergaderorde van de raad is vastgelegd in het ‘Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017’ en de vergaderorde van de commissies is vastgelegd in het ‘Reglement van orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019.’ Daarnaast zijn de spelregels van het debat in de commissies en gemeenteraad beschreven in de documenten ‘Spelregels Vlissingse raadsvergaderingen voor voorzitters’. In de reglementen van orde zijn diverse instrumenten benoemd die de raad tot haar beschikking heeft om haar taak uit te voeren. De werkgroep heeft gesproken over de toepassing van deze instrumenten. Interruptie Een interruptie is een korte vraag of mededeling op de spreker die aan het woord is. In het huidige reglementen van orde zijn geen afspraken opgenomen over interrupties. De regels voor interrupties worden uitsluitend beschreven in het document ‘Spelregels Vlissingse raadsvergaderingen voor voorzitters’: “D. In de eerste termijn wordt niet geïnterrumpeerd. E. In de tweede termijn mag geïnterrumpeerd worden.” Commissie In de huidige situatie wordt tijdens het eerste termijn geen betoog gehouden in de commissie.

Er is wel ruimte voor een korte inleiding en vragen. Er is één woordvoerder per fractie en er mogen drie directe vragen worden gesteld. Er worden geen interrupties geplaatst. In de tweede termijn is een korte toelichting op een vervolgvraag toegestaan. Er wederom één woordvoerder per fractie. Interrupties worden geplaatst door de woordvoerder. Interrupties lopen altijd via de voorzitter. Er zijn geen nadere afspraken gemaakt over inhoud, doel en aantal interrupties. De werkgroep adviseert om in de tweede termijn slechts één woordvoerder per fractie te laten spreken maar alle deelnemende raadsleden en burgercommissieleden mogen interrumperen. Echter, per fractie mag er maar één interruptie per aspect van een betoog worden geplaatst. Er mag wel op verschillende aspecten worden geïnterrumpeerd door verschillende leden van één fractie. De voorzitter heeft als taak te bewaken dat het raadslid tijdens de interruptie niet afwijkt van het onderwerp. Dit voorstel vraagt regie van de voorzitter en discipline bij de fracties Raadsvergadering In de raadsvergadering is tijdens het eerste termijn ruimte om een betoog te houden. Er is één woordvoerder per fractie. In het eerste termijn wordt niet geïnterrumpeerd. In de tweede termijn mag geïnterrumpeerd worden. Interrupties lopen via de voorzitter.

De werkgroep adviseert om in de tweede termijn slechts één woordvoerder per fractie te laten spreken maar alle deelnemende raadsleden mogen interrumperen. Twee scenario’s Termij Scenario 1: Huidige situatie n Commissie Raadsvergadering Geen betoog, wel inleiding Betoog; 1 van vragen; 1 woordvoerder per

1 woordvoerder per

Scenario 2: Voorstel Commissie

Raadsvergadering

Geen betoog, wel inleiding van vragen;

Betoog;

woordvoerder per fractie;

1 woordvoerder per

4

2

fractie

fractie

3 directe vragen;

Geen feitelijke of verduidelijkende vragen

3 directe vragen;

Geen feitelijke of verduidelijkende vragen

Geen interrupties Korte toelichting op vervolgvragen;

Geen interrupties. 1 woordvoerder per fractie

Geen interrupties. 1 woordvoerder per fractie;

1 woordvoerder per fractie

Geen interrupties. Geen betoog, wel inleiding en reactie op beantwoording van de vragen (vervolgvragen) en overige vragen;

Overige vragen;

1 woordvoerder per fractie;

Interrupties door woordvoerder.

Interrupties door woordvoerder.

fractie;

Interrupties door alle raadsleden en commissieleden.

Geen feitelijke of verduidelijkende vragen

Interrupties door alle raadsleden.

Vragen stellen De raad heeft het recht om aan het college mondeling of schriftelijk vragen te stellen, voor zover het om de eigen bevoegdheden van het college gaat (artikel 155 lid 1 Gemeentewet). Het vragenrecht is verder uitgewerkt in het ‘Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017’ en de vergaderorde van de commissies is vastgelegd in het ‘Reglement van orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019.’ Tijdens de commissievergaderingen kan de raad mondeling aanvullende informatie vragen aan het college stellen. De commissies bereiden de besluitvorming van de gemeenteraad voor. In de vergaderingen van de commissies komen de fases beeldvorming en oordeelsvorming naar voren. In de raadsvergadering vindt het debat plaats tussen raadsleden. De rol en inbreng van collegeleden is beperkt. In de eerste termijn van de commissievergadering gaat het om beeldvorming en mogen per fractie maximaal 3 vragen worden gesteld. In het tweede termijn is er sprake van oordeelsvorming. Er is er één woordvoerder per fractie (dat mag een andere woordvoerder zijn dan in het eerste termijn). Er wordt nadrukkelijk geen betoog gehouden. De overige deelnemers mogen wel interrumperen en een vraag stellen. Tijdens de raadsvergadering is er sprake van oordeelsvorming en uiteindelijk besluitvorming. De fase van beeldvorming is gepasseerd.

De werkgroep acht het daarom in principe niet wenselijk om technische vragen te stellen over een raadsvoorstel in de raadsvergadering als het voorstel niet is gewijzigd na behandeling in de commissie. In de raad moet debat plaatsvinden en is de rol en inbreng van collegeleden beperkt. Eigen agenderingsrecht De raad gaat over haar eigen agenda. Een raadslid beschikt dan ook over agenderingsrecht. De grondslag voor het eigen agenderingsrecht is terug te vinden in het reglement van orde. Met het agenderingsrecht kan de raad onderwerpen op de politieke agenda plaatsen. Wanneer een raadslid gebruik maakt van het recht om een eigen onderwerp te agenderen gebeurt dit in afstemming met de agendacommissie. Er wordt melding gemaakt in de agendacommissie en het presidium. Van de indienende fractie wordt een begeleidend schrijven verwacht. Deze memo wordt een week voorafgaande aan de commissiebehandeling ingediend via de griffie. 5

De werkgroep adviseert het eigen agenderingsrecht voor te behouden aan de raadsleden. Het reglement van orde zal moeten worden aangevuld met de werkwijze voor het eigen agenderingsrecht. Beschouwingen in commissieverband Tijdens een commissievergadering krijgen raadsleden in het eerste termijn de kans om maximaal drie vragen te stellen. Een betoog houden is niet toegestaan in het eerste termijn van de commissie. In de tweede termijn staan de voorzitters standpunt bepaling enigszins toe. Echter, een betoog voeren is ook in het tweede termijn niet toegestaan. Q&A vragen De raad heeft het recht om aan het college mondeling of schriftelijk vragen te stellen, voor zover het om de eigen bevoegdheden van het college gaat (artikel 155 lid 1 Gemeentewet). Dit is verder uitgewerkt in het reglementen van orde. Q&A vragen zijn feitelijke en technische vragen. Deze vragen worden uiterlijk 36 uur voorafgaande aan de commissievergadering schriftelijk gesteld. Er worden geen Q&A vragen gesteld aangaande raadsvoorstellen voor een raadsvergadering. Als er feitelijke vragen worden ontvangen door de griffie worden deze vragen als informele vragen behandeld. Het mondeling stellen van complexe, technische vragen aangaande de raadsvoorstellen tijdens de commissievergadering is niet toegestaan.

In de huidige situatie vraagt de voorzitter aan de steller tijdens de commissievergadering of de schriftelijk beantwoorden Q&A vragen voldoende zijn beantwoord. De steller van de vragen mag een korte reactie geven. Aanvullende vragen vanuit andere fracties zijn niet toegestaan. Het is echter niet de bedoeling dat het stellen van raadsvragen uitmondt in een debat. Indien het onderwerp dusdanig belangrijk is, kan het geagendeerd worden. De werkgroep stelt voor om de voorzitter niet meer te laten informeren of de Q&A vragen voldoende zijn beantwoord. De steller van de vragen kan hier immers zelfstandig op terug komen in de eerste spreektermijn. Spreektijden De werkgroep stelt voor om de discussie over de spreektijden te koppelen aan de herinrichting van de raadzaal. Actuele zaken Voorafgaand aan de commissievergaderingen kunnen actuele vragen worden ingediend. Onder actuele zaken wordt verstaan zaken die leven onder de raadsleden en dus de inwoners van de gemeente Vlissingen. De onderwerpen van actuele zaken in de commissie zijn een logisch gevolg op de commissie indeling in ruimte en algemeen & sociaal.

Actuele vragen over het sociaal domein ingediend bij de commissie ruimte (of vragen over het domein ruimte in de commissie algemeen en sociaal) worden (indien mogelijk) schriftelijk beantwoord maar zonder de mogelijkheid van een mondelinge toelichting of nadere vraagstelling van het indienend raad- of commissielid. Indien een lid een debat wil voeren over een actuele zaak, dan kan een raadslid conform de afgesproken procedures gebruik maken van het agenderingsrecht. Voorhangprocedure

6

In de Gemeentewet is opgenomen, dat voor enkele specifieke privaatrechtelijke rechtshandelingen – vanwege de grote mogelijke effecten daarvan op de gemeente – het college voorafgaand aan het (bestuursrechtelijke) besluit de raad eerst moet consulteren. Dat wordt de voorhangprocedure genoemd, die inhoudt, dat de raad de mogelijkheid krijgt tijdig zijn eventuele wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Bij toepassing van de voorhangprocedure zendt het college de raad een Raadsinformatiebrief (RIB). In de RIB wordt aangegeven, dat de raad in de gelegenheid is wensen en bedenkingen kenbaar te maken. In de regel wordt hierbij een termijn van twee weken aangehouden, waarbinnen de wensen en bedenkingen kunnen worden ingediend. Veelal wordt in de RIB verzocht de wensen en bedenkingen via het mailadres van een ambtenaar kenbaar te maken. De werkgroep stelt voor bij toepassing van de voorhangprocedure dit te agenderen voor de vergaderingen van de raadscommissie. Hiermee wordt de raad geattendeerd op de voorhangprocedure en in staat gesteld eventuele vragen te stellen. Raadsfracties kunnen vervolgens wensen en bedenkingen, via de griffie, schriftelijk kenbaar maken. Een overzicht van de kenbaar gemaakte wensen en bedenkingen wordt tijdens de eerstvolgende commissievergadering geagendeerd. Adviezen aan de raad 1.

Het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017 en het Reglement van orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019 actualiseren

2.

Het document ‘Spelregels Vlissingse raadsvergaderingen voor voorzitters’ (indien nodig) aanpassen naar aanleiding van het geactualiseerde van het reglement van orde.

3.

De discussie over de spreektijden wordt gekoppeld aan de herinrichting van de raadzaal.

Omgangsvormen Het bewaken van goede omgangsvormen en bestuurscultuur is van belang voor de lokale politiek. Dualisme duidt de taakverdeling tussen bestuur en volksvertegenwoordiging aan. De gemeenteraad, en niet het college van burgemeester en wethouders zit in de lokale politiek aan het stuur. Die positie krijgt de raad niet vanzelf maar moeten de fracties zelf regelen. De raad heeft drie rollen: 1. kaderstellen, 2. controleren, 3. volksvertegenwoordiging. De raad heeft de taak zichzelf in positie te brengen om uitvoering te kunnen geven aan de bovengenoemd rollen. Daarnaast is ook de houding van het college ten aanzien van de raad belangrijk. Het college richt zich steeds op de vraag wat wil de raad en wat is de mening van de raad? Toon en omgangsvormen van het debat spelen daarin een rol. Daarom heeft de werkgroep zich gebogen over het vraagstuk van omgangsvormen.

7

De werkgroep acht vertrouwen van groot belang. Bij een gebrek aan vertrouwen tussen raad en college volgt een moeizame verhouding waarbij beide gremia weinig open staan voor elkaars standpunten. Dit is een kwestie van houding en gedrag. Democratische besluitvorming vindt plaats door een meerderheid die rekening houdt met de gevoelens van een substantiële minderheid. Democratie heeft alleen zin omdat er minderheden zijn. De wijze waarop de meerderheid de minderheid respecteert, is een belangrijke maatstaf voor democratische politiek. Emoties kunnen in het politieke debat hoog oplopen maar het debat in de raad moet steeds worden gebaseerd op inhoudelijke argumenten. Een waardenoordeel over de inbreng van een raadslid is niet gepast in de raadszaal. Verantwoordelijkheid Omgangsvormen in de raadzaal zijn een collectieve verantwoordelijkheid. De voorzitter van de raad is samen met de deelnemers verantwoordelijk voor een ordelijk verloop van de vergadering en ziet toe op de naleving van het reglement van orde en de wijze hoe raadsleden met elkaar het debat voeren. Dit vraagt om een gezamenlijke inspanning van voorzitter en raads- en commissieleden. De gemeenteraad is en blijft verantwoordelijk voor de omgangsvormen in de raad en daarbuiten, en niet alleen de voorzitter.

De werkgroep adviseert om als spreker bij het onderwerp te blijven, geen gebruik te maken van grote woorden, matig te zijn van toon, altijd via de voorzitter te spreken, het niet persoonlijk te maken en een respectvolle houding naar elkaar aan te nemen ook in de non verbale communicatie. In 2015 heeft de raad de Gentle Agreement en de gedragscode voor de gemeenteraad vastgesteld. De Gentle Agreement is een vrijwillige overeenkomst van raadsleden en raadsfracties over een goede samenwerking en omgangsvormen. Het is wenselijk dat de nieuw gekozen raad deze Gentle agreement en gedragscode ondersteunt. Adviezen aan de raad 1.

Neem in het Reglement van Orde op dat de politieke leiding een verantwoordelijkheid is van de raadsfracties;

2.

Breng de Gentle Agreement en de Gedragscode opnieuw onder de aandacht van de huidige gemeenteraadsleden en neem dit op in het inwerkprogramma van eventueel nieuwe raadsleden.

3.

Op basis van de Gentle Agreement en de Gedragscode een routekaart opstellen.

4.

Protocol geheimhouding actualiseren.

Tot slot Naar aanleiding van de uitkomsten van de werkgroep Nieuwe Raad Nieuwe Kansen zal het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017 en het Reglement van orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019 worden herzien. De 8

werkgroep Nieuwe Raad, Nieuwe kansen wordt gevraagd om ook het proces van herziening van de reglementen te begeleiden. Daarnaast worden de gentle agreement en de gedragscode opnieuw onder de aandacht van de raad gebracht. Uiteraard zijn verdere suggesties, ideeën en opmerkingen welkom.

9