3.4 rvs Financiele verordening 2022, Controle verordening 2022 en Controleprotocol 2022

Registratiekenmerk: 1355655 Onderwerp: Financiele verordening 2022, Controle verordening 2022 en Controleprotocol 2022 conceptbesluit De raad besluit; 1. De Financiële verordening gemeente Vlissingen 2022 vast te stellen; 2. De Controleverordening gemeente Vlissingen 2022 vast te stellen; 3. Het Controleprotocol 2022 voor de accountantscontrole op de jaarrekening gemeente Vlissingen vast te stellen; 4. De financiele verordening 2019 en de controleverordening 2003 in te trekken. Samenvatting De gemeenteraad besluit tot vaststelling van de financiele verordening 2022, de controleverordening 2022 en het controleprotocol 2022 voor de accountantscontrole op de jaarrekening gemeente Vlissingen. Met ingang van 2022 is het college verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening van de gemeente Vlissingen. De gemeenteraad zal deze wijziging in het Besluit Begroting en Verantwoording moeten verankeren in lokale regelgeving. Voor de gemeente Vlissingen betreft dit een wijziging in de financiele verordening, de controleverordening en het controleprotocol. Inleiding Met ingang van 2022 is het college verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening van de gemeente Vlissingen. De gemeenteraad zal deze wijziging in het Besluit Begroting en Verantwoording moeten verankeren in lokale regelgeving.

Voor de gemeente Vlissingen betreft dit een wijziging in de financiele verordening, de controleverordening en het controleprotocol. Onderstaand een toelichting van de wijzigingen in de financiele verordening, de controleverordening en het controleprotocol. De gewijzigde verordeningen en het controleprotocol zijn als bijlagen bij dit voorstel gevoegd. Financiele verordening Het financieel beleid wordt op hoofdlijnen vastgelegd in de financiële verordening, nadere uitwerking van beleid vindt plaats in paragrafen binnen de begrotingscyclus (op deze manier wordt elk jaar integraal bekeken of het financieel beleid wijzigingen behoeft) danwel afzonderlijke nota’s. We hebben de financiële verordening 2022 opgesteld met behulp van de modelverordening van de VNG (2016). Deze modelverordening is nog vigerend. In de financiele verordening moeten een tweetal zaken ter voorbereiding voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college worden toegevoegd. Dit is de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens. De verantwoordingsgrens is de grens waarboven het college afwijkingen (onrechtmatigheden/fouten en onduidelijkheden) moet melden aan de gemeenteraad. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

De accountant heeft voor de komst van de rechtmatigheidsverantwoording de grens van 1% gehanteerd voor fouten (onrechtmatigheden) als norm. De controlewerkzaamheden van de gemeente Vlissingen zijn hierop ook ingericht. Het bepalen van de verantwoordingsgrens kan gevolgen hebben voor de ambtelijke organisatie. Door de verantwoordingsgrens lager vast te stellen Auteur: R. Vaal Telefoonnummer: 0118-487223 Datum document:

Registratienummer nota: 1355654 Beslissingsbevoegdheid:Gemeenteraad

dan 1% zal het college eerder moeten rapporteren over onrechtmatigheden/fouten en onduidelijkheden. Hierdoor krijgt de raad meer informatie. Een lagere verantwoordingsgrens dan 1% kan wel tot significant meer werk (en kosten) resulteren voor de ambtelijke organisatie. Een lagere grens betekent ook dat met een hogere mate van detail gecontroleerd moet worden door de ambtelijke organisatie, dat betekent dat het uitvoeren van de interne controle duurder zal worden. De verantwoordingsgrens wordt bepaald op 1% van de totale lasten inclusief toevoeging reserves voor geconstateerde onrechtmatigheden (fouten) en onduidelijkheden. Ten aanzien van onrechtmatigheden (fouten) is er geen verschil in benadering door de accountant bij de accountantscontrole en bij de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven door het college. Beide zullen de grens van 1% van de totale lasten inclusief toevoeging reserves hanteren. Er is wel sprake van een verschil tussen de termen onduidelijkheden bij de rechtmatigheidsverantwoording en onzekerheden, welke de accountant gebruikt bij de accountantscontrole. Onduidelijkheden zijn van toepassing indien het college in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet.

De grens voor onduidelijkheden is gelijk aan de grens voor onrechtmatigheden (fouten), namelijk 1% van de totale lasten inclusief toevoeging reserves. Bij een onzekerheid in de controle is de accountant niet in staat om voldoende en geschikte controleinformatie te verzamelen voor zijn oordeel. De grens voor deze onzekerheden, zoals vastgelegd in het controleprotocol, is 3% van de totale lasten inclusief toevoeging reserves. De rapporteringsgrens is de grens voor individuele onrechtmatigheden (fouten) en onduidelijkheden. Indien van toepassing worden deze gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. De rapporteringsgrens wordt bepaald op € 125.000. In artikel 22 interne controle zal de verantwoordings- en rapporteringsgrens worden opgenomen. Beide grenzen zijn afgestemd met de auditcommissie op 18 januari 2022. Naast bovenstaande is de financiele verordening nog op een aantal onderdelen aangepast. Hieronder volgen de belangrijkste wijzigingen. Artikel 4 Kaders begroting Lid 2 is aangepast. In de begroting wordt een post onvoorzien van € 250.000 (was 0,1% van de totale lasten) van de totale lasten opgenomen. De reden van deze aanpassing is praktisch van aard. Het bedrag van € 250.000 is circa 0,1 % van de totale lasten. Bij de volgende aanpassing van de financiële verordening kan dit bedrag indien nodig worden bijgesteld. Artikel 5.

Autorisatie begroting en investeringskredieten Lid 6 is aangepast. Meestal komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel, die bij het opstellen van de begroting niet waren voorzien. Daarbij draagt lid 6, conform de modelverordening van de VNG en aanvullend op de autorisatie door de raad van het krediet zelf conform lid 3 tm 5, aan het college op bij grote investeringen aan te geven wat het effect is op de schuldpositie van de gemeente. Deze bepaling is opgenomen om een expliciet afwegingsmoment te hebben voor de raad om het effect te bezien op de schuldpositie van de gemeente en daarmee op de door het BBV voorgeschreven kengetallen waarop de gemeente rond het weerstandsvermogen van de gemeente kan sturen. De reden van de verhoging van het bedrag tot groter dan € 250.000 is om de grens meer passend te maken voor het effect op de schuldpositie van de gemeente van eind 2020 ca € 186 miljoen. Artikel 6 Tussentijdse rapportage Door de aanpassing worden de mogelijkheden van een gerichte tussenrapportage verruimd.

Blad 2 behorend bij 1355654

Artikel 7 Informatieplicht Lid a is toegevoegd en vindt zijn oorsprong in de modelverordening van de VNG. Het betreft een uitwerking van het vierde lid van artikel 169 van de Gemeentewet. Dat artikel verplicht het college vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen de raad inlichtingen te verstrekken, indien de raad daar om verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van het college ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeente. De bepalingen uit het artikel ontslaan het college niet van de informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van het college voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door de raad is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het college en de raad over wanneer de raad in elk geval vóóraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa Door de nieuwe notitie materiele vaste activa van de commissie BBV was aanvulling van dit artikel nodig. Met de bepaling van het startmoment van afschrijving op het eerste volgende boekjaar na gereedmelding van de investering wordt hiermee aan voldaan.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen Lid 2 is aangepast omdat het eens in de 4 jaar aanbieden aan de raad van een nota reserves en voorzieningen in de praktijk niet haalbaar is gebleken (de laatste nota dateert van 2003). Met de aanpassing verankeren we een jaarlijkse beoordeling van de reserves en voorzieningen en indien nodig daarbij de wijziging van het beleid in de P&C-cyclus. Artikel 12 Kostprijsbepaling en artikel 16 lokale heffingen Artikel 12 Lid 7 en artikel 16 lid a zijn niet meer van toepassing. Reden hiervoor is dat over de reserves en voorzieningen inmiddels geen rente meer wordt berekend. Artikel 19 Grondbeleid In het Grondbeleid 2021 (vastgesteld door de raad op 13 juli 2021) is besloten dat de gemeente Vlissingen uitgaat van een facilitair (passieve) grondbeleid. Hierbij is besloten dat afwijken hiervan enkel na akkoord raad mogelijk is. In de huidige financiele verordening 2019 is opgenomen dat het college gemachtigd is om tot € 1 mln (strategische) grondaankopen te doen zonder vooraf toestemming te vragen aan de raad. Dit is met de vaststelling van het Grondbeleid 2021 niet meer mogelijk. Artikel 19 lid 3 uit de huidige financiele verordening 2019 komt hiermee te vervallen.

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 9 De aanpassing heeft betrekking op: Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000 (was € 10.000) worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Er zijn daarnaast een aantal materiele vaste activa niet meer van toepassing. Controleverordening In de controleverordening gaat het om de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. De huidige controleverordening dateert van 2003 en actualisatie is na 18 jaar en door de komst van de rechtmatigheidsverantwoording noodzakelijk. We hebben de controleverordening 2003 beoordeeld aan de hand van de modelverordening van de VNG (2006). Deze modelverordening is nog vigerend. De controleverordening 2021 is op een aantal onderdelen aangepast. Hieronder volgt de belangrijkste wijziging. Artikel 2 opdrachtverlening accountant In lid 1 is de benoeming van de accountant aangepast naar een periode van vier jaar, i.p.v. twee jaar zoals in de verordening van 2006 is opgenomen. Het huidige contract met de accountant is, op advies van de jaarrekeningcommissie, ook afgesloten voor een periode van 4 jaar. De huidige marktomstandigheden maken het lastig om een geschikte accountant te vinden. Daarnaast vraagt

Blad 3 behorend bij 1355654

een eerste controlejaar relatief veel inspanning van zowel de accountant als de organisatie. Tot slot heeft de accountant niet alleen een controlerende rol, maar bouwt hij met de organisatie aan verbetering van de bedrijfsvoering. Dit maakt het voor zowel de accountant als de organisatie aantrekkelijk om een contract af te sluiten voor een langere periode. Controleprotocol In het controleprotocol worden door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van deze accountantscontrole. Het huidige controleprotocol is van toepassing voor de jaren 2020 en 2021. Dit betekent dat het controleprotocol voor de rest van de duur van de overeenkomst met Deloitte opnieuw ter vaststelling aan de gemeenteraad wordt aangeboden. De huidige overeenkomst met Deloitte, loopt voor de boekjaren 2019 tot en met 2022, met de optie tot verlenging (2 keer met 1 jaar) tot en met het boekjaar 2024. In het raadsbesluit van 11 maart 2021 (Verseon documentnummer 1275121) is reeds aangekondigd dat het controleprotocol met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording dient te worden aangepast. Het controleprotocol is niet alleen meer bedoeld voor de controleopdracht van de accountant, maar ook de basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording van het college. Het controleprotocol is afgestemd met de accountant.

Wat willen we bereiken? Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording dienen de financiele verordening, de controleverordening en het controleprotocol te worden aangepast. Wat gaan we ervoor doen? De gemeenteraad voorstellen om de gewijzigde financiele verordening, de controleverordening en het controleprotocol vast te stellen. De financiele verordening 2019 en de controleverordening 2003 moeten worden ingetrokken. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? De wetswijziging inzake de rechtmatigheidsverantwoording is nog niet door het parlement en is al reeds met 1 jaar uitgesteld. Het is niet de verwachting dat de wet nogmaals wordt uitgesteld. Vooralsnog gaan wij uit van hetgeen tot dusver aangekondigd is, dat de wetwijziging ingaat per het boekjaar 2022. Het is wenselijk daaraan voorafgaand de financiele verordening, de controleverordening en het controleprotocol te wijzigen. Wat mag het kosten? Naast de beschikbare ambtelijke capaciteit zijn er geen kosten verbonden aan de wijziging van de financiele verordening, de controleverordening en het controleprotocol. Wat en hoe gaan we communiceren? Na vaststelling van de gewijzigde financiele verordening, de controleverordening en het controleprotocol, wordt deze op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt, te weten door publicatie op overheid.nl.

Blad 4 behorend bij 1355654