3.3 Rvs Jaarstukken 2024 2678086 - bijlage jaarstukken

We werkten aan deze thema's met een door de directie vastgesteld jaarplan interne communicatie. Dit plan bevatte alle activiteiten die in 2024 zijn ingezet voor de interne communicatie. Elke activiteit paste bij de thema’s: werkplezier, vooruitgang en verbinding. Met de verbouwing van het stadhuis en de oplevering van de nieuwbouw voor Stadsbeheer stond het jaar 2024 voor de organisatie in het teken van verhuisbewegingen en hybride werken. Het was waardevol om dan juist vanuit deze thema’s te werken aan goede interne communicatie. Een andere belangrijk onderwerp in 2024 voor de interne communicatie was de organisatievisie. Deze nieuwe visie en bijbehorende kernwaarden vormden in 2024 een belangrijk uitgangspunt voor de verdere ontwikkeling van onze organisatiecultuur. Alle interne communicatie-activiteiten in 2024 waren erop gericht dat we steeds beter en duidelijker met onze medewerkers communiceren. Als organisatie streven we naar een open cultuur bij de leiding en de medewerkers. De Wij@ambassadeurs waren van groot belang voor de interne communicatie. Deze groep collega’s denkt na over organisatieontwikkelingen en houdt de directie een spiegel voor. Artikel 12 Inleiding Sinds 2015 hebben we als gemeente Vlissingen vanwege financiële tekorten de artikel 12status.

Aanleiding hiervoor waren grote financiële verliezen rond de grondexploitatie Scheldekwartier welke we niet zelfstandig konden oplossen. Dit betekent vooral dat we conform beschikkingen van het ministerie van BZK en onder de voorwaarden volgens de periodieke inspectierapporten aanvullende uitkeringen van de fondsbeheerders (hebben) ontvangen. Het einddoel van de artikel 12-onderzoeken en voorwaarden is dat we als gemeente weer financieel ‘op eigen benen kunnen gaan en blijven staan’ en de artikel 12status kan worden beëindigd. Beëindiging artikel 12-status De inspecteur heeft de fondsbeheerders inmiddels met zijn inspectierapport 2023 - 2024 van 20 januari 2025 geadviseerd de artikel 12-status per 31 december 2024 te beëindigen. Op basis van de daling van de negatieve algemene reserve en de daling van het tekort sociaal domein en werk & inkomen is de inspecteur van mening dat dit haalbaar is.

96

Het college hanteert als uitgangspunt voor beëindiging van de artikel 12-status dat sprake moet zijn van een blijvende gezonde en stabiele financiële situatie voor onze gemeente. Enerzijds moet dit blijken uit een meerjarig sluitend financieel beeld waarbij minimaal in de laatste jaarschijf alle structurele lasten gedekt zijn door structurele baten. Daarnaast moeten we beschikken, of het op basis van prognoses binnen afzienbare tijd gaan beschikken, over voldoende incidentele weerstandscapaciteit met als minimale norm de verhouding beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit van 1 of hoger. Deze uitgangspunt en beweging wordt geborgd door in de organisatie te sturen via de organisatiepijler “gezonde bedrijfsvoering”. Proces besluitvorming Als gemeente hebben we gereageerd op het inspectierapport 2023-2024 naar de fondsbeheerders. Vervolgens nemen de fondsbeheerders op basis van deze informatie een besluit over de aanvullende uitkeringen en het beëindigen van de artikel 12-status. Dit besluit verwachten we overigens nadat de jaarstukken 2024 zijn vastgesteld en de definitieve gevolgen zullen we dan ook verwerken in de jaarstukken 2025.

Aanvullende uitkering en eigen bijdrage In deze jaarstukken 2024 hebben we een aanvullende uitkering uit het gemeentefonds van € 7,0 miljoen verantwoord welke conform de Rijksbeschikking van 19 december 2019 volledig gebruikt moet worden voor de sanering van de algemene reserve. Hiernaast hebben we weer een eigen bijdrage aan de sanering van de algemene reserve van € 1,8 miljoen gedaan zoals opgenomen in de Rijksbeschikking naar aanleiding van het artikel 12-rapport 2017/2018. De inspecteur adviseert de fondsbeheerders in zijn inspectierapport 2023 - 2024 overigens vanwege de gerealiseerde/begrote overschotten over 2023 en 2024 geen verdere aanvullende uitkeringen. Informatie/automatisering Doorontwikkeling I&A samenwerking Toekomstontwikkeling I&A De rol van ICT verandert snel, vooral door de opkomst van clouddiensten. Deze veranderingen hebben impact op de ontwikkeling van veranderende rollen en vaardigheden van I&A medewerkers. In strategische sessies is gebrainstormd over en zijn de toekomstontwikkelingen van I&A geschetst om zo gezamenlijk de belangrijkste redenen te bepalen waarom en welke veranderingen plaatsvinden en wat dit betekent voor de I&A organisatie zodat we als organisatie hierop kunnen anticiperen. CIO Office De toenemende strategische rol van de informatievoorziening binnen het gemeentelijk domein, vraagt om een meer strategische sturing.

Daarbij is sprake van invulling van de rol van een CIO, maar daarnaast is de noodzaak onderkend van strategische ondersteuning van zowel de huidige interne Informatie Manager als de CIO. De opzet voor het CIO office is in 2024 opgesteld. Taken, rollen en processen zijn beschreven om zo de gewenste sturing te organiseren. Bij de vorming is rekening gehouden met de samenwerking met anderen organisaties op gebied van I&A. IT beheerhandboek (ITSM) Als gemeente hebben we al een zorgplicht (BIO), een meldplicht (Informatiebeveiligingsdienst, IBD) en toezicht (ENSIA) en hier zal de impact van NIS2 voor gemeenten afhankelijk zijn van de mate waarin nu al gedocumenteerd voldaan wordt aan de BIO. Om als I&A hieraan te voldoen is er ondersteuning verkregen voor het opzetten en implementeren van een IT beheerhandboek (ITSM) inclusief beheersmaatregelen uit de BIO en NIS2 waar deze relevant zijn voor I&A en voorbereidend zijn voor het opstellen van de Assurance rapportage ISAE3000A over de IT dienstverlening.

97

Digitale transformatie Systeem voor gebouwverhuur De oude systemen waarmee burgers gebouwen/ruimtes konden huren zijn vervangen door een toekomstbestendige applicatie. Nieuw GEO platform De inzet van GEO data neemt sterk toe. De onderliggende systemen zijn geüpgrade waardoor de dienstverlening geborgd blijft en kan doorontwikkelen. Melddesk is BinnenBeter geworden Onze meldingenapplicatie, voor het afhandelen van meldingen openbare ruimte, is vervangen door een nieuwe applicatie. Ook deze vervanging is gericht op doorontwikkelingen en optimalisatie. Contractmanagement In Proactis is contractmanagement ingericht. Alle contracten zijn overgezet van Verseon naar Proactis. Dat was ook de laatste stap voordat Verseon uitgefaseerd kon worden. Informatiebeheer Implementatie Woo In 2023 is een anonimiseringstool aangeschaft en in 2024 is met de aansluiting op Djuma Open Info een geschikt publicatieplatform geïmplementeerd. Vanaf juli 2024 worden op dit platform de Woo-besluiten van de gemeente gepubliceerd. Het aantal Woo-verzoeken in 2024 was 58. Daarnaast zijn per 1 november 2024 de eerste 5 informatiecategorieën in werking getreden, waarvan er 4 relevant zijn voor gemeenten. Vlissingen voldoet aan deze verplichting en is bezig om ook te voldoen aan de overige categorieën die nog niet verplicht zijn.

Implementatie Wmebv In samenwerking tussen Juridische Zaken, DIV en I&A en onder leiding van een projectleider is eind 2024 een plan van aanpak opgesteld. In 2025 zal de implementatie van de Wmebv worden gestart, waarbij Vlissingen ernaar streeft om per 1 januari 2026 te voldoen aan de verplichtingen van de wet. Microsoft 365 De afdeling DIV heeft in 2024 een groot deel van de afdelingen begeleid met de overgang van de netwerkschijven naar MS-teams. In 2025 wordt dit afgerond, waarna de projecten zullen volgen. Daarnaast is in 2024 ook een start gemaakt met het projectmatig werken (PMW) in Teams, evenals een koppeling tussen zaaksysteem Djuma en MS-teams. Hiermee maakt Vlissingen een grote stap op het gebied van Informatiebeheer. Implementeren I&A visie en beleid 2024 heeft in het teken gestaan van doorontwikkeling en plannen maken met onderwerpen zoals: werken onder architectuur, datagedreven werken, centraliseren van functioneel beheer, opzetten van een CIO office. Met het uitwerken van de strategische pijler Datagedreven Informatiemanagement worden deze initiatieven integraal aangestuurd en ingepland. Microsoft 365/nieuw werkplekconcept De roadmap Microsoft 365, beter bekend als “In 6 stappen naar een andere manier van werken” is een groot project. Het raakt alle bij de I&A Samenwerking aangesloten organisaties en medewerkers. 98

Onder leiding van eigen projectleiding, een externe programmanager en trainers, en met I&A collega’s met verschillende disciplines, werden wekelijks meerdere trainingen gegeven. Zo zijn in totaal ruim 1300 medewerkers (van de bij I&A aangesloten organisaties) overgebracht naar de nieuwe "moderne werkplek”. Parallel is de eerste helft van de adoptietrajecten voor het (samen)werken in Teams per team afgerond. De laatste sessies voor beide trajecten lopen door in de eerste helft van 2025. Datawarehouse/datagestuurd werken In 2024 is een centraal dataplatform in gebruik genomen. Het gebruik ligt nu nog vooral bij het sociaal domein. Gewerkt wordt aan verdere inzet in andere organisatieonderdelen. Informatiebeveiliging In 2024 kreeg informatiebeveiliging de nodige aandacht met het oog op de toegenomen wereldwijde dreiging. Met als doel het zo hoog mogelijk houden van de cyberweerbaarheid van digitale systemen van de gemeente. In 2024 is de gemeente begonnen met de opzet van het Information Security Management System (ISMS);een gestructureerde aanpak voor het beheren en verbeteren van informatiebeveiliging en privacy. In 2025 wordt er verder invulling gegeven aan het ISMS door de uitvoering van risicoanalyses op gemeentelijke processen.

Vanuit de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) verantwoordingsproces heeft de gemeente Vlissingen voldaan aan de wettelijke verplichtingen. Voor de bewustwording op alle niveaus binnen de organisatie is in 2024 aandacht geweest middels wekelijkse kennisvragen met als thema informatiebeveiliging en privacy. Ook bij indiensttreding was informatiebeveiliging en privacy een vast onderdeel van het introductieprogramma van nieuwe medewerkers. In 2024 is verder gewerkt aan de toegankelijkheid van een aantal websites en gebruikersportalen en voldoen zij inmiddels aan de minimaal gestelde eisen. Privacy/AVG In 2024 zijn er volgens een jaarlijkse cyclus verder stappen genomen om te voldoen aan de normen en kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze cyclus zijn aanbevelingen van de informatiebeveiligingsdienst, de WPG-audit en zelfevaluaties gebruikt voor het doorvoeren van verbeteringen. Voorbeeld van een zelfevaluatie is dat de gemeente Vlissingen haar aanschaf van software of nieuwe procesinrichting standaard toetst aan de AVG én de eisen uit het informatiebeveiligingsbeleid. Vlissingen heeft vanuit de verplichte datalekken administratie haar datalekkencijfers opgenomen in het jaarlijkse datalekken rapport, onderstaande tabel is een weergave van de jaarlijkse cijfers: 2024 Soort datalek

Aantal

Bij een brief/e-mail aan een burger zaten persoonsgegevens van een andere burger

3

E-mail met persoonsgegevens verzonden naar een verkeerd e-mailadres - extern

8

Totaal aantal datalekken

11

In 2024 heeft de gemeente Vlissingen geen van de datalekken hoeven te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

99

Inkoop en aanbesteden Inkoop- en aanbestedingsbeleid Naast het eerder opgestelde actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is het MVOI manifest ondertekend door de gemeente (ambitieus maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen). SROI Door gemeenten Middelburg, Veere, Vlissingen en Orionis is een plan opgesteld voor een gezamenlijk SROI beleid om de SROI kansen regionaal beter te benutten. Zeeuwse Inkoopsamenwerking Er zijn diverse aanbestedingen uitgevoerd in samenwerking met gemeenten in de regio, dit mede geïnitieerd vanuit de inkoopsamenwerking. Deze inkoopsamenwerking is dit jaar uitgebreid met Waterschap Scheldestromen (eerder vorig jaar Terneuzen en North Sea Port ). Door de inkoopsamenwerking zijn bijeenkomsten georganiseerd met diverse sprekers, waaronder advocaten aanbestedingsrecht en PSO (Prestatieladder Sociaal Ondernemen). Samenwerking met aannemers en ingenieursbureaus Wederom hebben we gezamenlijke bijeenkomsten gehad met al onze aannemers en ingenieursbureaus over de doorontwikkeling van onze groslijstmethodiek en actuele thema's in de branche. Bijeenkomst ontwikkelingen aanbestedingsrecht Met onze huisadvocaat Justion hebben we een bijeenkomst georganiseerd voor Zeeuwse overheden over de ontwikkelingen op het gebied van aanbestedingsrecht.

Klachtenmeldpunt Vooruitlopend op een wetswijziging hebben we een onafhankelijk klachtenloket ingericht voor aanbestedingen.

100