3.1 rvs Rapport Rekenkamer Wind in de Zeilen 2024 bijlage 2 uitgaande brief

Rekenkamer Vlissingen

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

2542616 / 2546036

1 oktober 2024 BIJLAGEN

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

E. Roest

Paul Krugerstraat 1

+31118487000

ONDERWERP

Bestuurlijke reactie bevindingen concept rekenkamerrapport ‘Heeft Vlissingen de wind in de zeilen?’

Geachte leden van de rekenkamer, Op 19 augustus 2024 ontvingen we via de griffie het concept rekenkamerrapport ‘Heeft Vlissingen de wind in zeilen?'. Het college van Vlissingen wordt gevraagd naar een bestuurlijke reactie (wederhoor). In deze brief leest u onze reactie. De reactie bestaat uit een algemene reactie op hoofdlijnen en een reactie op de verschillende aanbevelingen uit het rapport. Daarbij geven we aan hoe we omgaan met uw aanbevelingen. In algemene zin wil het college zijn waardering uitspreken voor de grondigheid waarmee het onderzoek is uitgevoerd. Algemene reactie conceptrapport rekenkamer ‘Heeft Vlissingen de wind in de zeilen?’ (16 augustus 2024) In 2020 zijn Rijk, Provincie en gemeente Vlissingen gestart met de uitvoering van met de uitvoering van het pakket Wind in de zeilen (verder WiZ). De governance is vastgelegd in het bestuursakkoord WiZ en bevat afspraken over een voor Nederland unieke manier van samenwerken tussen Rijk en regio (Provincie, gemeente Vlissingen). Deze werkwijze wordt door meerdere partijen met interesse gevolgd, omdat dit kan dienen als voorbeeld voor toekomstige afspraken tussen Rijk en regio. Bijvoorbeeld in het kader van uitvoeringsafspraken die voortkomen uit het rapport ‘Elke regio telt!’.

Voor Rijk, Provincie en gemeente Vlissingen is het uitvoeren van het compensatiepakket Wind in de zeilen een nieuw concept waar uiteraard ook lering uit getrokken kan worden. De aanbevelingen van het rekenkamerrapport kunnen daarbij helpen. We constateren dat de rekenkamer vooral de focus legt op negatieve punten. We menen dat dit onvoldoende recht doet aan de feiten. Op een aantal punten trekt de rekenkamer voorbarige en ons inziens onjuiste conclusies en door verloop van tijd (onderzoek is reeds gestart eind 2022) zijn bepaalde feiten en omstandigheden in middels gewijzigd. In onderstaande reactie gaan we hier nader op in. Op p.59 stelt u dat de Raad haar kaderstellende en controlerende taak niet naar behoren kan uitoefenen. Wij delen deze mening niet. De governance van het totale WiZ-pakket is vastgelegd in het bestuursakkoord Wind in de zeilen. En in lijn met die afspraken wordt daar uitvoering aan gegeven: Via voortgangsrapportages rapporteert de uitvoeringsregisseur twee keer per jaar over de voortang aan de 2e kamer, provinciale staten en gemeenteraad.

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

Specifiek voor de Vlissingse fiches is de governance verankerd in onze P&C-cyclus (met een aparte paragraaf WiZ). Specifiek: Fiche 1D: • Governancestructuur: ten tijde van het eerste interview waren we volop aan de slag met de ontwikkelvisie waarvoor een governancestructuur opgesteld moest worden tbv de campusontwikkeling samen met HZ, Scalda en Dockwize. Hierdoor zijn op dat moment zaken door elkaar gehaald. Fiche 1D valt onder de Kenniswerf en volgt daarmee de governance van de Kenniswerf. Via de reguliere P&C-cyclus wordt hierover gerapporteerd. •

Planning: Het klopt dat de planning ten tijde van het opstellen van het fiche te positief is ingeschat. Dit heeft te maken met de tijdsdruk waaronder de fiches tot stand zijn gekomen. Daarnaast vallen verwervingen lastig te plannen. Met het vaststellen van de grondexploitatie Kenniswerf fase 5 is wel een (financiële) planning/fasering verwervingen beschikbaar.

•

Financiën: Wat betreft de financiën wordt in het rapport een aantal keer zaken niet correct gerepresenteerd. Zo wordt op p.26 gesteld dat Fiche 1D het verwerven van gronden betreft en dat voor de herontwikkeling een grondexploitatie wordt opgesteld (Kenniswerf fase 5). Wij vinden de tekst hier verwarrend, want het verwerven van gronden is ook opgenomen in de grondexploitatie Kenniswerf fase 5. De middelen uit de SPUK worden als inkomsten in deze grondexploitatie opgenomen. Op p. 44 wordt gesteld dat in 2 jaar tijd een negatief resultaat is ontstaan van € 2,7 mln. Dit is niet correct. Bij het vaststellen van de college-opdracht in 2022 is de opdracht meegegeven om de op te stellen grondexploitatie minimaal neutraal te laten sluiten. Vanwege de ambities voor de Kenniswerf en de opgestelde ontwikkelvisie, is later door de raad besloten dat de grondexploitatie negatief mag sluiten. En daarbij willen we ook nog vermelden dat het negatieve resultaat geen gevolg is van de grondverwerving en daarmee dus geen gevolg van fiche 1D. Op p. 46 wordt gesteld dat de financiële ontwikkelingen van de Kenniswerf als zeer risicovol worden gezien en onvoldoende beheerst worden. Er is echter juist een grondexploitatie vastgesteld om de financiële risico’s beheersbaar te maken. Deze grondexploitatie wordt 2x per jaar herzien.

De projectleider en planeconoom hebben maandelijks financieel voortgangsoverleg over de grondexploitatie Kenniswerf fase 5. Het risico dat de rekenkamer signaleert wordt ook niet gestaafd met feiten.

Fiche F2: Op p. 35 wordt aangegeven dat er onvoldoende ambtelijke capaciteit was voor het fiche Stationsomgeving maar dat dit niet als potentieel risico wordt beschreven. Dit is wel onderdeel van de risicomatrix. Sterker nog deze is inmiddels in de laatste voortgangsrapportage WIZ in de top 5 risico’s opgenomen bij de herwaardering van de risico’s. Op p. 49 wordt aangegeven dat met de verwachtte oplevering van het Masterplan in Q3 2024 het niet realistisch is om aan te nemen dat afronding van de uitvoering in december Blad 2 behorend bij 2542616 / 2546036

2025 kan plaatsvinden. We zijn benieuwd naar de argumentatie die aan deze conclusie ten grondslag ligt. Uitgaande van de huidige planning is het onze inziens een ambitieus maar niet onrealistisch streven. Reactie op bevindingen en aanbevelingen In onderstaande tabel geven we per bevinding (kolom 2) en aanbeveling (kolom 3) uit het rapport een reactie (kolom 4) Bevindingen De stuurgroep heeft op 3 juli 2024 besloten om het contract van de uitvoeringsregisseur te verlengen tot 1 juni 2025 met de intentie om deze daarna met nog een jaar te verlengen. De governancestructuur met een stuurgroep, uitvoeringsregisseur en ondersteuningsteam is tot en met 2025 ingesteld.

Aanbevelingen a.Verzoek de stuurgroep de (Vlissingse) acties in kaart te brengen, die na 2025 afgerond moeten worden en evalueer of verlenging van de governancestructuur noodzakelijk is.

2.

In het Bestuursakkoord zijn afspraken gemaakt over verbintenisscheppende termijnen met betrekking tot termijnen van uitvoering. Een tussentijdse evaluatie, of aan de afgesproken termijnen wordt voldaan, ontbreekt.

b.Verzoek de stuurgroep om te evalueren of de uitwerking en uitvoering nog conform het Bestuursakkoord wordt uitgevoerd. Maak indien nodig nieuwe afspraken over termijnen om hiermee mogelijke in gebreke stelling te voorkomen.

3.

De governance voor de uitvoering van de Vlissingse fiches moet worden verbeterd om verdere vertraging te voorkomen

c.Breng de governance en beheersing van het project op orde. Stem de plannen en tijdlijnen voor uitwerking en uitvoering van het compensatiepakket beter af op de beschikbare ambtelijke capaciteit. Stel ambities bij indien ambtelijke capaciteit onvoldoende is.

1.

d. Leg de (maandelijks) gemaakte afspraken tussen het contact Financiën en de projectleiders van de fiches vast, mede gelet op de tijdsduur en wisseling van medewerkers.

4.

Potentiële risico’s bij de geselecteerde fiches zijn niet afdoende getoetst. Een systematische beoordeling van vastgestelde risico’s en getroffen beheersmaatregelen heeft de rekenkamer niet aangetroffen. Met name de financiële ontwikkelingen bij de Kenniswerf zijn zeer

e. Fiche D Kenniswerf: Richt de governancestructuur in op basis van de vastgestelde ontwikkelvisie. Richt per fiche een (standaard) projectadministratie in. Hiervoor zijn in de markt meerdere goed bruikbare standaards voorhanden, ook voor kleinere organisaties. Hierdoor kan per fiche een duidelijk beeld ontstaan waar welke fiches elkaar raken en beïnvloeden. Leg ook duidelijk vast welke risico’s er zijn en welke

Blad 3 behorend bij 2542616 / 2546036

Reactie college Deze aanbeveling is/wordt overgenomen: Het al dan niet afronden van fiches wordt bij elke voortgangsrapportage beoordeeld. Na 2025 zullen er zeker nog een aantal fiches doorlopen. Governance structuur vanaf 2026 is onderdeel van de opdracht van de uitvoeringsregisseur en daar zal hij begin 2025 mee aan de slag gaan. Dit valt binnen de opdracht van de uitvoeringsregisseur. Niet elke vertraging rechtvaardigt afspraken over in gebreke stelling. De planning wordt via de voortgangsrapportages gemonitord en bij afwijkingen wordt hierover gerapporteerd. c/d. Deze aanbeveling wordt overgenomen en belegd bij de Vlissingse projectleiders.

e. Het fiche D Kenniswerf betreft de verwerving van percelen. Governancestructuur zal dus niet obv vastgestelde ontwikkelvisie zijn. Hierbij willen we graag benadrukken dat onderscheid gemaakt moet worden in “Vissingse fiches’en andere fiches. Het projectrisico van het JCV ligt bijvoorbeeld niet bij Vlissingen. Voor de Vlissingse projecten is een projectadministratie ingericht. Risico-

risicovol en worden onvoldoende beheerst.

5.

De uitwerking van plannen voor de geselecteerde Vlissingse fiches laat aanzienlijke vertragingen zien ten opzichte van termijnen zoals vastgesteld in bijlage 1 van het Advies of in de plannen van aanpak. De uitwerking van plannen voor de geselecteerde Vlissingse fiches verloopt daarmee stroef. De tijdplanning met betrekking tot de realisatie wordt meermaals aangepast.

beheersmaatregelen/acties er worden getroffen, wie daar verantwoordelijk voor is, alsmede de consequenties in geld en in het tijdpad. Geef hierbij prioriteit aan Fiche D Kenniswerf.

g.Actualiseer de planning en formuleer duidelijke en realistische tussen-doelen voor tijdige bijsturing op weg naar einddoel.

h. Fiche B1 JCV: Breng proactief de kansen/mogelijkheden voor (lokale) ondernemers onder de aandacht. Bijvoorbeeld het betrekken van lokale ondernemers bij de aanleg van wegen en voor het onderhoud en de exploitatie van het JCV. i. Fiche D Kenniswerf: Stel het communicatie- en marketingplan zo spoedig mogelijk op. Neem hierin ook op de wijze waarop je als gemeente wil bevorderen en stimuleren dat (innovatieve) bedrijven geïnteresseerd raken om zich te vestigen op de Kenniswerf. Het is van essentieel belang voor het slagen van het project dat er (meer dan) voldoende interesse j. Fiche D Kenniswerf: Stel een plan voor grondverwerving op inclusief tijdlijn en een begroting.

6.

Voor de geselecteerde fiches ontbreekt een duidelijke

Formuleer duidelijke financiële tussen-doelen zodat tijdige

Blad 4 behorend bij 2542616 / 2546036

inventarisatie Kenniswerf en station is aanwezig en wordt halfjaarlijks geactualiseerd. Hiermee is de aanbeveling reeds overgenomen. Door vaststelling van de grondexploitatie Kenniswerf fase 5 is de financiële ontwikkeling fiche 1D beheersbaar gemaakt. g. Actualisatie van planningen gebeurt en hierover wordt gerapporteerd in de voortgangrapportages. Daarbij erkennen we dat sommige planningen bij het tot stand komen van het pakket idd te positief zijn ingeschat. Dit heeft ook te maken met het tot stand komen van het pakket in zeer korte tijd (‘snelkookpan’). Planningen worden regelmatig geactualiseerd. Daarmee is niet gezegd dat de uitvoering altijd stroef verloopt. Soms zijn externe factoren ook van invloed. h.Kansen voor lokale ondernemers worden altijd bij de voorbereiding van een aanbesteding meegewogen. Onderhoud en exploitatie van JCV ligt bij RVB.

i.Zodra de vacature voor de gebiedsmarketeer tbv de Kenniswerf is ingevuld zal hiermee worden gestart. Dit advies wordt dus ter harte genomen.

j.Het verwervingsproces is een complex proces dat niet zo gemakkelijk in een planning te vervatten is. Er zijn vele afhankelijkheden. In de grondexploitatie Kenniswerf fase 5 is een financiële planning voor de verwervingen opgenomen. Zie onder 5g. Voor fiche 1D is de aanbeveling al

financiële planning met tussentijdse mijlpalen.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

In de geselecteerde fiches worden gelden uit de reguliere (programma) begroting gebruikt voor plankosten, terwijl het budget voor planvorming vanuit het WIZ-budget nog niet is gebruikt. Kaders voor toevoeging en met name voor de onttrekking aan de bestemmingsreserve WIZ ontbreken.

In 2023 en 2024 worden voorgestelde onttrekkingen en toevoegingen aan de bestemmingsreserve niet transparant in de begrotingsstukken weergegeven. In 2023 is de onttrekking niet conform de goedkeuring van de raad.

Effectindicatoren en streefwaarden zoals beschreven in de begroting 2024-2027 zijn niet SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd. Er is nog geen plan voor het monitoren van effecten opgesteld.

Door de raad geen kennis te laten nemen van de plannen van aanpak m.b.t. de fiches waar de gemeente Vlissingen actiehouder voor

bijsturing kan plaatsvinden op weg naar einddoel. Neem tevens de tijdlijn op, zodat de voortgang bewaakt kan worden ook in relatie met de gealloceerde middelen per activiteit. Voer tussentijds evaluaties uit met aandacht voor doelbereik, doeltreffendheid en kosteneffectiviteit en betrek hierbij ook de invloed van externe factoren. Bepaal concrete kaders voor onttrekkingen èn toevoegingen en leg deze ter besluitvorming voor aan de raad. Stel een prognose op welke gelden uit de bestemmingsreserve de komende jaren nodig zijn voor de uitvoering van welke activiteiten van het compensatiepakket WIZ.

Wees transparant in begrotingsstukken over voorgestelde onttrekkingen en toevoegingen zodat de raad voldoende geïnformeerd de besluiten kan nemen en gebruik de bestemmingsreserve vervolgens conform de goedgekeurde begroting en/of begrotingswijziging. Vervaardig, mede voor de raad, jaarlijks een overzicht met alle toevoegingen aan en onttrekkingen uit de bestemmingsreserve Formuleer per fiche de doelstellingen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART).

Stel zo spoedig mogelijk een monitoringsplan op, met daarin welke zaken geregistreerd of gemeten moeten worden, welke bronnen gebruikt kunnen worden en welke moeten worden. Deel de initiële plannen van aanpak en de wijzigingen hierop met de raad.

Blad 5 behorend bij 2542616 / 2546036

overgenomen met het vaststellen van de grondexploitatie Kenniswerf fase 5. Voor het stationsgebied wordt de aanbeveling overgenomen. Onduidelijk is hoe aanbeveling zich verhoudt tot de bevinding. Aanbeveling mbt tussentijdse evaluatie wordt overgenomen via monitoring en voortgangsrapportage. Strikt genomen valt dit buiten de scope van het onderzoek van de rekenkamer. Dit kader is inmiddels (net voor de zomer) vastgesteld. Hiermee is deze aanbeveling inmiddels geïmplementeerd. De aanbeveling tav. de prognose nemen we niet over. Inzet van de bestemmingsreserve WiZ is vooral bedoeld voor spin-off van WiZ-projecten (en niet voor WIZ-projecten zelf). Er is geen sprake van niet goedgekeurde onttrekkingen uit de reserve WIZ. De verwerking in de jaarrekening 2023 is vanuit een praktische insteek gedaan. De jaarrekening is vervolgens vastgesteld door de raad. Een overzicht van toevoegingen en onttrekkingen verstrekken we jaarlijks bij de jaarrekening. Vanuit WiZ worden de effectindicatoren meegenomen in de monitoringsaanpak. Wellicht kan deze aanbeveling mee in het Raadstraject met de Argumentenfabriek? Er wordt gewerkt aan een plan van aanpak monitoring in samenwerking met HZKenniscentrum Zeeuwse samenleving. Dit is o.i. niet meer zinvol. PvA's zijn (eenmalig) in 2021 opgesteld ten behoeve de start van de uitvoering van de fiches. De plannen van

is, kan met name de controlerende taak door de raad onvoldoende worden uitgevoerd.

13.

14.

De raad heeft beperkt inzicht in de stand van zaken omdat de planning en de uitwerking op verschillende manieren wordt gerapporteerd en er geen directe relatie wordt gelegd met de verrichte prestaties/activiteiten. De raad heeft onvoldoende inzicht in de kosten en de inzet van (extra) capaciteit voor de uitwerking en uitvoering van de WIZplannen in relatie met de verrichte prestaties/activiteiten.

aanpak zelf worden niet meer gewijzigd en zijn vertaald in de voortgangsrapportages en in onze eigen P&C-producten. Bij majeure wijzigingen worden nieuwe plannen van aanpak (1-malig) opgesteld en aan de SG voorgelegd.

Rapporteer zowel planning als bijbehorende realisatie in voortgangsrapportages, zodat inzicht ontstaat in de actuele stand van zaken ten opzichte van de initiële planning. Richt de WIZ-rapportage in de P&C cyclus op een andere manier in, zodat de raad op inzichtelijke wijze over de voortgang en de realisatie van de Vlissingse fiches geïnformeerd wordt. Ook in relatie tot de planning.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.D.A. Wiskerke

drs. A.R.B. van den Tillaar

Blad 6 behorend bij 2542616 / 2546036

We willen de aanbeveling niet overnemen. De gedachte hierbij is dat de actuele relevante informatie verankerd is in de P&Cproducten (voor fiches waar we zelf trekker zijn) en de voortgangsrapportages WIZ. Hiermee kan de raad invulling geven aan haar controlerende taak. En willen de raad juist niet onnodig belasten met (inmiddels verouderde) uitvoeringsinformatie. Wij denken dat met de nieuwe opzet van de voortgangsrapportage invulling gegeven wordt aan deze aanbeveling.

Er zijn 2 informatiestromen richting de raad waarin gerapporteerd wordt over de Vlissingse WiZ fiches: de voortgangsrapportage WiZ en de Vlissingse P&Ccyclus. Beiden moeten wel naast elkaar blijven bestaan, omdat de governance niet gelijk is. We kunnen wel kijken of er in de P&C-cyclus nog een verbeterslag haalbaar is.