3.1 rvs Participatiebeleid en Participatie- en inspraakverordening Vlissingen 2023 bijlage 1 De Vlissingse Participatieleidraad

De Vlissingse Participatieleidraad Vlissingen maken we samen. Vlissingen is van ons allemaal en wie dat wil, kan zijn zegje doen. Want alleen zó wordt Vlissingen echt van iedereen en kunnen bewoners en betrokkenen invloed uitoefenen op alle ontwikkelingen in de gemeente. Hoe gaat dit in zijn werk? Wil je ook bewoners betrekken bij een plan of project? Dan is deze leidraad een handig hulpmiddel. Samen bijvoorbeeld een plein herinrichten of de energietransitie vormgeven? Deze leidraad helpt te bepalen: - waarom je gaat participeren - welke keuzes je moet maken - hoe je gaat participeren - wat je niet moet vergeten - wat de gemeente Vlissingen van je kan verwachten De participatieleidraad wordt gebruikt door de gemeente bij het bepalen van de juiste participatieaanpak. Inwoners en externe initiatiefnemers mogen deze leidraad ook gebruiken, maar ze zijn niet verplicht dit te doen Participatie is maatwerk: elke keer kijk je welke aanpak het beste is.

Onderscheid tussen participatie, inspraak en rol adviesraden Participatie is actieve betrokkenheid van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere betrokkenen bij plannen en projecten. Actieve betrokkenheid is meepraten, meedenken, adviseren of samenwerken. Naast participatie bestaat er soms het wettelijke recht op inspraak of het indienen van zienswijzen, het maken van bezwaar of in beroep gaan. Hier gaat het meestal om het reageren op plannen die al zijn gemaakt. Inspraak kan echter ook een meer participatieve vorm aannemen, wanneer deze in een vroegtijdig stadium bij de voorbereiding van planvorming wordt ingezet. Participatie vindt vaak eerder in een traject plaats. De ruimte voor beïnvloeding is bij participatie meestal groter dan bij het wettelijke recht op inspraak. Tenslotte zijn er nog adviesraden die op basis van een samenwerkingsovereenkomst tussen het college van B&W en de adviesraad, gevraagd en ongevraagd advies kan uitbrengen aan het college. Deze adviesraden zijn specifiek aangesteld voor de onderwerpen waarop de cliëntenparticipatie van toepassing is.

Start van de participatie Je bereidt de participatie goed voor. Voor participatie geldt namelijk: baat het niet, dan schaadt het wèl. Het managen van de verwachtingen is een belangrijk aandachtspunt. Helder communiceren over de onderwerpen waarop participatie mogelijk is en de daarbij horende participatieniveaus realiseert een juist verwachtingsniveau en voorkomt teleurstelling en afbreuk aan toekomstige participatietrajecten. Voordat je start, vink je het volgende af:    

Er is ruimte voor beïnvloeding: om mee te praten, mee te doen of mee te beslissen. Er is budget en tijd. Je wilt de plannen (door)ontwikkelen op basis van de gegeven input. Je wilt ruimte bieden aan initiatieven uit de samenleving die de plannen aanvullen of versterken.

1

Je start de participatie pas als je alle stappen van de participatieleidraad hebt doordacht. Zo voorkom je dat je te vroeg begint en nog niets kunt zeggen, of dat je te laat begint en men het idee heeft dat er al te veel vastligt.

De drie stappen in een participatietraject De Vlissingse participatieleidraad heeft drie stappen om je voor te bereiden op een participatietraject: 1. Analyse 2. Aanpak 3. Afspraken

Stap 1: Analyse Om tot een goede analyse te komen beantwoord je de volgende vragen: • • • • • • • •

Waar gaat de participatie over? Wat is het doel? Wat is er aan vooraf gegaan? Wat zijn de (beleids-)kaders? Wat is de ruimte voor beïnvloeding? Hoeveel budget is er en hoeveel tijd? Wie hebben er een belang? Wie moeten betrokken worden?

Hoe weet/kom je erachter wie er betrokken moeten of willen worden? Het maken van een goede krachtenveldanalyse is daarvoor heel belangrijk. De wijkcoördinatoren kunnen meedenken voor kennis over het gebied, advies en contacten in de wijk met (actieve) bewoners en andere buurtnetwerken. Ook een eventueel aanwezig wijkplatform kan dit doen. Wijkplatforms hebben hun eigen netwerk en weten ook wie betrokken kunnen worden. Zij kunnen daarnaast helpen bij het antwoord op de vraag: wat moet je in deze wijk wèl en nìet doen?

Stap 2: Aanpak Betrek de (voornaamste) belanghebbenden en kies - als het kan samen - de manier waarop geïnteresseerden kunnen participeren. Betrek voor de aanpak en de juiste middelen het team communicatie/participatie. Organiseer je een brainstormsessie of een enquête? Of ga je in gesprek via een offline of online bijeenkomst? Komen mensen naar je toe of ga jij naar de mensen toe? Betrek je ook kinderen en jongeren in het traject? Het liefst combineer je meerdere instrumenten, zodat je de mensen die je wilt bereiken zo goed mogelijk bereikt. Probeer ‘moeilijk bereikbare doelgroepen’ ook te bereiken. De boodschap komt niet altijd aan zoals je bedoelt. In een zorgvuldig participatietraject voelt eenieder zich gerespecteerd en erkend. Voordat je, samen met het team communicatie, de keuze voor het participatie-instrument (en) maakt , bepaal je eerst het participatieniveau. Er zijn in Vlissingen vijf niveaus van participatie, waarbij het hoogste niveau niet vaak toegepast kan worden. Dit komt omdat in de gemeentewet is vastgelegd dat meestal het college of de gemeenteraad het uiteindelijke besluit nemen:  

Informeren Raadplegen

2

  

Adviseren Co-creëren (samenwerken) Meebeslissen

Je kunt variëren in participatieniveaus. Tijdens de start van een traject kan het participatieniveau anders zijn dan halverwege het traject of het kan per (doel)groep of onderwerp verschillen. Is er niet veel ruimte voor beïnvloeding, kies dan voor raadplegen. Is er meer ruimte, kies dan voor adviseren of co-creëren (of beide). Doe dit ook als een intensief traject met verschillende belanghebbenden wenselijk is. Bekijk of je de keuze voor niveau(s) en instrumenten samen met de betrokkenen kunt maken en maak voldoende tijd om de participatie zorgvuldig voor te bereiden en uit te voeren. Zeker als het gaat om cocreatie.

De vijf participatieniveaus Informeren Als participatie op een hoger niveau niet mogelijk is, informeer dan de betrokken personen en omwonenden. Zodat zij weten wat er in hun wijk, buurt of straat gaat gebeuren. En bij wie zij terecht kunnen met vragen. Informeren doe je altijd. Raadplegen Vragen om meningen, ervaringen en ideeën. Jij bepaalt de agenda en gebruikt waar mogelijk reacties van betrokkenen bij het vervolgproces. De reacties zijn niet bindend. Advies vragen Deelnemers kunnen problemen, belangen en oplossingen aandragen. Jij bepaalt de agenda, maar de reacties van betrokkenen spelen een belangrijke rol bij het ontwikkelen van plannen. Als je de adviezen niet overneemt, moet je dat motiveren. Co-creëren (samenwerken) Partijen zitten vroegtijdig met elkaar aan tafel om over uitgangspunten en het plan te praten. Samen bepalen jullie de agenda en zoeken jullie oplossingen. Je verbindt je aan de gezamenlijk gekozen oplossingen binnen bepaalde kaders. Vaak denken de betrokkenen ook mee over hoe het proces ingericht moet worden. Meebeslissen Betrokkenen en belanghebbenden die op dit niveau deelnemen aan een traject nemen beslissingen met een doorslaggevende invloed. Er kan niet meer van de keuze afgeweken worden door college en raad.

Dit niveau vraagt om duidelijke en realistische kaders vooraf en (wanneer van toepassing) nadrukkelijke commitment van het bestuur aan de genomen beslissingen.

3

Stap 3: Afspraken Maak goede afspraken over de participatie, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Laat weten:     

Hoe, wanneer en waarover je informeert; hoe je met elkaar omgaat; wanneer er een (tussentijdse) terugkoppeling komt; wanneer er een (tussentijdse) evaluatie is; wie de kwaliteit van het participatieproces bewaakt, en hoe.

De participatiemomenten neem je op in een planning. Daarin staat wanneer je gaat communiceren over wat er gaat gebeuren, wanneer en hoe je tussentijds informeert, raadpleegt of advies vraagt en waar mensen terecht kunnen met vragen. Mensen hebben recht op informatie, om op gelijk kennisniveau te komen, maar vooral omdat ze alleen met voldoende informatie in staat zijn om hun kennis in te kunnen brengen. Dit alles draagt bij aan het draagvlak voor de plannen en voorkomt onduidelijkheden tijdens het traject. Lopen de belangen erg uiteen of lopen gesprekken vast? Dan kun je voorstellen om met hulp van een mediator te zoeken naar een gezamenlijke oplossing.

Na de participatie De participatie is goed voorbereid en uitgevoerd. Waarvoor dank! Je hebt invloed gegeven aan de betrokkenen en hun stem niet alleen gehoord, maar ook verwerkt in de plannen. Zo maken we samen Vlissingen! Toch is het belangrijk om er rekening mee te houden dat een goed participatieproces niet altijd leidt tot tevredenheid bij iedereen. De uitkomsten van de besluitvorming sluiten niet altijd (geheel) aan bij de wensen en ideeën die deelnemers geuit hebben. En als de politiek een besluit neemt, dan weegt zij altijd de ingediende ideeën en inbreng af tegen het algemeen belang. Zet aan het einde van het participatietraject het volgende zwart op wit: • Wie hebben er geparticipeerd? • Wat was hun inbreng? • Welke individuen of groepen waren in het bijzonder betrokken? • Welke punten van de participanten zijn overgenomen en welke niet? En waarom wel/niet? Maak dit openbaar en stuur de antwoorden aan iedereen die betrokken was. In sommige gevallen gaat deze opbrengst van de participatie ook naar het college en/of de gemeenteraad. Afspraken over deze werkwijze worden vastgelegd in de participatieverordening.

Meer informatie of vragen? Neem contact op met de wijkcoördinatoren. Zij zijn bereikbaar per mail wijkcoordinator@vlissingen.nl of via het algemene telefoonnummer van gemeente Vlissingen 0118-487000. Zij zoeken graag samen met jou naar de beste oplossing.

4