3.1 rvs Masterplan-schetsontwerp Stationsplein bijlage 3 participatie- en communicatieplan

Participatie- en communicatieplan Stationsplein

Projectleider: Portefeuillehouder: Wijkcoördinator: Communicatieadviseur: Interne Stakeholders:

Quinten van Dijk | Rob Schram Geoffrey Sips Natasja Swennen Marilyn van Dalen Beheerders openbare ruimte, verkeerskundige, projectteam Kenniswerf, coördinator evenementen

Inleiding Het Stationsplein van Vlissingen krijgt de komende tijd een enorme impuls. Hiervoor heeft de gemeente Vlissingen in samenwerking met stakeholders een toekomstvisie opgesteld en het rijk stelt 5 miljoen (incl. BTW) euro ter beschikking. De doelstelling is een kwaliteitsimpuls geven aan het Stationsplein, waarmee de bereikbaarheid van de diverse effectgebieden wordt verhoogd en het Stationsplein functioneert als een motor voor economische groei. Voor wat betreft de bereikbaarheid is het doel de creatie van een mobiliteitsknooppunt; een bredere hub-ontwikkeling incl. verblijfskwaliteit, nieuwe functies en verbinding met de omliggende gebieden. Een gebied waar de reiziger een drempelloze overstap kan maken tussen twee modaliteiten in zijn/haar reis van deur tot deur, waar verblijfskwaliteit en een divers aanbod van mobiliteit van belang zijn. In verschillende fases wordt het Stationsplein heringericht. In dit project gaat het om het stationsplein. De functies van het station zijn reizen, verblijven, overstappen en ontmoeten. De thema’s die centraal staan bij de herinrichting zijn: - Duurzame mobiliteitshub - Beleving voor de gast - Een geheel: synergie met omliggende gebieden - Participatie van bedrijven in het gebied - Experimenteerzone voor creatieve, nieuwe (mobiliteits)concepten

Wat is participatie? Vlissingen maken we samen. Gemeente Vlissingen is van ons allemaal en wie dat wil, kan zijn zegje doen. Want alleen zó wordt Vlissingen echt van iedereen en kunnen bewoners en betrokkenen invloed uitoefenen op alle ontwikkelingen in de gemeente. Hoe dit in zijn werk gaat ligt vast in het participatiebeleid. Bij het maken van deze opzet is gebruik gemaakt van de participatieleidraad. Goede voorbereiding en heldere afspraken over het participatieniveau zijn essentieel om verwachtingen te managen. Pas als het participatieniveau en de kaders helder zijn, kan de stap richting de externe stakeholders gezet worden. Het uitgangspunt is om zoveel mogelijk ruimte te bieden aan de belanghebbenden om hun ideeën verwerkt te zien in het ontwerp. Het algemene doel van participatie is betrokkenheid van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere betrokkenen bij plannen en projecten. Actieve betrokkenheid is informeren, meepraten, meedenken, adviseren of samenwerken. In Vlissingen kennen we de 5 participatieniveaus. Deze staan naast elkaar en niet onder elkaar om aan te geven dat ze allemaal even waardevol zijn. Het ene is niet belangrijker

of meer waard dan het andere niveau. De keuze hangt af van het onderwerp, tijd, financiële mogelijkheden en overige kaders.

Informeren

Raadplegen

Advies vragen

Co-creëren (samenwerk en)

Meebeslissen

Als participatie op een hoger niveau niet mogelijk is, informeer dan de betrokken personen en omwonenden. Zodat zij weten wat er in hun wijk, buurt of straat gaat gebeuren. En bij wie zij terecht kunnen met vragen. Informeren doe je altijd.

Vragen om meningen, ervaringen en ideeën. Jij bepaalt de agenda en gebruikt waar mogelijk reacties van betrokkenen bij het vervolgproces. De reacties zijn niet bindend.

Deelnemers kunnen problemen, belangen en oplossingen aandragen. Jij bepaalt de agenda, maar de reacties van betrokkenen spelen een belangrijke rol bij het ontwikkelen van plannen. Als je de adviezen niet overneemt, moet je dat motiveren.

Partijen zitten vroegtijdig met elkaar aan tafel om over uitgangspunten en het plan te praten. Samen bepalen jullie de agenda en zoeken jullie oplossingen. Je verbindt je aan de gezamenlijk gekozen oplossingen binnen bepaalde kaders. Vaak denken de betrokkenen ook mee over hoe het proces ingericht moet worden.

Betrokkenen en belanghebbenden die op dit niveau deelnemen aan een traject nemen beslissingen met een doorslaggevende invloed. Er kan niet meer van de keuze afgeweken worden door college en raad. Dit niveau vraagt om duidelijke en realistische kaders vooraf en (wanneer van toepassing) nadrukkelijke commitment van het bestuur aan de genomen beslissingen.

Doel van het participatieplan Met het opstellen van een participatieplan stellen we de aanpak en het participatieniveau per fase vast. We hopen hiermee een zo breed mogelijk gedragen ontwerp te krijgen en zo min mogelijk overlast te veroorzaken tijdens de realisatie voor gebruikers en de omgeving.

Participatieniveau In de eerste fase (2020 -2023) is het participatieniveau vastgesteld op advies vragen. In 2024 is er intensief geparticipeerd met de stakeholders op en rondom het voorplein van het station. In deze participatiefase met de grondeigenaren (de gemeente bezit minder dan 20% van de gronden) is het niveau vastgesteld op het niveau co-creatie. De overige ondernemers op en rond het voorplein zijn betrokken op het niveau advies vragen. In de volgende fases, vanaf het opstellen van het Voorlopig Ontwerp (VO) tot en met het Definitief ontwerp (DO) hanteren we 3 niveaus van participatie: - Grondeigenaren: co-creatie - Bedrijven op het voorplein en aan de Westerhavenweg: advies vragen - Overige stakeholders zoals reizigers, inwoners e.d.: raadplegen

Na de afronding van het DO wordt er enkel nog geïnformeerd.

Organisatie Kernteam: • Quinten van Dijk (Projectleider RO) • Rob Schram (Projectleider RO) • Dennis Schoonen (Verkeerskundige) • Paul Tebes (Projectleider Civiel) • Marilyn van Dalen (Communicatieadviseur) • Natasja Swennen (Wijkcoördinator) • Bulend Arslan (Financiën) • Gaby Groen (Juridische zaken) Belangrijkste stakeholders intern: • Ferry Kramer (Beleidsmedewerker stedelijk waterbeheer) • Albert de Kramer (Beleidsmedewerker groen) • Bert van de Berg (Beleidsmedewerker wegen) • Thoms Ooievaar (Evenementen beleid) • Aart Bos (Maritieme zaken) Belangrijkste stakeholders (grond eigenaren) extern: • • • • •

NS; Prorail; Provincie; Waterschap; Rijkswaterstaat;

Belangrijkste stakeholders (belanghebbende) extern: • • • • •

Westerschelde Ferry; Koko; Eigenaar stationsplein 11 en huurder (Taxi Altena); Rijwielshop Vlissingen; Bedrijven Westerhavenweg;

Overige stakeholders extern: • Inwoners; • Forenzen; • Scholieren/studenten; • Bezoekers/toeristen; • Bedrijven Kenniswerf; • Bedrijven Prins Hendrikweg; • Damen; • Gebruikers Kade;

Specifiek doel participatie bij de herinrichting het stationsplein Het doel van participatie is: 1. Iedereen die gebruik maakt van het Stationsplein weet dat het heringericht wordt en hoe zij hun inbreng kunnen geven; 2. Draagvlak creëren voor de nieuwe inrichting van het stationsplein.

Geplande participatie en communicatie

Wanneer

Activiteit

Communicatiemiddel

2024-Q2 2025

Bijeenkomsten met de belangrijke stakeholders van het stationsplein om van 3 schetsvarianten naar 1 voorkeursvariant te gaan voor verdere participatie Vaststellen Masterplan/Schetsontwerp, Programma van Eisen en planning

Online en offline, stakeholderbijeenkomsten

Fase Participatieniveau Doe Mee Fase 1 Co-creatie (grondeigenaren) en Advies vragen (ondernemers)

Online en offline

Fase 2

Q3 2025

Aankondiging participatietraject + informeren over voortraject participatie met stakeholders van stationsplein

Aankondiging via social media + website Kenniswerf

Fase 3

Q4 2025

Participatie op het voorlopig ontwerp met de belangrijkste stakeholders

Online en offline stakeholdersessie

Fase 4

Participatie op het concept voorlopig ontwerp via www.doemeevlissingen.nl

* Bouwbord stationsplein Doe mee Fase 5 * Geadresseerde brief aan bedrijven in projectgebied met uitnodiging om mee te denken via Doe Mee Vlissingen. * Bericht aan HZ en Scalda om intern te verspreiden onder de studenten en docenten met verwijzing naar Doe Mee * Nieuwsbericht en projectpagina website Kenniswerf met verwijzing naar Doemee. * Artikel BGK met verwijzing naar Doe mee * Social media Kenniswerf en gemeente Vlissingen met verwijzing naar Doe mee * Doe Mee pagina Nieuwe fase in de tijdlijn van Doe Mee Fase 6

Q3 2025

Q4 2025- Q1 2026

Q1 2026

Uitwerken van reacties op het voorlopig ontwerp

Q1 2026

Bekendmaking van definitief voorlopig ontwerp met waar mogelijk nog meegenomen reacties uit fase 4 en 5.

Q2 2026

Participatie op het definitief ontwerp met de belangrijkste stakeholders Participatie op het definitief ontwerp via * Bouwbord stationsplein Doe mee Fase 9 www.doemeevlissingen.nl * Geadresseerde brief aan bedrijven in projectgebied met uitnodiging om mee te denken via Doe Mee Vlissingen. * Bericht aan HZ en Scalda om intern te verspreiden onder de studenten en docenten met verwijzing naar Doe Mee * Nieuwsbericht en projectpagina website Kenniswerf met verwijzing naar Doemee. * Artikel BGK met verwijzing naar Doe mee * Social media Kenniswerf en gemeente Vlissingen met verwijzing naar Doe mee * Doe Mee pagina

Q2-Q3 2026

* Delen met de belangrijkste stakeholders Fase 7 * Nieuwe fase in de tijdlijn van Doe Mee * Brief voor bedrijven en onderwijsinstellingen om te informeren over het DO. * DO bekendmaken op website, social media en in BGK. Online en offline stakeholdersessie Fase 8

Co-creatie (grondeigenaren) en Advies vragen (ondernemers) Informeren

Co-creatie (grondeigenaren) en advies vragen (ondernemers) Raadplegen

Informeren Informeren

Co-creatie en Advies vragen Raadplegen

Q3 2026

Uitwerken van reacties op het definitief ontwerp Bekendmaking van definitief definitief ontwerp met waar mogelijk nog meegenomen reacties uit fase 4.

Nieuwe fase in de tijdlijn van Doe Mee

Q4 2026 – Q1 2027

Q1 2027

Q3 2026

Fase 10

Informeren

* Delen met de belangrijkste stakeholders Fase 11 * Nieuwe fase in de tijdlijn van Doe Mee * Brief voor bedrijven en onderwijsinstellingen om te informeren over het DO. * DO bekendmaken op website, social media en in BGK.

Informeren

Voorbereiden werkzaamheden uitwerking uitvoeringstekening

* Nieuwe fase in de tijdslijn van Doe Mee. Fase 12

Informeren

Uitvoering werkzaamheden met tijdspad en publicatie over fasering en bereikbaarheid

* Nieuwe fase in de tijdslijn van Doe Mee. Fase 13 *Geadresseerde brief/mail voor begin werkzaamheden

Informeren

Communicatie De ondernemers, bedrijven en gebruikers in het projectgebied van de Prins Hendrikweg worden via de volgende communicatiemiddelen geïnformeerd en betrokken: • www.doemeevlissingen.nl • Bouwbord bij het stationsplein, hierop staat een oproep om te participeren via Doe mee Vlissingen. • Nieuwsbrief van de gemeente Vlissingen • Website van de gemeente Vlissingen - Kenniswerf • Blauw Geruite Kiel • Social media van de gemeente Vlissingen - Kenniswerf • Huis-aan-huisbrieven • Inzetten Stuurhut voor participatie op de ontwerpen, hierop staat een oproep om te participeren via doemeevlissingen.nl en hangen we de tekeningen op. • Digitale schermen met QR-code van de Westerschelde ferry Via doemeevlissingen.nl informeren we de bewoners, maar vragen we ze ook om te participeren. Ze mogen reageren via een reactieformulier op www.doemeevlissingen.nl. Ze worden daarnaast ook geïnformeerd via een aantal huis-aan-huis brieven in het projectgebied. Bedrijven kunnen rechtstreeks reageren naar projectleider.