18. LPV-SGP-D66 - Evenementensubsidies

Fractie D66 Fractie SGP Fractie LPV

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

18 februari 2025

ONS KENMERK

DATUM

2628033 / 2630617

28 maart 2025

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

BIJLAGEN

K. van Reijmersdal

Paul Krugerstraat 1

+31118729672

1

ONDERWERP

Beantwoording art 34 RvO vragen Fracties D66, SGP en LPV - Art.34 vragen Evenementensubsidies Geachte fractie(s), Naar aanleiding van de door uw fractie op 19 februari 2025 ingediende vragen ex artikel 34 RvO informeren wij u als volgt. Uw inleiding Eerder hebben wij vragen gesteld over het evenementenbeleid, de vergunningverlening en het proces daarvan. Op 19 september 2024 stelde de raad een wijziging van de APV vast voor evenementen. Op 10 december 2024 stelde u de “Subsidieregeling Evenementen Vlissingen 2024” vast. Naar aanleiding daarvan stelden de fracties SGP, D66 en CDA vragen. U heeft deze inmiddels beantwoord. Wij hebben kennisgenomen van deze stukken, uw besluit en uw beantwoording van de vragen. Vraag 1 In de beantwoording van vragen van de D66-fractie gaf u aan dat u op 10 december 2024 de “Subsidieregeling Evenementen Vlissingen 2024” te hebben vastgesteld en dat deze op 1 januari 2025 in werking is getreden. Ondanks dat de regeling op 1 januari 2025 in werking is getreden, vragen wij ons af of het voor de duidelijkheid niet “Subsidieregeling Evenementen Vlissingen 2025” zou moeten zijn. Kunt u dit nader toelichten? Ons antwoord De subsidieregeling Evenementen is op 10 december 2024 vastgesteld door het college, waardoor de regeling de naam "Subsidieregeling Evenementen 2024" heeft gekregen.

De toevoeging "2024" in de naam heeft echter geen invloed op de uitkomsten of de inhoud van de regeling. Vraag 2

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

De D66 fractie vroeg welke criteria u hanteerde bij het toekennen van evenementensubsidies. U antwoordde dat er een “zorgvuldige afweging is gemaakt op basis van de volledige aanvragen”. U antwoordde verder dat er een ''juridische, financiële en inhoudelijk toets is uitgevoerd”. Wij gaan ervan uit dat u een zorgvuldige afweging maakt, echter dit lijken geen harde objectieve criteria te zijn. Dit kan leiden tot willekeur aan subsidieaanvragers. Kunt u concreet aangeven welke criteria u hanteerde bij de beoordeling en toekenning van subsidieaanvragen voor evenementen in 2025? Denk bijvoorbeeld aan het te verwachten aantal bezoekers op basis van ervaring-/referentiecijfers over afgelopen jaren of de duur van een evenement. Wij kunnen ons namelijk zo voorstellen dat dit een wegingscriteria kan zijn, waarbij evenementen die meerdaags zijn en veel bezoekers trekken, en goed zijn voor de lokale economie en (inter)nationale uitstraling van het evenement voor Vlissingen, een hogere subsidie toegekend zouden kunnen krijgen. Ons antwoord Subsidie is een middel voor de gemeente Vlissingen (en een overheid in het algemeen) om haar beleidsdoelen te realiseren. De gemeente streeft ernaar om bewoners, studenten (bollebozen), bedrijven en bezoekers aan te trekken en te behouden. Evenementen spelen hierbij een cruciale rol.

Daarom zetten we in op een evenementenaanbod van hoge kwaliteit, dat aansluit bij de identiteit van onze stad. Om deze ambitie te ondersteunen, stelt de gemeente vanuit het evenementenbudget subsidies beschikbaar voor evenementen die bijdragen aan de vier strategielijnen uit de Evenementenvisie 2030. De hoogte van de subsidie wordt zorgvuldig bepaald op basis van de mate waarin aanvragers bijdragen aan deze beleidsdoelen. Op deze manier zorgen we ervoor dat subsidies effectief worden ingezet om onze strategische ambities te verwezenlijken en de leefbaarheid en aantrekkelijkheid van Vlissingen verder te versterken. Voor de inhoudelijke beoordeling van de aanvragen is gekeken naar de kwaliteit van de ingediende plannen van aanpak in 2024 voor de evenementen. In 2024 was de subsidieregeling en het beoordelingskader nog in ontwikkeling. Voor een zorgvuldige en objectieve beoordeling en afweging, zijn de aanvragen beoordeeld op basis van de aansluiting op vier invalshoeken: 1) beleid (in lijn met de Evenementenvisie 2030, strategische visie, etc.), 2) juridisch (met aandacht voor wettelijke bepalingen zoals de ASV en AWB), 3) een zorgvuldige check van de begroting en 4) de praktijk (gebaseerd op ervaringen met input van de evenementencoördinator). Deze vier perspectieven bieden een solide en objectieve basis om tot een afgewogen oordeel te komen.

Vraag 3 Kunt u toelichten hoe het proces en de procedure verloopt voor organisatoren om een evenementensubsidie aan te vragen? Ons antwoord De procedure voor het aanvragen van een evenementensubsidie loopt als volgt (zie ook Subsidieregeling Evenementen 2024 artikel 11): 1. Subsidies voor C-evenementen moeten voor 1 september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt worden ingediend. 2. Subsidies voor A- en B evenementen kunnen voor 1 september van het jaar voorafgaand aan het evenement een aanvraag indienen of voor 1 februari in het jaar van het evenement met inachtneming van een behandeltermijn van 8 weken. 3. Subsidies tot €5.000 kunnen tot 8 weken van tevoren worden aangevraagd. 4. De subsidieaanvraag wordt na indiening getoetst aan het beoordelingskader en het tendersysteem, gelet op artikel 3 van deze subsidieregeling. 5. Wanneer de aanvraag compleet is, wordt deze in behandeling genomen.

Blad 2 behorend bij 2628033 / 2630617

6. Er is jaarlijks een maximaal subsidiebedrag te verdelen. Dit heet het subsidieplafond. Voor evenementen gelden drie subsidieplafonds, voor identiteitsversterkende, ster evenementen en voor overige evenementen. 7. De aanvrager ontvangt binnen 12 weken na de sluitingsdatum een besluit op uw aanvraag. 8. Subsidies tot € 20.000 ontvangen een 100% bevoorschotting. Bij subsidies boven de €20.000 wordt er een voorschot van 80% uitbetaald. 9. Een evaluatie van gesubsidieerde evenementen moet inzicht geven in de bereikte doelen. Vraag 4 De Piek is een Vlissings begrip. Kunt u toelichten waarom deze aanvraag voor het 55-jarig bestaan is afgewezen? En ligt het in de lijn der verwachting dat u alsnog een subsidie verleend? En zo ja, wat is hiervan de dekking? Ons antwoord De ingediende aanvraag van de Piek heeft geen betrekking op een evenement, maar op de viering van een jubileumjaar bestaande uit verschillende kleinere activiteiten. De Piek ontvangt een bijdrage vanuit het regioarrangement met de Provincie Zeeland. Hieruit krijgen zij €7.500 subsidie. Daarnaast is het college voornemens om een bijdrage van €2.500 vanuit het cultureel aanjaagfonds beschikbaar te stellen. Vraag 5 Op 19 september 2024 stelde de raad de “Wijziging APV evenementen” vast.

Doel van deze wijziging was om het vergunning proces voor evenementen te verbeteren en dat organisatoren, in verband met de organisatie van het evenement, tijdig(er) te laten weten of de vergunning verstrekt wordt. Een van de aanpassingen betrof dat er 6 (A-evenement), 12 (B-evenement) en 20 (C-evenement) weken voorafgaand aan het evenement de aanvraag wordt ingediend. De Burgemeester heeft vervolgens 8 weken (+uitstel van 8 weken) de tijd om een besluit te nemen. Kan het college toelichten welke aanvragen er zijn ingediend en welke vergunning er zijn verleend? Ons antwoord De evenementen die vanaf 19 september ’24 tot nu toe zijn ingediend en vergund kunt u vinden in de bijlage. Wij constateren dat het overgrote deel tijdig is afgehandeld en gepubliceerd. Vraag 6 Wij ontvingen signalen dat er voor een aantal evenementen wel een aanvraag is ingediend echter dat deze nog niet is verleend. Dit leidt tot (grote) onduidelijkheid en onzekerheid bij organisatoren die wel al verplichtingen aangaan voor het desbetreffende evenement. Herkent u zich in deze signalen? En zo ja, welke (extra) inspanning doet u om deze onduidelijkheid en onzekerheid weg te nemen? Ons antwoord We herkennen ons niet in deze signalen. De gemeente, met inzet van de evenementencoördinator, zet zich in om aan de voorkant duidelijkheid te creëren wat nodig is om het betreffende evenement te laten plaatsvinden.

Het is aan de organisator om een zo volledig mogelijke aanvraag in te dienen, waarbij alle benodigde informatie en plannen toegevoegd zijn. Zowel de evenementencoördinator als de vergunningverlener staan altijd

Blad 3 behorend bij 2628033 / 2630617

open voor vragen over dit proces, de status van de aanvraag kan opgevraagd worden via evenementen@vlissingen.nl.

Het proces van aanvraag evenementenvergunning tot de daadwerkelijke vergunningverlening doorloopt verschillende stappen. Nadat de aanvraag is ontvangen door de gemeente Vlissingen, wordt deze ingeboekt en gaat de behandelaar ermee aan de slag. Eerst vindt een toetsing op volledigheid plaats, wanneer stukken ontbreken wordt hierover gecommuniceerd met de aanvrager om de aanvraag compleet te maken. Vervolgens vindt een inhoudelijke toets plaats op wet- en regelgeving en wordt advies gevraagd aan de hulpdiensten. Dit proces kost tijd.

Daarnaast komt het regelmatig voor dat, nadat de aanvraag al in behandeling is genomen, de organisator wijzigingen in de planvorming van het evenement wenselijk acht. Voor die wijzigingen is bijna altijd aanvullende informatie nodig, waarbij soms ook aanvullend advies aan de in- en externe diensten gevraagd moet worden. Dit zet de termijn voor de besluitvorming onder druk. Vraag 7 Wij ontvingen signalen dat de Machinefabriek niet beschikbaar zou zijn tijdens Vlissingen Vintage. Klopt dit? En zo ja, kunt u toelichten waarom dit niet zo is? We kunnen ons namelijk zo voorstellen dat de Machinefabriek een goede slechtweervoorziening is voor Vlissingen Vintage. Ons antwoord In juni 2025 start de bouw van de parkeergarage in een deel van de Machinefabriek, hierdoor is niet de gehele Machinefabriek beschikbaar. Als gemeente denken wij graag met de organisatie mee om hen een goede slechtweersvoorziening te bieden. Hal 3 van de Machinefabriek is hiervoor beschikbaar, mits zij aan de gestelde voorwaarden kunnen voldoen en het passend is binnen de werkzaamheden die op dat moment in en rondom de Machinefabriek plaatsvinden. Deze voorwaarden zijn met de organisatie gedeeld.

Vraag 8 De dekking voor Rescue Zeeland is bij amendement van het CDA aangepast uit het budget cultureel ondernemerschap. Kunt u toelichten hoeveel budget er nog resteert in de bestemmingsreserve Maritieme/Culturele evenementen? Ons antwoord Huidige stand is €200.000 Vraag 9 Is het college bereid om de aanpassing van de APV, de procedure van de evenementenvergunning en het proces/procedure van het toekennen van de evenementensubsidies te evalueren met de organisatoren? Ons antwoord

Blad 4 behorend bij 2628033 / 2630617

Met iedere aanvrager voor evenementensubsidies heeft voorafgaand aan de verlening of afwijzing van de subsidie een gesprek plaatsgevonden. Zoals aangegeven in de subsidieprocedure (Artikel 11, lid 9 van de Subsidieregeling Evenementen 2024), zal er ook een evaluatie zijn met de organisator(en) nadat het evenement heeft plaatsgevonden. Wij zijn hier dus zeker toe bereid. Ook is het college bereid om t.z.t. de aanpassingen APV en procedure van de evenementenvergunningen te evalueren. Wij gaan ervan uit u hiermee in voldoende mate te hebben ingelicht. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.D.A. Wiskerke

drs. A.R.B. van den Tillaar

Blad 5 behorend bij 2628033 / 2630617