11232023 Q&A vragen 4.1 compleet

MEMO GRIFFIE AAN

: Raadsleden, collegeleden

DATUM: 23-nov-2023

VAN

: Griffie

Betreft

: Vragen en antwoorden adviesraad (Q&A)

Beste raad- en collegeleden, Voor de commissie Ruimte van 23-10-2023 zijn ten aanzien van het raadsvoorstel 4.1 Voorstel verrekening resultaat 2022 RUD Zeeland voor zienswijze de volgende vragen gesteld. De antwoorden staan in de 2e kolom. Fractie FVD

Behandeld door wethouder

Onderwerp: 4.1 - Voorstel verrekening resultaat 2022 RUD Zeeland voor zienswijze Vraag • Waarom is er een tekort ontstaan in de RUD Zeeland voor het jaar 2022? Zijn er structurele problemen met betrekking tot personeelsverloop, inwerktijd en ziekte, of betreft het incidentele factoren? Kortom, Wat zijn de belangrijkste redenen voor het negatieve resultaat in 2022?

Antwoord De belangrijkste reden voor het negatieve resultaat van de RUD Zeeland is het feit dat er onvoldoende structurele capaciteit beschikbaar was om de taken te kunnen uitvoeren conform de opgegeven planning. Door personeelsverloop, veel nieuwe werknemers die moesten worden ingewerkt (twee mensen moeten naar een locatie in plaats van één) en ziekte. Het betreffen structurele problemen.

• Wat zijn de specifieke redenen voor de minder productieve uren in 2022? Zijn deze problemen te voorzien en te vermijden, of zijn ze inherent aan de aard van de activiteiten van de RUD Zeeland?

De specifieke redenen voor de minder productieve uren is het personeelsverloop, het tekort aan personeel in de markt, het moeten inwerken van nieuw personeel en het opvangen van ziekte in het huidige team van mensen. Deze problemen zijn te voorzien en er moet daarbij een structureel plan worden gemaakt, hetgeen in 2023 is gebeurd.

• Waarom wordt voorgesteld om het negatieve resultaat deels te verrekenen met de reserve van de RUD Zeeland en deels met de deelnemers? Zijn er alternatieven overwogen, en waarom is deze verdeling als meest geschikt beschouwd?

De RUD heeft zelf bepaald om de capaciteitsproblematiek zoveel zelf te dragen en niet de deelnemers daarvoor op te laten draaien. De volledige reserve is gebruikt die men kon gebruiken aangezien er een bepaalde reserve standaard moet blijven. Restant van het verlies is verdeeld over de deelnemers. Deelnemers zijn het eens met deze verdeling en voorgesteld wordt om hiermee in te stemmen.

• Wat is het specifieke effect van dit besluit op de reservepositie en de weerstandscapaciteit?

Doordat de RUD haar reserve heeft aangewend is de reservepositie volledig gebruikt en is men gekomen tot de standaard grens die men structureel moet aanhouden als onderdeel van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit verslechtert door deze beslissing om het negatieve resultaat grotendeels zelf te willen dragen.

• Hoe wordt omgegaan met het risico dat de weerstandscapaciteit nagenoeg verdwijnt als er geen verrekening met de deelnemers plaatsvindt?

De RUD heeft wel structurele maatregelen getroffen in 2023 om het capaciteitsprobleem op te lossen en alternatieve oplossingen te genereren door extern personeel te gaan inzetten. De RUD heeft door haar werkwijze om een planning aan te houden per deelnemer en op basis van die planning te komen tot de deelnemersbijdrage. Door de reservepositie volledig te gebruiken voor verliesverrekening zullen toekomstige verliezen en structurele problemen altijd moeten worden doorgerekend aan de deelnemers. Nagedacht zal moeten worden wat er nodig is in de

structurele oplossingen om voldoende te kunnen functioneren. De deelnemers zullen dat risico moeten dragen. In het voorstel Strategisch Werven is dat gedaan in 2023. • Wat zijn de gevolgen van het verlagen van de reservepositie naar het 5% minimum van de totale baten, zoals vastgesteld door de Vereniging Zeeuwse Gemeenten? Hoe beïnvloedt dit de financiële weerbaarheid en het vermogen om toekomstige risico's op te vangen en hoe risicovol wordt dit geacht?

Gevolg is dat toekomstige verliezen of structurele plannen moeten worden bekostigd door deze te verdelen naar de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Verwacht wordt dat de planning ook in 2023 niet gehaald is en dat er geld terugkomt van de RUD en dat er deels moet worden bijgestort om de verliezen te compenseren. Dit beïnvloedt de financiële weerbaarheid negatief. Dat risico is groot geacht en de teruggave in 2022 is vooralsnog gereserveerd voor mogelijke verhoging van de deelnemersbijdragen (€ 127.534 is gereserveerd).

• Hoe is het mogelijk om het verlies van € 992.918 te verrekenen met een reserve van € 1.103.326?

Door deze ten laste van de reservepositie te laten gaan tot het maximum dat mogelijk is en het restant te verdelen over de deelnemers.

• Wat zijn de mogelijke risico's en consequenties van het feit dat de huidige reserve niet meer toereikend is voor nieuwe tegenvallers? Welke strategieën zijn overwogen om dit risico te managen?

De situatie in 2023 is gelijk aan 2022 en het afgelopen jaar is de verwachting dat er opnieuw verliezen zullen zijn. Deze zullen door de deelnemers moeten worden gedragen door het terug te storten bedrag aan niet bestede activiteiten wederom in te zetten voor compensatie van de verliezen. In 2023 is er een structureel plan gemaakt om het capaciteitsprobleem het hoofd te kunnen bieden. Vlissingen zal plaats gaan nemen in de begeleidingscommissie van de RUD Zeeland door een business controller te sturen.

• Is er een duidelijk plan om het verwachte tekort voor het jaar 2023 aan te pakken? Welk plan van aanpak is er om het personeelsverloop, de inwerktijd en ziekteproblemen aan te pakken?

Er is een duidelijk plan om het verwachte tekort aan te pakken door meer mensen aan te nemen en sneller het inwerkproces te begeleiden Tevens wordt gedacht aan externe hulp voor het uitvoeren van de activiteiten. Er is een Voorstel gedaan Strategisch Werven in 2023.

• Waarom wordt het ontvangen bedrag voor de gemeente Vlissingen voorgesteld als bestemmingsreserve voor bodemtaken onder de Omgevingswet en uitvoering van milieu-gerelateerde taken? Is er een directe relatie tussen deze activiteiten en het ontstane tekort?

Er is sprake van een directe relatie tot het werkveld. Deze gelden zouden ook ingezet kunnen worden bij het moeten verhogen van de benodigde gelden voor de RUD. Daarnaast is de uitvoering van de milieu gerelateerde zaken direct gerelateerd aan de RUD gelden.

• Hoe is het percentage van 3,3% onderschrijding voor de gemeente Vlissingen berekend? Zijn er vergelijkbare gegevens beschikbaar voor andere deelnemers?

Er is berekend welk deel van de activiteiten die gepland stonden niet zijn doorgegaan door ondercapaciteit. De verdeling van niet doorgevoerde activiteiten is gelijk verdeeld over de andere gemeenten. Voor elke gemeente is een dergelijke berekening gemaakt.

• Wat zijn de verwachtingen met betrekking tot de samenwerking met de Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG) om de processen in 2024 beter op elkaar aan te laten sluiten? Zijn er concrete plannen om de besluitvormingstijd te verkorten?

De RUD Zeeland heeft aangegeven te werken aan een betere aansluiting op de agenda’s van de verschillende besluitvormende vergaderingen. Er wordt gewerkt aan het verkorten van de besluitvormingstijd.

• Is er of komt er een evaluatie van de effectiviteit van de voorgestelde maatregelen om het tekort te dekken? Zo ja, worden deze dan zo spoedig mogelijk gedeeld met de raad?

De financiële begeleidingscommissie heeft hierover positief geadviseerd. Er is voor gekozen de deelnemers zo min mogelijk te belasten. In deze situatie lijkt dit de beste oplossing te zijn. De plannen en het voorstel Strategisch werven moet nadrukkelijk worden gevolgd om het structurele probleem zo snel mogelijk op te lossen.

• Waarom varieert de verrekening met de deelnemers van een negatief saldo tot een positief saldo?

Doordat de ondercapaciteit ontstaat krijgt de Gemeente het geld terug dat niet is besteed aan de ingeplande activiteiten die niet zijn uitgevoerd. Aan de andere kant moet de Gemeente als deelnemer bijdragen in de verliescompensatie. De compensatie is negatief en de teruggave betreft de ondercapaciteit en de gelden voor niet uitgevoerde activiteiten.

• Hoe verhoudt zich de voorgestelde verliesverrekening ten opzichte van het percentage van de realisatie?

De verliesverrekening is op basis van de deelnemersbijdrage door de verschillende organisaties.

• Wat zijn de mogelijke gevolgen als er geen verrekening met de reserves plaatsvindt?

Dan dragen de deelnemers 100% van het verlies naar hoogte van de deelnemersbijdrage.

• Wat zijn eventueel de juridische implicaties van het niet voldoen aan de richtlijn VZG met betrekking tot de weerstandscapaciteit?

De VZG-richtlijn bevat de algemene afspraken tussen de Zeeuwse gemeenten over hoe de bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen jaarlijks worden bijgesteld. Indien de afspraken over reservevorming niet worden behaald zullen de verschillende deelnemers een extra storting moeten doen om de tegenvallers te kunnen opvangen.

• Zijn er alternatieve juridische oplossingen overwogen?

Niet zo zeer juridische oplossingen, maar wel meer invloed uitoefenen in de financiële begeleidingscommissie en boven op de structurele plannen zitten om de problemen te kunnen helpen oplossen.

• Zijn er andere mogelijke gevolgen of aspecten die niet expliciet in het voorstel zijn genoemd?

nee

• Hoe wordt de communicatie naar de deelnemers en intern georganiseerd met betrekking tot dit negatieve resultaat?

Middels zienswijzen wordt gerapporteerd over de status van de oplossingen van structurele plannen.

• Hoe wordt ervoor gezorgd dat de verrekening van het resultaat in lijn is met de belangen van alle deelnemers en transparant wordt uitgevoerd?

De verdeling staat er transparant in

• Wat is het plan en de timing voor de facturatie aan de deelnemers na de besluitvorming?

Na de besluitvorming wordt conform de verdeling de facturatie uitgevoerd.