11232023 Q&A vragen 3.3 audit compleet

MEMO GRIFFIE AAN

: Raadsleden, collegeleden

DATUM: 23-nov-2023

VAN

: Griffie

Betreft

: Vragen en antwoorden adviesraad (Q&A)

Beste raad- en collegeleden, Voor de commissie Ruimte van 23-10-2023 zijn ten aanzien van het raadsvoorstel 3.3 – Externe toetsing criteria exit strategie artikel 12 status gemeente Vlissingen de volgende vragen gesteld. De antwoorden staan in de 2e kolom. Fractie FVD

Behandeld door Audit Commissie

Onderwerp: 3.3 - Externe toetsing criteria exit strategie artikel 12 status gemeente Vlissingen Vraag • Welke criteria worden gehanteerd bij het selecteren van de externe expertise voor het adviseren van de raad in het exit strategieproces? • Hoe wordt de onafhankelijkheid van de externe opdrachtnemer gewaarborgd bij het verstrekken van advies aan de raad en het beoordelen van de exit strategie? • Wat zijn de potentiële risico's en uitdagingen verbonden aan het betrekken van Deloitte als zowel sparringpartner van het college als adviseur van de kwaliteit van het college-advies aan de raad? • In hoeverre is er duidelijkheid over de kosten van de externe expertise, en welke stappen worden ondernomen om deze kosten binnen aanvaardbare grenzen te houden?

Antwoord Indien de raad instemt met het raadsvoorstel dan wordt er advies ingewonnen bij een onafhankelijke accountant. Er is geen meervoudig onderhandse offerte nodig. Te denken valt aan de Big five: E&Y, PWC, Deloitte, KPMG, BDO. Een accountant hoort onafhankelijk te zijn.

Deloitte is ook gevraagd om het college te adviseren over de exit strategie. Deloitte heeft indien de raad ook gebruik gaat maken van hun expertise een dubbele pet. Alternatief is dan om de huisaccountant niet tevragen. Dit heeft mogelijk tot gevolg dat de offerte duurder uit zal vallen. Die is er nu nog niet. Dit hangt af van de gewenste diepgang van het onderzoek.

• Wat zijn de exacte vragen die de auditcommissie heeft opgesteld (zoals vermeld in bijlage 1), en hoe worden deze vragen beantwoord om de raad adequaat te informeren? In welke vorm komt deze bij de raad terecht?

wat zijn de criteria en de parameters voor een gezonde afronding van de artikel 12 status van gemeente Vlissingen?  waar staat de gemeente Vlissingen in financieel en organisatorisch opzicht nu?  moet de gemeente Vlissingen beheersmaatregelen nemen, wat zijn de risico’s? Kortom, wat is het toetsingskader bij een mogelijke exit uit de artikel 12 status?

• Hoe worden de rollen van de auditcommissie, het college, en de externe opdrachtnemer gedefinieerd en afgestemd om een soepel verloop van het eventuele exit strategieproces te waarborgen?

De auditcommissie fungeert als vooruitgeschoven post van de raad bij de contacten met de accountant inzake de planning & control cyclus. Indien de raad instemt met het raadsvoorstel zal de auditcommissie de externe adviseur begeleiden. De raad wordt uitdrukkelijk meegenomen in



• Hoe wordt de communicatie, via het raadsinformatiesysteem, vormgegeven om de transparantie en toegankelijkheid van informatie over het exit traject artikel 12 status te waarborgen?

dit proces want de auditcommissie zal verantwoording afleggen aan de raad. Raadsleden zijn ook welkom bij eventuele afstemming overleggen tussen auditcommissie en externe adviseur. Het college heeft Deloitte gevraagd voor een advies. Bij de advisering van een externe adviseur aan de raad/ auditcommissie heeft het college geen directe rol. Alle beschikbare informatie wordt gedeeld met alle leden van de raad en de commissie. De vergaderingen van de auditcommissie zijn raadpleegbaar voor alle leden en dat zal niet veranderen. Leden zijn welkom bij vergadering van de auditcommissie over dit exit traject als toehoorder.

Fractie POV

Behandeld door audit commissie

Onderwerp: Vraag Waarom vindt u een intern onderzoek nodig om het onderzoek van de inspecteur te toetsen?

Hoeveel gaat dit onderzoek kosten en hoe dekt u dit? Is dit plan van aanpak ook met de inspecteur gedeeld en heeft u daarop een reactie ontvangen?

Antwoord De auditcommissie vraagt aan de raad of de raad een positie wil innemen in het exit artikel 12 traject. Het beoogde doel van de externe adviesvraag is om te toetsen of de gemeente Vlissingen duurzaam uit het artikel 12 traject kan komen en blijven. Met behulp van de externe ondersteuning kan de raad zich een goed oordeel vormen over het advies wat de inspecteur artikel 12 aan de fondsbeheerders gaat geven. Nog niet bekend, hangt af van de (gewenste) diepgang van het onderzoek. Het plan van aanpak van de auditcommissie wordt niet gedeeld met de inspecteur.