10182022 QA vragen 3.1 def antwoorden

MEMO GRIFFIE AAN

: Raadsleden, collegeleden

DATUM: 18-10-2022

VAN

: Griffie

Betreft

: Vragen en antwoorden adviesraad (Q&A)

Beste raad- en collegeleden, Voor de extra commissie Ruimte van 18 oktober 2022 zijn ten aanzien van het raadsvoorstel 3.1 - Raadsvoorstel uitbreiding krediet nieuwbouw Team Stadsbeheer de volgende vragen gesteld. De antwoorden staan in de 2e kolom. Fractie POV

Behandeld door wethouder

Onderwerp: 3.1 - Raadsvoorstel uitbreiding krediet nieuwbouw Team Stadsbeheer Vraag 1. In het raadsvoorstel voor het 1e krediet met een raadsbesluit op 27 mei 2021 geeft u aan dat de exploitatiekosten als gevolg van de nieuwbouw vergelijkbaar zijn met de huidige situatie. Bij het huidige voorstel heeft u een staatje meegestuurd waarin de begrotingswijziging staat voor het aanvullend krediet. Kunt u eenzelfde staat aan de raad sturen met daarin de bedragen zoals die aan de orde waren bij het 1e krediet in mei 2021?

Antwoord De beheer- en exploitatielasten van het nieuwe gebouw zijn 20k lager dan de beheer- en exploitatielasten van de Edisonweg en de Vredehoflaan samen. Hierbij moet rekening worden gehouden met het feit dat alleen het noodzakelijk onderhoud wordt uitgevoerd en de budgetten niet zijn bijgesteld naar de huidige prijspeil. Dit is dus al een aanzienlijke extra besparing. Vervolgens gaan we terug van het beheer van 2 panden naar 1 pand. Denk aan verzekering, schoonmaak, telefonie etc. Ook dit is een aanzienlijke besparing. De kapitaallasten voor het nieuwe gebouw zullen hoger zijn dan de huidige situatie, omdat het pand in aanschaf duurder is. Daar tegenover staat dat het pand voldoet aan de huidige normen en de beheeren exploitatielasten lager zullen zijn dan de beheeren exploitatielasten van de Edisonweg en Vredehoflaan samen. Bij het eerste krediet is er geen begrotingswijziging opgesteld maar de bedragen zijn niet anders dan wat er nu is opgesteld met uitzondering van de kapitaallasten.

2. Het door u gevraagde krediet is ongewijzigd als het gaat om de kosten voor de grond. In de vergadering van september jl. gaf de wethouder aan dat de meerkosten voor de grond van 782.000 Euro mede werden veroorzaakt doordat er meer grond bij de nieuwbouw werd betrokken. Het zou hier gaan om een groenstrook. Graag ontvangen hierover van u meer uitleg: hoe groot is het nu toegevoegde stuk grond, wat is de prijs voor deze extra grond, kunt u een groenstrook wijzigen in een andere bestemming, en op welk moment besloot u dat meer grond nodig was, en waarom?

Het college heeft op 26 januari 2021 ingestemd met de nieuwe ontsluitingswegen voor het Justitieel complex Vlissingen. Eén van die ontsluitingswegen wordt gevormd door de Visodeweg met een directe aansluiting op de Marie Curieweg. Om de gevolgen van deze beslissing voor het perceel voor Team Stadsbeheer in beeld te brengen is intern een eerste schets opgesteld. Deze voorgestelde nieuwe weg loopt over de aanwezige waterpartij aan de zuidzijde van het perceel voor Team Stadsbeheer en voor een klein deel hierover heen. Met dit plan moet de eerdere stedenbouwkundige opzet voor Team Stadsbeheer wat worden aangepast. Hierdoor is 252 m2 grond minder beschikbaar, maar de resterende ‘driehoek’ (t.h.v. de watergang) kom erbij. Deze heeft een oppervlakte van 1244m2. Hierdoor kan de

buitenopslag en bebouwing beter gepositioneerd worden. Voor de grondexploitatie Souburg I heeft dit geen financieel effect (kosten Wind in de Zeilen) en de voorgestelde nieuwe ontsluiting heeft per saldo dus wel een positief effect op de plannen voor Team Stadsbeheer. De bestemming hiervan kan gewijzigd worden. 3. U specificeert niet langer in uw nieuwe voorstel de bewuste 782.000 Euro, maar heeft dit bedrag toegevoegd aan het totale extra krediet. Toch willen wij wel degelijk inzicht in de besteding van dit bedrag. Graag een specificatie.

Grond ontgraven bouwkuip incl. afvoer € 223.673,68 * 10% onvoorzien = € 246.041,05 Grond vervoeren en storten (bovenste gedeelte van het terrein, wat standaard is bij een project) ( €164.538,25 * 10 % onvoorzien) = € 180.992,08 Dempen watergang € 36.267,71 Grondwerk i.v.m. bouwpeil, kwaliteit = € 296.886,45 Verleggen kabels en leidingen = € 22.735,98

Totaal = € 782.923,27 4. Wij zien dat zowel de eerste raming als de second opinion berekend zijn met dezelfde norm, NEN2699. Het eerste krediet werd goedgekeurd in mei 2021 op basis van prijspeil 2019 met index en op PVEbasis zonder opties. De huidige prijs is daar vrijwel het dubbele van: geprognotiseerd tot eind 2023 met PVE inclusief opties. Kunt u aangeven hoe dit enorme verschil is opgebouwd, met name wat de extra opties daarbij hebben betekent?

De NEN2699 norm omvat enkel een ramingssystematiek en bevat geen kengetallen. Redenen overschrijding: zie analyses per discipline. Dit is op het Overzicht investeringskosten compact beschreven: - extreme markt met schaarste en dagprijzen (inflatie, energie-/gasproblematiek, oorlog) - de uitgestelde planning (2022 -> 2024); - uitsluitingen en PM posten in de budgetraming zijn ingevuld. Het betreft: ’Bedrijfsinstallaties overig’ en daarmee samenhangende bouwkundige- en installatie voorzieningen. Het gaat dan om bijvoorbeeld werkplaatsinrichting, zoutmenginstallatie, olie-installatie, installatieafzuigingen, perslucht, grijs-/pekelwater. - wijziging van uitgangspunten zoals verplaatsen van de waterberging etc. - aanvullende eisen door gebruikers en gemaakte keuzes door gemeente zoals elektrische laadvoorzieningen voor voertuigen en fietsen.

5. Dan is er een variant op basis van het PVE met beperkte opties, weliswaar iets duurder dan bij het eerste krediet, maar veel lager dan u nu vraagt. Waarom kiest u dan toch voor de duurste variant met een prijspeil tot eind 2023 en waarbij alle risico’s bij de gemeente als opdrachtgever ligt?

Alle voorgaande varianten zijn up-to-date gebracht qua kengetallen, prijspeil en inhoud. Als deze worden doorgerekend met de laatste kengetallen dan komen deze inmiddels hoger uit. De gemeente heeft in de laatste variant alleen gekozen voor extra opties om bouwwerken en terrein toekomstbestendiger en daarmee duurzamer

te maken. Zoals het plaatsen van elektrische laadvoorzieningen en plaatsen van zonnepanelen.

6. Waarom heeft u niet voor de goedkopere, midden, variant gekozen?

Zie ons antwoord op vraag 5.

7. Als we kijken naar de normbedragen die op dit moment worden gehanteerd voor kantoren, overkappingen, bedrijfshallen en terreinverhardingen dan is het gevraagde krediet (excl. Grond) ongeveer 2.5 miljoen Euro hoger dan die normen. Heeft u daar een verklaring voor?

Wij weten niet op welke normen u doelt, het betreft geen standaard kantoor of bedrijfshal.

8. U heeft gekozen voor een meervoudige onderhandse procedure van aanbesteding. Deze procedure is toegestaan voor opdrachten onder de EU-drempel (€ 3.000.000). Hierbij geldt het volgende: “De berekening van de geraamde waarde moet gebaseerd zijn op het totale bedrag dat de opdrachtwaarde naar verwachting zal inhouden, excl. BTW. Om de totale waarde te berekenen moeten ook eventuele opties of verlengingen bij de overeenkomst worden meegenomen. Voor de berekening moeten bovendien alle percelen van de opdracht worden opgeteld. De waarde van deze opdracht is hoger dan de norm die in de eigen inkoop- en aanbestedingsregels staat vermeld. Het feit dat er een lager bedrag geforceerd wordt door de opdracht in drie delen te splitsen doet daar niets vanaf en is ook niet toegestaan. Betekent dit niet dat u, naast de eigen regels, ook de wettelijke regels heeft overtreden?

Een aanbestedende dienst heeft de vrijheid om zelf de inhoud en omvang van de inkoopbehoefte te bepalen. Daarbij geldt geen (wettelijke) verplichtingen om leveringen, diensten en/of werken die voortvloeien uit één project samengevoegd aan te besteden.

9. Het project is niet dermate complex dat de keuze voor een bouwteam het meest voor de hand ligt. Wat is de reden dat u voor deze wijze van aanpak heeft gekozen?

De belangrijkste reden was het inkorten van de totale doorlooptijd. Bij een bouwteam kan deze veel korter zijn dan bij een traditionele manier waarbij aannemers pas worden betrokken voor prijsvorming na de technische uitwerking van het hele project. Bij een bouwteam kan prijsvorming en andere adviezen parallel lopen met het ontwerptraject en de technische uitwerking daarvan. Kennis en expertise van aannemers kan bij het ontwerp benut worden. Daarnaast zijn aannemers mede verantwoordelijk te houden voor ontwerpkeuzen gezien hun betrokkenheid.

Probleem met normen is hoe dan ook dat deze in een volatiele markt snel achterlopen op de werkelijkheid. Voor de goede orde: de bedragen zijn geen aanneemsommen maar ramingen. Pas na een technische uitwerking kunnen aanneemsommen worden geraamd.

Elk van de aanbestede opdrachten is uitgevoerd conform de aangewezen procedure. Het verbod op splitsing van opdrachten (met als doel aanbesteding te ontlopen) heeft betrekking op samenhangende/gelijksoortige opdrachten. Daar is in dit geval geen sprake van. Dit blijkt er onder meer uit dat de verschillende opdrachten (civiel, installaties, bouwkundig) afwijken in onder meer uitvoeringseisen, markt en mogelijke inschrijvers.

10. Gezien het tekort in de eigen organisatie aan personele bezetting, is het niet beter om te kiezen voor een turn-key oplossing?

Turn-key kan tijd schelen maar kan ook juist tijd kosten omdat vooraf goede en zeer gedetailleerde afspraken moeten worden gemaakt om problemen voor te zijn. Overige nadelen: - Sterk afhankelijk van de bouwer; - Moeilijker bij te sturen tijdens het proces; - Minder flexibel; kan nadelig zijn voor de doelen; - Per saldo doorgaans kostbaarder; - Beperkte ervaring met turn-key projecten in de organisatie.

11. Wat waren de project doelstellingen? Deze zijn niet omschreven in de aanbesteding- en gunningsleidraad maar er wordt wel in die documenten geschreven dat hier aan wordt getoetst bij de gunning. Graag inzage hierin.

De projectdoelstellingen zijn opgenomen in de business case die door het college van B&W op 27 oktober 2020 is vastgesteld. De doelstelling zoals opgenomen in de collegeopdracht “Ontwerp en realisatiefase Nieuwbouw Team Stadsbeheer” luidt: In de eerste helft van 2022 beschikt de gemeente Vlissingen op de aangewezen locatie op bedrijventerrein Souburg I over een nieuwe bedrijfshuisvesting, gereed voor ingebruikname inclusief benodigde voorzieningen en terreininrichting voor Team Stadsbeheer, passend binnen de in de businesscase opgenomen randvoorwaarden (PvE) waaronder de ambitie ten aanzien van duurzaamheid en milieu, het geldende bestemmingsplan en het beeldkwaliteit plan.

Het project moet leiden tot het volgende resultaat: Een duurzame nieuwe huisvesting voor team stadsbeheer, bestaande uit de clusters afvalinzameling, groenonderhoud, wegenonderhoud en service (veegdienst, evenementenondersteuning etc.) en alle bijbehorende (ondersteunende) functies: - De huisvesting wordt met het oog op de toekomst duurzaam en schaalbaar (in- en uitbreidingsmogelijkheden worden indien mogelijk meegenomen); - De nieuwe huisvesting biedt plaats aan ca 55 personen, werkzaam in de buitendiensten en ca 20 personen met een kantoorfunctie, uitgaande van het huidige aantal werkzame personen inclusief vacatureruimte; - De nieuwe huisvesting en het omliggende terrein biedt plaats aan voldoende opslag, onderhoudsvoorzieningen, stalling, sanitaire voorzieningen, noodzakelijk voor de bedrijfsvoering/te leveren diensten waarbij uitgegaan wordt van de omvang van het huidige materieel; - Op het terrein wordt een stortbordes, zoutopslag met stalling voor materieel gerealiseerd; - Onderhoudsvriendelijk terrein. - Het terrein wordt optimaal benut en heeft een logische en praktische indeling tijdens de activiteiten van Team Stadsbeheer. - Optimale invulling geven aan het programma van eisen

Tijdens de vragenronde voorafgaand aan de nota van inlichtingen is door een (civiele) aannemer gevraagd naar de projectdoelstellingen. Dit antwoord is in een nota van inlichtingen verstrekt. De aannemer heeft dus inzage gehad in de projectdoelstellingen voor inschrijving.

12. Was er sprake van een taakstellend budget voor ieder van de onderdelen en hoe groot was dat?

Ja, daar was sprake van. De deelbudgetten per discipline zijn pas bepaald nadat duidelijkheid kwam over de demarcatie van de werkzaamheden per discipline. Het taakstellend budget was als volgt opgedeeld: € 1.500.000 Civiel € 2.500.000 Bouwkundig € 1.200.000 Installaties ------------------€ 5.200.000 Het bovengenoemd taakstellend budget is onder andere exclusief projectbegeleidingskosten, adviseurs en aankoop grond. Het betreft dus de bedragen die met de aannemers zijn gecommuniceerd.

13. Voor de installatie component is een vaste vergoeding opgenomen als er geen overeenstemming wordt bereikt over de uitvoering van het werk. Voor de 0verige componenten zijn aan het niet-gunnen geen financiële consequenties verbonden. Er is gegund voor de bouwteamovereenkomst maar nog niet voor de aanneming. Er is een 2.2 RAW bestek. Wat let u op basis daarvan alsnog over te gaan op een openbare aanbesteding?

Voor bouw, installaties en civiel is een vergoeding afgesproken in de bouwteamovereenkomsten als er geen overeenstemming wordt bereikt over de uitvoering van het werk. Het werk kan daarmee worden afgekocht en alsnog worden aanbesteed. Die afweging kan pas worden gemaakt nadat aannemers een daadwerkelijke aanbieding hebben gemaakt. Dat gebeurt nadat het technisch ontwerp gereed is gekomen. Tot die tijd kan contractueel geen afscheid worden genomen van aannemers tenzij zij niet functioneren in het bouwteam.

14. Beter nog is, zoals eerder genoemd, een keuze voor een PVE – midden met beperkte opties op basis van een hard maximaal budget. Bent u bereid hiertoe over te gaan?

Nee, zie ook antwoord op vraag 5. Overigens is het toepassen van een plafondbedrag (hard maximaal budget) niet zonder risico. Een plafondbedrag dient (mede) gebaseerd te zijn op een bedrag waarvoor inschrijvers het werk kunnen en willen maken. Dit is in de huidige overspannen marktsituatie lastig vast te stellen waardoor er een aanzienlijk risico bestaat dat een aanbesteding mislukt vanwege geen (geldige) inschrijvingen.

Fractie SGP

Behandeld door wethouder

Onderwerp: 3.1 - Raadsvoorstel uitbreiding krediet nieuwbouw Team Stadsbeheer 1 vraag over dit raadsvoorstel en 1 achtergrondvraag om de context beter te begrijpen: Vraag Antwoord 1) De kosten voor de grond vallen tegen. Er is een grondige studie gedaan naar beschikbare en A. Is er in de voorbereiding gekeken naar geschikte locaties binnen de gemeentegrenzen (het de verschillende locaties en de kosten van locatieonderzoek). Op basis daarvan heeft het college de grond? B. En is dat heroverwogen nu besloten tot de locatie bedrijventerrein Souburg. De blijkt dat de grondkosten tegenvallen? grondprijs was daarbij niet leidend. De grondprijs vormt ook niet het grootste deel van de kosten. Ook niet van de meerkosten. Het leidt niet tot een heroverweging van de locatie. 2) Is er een businesscase/bedrijfskundige studie gedaan naar de meest optimale locatie qua vervoersbewegingen en de kosten van deze - niet productieve vervoersbewegingen?

Bij de locatiekeuze zijn voor- en nadelen afgewogen. Een van de uitgangspunten was dat de locatie gelegen dient te zijn aan/nabij een gebiedsontsluitingsweg. Vanuit de nieuwe locatie moeten alle stadsdelen zo efficiënt mogelijk kunnen worden bereikt zonder dat dit hinder of schade veroorzaakt aan wegen die daarvoor niet zijn ingericht/aangelegd. In ons geval is het af transport van de afvalstromen altijd oostelijk gelegen vanuit Vlissingen en daarmee gunstig voor de retour naar de huisvesting. Wanneer de vracht twee keer per dag wordt afgestort hoeft er niet door het westelijke deel te worden gereden wat resulteert in een aanzienlijke tijdswinst. Bovendien kan er meerdere keren per dag worden afgestort op efficiënte momenten vanuit de nieuwe locatie van stadsbeheer. Daarnaast hoeven de toeleveranciers niet langer door de stad te rijden en zijn ze snel weer op de rijksweg. Een volledige bedrijfskundige studie is niet gedaan.