09082022 Q&A vragen 3.1 compleet

MEMO GRIFFIE AAN

: Raadsleden, collegeleden

DATUM: 8 september 2022

VAN

: Griffie

Betreft

: Vragen en antwoorden adviesraad (Q&A)

Beste raad- en collegeleden, Voor de commissie Ruimte van 8 september 2022 zijn ten aanzien van het raadsvoorstel 3.1 Aanvullend krediet Nieuwbouw team stadsbeheer de volgende vragen gesteld. De antwoorden staan in de 2e kolom. Fractie POV

Behandeld door wethouder Bertijn

Onderwerp: raadsvoorstel 3.1 - Aanvullend krediet Nieuwbouw team stadsbeheer Vraag 1. De raad heeft in de raad van 27-5-2021 toegestemd met een krediet voorstel van € 7.441.000 in het geheime overzicht staat als oorspronkelijk bedrag een ander, hoger bedrag. Waar komt dat bedrag vandaan?

Antwoord Voorbereidingsbesluit € 360.000 uit begroting 20202023 Raadsbesluit 27-05-2021 Registratienummer 1296988 Raadsbesluit 9 december 2021(Registratienummer: 1343805, 2e berap 2021) 8. Aanpassing in 2022 van het krediet Nieuwbouw Stadbeheer met € 587.000 a. De structurele consequenties mee te nemen in de voorbereiding van de begroting 2023

2. In het proces overzicht wordt genoemd : Oktober 2021: 2e Bestuur rapportage 2021: signaal afgegeven dat investeringskrediet niet toereikend is en voorgesteld het krediet met 13% te verhogen i.v.m. de bouwkosten. Hier is geen raadsvoorstel voor gekomen, de Raad is zelfs niet ingelicht, waarom niet? De Raad heeft daar niet mee ingestemd maar dit wordt wel opgenomen in dit Raadsvoorstel, de vraag om extra krediet is dus eigenlijk nog hoger?

Zie Raadsbesluit 9 december 2021(Registratienummer: 1343805, 2e berap 2021)

3. Materialen zijn duurder geworden door verschillende oorzaken maar waarom de begeleiding tijdens de bouw ook flink hoger uitvalt is onverwacht. Is daar een verklaring voor?

Er ligt een direct verband voor de begeleiding met de hoogte van de bouwsom. De uitwerking van het project wordt groter, dit betekent dat meer kosten gemaakt moeten worden voor de uitwerking van de ontwerpen, berekeningen en begeleiding van dit proces.

4. Hoe kan het zijn dat PM kosten nog niet in de oorspronkelijke begroting zaten? Er was toch bekend dat deze kosten ook gemaakt moesten en dus ook onderdeel van de begroting

Op aangeven van uw raad is er gestreefd naar soberheid. Op onderdelen zijn we hier in aanvang van het project in doorgeschoten. Dit is met dit voorstel hersteld naar een functioneel doelmatig ontwerp zonder luxe. In de oorspronkelijke begroting

hadden moet zijn?

waren een aantal onderdelen als PM post omdat er aangenomen werd dat deze uit een ander budget, dan het bouwbudget zouden worden bekostigd, later bleek deze aanname onjuist. Het betreft: ‘Bedrijfsinstallaties overig’ en daarmee samenhangende bouwkundige- en installatie voorzieningen. Het gaat dan om bijvoorbeeld werkplaatsinrichting, zoutmenginstallatie, olieinstallatie, installatieafzuigingen, perslucht, grijs-/pekelwater.

5. In de oorspronkelijke begroting waren de grondkosten voor € 1.320.000 opgenomen. Er werd hier uitgegaan van bouwrijpe grond zoals gebruikelijk is. Er zijn geen kosten opgenomen in het krediet voor kosten van het bouwrijp maken en dat wordt nu ook niet gedaan. Deze worden toegevoegd aan de GREX van Souburg 1. Dat betekent uiteindelijk dat de grondopbrengst van deze transactie (€ 1.32 milj - de extra kosten gerelateerd aan de grond á € 782.900) slechts € 537.100 bedraagt. Hoe is het mogelijk dat u uitgaat van een bouwrijpe levering in het raadsvoorstel van mei 2021 en er later achter komt dat dit niet het geval is?

Het begrote bedrag is berekend op basis van het tarief voor bouwrijpe grond. De ondergrond had nog een extra bewerking nodig voor deze bouwrijp was., De extra kosten voor het bouwrijp maken zijn voor rekening van de afnemer. Maar omdat de afnemer de gemeente betreft moet de gemeente, volgens de Iv3 (informatie voor derden, zoals de financiële toezichthouder en ministerie van BzK)), deze kosten verantwoorden in de GREX.

6. Gaat de gemeente ook de bouwrijpkosten van alle overige verkochte percelen voor haar rekening nemen in de GREX?

Nee, de gemeente is in dezen zowel verkoper als afnemer. Voorgesteld wordt om de kosten voor het bouwrijp maken te nemen in de rol als verkoper, omdat het bouwrijp maken volgens de Iv3(wijze waarop kosten moeten worden verantwoord) in de GREX thuis horen. Initieel was de post onvoorzien inderdaad 10% van de bouwkosten. De uitvoerende partijen in het bouwteam hebben in hun eigen begrotingen op onderdelen een lager percentage aangehouden .Wij achten het op dit moment niet verstandig hier in mee te gaan gezien alle prijsontwikkelingen en houden daarom 10% over het geheel aan.

7. U vraagt In te stemmen met een verhoging van de in het krediet verwerkte post onvoorzien naar 10%. Er was in het oorspronkelijke voorstel al sprake van 10%. Dit blijkt onder meer uit de beantwoording van de vragen van het CDA die in de commissievergadering van 22-4-2021 gesteld zijn. Wat bedoeld u dus? 8. Worden de externe partijen die deelnemen in het bouwteam ook betrokken in het vervolg traject? Kunt u uitleggen hoe dit precies in z’n werk gaat?

Ja, met de uitvoerende partijen is een bouwteamovereenkomst afgesloten. Het bouwteam werkt het ontwerp uit naar een Definitief Ontwerp – Technisch Ontwerp met bijhorende tekeningen, berekeningen en beschrijvingen. Deze partijen zijn gerechtigd om als eerste en enige een prijsaanbieding te doen voor het door de opdrachtgever goedgekeurde ontwerp. Indien dit past binnen het taakstellende budget komt een aannemingsovereenkomst tot stand. Indien dit niet past en (na overleg) niet tot prijsovereenstemming leidt is de opdrachtgever vrij om derden uit te nodigen voor het doen van een prijsaanbieding voor het werk. De overige partijen in het bouwteam (de adviseurs) hebben een opdracht tot en met de

uitvoering van het werk. 9. Uit het geheime overzicht “specificatie opbouw krediet en kapitaallasten + marktconforme raming” blijkt dat de overschrijding van de raming niet alleen te maken hebben met veranderende markt maar ook met het niet meer up-to-date zijn door vele nieuwe inzichten zijn ontstaan die hebben geleid tot een aangepast PvE. Is dit niet een vreemde werkwijze? Het PvE zou toch bij het maken van ramingen al definitief moeten zijn? Hoe groot is het aandeel van de aangepaste PvE in de toegenomen kosten?

10. In de “Geheime bijlage: specificatie opbouw krediet en kapitaallasten + marktconforme raming” onder kopje B1 civiel, sloopwerk, grondwerk, terreinen staat een aanzienlijke kostenpost opgenomen waarin de grondkosten niet zijn opgenomen en ook niet de bouwrijpkosten van de grond. Kunt u aangeven aan welke kosten posten we hier moeten denken?

Het Programma van Eisen (PvE) bevatte een ‘globale’ omschrijving van het programma en de eisen. Pas nadat dit vertaald was in een ontwerp kreeg de gebruiker goed inzicht welke functionele beperkingen dit PvE bevatte en leidde dit tot wijzigingen. Hieruit volgde een herziening van het PvE in de vorm van een aangepast ontwerp. Dit gaat vooral over indeling van ruimten, beperkingen in vervoersbewegingen en inzicht in kwaliteitsverbetering omdat de ontwerpvertaling die aansloot bij de oorspronkelijke raming niet de kwaliteit (functioneel, energetisch en comfort) bood die met het PvE beoogd was (industriehal vs. verblijfsruimte). Met de ontwikkeling van het ontwerp werden ook gedetailleerdere ramingen opgesteld die een realistisch beeld vormen. Het percentage is niet uit te splitsen, het ontwerp wijkt af van het PvE en heeft zich in verschillende varianten ontwikkeld, ondertussen zijn ook de prijzen fors gestegen. Een dergelijke werkwijze is zeker niet abnormaal. Een PvE is doorgaans een levend document dat verandert in de tijd. Denk bijvoorbeeld aan het aantal medewerkers en dus het ruimtebeslag. Dit betreft de civiele terreininrichting, dus hekwerken, wegen, parkeerplaatsen, slagbomen, fietsenstalling, stortperrons, etc.

11. In de laatste raming is het prijspeil tot eind '23. Hier in zijn opgenomen meer opties n.a.v. hernieuwd overleg gebruikers zijn uitsluitingen en PM posten in de budgetraming ingevuld; wijziging van uitgangspunten; aanvullende eisen door gebruikers en gemaakte keuzes door de gemeente. Uw planning is: definitief ontwerp gereed oktober 2022, technisch ontwerp gereed februari 2023, contractvorming gereed mei 2023, bouwfase van mei 2023 tot en met juni 2024. Denkt u dat u met verhoging van het krediet tot 12.410.500 het volledige project kunt opleveren of verwacht u nog meer kredietverhogingen nodig te hebben. Hoe zeker bent u hiervan?

Die zekerheid kunnen we niet geven. Er is een zo goed mogelijke inschatting van de kosten gemaakt. We zien bijvoorbeeld dat veel prijzen van materialen en transportbewegingen beïnvloed worden door de energietarieven. De ontwikkeling van deze energietarieven tot einde werk is onvoorspelbaar. Daarnaast zijn ook stijgende loonkosten een risicofactor.

12. De second opinion is een exercitie geweest volgens norm NEN2699. Waarom is de initiële raming niet volgens dezelfde NEN gedaan? Waarom waren staartkosten en

Dit hangt af per kostenadviseur welke opbouw (indeling) deze aanhoudt voor het opstellen van de investeringsraming, dit staat los van de uitkomst van de investeringsraming. De NEN schrijft niet de hoogte van eenheidsprijzen en staartkosten voor,

bouwstelposten en PM niet opgenomen in de eerste raming? (PS: de getallen in de toelichting second opinion t.o.v. initiële investeringsraming kloppen niet met het rapport er zijn wat getallen omgedraaid.) 13. Waarom zijn de waarde adviezen van de twee huidige percelen toegevoegd aan het raadsvoorstel (bijlage 4 + 5) ? De verkoop van deze percelen hebben niets van doen met de aanvraag voor dit krediet. De verkoop van de Edisonweg wordt immers toe gevoegd aan de GREX van de kenniswerf. Over de bestemmingsreserve van de Vredehoflaan zou najaar 2021 een voorstel komen. Dat is er nog niet van gekomen en er wordt nu wel overwogen dit ten goede te laten komen aan de nieuwbouw? 14. Kunt u een overzicht maken van de verschillende diensten die op deze locatie worden gevestigd en welke investering voor welke dienst wordt gemaakt?

maar is een norm hoe je een investeringskostenraming kunt opbouwen. Voor PM posten zie antwoord vraag 4. Reactie op de PS: De getallen zijn niet omgedraaid. Sommige posten moeten bij elkaar worden opgeteld om tot het juiste bedrag te komen. Dit wordt veroorzaakt door een verschil in opbouw in beide ramingen. Beide percelen worden nu door stadsbeheer gebruikt. Pas wanneer er nieuwbouw wordt gerealiseerd kunnen beide percelen worden verkocht. Dit raadsvoorstel beoogd maximale zekerheid aan de baten- en lastenkant. Daarom is er voor gekozen deze opbrengsten niet in dit raadsvoorstel te betrekken.

Het is één gebouw en één terrein. Er worden diverse diensten door Stadsbeheer geleverd (zie opsomming hieronder) het is niet te bepalen wat aan welke investering moet worden toegerekend. De volgende diensten worden door Stadsbeheer uitgevoerd: - directievoering kleine en specifieke onderhouds- en beheerswerkzaamheden door externe partijen; - beheer en onderhoud openbaar groen; -

beheer en onderhoud openbare speelplaatsen;

-

beheer en onderhoud begraafplaatsen;

-

beheer en onderhoud sport- en welzijnsaccommodaties;

-

beheer en onderhoud Brandweerkazernes gemeente Middelburg en Vlissingen;

-

beheer en onderhoud open wijkscholen;

-

beheer en onderhoud overige gemeentelijke panden;

-

beheer en onderhoud overkappingen;

-

beheer en onderhoud verkeersvoorzieningen;

-

beheer en onderhoud terrassen in de

openbare ruimte; -

beheer en onderhoud van openbare verlichting;

-

beheer, onderhoud, inspectie en renovatie bruggen;

-

beheer en onderhoud rioleringen en watergangen;

-

beheer en klein onderhoud aan wegen, fietspaden en trottoirs;

-

beheer en onderhoud bebording en verkeerstekens;

-

onderhoud wagens en machines;

-

afhandelen meldingen en klachten (ogen en oren functie);

-

beheer en onderhoud straatreiniging (incl. oud papier, hondenpoep, etc.);

-

uitvoeren van gladheidsbestrijding;

-

Afvalinzameling.

Dit is onderverdeeld in zes clusters 1. Wijkgericht werken (onderhoud grijs/groen) in de wijken 2. Veegdienst 3. Reiniging (afval) 4. Onderhoud groen/begraafplaatsen 5. Technisch beheer en onderhoud accommodaties, openbare verlichting etc. 6. SOR (riool, stratenmakers etc.) Het gaat om 75 medewerkers plus gemiddeld 15 inhuurkrachten.

15. In het raadsbesluit onder punt 5 wordt melding gemaakt van een nader te nemen besluit in bij de herziening van de Grex dit najaar. Door dit punt op te nemen in dit raadsvoorstel sorteert u daar op voor. Wat is de extra waarde van het opnemen van dit punt in het raadsbesluit, en kan dit niet beter er uit worden gehaald?

Het college legt uw raad nu voor om dit in de 2 e herziening 2022 van de GREX op te nemen.