09052024 Q&A vragen 3.1 compleet

MEMO GRIFFIE AAN

: Raadsleden, collegeleden

DATUM: 5-sep-’24

VAN

: Griffie

Betreft

: Vragen en antwoorden adviesraad (Q&A) – 3.1

Beste raad- en collegeleden, Voor de commissie Algemeen & Sociaal van zijn ten aanzien van het raadsvoorstel Wijziging APV de volgende vragen gesteld. De antwoorden staan in de 2e kolom. Fractie PSR

Behandeld door wethouder

Onderwerp: 3.1 – Wijziging APV Vraag 1. We lezen dat de veiligheidseisen en als gevolg hiervan ook de vergunningseisen voor evenementen zijn aangescherpt. Hierdoor kan het voorkomen dat een evenement dat al jaren plaatsvindt, ineens onder een andere categorie komt te vallen. Is er hierover communicatie en ondersteuning vanuit de gemeente naar de organisatoren van deze evenementen geweest?

Antwoord Wanneer een evenement wordt opgeschaald naar een hogere categorie wordt de organisator daarvan op de hoogte gesteld. Daar waar nodig is er ondersteuning voor het indienen van de aanvraag of verzamelen van extra informatie.

Fractie FVD

Behandeld door wethouder

Onderwerp: 3.1 – Wijziging APV Vraag • Is het mogelijk dat de langere termijnen voor het indienen van vergunningaanvragen, de flexibiliteit van ondernemers en organisatoren van evenementen onnodig gaan beperken?

Antwoord Voor een zorgvuldig vergunningenproces is het tijdig indienen van een vergunningsaanvraag van belang, zodat tijdig advies gevraagd kan worden aan de hulpdiensten. Voor het organiseren van B- en C-evenementen zien we geen belemmering. Deze categorieën moeten in het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de evenementen plaatsvinden middels een vooraankondiging aangemeld worden voor plaatsing op de evenementenkalender. Wanneer de categorie opgeschaald wordt, worden ze hiervan op de hoogte gesteld bij vaststelling van de evenementenkalender, ook wordt aangegeven wat de indieningstermijn is van de aanvraag en welke aanvullende informatie ze moeten aanleveren. Voor B- en C-evenementen is dit dus vroegtijdig bekend. Voor A-evenementen is de indieningstermijn met 2 weken verlengd, in de praktijk zien we dat dit soort aanvragen ook al langer van tevoren bekend zijn. Dit hoeft geen belemmering te vormen. Bij 'te late’ indiening wordt in overleg met de organisator gekeken wat de mogelijkheden zijn.

• Kan het zijn dat de verruimde termijnen een belemmering zullen vormen voor spontane of kleinschalige initiatieven

Kleinschalige initiatieven vallen vaak onder een zogenaamde 0-melding. Deze moet 10 werkdagen van tevoren worden ingediend. Ook hier zien we in de praktijk

die mogelijkerwijs niet maanden van tevoren kunnen worden gepland? Ofwel, hoe beïnvloedt deze wijziging kleinschalige of spontane evenementen, die vaak minder tijd hebben voor uitgebreide planning en indiening?

dat bij spontane evenementen (vanwege mooi weer bijv.) in overleg met de organisator wordt gekeken wat mogelijk is.

• Is er ruimte voor uitzonderingen of soepelheid in de verordening of beleid voor situaties waarin het niet mogelijk is om te voldoen aan de termijnen door omstandigheden buiten de controle van de organisator?

In het nieuw op te stellen evenementenbeleid wordt gekeken naar de mogelijkheden voor verruiming van kleinschalige evenementen en de voorwaarden die daarvoor gelden. Echter moeten we ook de (mogelijke) risico’s meenemen in de overwegingen.

• In de nieuwe situatie kan de burgemeester aanvragen buiten behandeling stellen als termijnen niet worden gehaald en nadere eisen stellen aan de vooraankondiging en aanvraag van evenementen. Dit zijn, voor zover ons bekend, extra bevoegdheden dat in geen enkele andere Zeeuwse gemeente op deze manier in een APV is opgenomen. Waarom acht de gemeente Vlissingen nodig?

De nadere eisen aan de vooraankondiging moeten meer informatie geven over het voorgenomen evenement, waardoor op voorhand al gekeken kan worden naar de mogelijke risico’s bij een evenement. Deze risico’s kunnen in een vroeg stadium al worden meegegeven aan een organisator, zodat de definitieve aanvraag completer is. Met de definitieve aanvraag wordt advies en eventuele inzet gevraagd aan de hulpdiensten. In de huidige APV kan de Burgemeester ook aanvragen buiten behandeling stellen wanneer deze niet tijdig zijn ingediend of waarvan de risico’s te hoog worden ingeschat. Het is bij elke gemeente weer anders, Goes heeft bijv. 12 weken indiendingstermijn voor álle vergunningsaanvragen, terwijl in de APV van Middelburg enkel de voorwaarden voor kleine evenementen (de melding) staan beschreven en niet voor vergunningen.

• Wat zijn de procedures voor het indienen van bezwaar of beroep als een aanvraag wordt afgewezen of buiten behandeling wordt gesteld, en hoe snel kunnen deze procedures worden doorlopen?

Het indienen van een bezwaar kan tot 6 weken na vergunningverlening. Deze bezwaren worden behandeld door de bezwarencommissie, op de doorlooptijd van de behandeling van bezwaren hebben we als gemeente geen invloed. Na advies van de bezwarencommissie moeten we beslissing op bezwaar nemen. Dit gebeurt altijd snel en we stellen daarvan de bezwaarmaker op de hoogte. Er kan bij spoedeisend belang altijd een voorlopige voorziening worden aangevraagd.

• Klopt het dat wanneer een derde partij, bijvoorbeeld de Veiligheidsregio, een beoordeling heeft gedaan met betrekking tot in dit geval de veiligheid, dat er dan sprake is van een inhoudelijke beoordeling? • Klopt het dat er bij buiten behandeling stellen géén inhoudelijke beoordeling plaatsvindt?

Ja, dat klopt. Naast het advies van derden vindt er ook door de vergunningverlener en evenementencoördinator een inhoudelijke beoordeling plaats.

• Wat zijn de gevolgen voor de rechtspositie van een organisator als een aanvraag buiten behandeling wordt gesteld? Wat is het verschil met een afwijzing?

Wanneer een aanvraag ‘te laat’ wordt ingediend, wordt altijd inhoudelijk gekeken of er voldoende tijd is om de aanvraag zorgvuldig te behandelen. Wanneer dit niet het geval is, wordt de organisator daarvan op de hoogte gesteld en de aanvraag buiten behandeling gesteld. De organisator wordt op de hoogte gesteld van de reden waarom een aanvraag buiten behandeling wordt gesteld en krijgt de gelegenheid om de verzuimen te herstellen. Bij het buiten behandeling stellen wordt er geen besluit

genomen, er is dan geen bezwaar en beroep mogelijk. Dit gebeurt wanneer er onvoldoende informatie gegeven wordt of bij hele late aanvragen. • Hoe zijn bij het opstellen van de nieuwe regels, specifieke problemen die bij eerdere evenementen zijn vastgesteld, zoals inefficiëntie en onvoldoende communicatie, geadresseerd?

Na elk evenement wordt deze geëvalueerd, dit gebeurt nu ook al. De uitkomsten van de evaluatie worden meegenomen in volgende procedures vergunningaanvragen. We zijn ook bezig met het ontwikkelen van een digitaal aanvraagformulier om de organisator beter te faciliteren in het indienen van een aanvraag.

• Gezien het vervallen van de termijnen in Artikel 2:16a voor het beslissen op vergunningaanvragen; welk effect verwacht men op voorspelbaarheid en transparantie voor organisatoren?

Door het vooruitschuiven van de indieningstermijnen verwachten we sneller in contact te zijn met de aanvrager/organisator. Dit heeft als voordeel dat we eerder in het proces bij kunnen sturen en eventuele onduidelijkheden kunnen bespreken met de organisatoren.

• Hoe wil men waarborgen dat aanvragen tijdig worden beoordeeld, zonder vastgestelde termijnen?

Uiteindelijk geldt altijd de beslistermijn van artikel 1:2 Apv. Daarin staat dat de burgemeester binnen acht weken moet beslissen op de aanvraag. Hij kan deze beslistermijn met ten hoogste met acht weken verlengen.

• Welke concrete maatregelen worden, om te compenseren voor de onzekerheid die ontstaat door het vervallen van Artikel 2:16a, genomen? Hoe wordt ervoor gezorgd dat organisatoren niet worden benadeeld door eventuele vertragingen in de besluitvorming?

Zie het vorige antwoord.

• Waarom vervallen specifieke bepalingen zoals Artikel 2:18, dat regels stelde omtrent de ordeverstoring bij evenementen? Hoe wordt het behoud van openbare orde en veiligheid gegarandeerd zonder deze bepalingen?

Hier is de lijn van het VNG-model gevolgd. Deze bevoegdheden volgens rechtstreeks uit de openbare orde bevoegdheden die de burgemeester heeft op grond van de gemeentewet. Het komt de juridische borging ten goede als een lagere regeling niet hetzelfde regelt als een hogere regeling.

Fractie POV

Behandeld door wethouder

Onderwerp: 3.1 – Wijziging APV Vraag 1. Tot op de dag van vandaag geldt de nota evenementenbeleid 2016. Een eventueel nieuw evenementenbeleid wordt voor het eerst besproken in de commissie A & S op 5 september aanstaande. Hoe is het überhaupt mogelijk dat de gemeentelijke organisatie een melding van een zgn 0-evenement , in casu de Rommelroute in Oost-Souburg, toetst aan toekomstig en derhalve juridisch niet bestaand beleid?

Antwoord Toetsing van evenementen aan de classificaties die we in het beleid hebben vastgelegd vindt plaats aan de hand van de behandelscan die de Veiligheidsregio gebruikt en aan onze bestaande richtlijnen. In die zin volgen wij geen nieuw beleid, maar kan op basis van het bestaande beleid een andere weging gemaakt worden.