07142022 Q&A vragen 3.2 compleet

MEMO GRIFFIE AAN

: Raadsleden, collegeleden

DATUM: 13 juli 2022

VAN

: Griffie

Betreft

: Vragen en antwoorden adviesraad (Q&A)

Beste raad- en collegeleden, Voor de Raadsvergadering van 14 juli 2022 zijn ten aanzien van het raadsvoorstel 3.2 Jaarrekening 2021 de volgende vragen gesteld. De antwoorden staan in de 2e kolom. Aanvullende vragen kunnen behandeld worden in de raad. Fractie PSR

Behandeld door wethouder

Onderwerp: 3.2 – Rvs Jaarrekening 2021 gemeente Vlissingen Vraag 1. In het accountantsverslag van 7 juli 2022 geeft Deloitte meerdere keren meerwerkkosten aan. Bij interne beheersing wordt er door de accountant gesproken over tekortkomingen. Gaat u voor het komend controle jaar de interne beheersing verbeteren om dit te voorkomen? Graag toelichting

2. Wanneer denkt u en met welke middelen de IT-omgeving op korte termijn te verbeteren? Graag toelichting

3. Om eventuele schommelingen en risico’s uit het gemeentefonds te beheersen geeft de accountant aan dat het verstandig is financieel beleid te formuleren. Wanneer kan de raad hiervoor beleid verwachten? 4. Wanneer kan de raad de specifieke nota Frauderisicobeleid tegemoet zien?

5. Gaat het college extra inzetten om de dossiers uit de Porthos periode zo snel mogelijk op orde te hebben? Graag toelichting

Antwoord Meerwerkkosten hebben betrekking op controlewerkzaamheden bij de Gemeentelijke Vervoerscentrale Zeeland, extra controlewerkzaamheden Sisa bijlagen en extra controlewerkzaamheden op de gemaakte correcties bij de jaarrekening 2021. Laatstgenoemde heeft betrekking op de interne beheersing. Wij zijn continu bezig om de interne beheersing te verbeteren (o.a. oplossen tekortkomingen, processen vastleggen en verbeteren, opstellen intern controleplan, uitvoeren interne controles). De accountant heeft ook bevestigd hierin een stijgende lijn te zien. De accountant heeft in de managementletter 2021 opgenomen dat de interne beheersing van de gemeente Vlissingen van een goed niveau is. De ICT bevindingen zijn ingepland om in 2022 aan te pakken. Benodigde software wordt aangekocht en processen die veelal al in gebruik zijn worden formeel vastgesteld. Het gaat hierbij om onder andere het in- en uitdienst proces en extra logging het gebruik van accounts. Eventuele kosten worden gedekt uit bestaande middelen. We onderschrijven het advies en willen nog dit jaar hiervoor financieel beleid formuleren en aan uw raad voorleggen.

Wij (college en ambtelijke organisatie) zullen de voorbereidingen van de fraude risico analyse 2022 starten in kwartaal 3. Dit traject loopt gelijk met de begroting 2023. Wij zullen de fraude risico analyse 2022 vervolgens in kwartaal 4 afronden. Wij zullen de raad daarna de frauderisico analyse ter kennisgeving aanbieden. Alle dossiers waar directe zorg nodig voor was en is vanuit Porthos opgepakt. Ook vele evaluaties zijn uitgevoerd en opgepakt. Door alle ontwikkelingen die er spelen in het sociaal domein (aanvullende zorg, afhandelen aanvragen en meldingen) is de focus gezet op dat wat als eerste moet. Nu de aanvullende zorg is geïmplementeerd, zal hierop nog extra ingezet moeten en kunnen worden. Er zijn nog een aantal Porthos dossiers waarvan er nog zaken ontbreken. Hier zal nog extra op ingezet moeten worden, dit gaat niet in 2022 volledig opgepakt zijn.