02292024 Q&A vragen 3.1 compleet def

MEMO GRIFFIE AAN

: Raadsleden, collegeleden

VAN

: Griffie

Betreft

:

DATUM: 29 februari 2024

Q&A Commissie A&S – 3.1 - Zienswijze ontwerpregeling GR Zeeuws Archief

Beste raad- en collegeleden, Voor de commissie Algemeen & Sociaal van 29-feb-‘24 zijn ten aanzien van het raadsvoorstel 3.1 de volgende vragen gesteld. De antwoorden staan in de 2e kolom. Fractie SGP

Behandeld door wethouder Portier

Onderwerp: 3.1 - Zienswijze ontwerpregeling GR Zeeuws Archief Momenteel is “onze” archivaris nog werkzaam bij het Zeeuws Archief voor onze gemeente, iemand met grote kennis over de geschiedenis van Vlissingen. Deze archivaris heeft vaak in diverse media publicaties verzorgd over onderdelen van de rijke geschiedenis van Vlissingen. Vraag Antwoord 1. Klopt het dat deze archivaris binnen Met "onze archivaris" wordt waarschijnlijk de voormalig afzienbare tijd met pensioen gaat? archivaris van de gemeente Vlissingen bedoeld. Met het onderbrengen van het archief bij het Zeeuws Archief in 2019 zijn vier mensen overgegaan vanuit Vlissingen naar het Zeeuws Archief. Eén persoon is vervroegd met pensioen gegaan. De andere drie personen werken nog bij het Zeeuws Archief. Inmiddels is door het Zeeuws Archief veel werk verricht aan de collectie, de toegankelijkheid in de applicatie Mais Flexis, aan toegankelijk maken van de grote foto collectie. Er zijn dus veel meer mensen die werken aan de Vlissingse archieven en die daardoor kennis hebben van de Vlissingse geschiedenis. Indien medewerkers met pensioen gaan - en voor de voormalig archivaris van Vlissingen is dat nu nog niet aan de orde - worden medewerkers vervangen. Kennis wordt overgedragen en wordt verbreed binnen het Zeeuws Archief 2.

Hoe is de uitgebreide kennis van onze Op diverse onderdelen van de geschiedenis van geschiedenis én het actief delen hiervan Vlissingen is kennis beschikbaar bij diverse mensen bij gewaarborgd als er geen personen meer het Zeeuws Archief. Uiteraard heeft de voormalig werkzaam zijn bij het Zeeuws Archief, die archivaris van Vlissingen veel kennis, maar er zijn meer met name gespecialiseerd zijn in de medewerkers actief voor Vlissingen. kennis over de Vlissingse geschiedenis? 3. Hoe robuust wordt de deelname van Vlissingen aan deze GR gezien?

De deelname aan deze GR wordt voor Vlissingen als robuust gezien, doordat er financieel geen wijzigingen optreden t.o.v. de samenwerking onder een Dienstverleningsovereenkomst (DVO). Andere opties, zoals het zelf huisvesten of uitvoeren van de archieftaken is op basis van dienstverlening, beheer, mens centraal (personeel en vrijwilligers), Vlissingen centraal en kosten geen optie. Het ontbreekt Vlissingen hierin aan kennis, capaciteit en geld om dit uit te voeren. Daarnaast vindt op dit moment op basis van de DVO alleen overleg met het Zeeuws Archief plaats. Door in de GR toe te treden is het mogelijk om invloed uit te oefenen.

De regelende bevoegdheid voor het college (Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020) en de verordende bevoegdheid voor de raad (Archiefverordening Vlissingen 2020) blijven bij toetreding tot de GR bij de gemeente.

4. Wat is robuust als deze GR, een grote, centrale organisatie is die mogelijk ook log en meer op afstand staat van volksvertegenwoordigers en onze inwoners?

Bovendien draagt deelname positief bij aan uniformiteit, kennisdeling en een efficiënte, gespecialiseerde en deskundige uitvoering van de archieftaken. De uitbreiding van de GR Zeeuws Archief, is dan ook een belangrijke stap voorwaarts in een gezamenlijk Zeeuws informatiebeleid. Dit draagt bij aan de kwaliteitsontwikkeling in archiefverantwoordelijkheid van overheden. Het Zeeuws Archief is zeker geen logge organisatie. De robuustheid wordt bereikt door de deelname van enkele stevige en grotere overheden in Zeeland, die hun verantwoordelijkheid nemen voor deze wettelijke taak om de archieven - zowel de analoge als de digitale archieven - duurzaam te bewaren en toegankelijk te maken. In feite komt de organisatie juist dichter bij de gemeenten te staan door aansluiting bij de GR, doordat er meer zeggenschap en invloed komt. Het mede bepalen van de koers en richting van het Zeeuws Archief is voor de gemeenteraad van Vlissingen een belangrijke kans.

5. Hoe robuust blijft de grote kennis over de geschiedenis van Vlissingen, zonder een archivaris die daarin is gespecialiseerd?

6. Hoe robuust zijn de 2 stemmen van de Gemeente Vlissingen in het bestuur van deze GR voor de belangen van het digitale en analoge archief van Vlissingen, Souburg én Ritthem?

Het grote voordeel van het onderbrengen van de Vlissingse archieven bij het Zeeuws Archief is nu juist dat de kennis niet meer afhankelijk is van slechts één persoon. Dat zou een kwetsbare positie zijn. Juist door aansluiting bij de GR Zeeuws Archief zijn er veel meer archivarissen met kennis van de diverse perioden van de geschiedenis van Vlissingen. Daarnaast zijn er ook connecties met de archieven van het Waterschap en de Provincie en met de rijksarchieven in de Provincie en andere gemeenten. Voor de digitale archieven zijn ook weer andere deskundige medewerkers, zodat ook de aansluiting van Vlissingen aan het e-Depot goed verloopt en de beschikbaarheid van de digital-born archieven wordt gewaarborgd. De twee stemmen zijn gebaseerd op de financiële bijdragen van de aangesloten organisaties. Stemmen is niet gebruikelijk, maar indien dit wel het geval is, dan zal dit gaan over bestuurlijke-, financiële-, of beleidsmatige keuzes. De GR staat voor het belang en behoud van het digitale en analoge archief (kwaliteitsontwikkeling en archiefverantwoordelijkheid van overheden), waardoor dat het uitgangspunt is en zal blijven.

Fractie

Behandeld door wethouder

Onderwerp: Vraag

Antwoord

Fractie

Behandeld door wethouder

Onderwerp: Vraag

Antwoord