02102022 Q&A 3.2 compleet

MEMO GRIFFIE AAN

: Raadsleden, collegeleden

DATUM: 10 februari 2022

VAN

: Griffie

Betreft

: Vragen en antwoorden adviesraad (Q&A)

Beste raad- en collegeleden, Voor de commissie Algemeen & Sociaal van 10-02-2022 zijn ten aanzien van het raadsvoorstel 3.2 – Uitbreiding formatie griffie de volgende vragen gesteld. De antwoorden staan in de 2e kolom. Fractie LPV

Behandeld door voorzitter Werkgeverscommissie dhr. Van der Giessen

Onderwerp: 3.2 - Rvs Uitbreiding formatie griffie.

Vraag

Antwoord

1. Hoe verhoudt de omvang van de formatie in Vlissingen zich tot vergelijkbare gemeentes? Is daar een cijfermatige vergelijking van voorhanden?

Er zijn geen goede cijfermatige vergelijkingen voorhanden. Griffie taken verschillen per gemeente. Bij sommige gemeenten doet de ambtelijke organisatie ook nog taken voor de raad, denk hierbij aan de stukkenstroom. Dat maakt een vergelijking al gauw een soort ‘appels met peren’ vergelijking. Over het algemeen hebben de Zeeuwse griffies minder fte’s dan andere griffies in Nederland. De drie bijlagen behorend bij het raadsvoorstel onderbouwen de aanvraag.

2. Is door de werkgeverscommissie een tijdsverantwoording van de griffiemedewerkers beoordeeld? Zo nee, is op een andere manier een oordeel gevormd over hoeveel tijd welke taken kosten?

De werkgeverscommissie heeft inzicht in de taken en de daarmee gepaard gaande tijdsverantwoording van de griffier en de plaatsvervangend griffier. De uitbreiding zit immers op dat niveau van werken. De griffie medewerkers schrijven geen tijd net zoals bijna alle ambtenaren van de gemeente Vlissingen. Wel is duidelijk aangegeven waar er een tekort ligt en waar de ondersteuning van de raad een stuk beter kan, namelijk op het niveau van de raadsondersteuner.

3. De voorgestelde toename van 0,5 fte op de bestaande formatie van 2,4 fte is bijna 20%. Kan de werkgeverscommissie aannemelijk maken dat deze toename van de capaciteit nodig is? Zou een lager percentage kunnen volstaan?

De griffier en de plv. griffier werken in de meeste gemeenten fulltime of bijna fulltime. De huidige formatie van 0,5 fte is het gevolg van een bepaalde historie. De taken van de griffier en plv. griffier zijn in vergelijking met de start van het dualisme in 2002, maar ook sinds de indiensttreding van deze griffier in 2006 aanzienlijk toegenomen. De formatie van de griffie is echter sinds de start in 2002 niet wezenlijk aangepast. Destijds waren er per raadscyclus alleen commissie- en raadsvergaderingen. Nu zijn er diverse informatiebijeenkomsten bij gekomen. Destijds waren er 8 fracties, nu zijn er 13 fracties. Destijds was er nog geen social media. Met de komst van social media is de waan van de dag algemeen goed en dat heeft ook zijn reflectie op de werkdruk van de griffie.

4. Digitalisering leidt meestal tot meer

Een papieren raadsbundel is een statisch gegeven. De

efficiëntie. Het is te verwachten dat het digitaal samenstellen en verzenden van (vergader)stukken minder werk inhoudt dan het samenstellen van papieren ‘vrijdagzendingen’. Toch wordt in het raadsvoorstel het tegenovergestelde aangegeven. Waarom is de werkdruk hiervan niet afgenomen maar juist toegenomen?

inhoud van de bundel kon nauwelijks meer worden aangepast. Met de digitalisering is de stukkenstroom aanzienlijk vermeerderd. Stukken worden vaker aangepast. Er zijn meer bijlagen bij de raadsvoorstellen. Kortom de doorlooptijd van de agenda en de stukken zit op een hoger niveau. Het was destijds inderdaad de verwachting dat met de digitalisering een efficiency slag gemaakt kon worden. Dat is ook gebeurd, maar niet qua tijdsbeslag voor de griffie medewerkers.

5. Wat wordt bedoeld met “de beeldvorming samen met de raad, college en ambtelijke organisatie een vaste plaats in het bestuurlijk proces te geven”?

Vlissingen is sinds twee raadsperiodes een artikel 12 gemeente. Nieuw beleid werd vooral in de eerste jaren maar heel beperkt toegestaan. Hoe nieuw beleid samen met de gemeenteraad moet worden opgepakt als proces is in die periode bij alle gremia een beetje buiten beeld geraakt. Tijdens de raadsdag van 2019 is een eerste aanzet tot verbetering van dit proces, het stellen van kaders, opgepakt. Die verbetering is nog maar gedeeltelijk gerealiseerd, dat is grotendeels te wijten aan de pandemie, maar ook de griffie heeft hier momenteel te weinig capaciteit voor. De raad wil vanaf de eerste beeldvormingsfase mee genomen worden en niet pas in de commissie fase aan zet zijn. Er kunnen met betrekking tot de beeldvorming zeker stappen gemaakt worden in Vlissingen. Dit vraagt extra capaciteit van de griffie.