Raadsvoorstel en -besluit Update huisstijl gemeente Vlieland

Raadsvergadering datum

: 25 november 2024

Onderwerp

: Update huisstijl gemeente Vlieland

Portefeuillehouder

: Burgemeester M. Schrier

Zaaknummer

: 437478

Beslispunten Ten behoeve van een update huisstijl gemeente Vlieland een budget van € 18.000 beschikbaar te stellen en dit budget te ramen ten laste van het begrote jaarresultaat van 2024.

Samenvatting Het huisstijldocument van de gemeente Vlieland uit 2002 is gedateerd, het is gericht op drukwerk en voldoet niet aan de digitale toegankelijkheidseisen voor de overheid. Beleidsdocumenten van de gemeente hebben geen eenduidige uitstraling, behalve het herkenbare logo van de gemeente Vlieland. Er is een bureau gevonden dat al veel opdrachten voor gemeenten heeft uitgevoerd en dat bekend is met de gemeente Vlieland. Het bureau heeft een offerte uitgebracht voor het actualiseren van de huisstijl met behoud van de vorm van het logo. Omdat de kosten onder de € 25.000 blijven kan de opdracht één op één gegund worden.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan de raad, 1. Aanleiding Het huisstijldocument van de gemeente Vlieland is zo’n 23 jaar oud. Het logo is gebaseerd op de beweging van de zee en de wind en behoeft alleen qua kleur aanpassing. Echter de overige elementen in het huisstijldocument zijn volledig gebaseerd op drukwerk en niet ingericht op ons digitale tijdperk. Het voldoet dan ook niet aan digitale toegankelijkheidseisen voor de overheid. Omdat het ontbreekt aan goede vooraf ingerichte templates in onze huisstijl, hebben de documenten (bijvoorbeeld beleidsstukken) en communicatie-uitingen van onze gemeente veelal geen eenduidige, consequent doorgevoerde en herkenbare huisstijl. Aanleiding voor een update van onze huisstijl.

2. Beoogd resultaat Een herkenbare en bij onze gemeente passende uitstraling in alle communicatie-uitingen van de gemeente Vlieland, zowel online als offline, die voldoet aan de voor de overheid geldende toegankelijkheidseisen.

3. Relatie met omgevingsvisie Er is geen relatie met de omgevingsvisie, of het zou moeten zijn dat in de huisstijl van de gemeente Vlieland het unieke eilandkarakter van de gemeente tot uiting komt.

4. Argumenten 1.1 Het huidige huisstijldocument is niet ingericht op digitale communicatie Het stamt uit 2002 en is gericht op drukwerk. 1.2 Het huidige huisstijldocument voldoet niet aan de voor de overheid geldende digitale toegankelijkheidseisen Voor overheidsorganisaties is het verplichte toegankelijkheidsniveau status A van de norm WCAG 2.1. (WCAG staat voor Web Content Accessibility Guidelines, de internationale standaard voor digitale toegankelijkheid.) Als gemeente kun je met een lagere status beginnen, B of C, maar het moet wel duidelijk zijn dat de gemeente naar status A toewerkt. Onze gemeente heeft op dit moment status C (eerste maatregelen genomen). 1.3 De beleidsstukken en communicatie-uitingen van de gemeente Vlieland stralen op dit moment geen eenheid uit. Het is wenselijk dat een document of uiting van de gemeente Vlieland meteen als zodanig herkenbaar is. Op dit moment ‘doet iedereen maar wat’ naar eigen beste inzicht. Het enige herkenbare element is ons logo. 1.4 Het moet voor medewerkers makkelijk zijn om documenten in de juiste opmaak op te stellen. Medewerkers moeten gebruik kunnen maken van vooraf ingerichte templates (sjablonen) waardoor de door hen opgestelde documenten meteen in de juiste opmaak staan.

1.5 Het moet, ook voor leveranciers en externe partijen die in opdracht van de gemeente werken, duidelijk zijn wat de huisstijl van de gemeente Vlieland is. Een digitaal huisstijlhandboek waarin alle elementen en kenmerken van onze huisstijl zijn terug te vinden is niet alleen handig voor onze eigen medewerkers maar ook bij het uitzetten van opdrachten aan externen of leveranciers. 1.6 De kosten voor een update van de huisstijl en het opstellen van een huisstijldocument zijn lager dan € 25.000, waardoor de opdracht één op één gegund kan worden. Volgens het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Vlieland kunnen diensten tot € 25.000,- via een enkelvoudige onderhandse offerteaanvraag gebeuren (1 op 1). In dit geval bedragen de kosten € 17.500,- en hoeft er bijgevolg geen tweede offerte opgevraagd te worden. 1.7 Het bureau Ontwerpwerk heeft veel ervaring met opdrachten voor de overheid én is goed bekend met Vlieland. Na analyse van verschillende gemeentelijke websites bleek de gemeente Delft een aansprekend online huisstijldocument op haar website te hebben. Via de gemeente Delft werd contact gelegd met de opsteller hiervan en dat bleek een bureau te zijn dat ook de website voor ITGWO heeft gemaakt, Ontwerpwerk. Het bureau heeft veel ervaring met opdrachten voor overheden.

Eind augustus is er een persoonlijk gesprek geweest op Vlieland met een medewerker van dit bureau. Tijdens het gesprek bleek dat zij een goed beeld hadden van de grootte van onze organisatie en de gewenste uitstraling. Ook uit het voorstel dat zij hierop hebben gedaan (zie bijlage) blijkt dat zij goed begrepen hebben waar onze organisatie behoefte aan heeft. De offerte is samen met de medewerker van het bureau doorgenomen en hieruit bleek dat het onderdeel ‘Hosting en security online brandguide’, met jaarlijks terugkerende kosten van € 500, niet nodig is, omdat het online document kan worden geïntegreerd in onze eigen website. 5. Kanttekeningen/risico’s Mochten er meer besprekingen nodig zijn dan in de offerte is opgenomen, dan worden die op nacalculatie doorbelast à € 100 per uur.

6. Uitvoering Een budget beschikbaar te stellen van € 18.000 en dit budget te ramen ten laste van het begrote jaarresultaat van 2024.

7. Communicatie Via de nieuwsbrief, website en sociale mediakanalen van de gemeente Vlieland zal te zijner tijd aandacht worden geschonken aan de nieuwe huisstijl.

8. Financiën Totale projectkosten: € 18.000, te ramen ten laste van het begrote jaarresultaat van 2024. Het restant budget wordt meegenomen naar 2025.

9. Juridische Zaken --

10. Bijlagen • Offerte Ontwerpwerk • Oude huisstijldocument

Vlieland, 15 oktober 2024 Burgemeester en wethouders van Vlieland, M. Schrier, burgemeester A. Idema, gemeentesecretaris

De raad van de gemeente Vlieland, gelezen:

het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 oktober 2024.

overwegende dat:

het huisstijldocument van de gemeente Vlieland is verouderd en niet voldoet aan de voor de overheid geldende eisen voor digitale toegankelijkheid; het wenselijk is dat alle beleidsdocumenten en andere communicatie-uitingen van de gemeente Vlieland als zodanig herkenbaar zijn; het wenselijk is dat alle medewerkers van de gemeente Vlieland maar ook leveranciers en derden die in opdracht van de gemeente werken, de beschikking hebben over templates/sjablonen in de huisstijl van de gemeente Vlieland; er een offerte is uitgebracht voor € 18.000 door een bureau met veel ervaring op het gebied van deze werkzaamheden en dat bovendien bekend is met de gemeente Vlieland; dit bedrag onder de grens van € 25.000 en de opdracht derhalve één op één gegund kan worden.

gelet op:

het Besluit budgetbeheer van de gemeente Vlieland

B E S L U I T: Ten behoeve van een update huisstijl gemeente Vlieland een budget beschikbaar te stellen van € 18.000 en dit te ramen ten laste van het jaarresultaat 2024. Aldus vastgesteld in de raad van de gemeente Vlieland in zijn openbare vergadering van 25 november 2024 de griffier,

de voorzitter,

M.G. Brinksma-Brandenburg

M. Schrier