Raadsvoorstel en -besluit Nieuw systeem begroten en verantwoorden

Raadsvergadering datum

: 13 oktober 2025

Onderwerp

: Nieuw systeem begroten en verantwoorden

Portefeuillehouder

: Burgemeester M. Schrier

Zaaknummer

: 505589

Beslispunten 1. Het huidige systeem Begroten en Verantwoorden van Management Systems te vervangen voor de module Planning &Control en begrotingsmanagement van Pepperflow. 2. Hiervoor een éénmalig investeringsbudget van € 18.000 beschikbaar stellen en het structurele budget met € 13.500 verhogen. 3. Zowel de kapitaallasten van de investering als de verhoging van het structurele budget te dekken t.l.v. het geraamde jaarresultaat.

Samenvatting Het systeem wat wordt gebruikt voor het opstellen van de begroting en de jaarrekening wordt niet meer onderhouden en moet op korte termijn worden vervangen voor een vernieuwd systeem.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan de raad, 1. Aanleiding Het systeem wat wordt gebruikt voor het opstellen van de begroting en de jaarrekening wordt niet meer onderhouden en moet op korte termijn worden vervangen voor een vernieuwd systeem. Sinds jaar en dag maken wij voor het opstellen van de begroting en de jaarrekening gebruik van het systeem Begroten en Verantwoorden van Management Systems. Dit systeem is overgenomen door Pepperflow en heeft nog enige tijd op de oude manier gewerkt maar Pepperflow onderhoudt dit systeem straks niet meer en komt met een nieuw systeem op de markt. Het systeem lijkt wat functionaliteit betreft veel op het oude systeem maar heeft een andere lay out gekregen en biedt ook meer mogelijkheden om boekwerken digitaal te publiceren.

2. Beoogd resultaat Een goed werkend systeem waarmee efficiënt gewerkt kan worden aan begroting en jaarrekening en waarmee boekwerken ook digitaal gepubliceerd kunnen worden.

3. Relatie met omgevingsvisie NVT

4. Argumenten 1.1. Het huidige systeem zal niet meer worden onderhouden en is daardoor niet meer te gebruiken. Er moet dus een alternatief voor het huidige systeem komen. 2.1 Implementatie kosten voor dit nieuwe systeem moeten gezien worden als investering. De jaarlijkse structurele kosten worden hoger het oude systeem wordt echter niet meer onderhouden waardoor we weinig keus hebben. We krijgen hiervoor wel een systeem met wat meer mogelijkheden b.v. op het gebied van digitaal publiceren. 3.1. Er is geen ruimte binnen de begroting voor deze kosten, daarom komen deze kosten t.l.v. het jaarresultaat. 5. Kanttekeningen/risico’s Er bestaat altijd een risico dat de implementatie niet goed verloopt en daarmee het jaarrekeningtraject en begrotingswijzigingen vertragingen op lopen.

6. Uitvoering De opstart van het traject staat gepland voor september – begin oktober, waarbij we starten met de implementatie van het Planning & Control-pakket. De migratie van B&V naar Begrotingsmanagement zal vervolgens plaatsvinden in de periode november/december. Pepperflow bewaakt de tijdslijnen zodanig dat de gemeente Vlieland vanaf de jaarrekening 2025 volledig live is met zowel Pepperflow als Begrotingsmanagement. 7. Communicatie Communicatie wordt betrokken bij de implementatie vanwege huisstijl en lay out.

8. Financiën De investering zal in 5 jaar worden afgeschreven, waarmee de jaarlijkse afschrijving € 3.600 zal bedragen. Het budget voor structurele meerkosten voor dit systeem van € 13.500 en de kapitaallasten zullen begroot worden t.l.v. het geraamde jaarresultaat. 9. Juridische Zaken

10. Bijlagen

Vlieland, 9 september 2025 Burgemeester en wethouders van Vlieland, M. Schrier, burgemeester A. Idema, gemeentesecretaris

De raad van de gemeente Vlieland, gelezen:

het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 september 2025

overwegende dat:

het huidige systeem Begroten en Verantwoorden van Management Systems niet meer onderhouden zal worden

B E S L U I T: 1. Het huidige systeem Begroten en Verantwoorden van Management Systems te vervangen voor de module Planning &Control en begrotingsmanagement van Pepperflow. 2. Hiervoor een éénmalig investeringsbudget van € 18.000 beschikbaar stellen en het structurele budget met € 13.500 verhogen. 3. Zowel de kapitaallasten van de investering als de verhoging van het structurele budget te dekken t.l.v. het geraamde jaarresultaat.

Aldus vastgesteld in de raad van de gemeente Vlieland in zijn openbare vergadering van 13 oktober 2025 de griffier,

de voorzitter,

M.G. Brinksma-Brandenburg

M. Schrier