Raadsvoorstel en -besluit Krediet ondersteuning implementatie zaaksysteem

Raadsvergadering datum

: 29 januari 2024

Onderwerp

: Krediet ondersteuning implementatie zaaksysteem en digitaal werken

Portefeuillehouder Zaaknummer

Burgemeester M. Schrier : 383121

Beslispunten 1. Goedkeuring te verlenen aan een financiering van € 52.000 t.b.v. inhuur IenPM voor het begeleiden en verder implementeren van het zaaksysteem Mozard. 2. Deze financiering te dekken via een begrotingswijziging over 2024 t.l.v. het geraamde jaarresultaat 2024. Samenvatting Om de digitalisering van de gemeentelijke organisatie tot stand te brengen werkt de gemeente met het zaaksysteem Mozard. In dit zaaksysteem worden documenten en processen bijgehouden, bewaard (en vernietigd waar nodig). Om dit systeem voor de hele organisatie goed werkend, ingericht en geïmplementeerd te krijgen is externe begeleiding nodig. Hiervoor wordt het bedrijf IenPM ingehuurd. Om dit te bekostigen is een begrotingswijziging nodig voor 2024 van 52.000 euro t.l.v. het geraamde jaarresultaat 2024. Het college heeft hiervoor goedkeuring van de raad nodig.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan de raad, 1. Aanleiding Op 12 december heeft het college in principe ingestemd met de inhuur van het bedrijf IenPM om het zaaksysteem Mozard volledig in de organisatie te implementeren. Dit gebeurt via verdere inrichting van het systeem, opleiding van personeel en begeleiding bij specifieke vraagstukken. Om deze begeleiding te kunnen financieren is een bedrag van 52.000 euro nodig.

2. Beoogd resultaat Het beoogde resultaat is het volledig digitaal kunnen werken én archiveren binnen de gemeentelijke organisatie, waarbij tevens aandacht is voor procesmanagement en opleiding van het personeel. De offerte (zie bijlage) geeft tevens een tijdspad met verschillende werkzaamheden die we zowel intern als in samenwerking met IenPM uit gaan voeren in 2024 om dit resultaat te bereiken. Hierbij zijn de diverse werkzaamheden en kosten zoveel mogelijk uitgesplitst.

3. Argumenten 1.1 Er is intern geen passende kennis en mankracht beschikbaar. Hoewel er (mede in samenwerking met de andere Friese eilanden) wel stappen zijn gezet in de verbetering van het gebruik en de werking van het zaaksysteem blijkt in de praktijk dat er intern niet genoeg kennis en mankracht beschikbaar is om het systeem echt goed ingericht en werkend te krijgen en goed ingebed in de hele organisatie. De gemeente Vlieland beschikt niet over de interne informatiespecialist die hiervoor noodzakelijk zou zijn.

1.2 IenPM heeft de specialistische kennis voor het systeem dat wij gebruiken. IenPM is het enige bedrijf dat expliciet ervaring heeft met én gespecialiseerd is in Mozard. Zij hebben het systeem in het verleden helpen ontwikkelen en het ligt daarom voor de hand dat zij hierbij het best van dienst kunnen zijn. Een andere consultant zou het hele systeem nog moeten leren kennen. Dit kost extra tijd en geld. De andere eilanden reeds positieve ervaringen met de inhuur van IenPM voor begeleiding binnen hun organisatie. 1.3 De kosten voor deze begeleiding waren nog niet begroot en vereisen daarom een begrotingswijziging. Pas eind 2023 zijn de plannen voor deze begeleiding goed ter tafel gekomen en besproken met het MT en de afdeling DIV. Hierdoor zijn deze kosten nog niet begroot voor 2024 en moet er dus een begrotingswijziging goedgekeurd worden door de raad.

2

Kanttekeningen/risico’s 1.1 Onderbezetting blijft een risico nadat dit project is afgerond Het niet hebben van een interne informatiespecialist blijft vooral op de lange termijn een risico, zeker als we echt digitaal willen blijven werken. Op dit moment is echter nog niet precies te overzien hoe we dat risico aan moeten pakken. Wellicht kan er intern verder opgeleid worden, moet er iemand extra aangetrokken worden of kiezen we ervoor om een aantal uren per maand begeleiding in te huren. We kunnen daar pas beslissingen over nemen als alles in de basis voor elkaar is. Het is daarom te vroeg daar nu al een mening over te geven. Het is wel iets dat wij als aandachtspunt mee willen geven voor de toekomst. 1.2 Te grote afhankelijkheid van een externe consultant. Hoewel IenPM een goede partner is voor dit project is het erg belangrijk te zorgen dat we de kennis die zij meebrengen ook intern verwerven. Natuurlijk kunnen we altijd advies nodig hebben op hele specialistische punten, maar als organisatie is het essentieel dat we de applicatiebeheerkennis ook in huis halen. Een stap hier naartoe is dat het project ook het opleiden van de DIV-medewerkers in het beheer als speerpunt heeft.

1.3 Meer kosten dan begroot Omdat het zo aan het begin van het project niet helemaal precies valt te omschrijven wat voor werkzaamheden uit dit project voortkomen kan het zijn dat de uiteindelijke kosten toch groter worden. Wij zullen daarom zelf en in samenwerking met de leverancier de voortgang van het project en de kosten ervan goed onder de loep houden en proberen niet boven het budget uit te gaan, zodat we aan het eind niet voor verrassingen komen te staan. In positieve zin wil dit zeggen dat de uiteindelijke kosten natuurlijk ook kunnen meevallen.

2

Uitvoering De uitvoering geschied conform het tijdpad dat in de offerte is opgenomen met als doel om per 1 januari 2025 volledig digitaal te kunnen werken. De gehele organisatie wordt hierbij betrokken met IenPM en de afdeling DIV als trekkers van het project.

3

Communicatie Binnen de organisatie zal regelmatig over de voortgang geïnformeerd worden en alle medewerkers zullen hierbij vroeg of laat een rol spelen.

4

Financiën Totale kosten:  Eenmalige kosten

Jaar 2024

 Structurele kosten

5

6

Juridische Zaken

Bijlagen Bijlage 1 - Offerte IenPM (vertrouwelijk)

Vlieland, 12 december 2023 Burgemeester en wethouders van Vlieland, M. Schrier, burgemeester A. Idema, gemeentesecretaris

Bedrag € 52.000

geraamde jaarresultaat 2024 (begrotingswijziging)

De raad van de gemeente Vlieland, gelezen:

het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 december 2024

B E S L U I T: 1. Goedkeuring te verlenen aan een financiering van € 52.000 t.b.v. inhuur IenPM voor het begeleiden en verder implementeren van het zaaksysteem Mozard. 2. Deze financiering te dekken via een begrotingswijziging over 2024 t.l.v. het geraamde jaarresultaat 2024.

Aldus vastgesteld in de raad van de gemeente Vlieland in zijn openbare vergadering van 29 januari 2024 de griffier,

de voorzitter,

M.G. Brinksma-Brandenburg

M. Schrier