Raadsvoorstel en -besluit Jaarverslag IBT DIV-Archief 2023

Raadsvergadering datum

: 23 september 2024

Onderwerp

: Jaarverslag + Interbestuurlijk Toezicht DIV/Archief 2023

Portefeuillehouder

: Burgemeester M. Schrier

Zaaknummer

: 426508

Beslispunten 1. Het jaarverslag en de analyse Interbestuurlijk Toezicht (IBT) DIV/Archief over 2023 van de gemeente Vlieland vast te stellen.

Samenvatting In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht en de Archiefwet wordt er sinds 2015 een jaarverslag en verslag over het IBT opgesteld door het archief van onze gemeente. Deze dienen vastgesteld te worden door de raad. In dit voorstel wordt het verslag over 2023 voorgelegd. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan de raad, 1. Aanleiding In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht en de Archiefwet wordt er ieder jaar een jaarverslag en verslag over het IBT opgesteld door het archief. Deze dienen vastgesteld te worden door de raad.

2. Beoogd resultaat Het verslag beoogt de stand van zaken en geleverde dienstverlening van het archief te verantwoorden en inzichtelijk te maken voor de raad en is daarbij tevens een instrument in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht (wet RGT) richting de provincie.

3. Relatie met omgevingsvisie Geen.

4. Argumenten 1.1. Via het verslag wordt verantwoording afgelegd aan de raad Het verslag geeft een beknopt beeld van de gebeurtenissen en werkzaamheden in het gemeentearchief in het afgelopen dienstjaar. Het verslag is dan ook in eerste instantie bedoeld om verantwoording af te leggen aan de raad over de wijze van uitvoering van de archieftaken, conform de wetgeving en de archiefverordening. 1.2. Via het verslag kan het gemeentearchief de balans opmaken van haar dienstverlening in het kader van de wet RGT Het verslag bevat als bijlage een opname van de stand van zaken van het archief in het kader van de wet RGT. Sinds het in werking treden van deze wet is er sprake van zogenaamd interbestuurlijk toezicht. Dit betekent dat de gemeente zelf de situatie van haar taakuitvoer onder de loep neemt en hierover verslag uitbrengt aan de raad en de provincie.

De provinciale archiefinspectie heeft hierdoor een meer afstandelijke rol gekregen en voert zelf niet actief jaarlijks de inspecties meer uit zoals vroeger, maar grijpt in als dat nodig is. De provinciale archiefinspectie vormt zich -net als de raad- een beeld van de stand van zaken aan de hand van dit jaarverslag, de IBT-analyse en de verbeterpunten die daaruit voortkomen. 1.3. Via het verslag kan de gemeente jaarlijks de vinger aan de pols houden In 2014 is er een nulmeting gehouden in samenwerking met de archiefinspecteur en vanaf 2015 wordt er jaarlijks een verslag door het archief uitgebracht met daarin tevens opgenomen de mogelijke verbeterpunten voor onze gemeente aangaande de archieffunctie. Door dit regelmatig te herhalen wordt de vinger aan de pols van de archiefdienstverlening gehouden en ook bekeken of eerder gestelde verbeterpunten zijn geïmplementeerd. Om niet ons eigen vlees te keuren worden deze jaarlijkse analyses uitgevoerd door DOXSupport. Als instrument wordt hiervoor gebruik gemaakt van de zogenaamde Archief KPI's. KPI's staat voor Kritische Prestatie Indicatoren, kaders waarbinnen aan de hand van vragen de stand van zaken van de archieffunctie binnen de gemeente getoetst kan worden.

De betreffende vragenlijst is ontwikkeld door de VNG in samenwerking met het ministerie van Binnenlandse Zaken en het Interprovinciaal Overleg en is gebaseerd op de geldende archiefwetgeving. Bij het verslag is een samenvatting opgenomen van DOXSupport met een toelichting op de hoofdonderdelen van de vragenlijst. De vragenlijst zelf is tevens als bijlage opgenomen. Ook is als bijlage een kort actieplan met verbeterpunten opgenomen voor het komende jaar.

5. Kanttekeningen/risico’s 1.1 Verbeterpunten leiden tot extra werkzaamheden Het afleggen van de jaarlijkse verantwoording heeft als gevolg dat de daaruit voortkomende verbeterpunten ook daadwerkelijk opgepakt en uitgevoerd dienen te worden. Dit betekent een extra belasting voor de archiefmedewerker, waarbij het van belang is om goede afwegingen en keuzes te maken waardoor goede archiefzorg is gewaarborgd. 1.2 Het niet oppakken van verbeterpunten kan zeker op langere termijn risico’s opleveren Het niet oppakken van de verbeterpunten is op langere termijn een risico voor de informatiehuishouding van de gemeente. Het (al dan niet digitale) archief is de bron voor bewijslast, reconstructie en analysering van de gemeentelijke werkzaamheden en dienstverlening. Daarnaast is een deel van het archief op de lange termijn ook een bron van historische informatie voor de burger en andere belangstellenden. Het is dus zeer belangrijk dat het archief de vinger aan de pols blijft houden voor wat betreft ontsluiting en veilige (en volledige) opslag, ook op de langere termijn.

6. Uitvoering Het verslag zal gebruikt worden als verantwoording naar de provincie en opgenomen worden in de algemene informatieverstrekking in het kader van het interbestuurlijk toezicht van onze gemeente. De verbeterpunten in het verslag zullen de komende tijd opgenomen worden in de planning van het archief. 7. Communicatie Het verslag wordt na vaststelling tevens aangeboden aan de provinciale archiefinspectie.

8. Financiën Volgens artikel 30.2 van de Archiefwet dient de gemeente jaarlijks voldoende geld beschikbaar te stellen om aan de wettelijke taken van het archiefbeheer te voldoen.

9. Juridische Zaken Dit verslag is opgesteld conform de Archiefwet 1995, de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de lokale Archiefverordening.

10. Bijlagen 1. Jaarverslag DIV/Archief 2023 2. Samenvatting analyse IBT DOXsupport 3. Vragenlijst KPI’s in het kader van het IBT 4. Overzicht verbeterpunten met planning Vlieland, 13 augustus 2024 Burgemeester en wethouders van Vlieland, M. Schrier, burgemeester A. Idema, gemeentesecretaris

De raad van de gemeente Vlieland, gelezen:

het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 augustus 2024

B E S L U I T: Het jaarverslag en de analyse Interbestuurlijk Toezicht (IBT) DIV/Archief over 2023 van de gemeente Vlieland vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de raad van de gemeente Vlieland in zijn openbare vergadering van 23 september 2024 de griffier,

de voorzitter,

M.G. Brinksma-Brandenburg

M. Schrier