Raadsvoorstel en -besluit Aanwijzingbesluit Functionaris Gegevensbescherming

Raadsvergadering datum

: 9 oktober 2023

Onderwerp

: Aanwijzingsbesluit Functionaris Gegevensbescherming

Portefeuillehouder Zaaknummer

Burgemeester M. Schrier : 366836

Beslispunten 1. Met terugwerkende kracht vanaf 28 augustus 2023 Sandra van Riet aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming (FG) als bedoeld in artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming onder gelijktijdige intrekking van de aanwijzing van Michel Boot als de functionaris gegevensbescherming. Samenvatting Omdat de oude Functionaris Gegevensbescherming (FG) Michel Boot zijn functie neerlegt moet deze functie opnieuw ingevuld worden. Hiervoor wordt Sandra van Riet als nieuwe FG aangewezen. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan de raad, 1. Aanleiding Door vertrek van de vorige Functionaris Gegevensbescherming (FG) wordt u nu gevraagd Sandra van Riet als Functionaris Gegevensbescherming aan te wijzen voor de raad.

2. Beoogd resultaat De FG houdt binnen de organisatie toezicht op de toepassing en naleving van de AVG en daarbij opvolgende en aansluitende wetgeving. Doel daarvan is de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens en het vroegtijdig identificeren en adresseren van privacy risico's. 3. Argumenten 1.1 Verplichte aanwijzing per bestuursorgaan Binnen de gemeente Vlieland zijn burgemeester, college en raad verantwoordelijk voor verschillende verwerkingen van persoonsgegevens. De burgemeester is verantwoordelijk voor alle gegevensverwerkingen die te maken hebben met diens veiligheidstaken. De raad is verantwoordelijk voor de verwerkingen door de griffie, de raadscommissies, de rekenkamer en hen betreffende HRMverwerkingen. Het college is verantwoordelijk voor alle overige gegevensverwerkingen. De FG moet voor elk van genoemde bestuursorganen worden aangewezen. 1.2 gevraagde aanwijzing Per 28 augustus 2023 is Sandra van Riet de nieuwe FG en opvolger van Michel Boot. Daarom vragen we u de eerdere aanwijzing van de vorige FG in te trekken. Tegelijkertijd vragen we u Sandra van Riet per 28 augustus 2023 als nieuwe FG aan te wijzen voor het college. De burgemeester wordt gevraagd datzelfde te doen voor alle gegevensverwerkingen die te maken hebben met diens veiligheidstaken.

Daarnaast wordt in bijgevoegd raadsvoorstel de raad gevraagd om op grond van zijn eigen verantwoordelijkheid Sandra van Riet als FG voor de raad aan te wijzen.

1.3 Taken functionaris gegevensbescherming De FG verzamelt informatie over gegevensverwerkingen voor de raad, het college en de burgemeester en analyseert en beoordeelt of verwerkingen aan de wet voldoen. De FG geeft informatie, adviezen en aanbevelingen. De FG is tevens het aanspreekpunt voor u als verantwoordelijke, voor betrokkenen en voor de Autoriteit Persoonsgegevens. De FG is met betrekking tot de uitvoering van de taken tot geheimhouding of vertrouwelijkheid verplicht (Artikel 38, vijfde lid, van de AVG). De taken en bevoegdheden van de FG staan in artikel 39 van de AVG. 1.4 Aanwijzing voor meerdere gemeenten Volgens Artikel 37(3) van de AVG mag voor meerdere overheidsinstanties of -organen een gezamenlijke FG aangewezen worden. Voorwaarde is dat deze persoon makkelijk te bereiken is. In ons geval wordt de FG in dienst van de gemeente Leeuwarden eveneens aangewezen door de verschillende bestuursorganen van Waddeneilanden, waaronder Vlieland. Over het gewenste aantal uren en de vergoeding hiervan zijn reeds afspraken gemaakt. 4. Kanttekeningen/risico’s n.v.t.

5. Uitvoering FG Sandra van Riet is vooruitlopend op dit besluit reeds aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en opgenomen in het openbare FG register. De contactgegevens van Sandra van Riet worden via intranet en internet bekend gemaakt. 6. Communicatie Publiceren besluit via digitale bekendmakingen en berichtgeven naar Sandra van Riet.

7. Financiën n.v.t. De bestaande afspraken blijven onveranderd.

8. Juridische Zaken Zie onder 3 en 4.

9. Bijlagen

Vlieland, 5 september 2023 Burgemeester en wethouders van Vlieland, M. Schrier, burgemeester A. Idema, gemeentesecretaris

De raad van de gemeente Vlieland, gelezen:

het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 september 2023

overwegende dat:

een gemeente wettelijk verplicht is een Functionaris Gegevensbescherming aan te wijzen.

gelet op:

artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

B E S L U I T: 1. Met terugwerkende kracht vanaf 28 augustus 2023 Sandra van Riet aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming (FG) als bedoeld in artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming onder gelijktijdige intrekking van de aanwijzing van Michel Boot als de functionaris gegevensbescherming.

Aldus vastgesteld in de raad van de gemeente Vlieland in zijn openbare vergadering van 9 oktober 2023 de griffier,

de voorzitter,

M.G. Brinksma-Brandenburg

M. Schrier