Memo - evaluatie plus - slot - definitief

Memo - Rapportage Evaluatie ITGWO Inleiding Sinds 2009 wordt elk jaar in het laatste weekend van de zomervakantie het festival Into the Great Wide Open georganiseerd op Vlieland. Een meerdaags popfestival met vele artiesten uit binnen- en buitenland rondom het sportveld en andere locaties in de natuur. Vele inwoners en gasten genieten van dit festival maar kritische geluiden zijn er ook. In de raadscommissie van 23 oktober is daarom gediscussieerd over een memo waarin een evaluatie plus werd voorgesteld aan de raad. Het doel van deze evaluatie plus was om alle argumenten, feiten en gevoelens, zowel vóór als tegen, goed in beeld te krijgen. Deze memo is het slotstuk van deze evaluatie.

Wat hebben we in de afgelopen maanden gedaan? De evaluatie plus bestond uit vier onderdelen: 1) De reguliere evaluatie gehouden. Deze evaluatie gaat met name over zaken die te maken hebben met openbare orde, veiligheid en vergunningen. Deelnemers aan deze evaluatie zijn de organisatie van ITGWO, Staatsbosbeheer, politie, brandweer, GHOR, provincie en de gemeente. Uit deze evaluatie komen vanuit het veiligheidsaspect geen noemenswaardige, verrassende uitkomsten waar in het vervolg rekening mee moet worden gehouden. Uiteraard is er altijd ruimte voor verbetering. 2) Een inwonersonderzoek gedaan middels een enquête. Er is in januari 2024 een vragenlijst uitgezet onder álle inwoners van Vlieland om te achterhalen hoe inwoners tegen het festival aankijken. Deze vragenlijst is opgesteld in samenspraak met raad, ambtenaren, organisatie ITGWO en enkele betrokkenen. Er zijn 281 volledig ingevulde vragenlijsten teruggekomen en dat betekent dat er een respons is van 22%. Hiermee kunnen er betrouwbare uitspraken gedaan worden over de uitkomsten van het onderzoek. 3) Individuele gesprekken gehouden met stakeholders. In aanvulling op het inwonersonderzoek zijn er verdiepende gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van acht verschillende partijen. Dit zijn Staatsbosbeheer, de ondernemersvereniging, VVV Vlieland, TPV, SRV, de organisatie van ITGWO, de Jutter en jongeren/jeugd.

Deze laatste groep is extra toegevoegd toen bleek dat het aantal respondenten van het inwonersonderzoek onder de 25 jaar zeer laag was. Alle andere leeftijdsgroepen zijn wel goed vertegenwoordigd in het inwonersonderzoek. Aan de gesprekspartners is onder andere gevraagd naar de tevredenheid over het evenement, welke positieve- en negatieve effecten het heeft en wat het gewenste toekomstbeeld is voor ITGWO. 4) Expertmeeting gehouden met de gemeenteraad, commissieleden en de organisatie van ITGWO. Op 14 maart heeft er een bijeenkomst plaatsgevonden voor de gemeenteraad, commissieleden en de organisatie van ITGWO waarin een viertal sprekers in ging op de verschillende aspecten en waarden van een festival. Tijdens deze avond werden ook de uitkomsten van de enquête besproken en was er volop ruimte om hierover inhoudelijke vragen te stellen.

Algehele conclusie inwonersonderzoek en gesprekken De hoofdvraag die in de evaluatie plus centraal staat is: ‘Worden de geuite bezwaren op het eiland ten opzichte van het festival Into the Great Wide Open breder gedragen en zo ja, wat zijn de gevoelige aspecten?’. In het algemeen kan het onderzoeksbureau concluderen dat op dit moment het draagvlak voor Into the Great Wide Open meer positief is dan negatief, maar de balans is fragiel. Met dat laatste wordt bedoelt dat verwacht wordt dat wanneer er niks gedaan wordt met de geuite zorgen, het draagvlak in de komende jaren zou kunnen afnemen.

Reactie van college op aanbevelingen uit de rapportage Op dit moment is er dus voldoende draagvlak voor ITGWO. Zowel inwoners als de betrokkenen die zijn geïnterviewd zien nu meer voordelen dan nadelen. Er zijn dus op dit moment geen redenen om het festival te weren van Vlieland, maar het draagvlak kan wel omslaan. Om het bestaande draagvlak te behouden én vergroten raadt het onderzoeksbureau aan om te kijken waar nog aanpassingen mogelijk zijn om tegemoet te komen aan zorgen van inwoners, ondernemers en betrokkenen. Zonder de kwaliteiten van het festival teniet te doen. Zo blijft het festival voor iedereen leuk. Op basis van deze evaluatie plus geeft het onderzoeksbureau een aantal knoppen waaraan gedraaid kan worden door de organisatie en gemeente Vlieland. Aanbevelingen voor gemeente Vlieland: ➢

Beslecht de discussie met betrekking tot het moment waarop ITGWO plaatsvindt voor eens en altijd. Deze discussie is verre van nieuw, dat realiseren wij ons, maar de breed gedragen zorgen over dat het festival (soms) samenvalt met de zomerschoolvakantie van Noord-Nederland én in het hoogseizoen wordt georganiseerd vallen niet te negeren. Neem in de vergunning op dat ITGWO in dezelfde periode als nu kan worden georganiseerd máár buiten de zomerschoolvakantie. Het weekend kan dan variëren. Dat heeft impact, maar anders blijft deze discussie bestaan en dat heeft mogelijk gevolgen voor het draagvlak. De originele insteek, het verlengen van het toeristische seizoen, wordt hiermee weer recht aan gedaan. Reactie college: Deze discussie is inderdaad niet nieuw en we zijn ons er van bewust dat de datum misschien wel het grootste discussiepunt is. De reden waarom de organisatie kiest voor de huidige datum is hoofdzakelijk ingegeven doordat het afhankelijk is van camping Stortemelk en vrijwilligers. Het merendeel van het personeel van Stortemelk en de vrijwilligers is student en het academische jaar begint altijd na het weekend van de laatste regio van zomervakantie. Om er meer vanuit de feiten naar te kijken is het relevant om te kijken naar wat de respondenten zeggen over het moment waarop het wordt georganiseerd.

We zien in de rapportage dat er verdeeld wordt gereageerd op de vraag: “mijn ideale ITGWO wordt georganiseerd …… 41% van de respondenten geeft aan op hetzelfde moment als nu, 34% geeft aan later in het jaar en 9% zegt eerder in het jaar. In de praktijk vindt deze discussie alleen plaats als de schoolvakantie van het noorden laat valt en het festival in het laatste weekend van de noordelijke zomervakantie valt. De planning van de schoolvakantie tot en met 2029 ziet er als volgt uit: Schoolvakantie Noord 2024: 20 juli t/m 1 september Schoolvakantie Noord 2025: 12 juli t/m 24 augustus Schoolvakantie Noord 2026: 4 juli t/m 16 augustus (voorlopig) Schoolvakantie Noord 2027: 10 juli t/m 22 augustus (voorlopig) Schoolvakantie Noord 2028: 15 juli t/m 27 augustus (voorlopig) Schoolvakantie Noord 2029: 21 juli t/m 2 september (voorlopig) Het ITGWO weekend vindt dus twee keer in de zes jaar plaats in het laatste weekend van schoolvakantie van het noorden. Alles overwegende wil het college vasthouden aan de huidige datum. In 2024 zal dat dus betekenen dat het wederom plaatsvindt in het laatste weekend van de noordelijke schoolvakantie maar voor 2025, 2026, 2027 en 2028 geldt dit niet. Hiermee bieden we duidelijkheid aan inwoners, ondernemers en de organisatie.

➢

Bezoekersaantal: neem een maximaal aantal bezoekers en betrokkenen op in de vergunning (voor zover nog niet het geval). Houd hierbij dus ook rekening met de grote hoeveelheid betrokken vrijwilligers. Deze moeten ook worden meegeteld. Reactie college: In de afgelopen maanden is duidelijk geworden dat er enige ruis bestaat over het aantal mensen dat zich op Vlieland bevindt vanwege festival. Om hier meer duidelijkheid over te geven hierover is er een overzicht met cijfers opgenomen in de rapportage. De rapportage geeft aan dat ITGWO plaats zou moeten bieden aan een gelijkblijvend aantal bezoekers (44%) of kleiner aantal bezoekers (46%). Uit reactie van de respondenten en de gesprekken komt deze uitslag vooral voort uit

de aantallen bezoekers die op het festival zijn buiten de 6000 verkochte kaarten. De aanbeveling om hier duidelijkheid over te scheppen in de vergunning is een goede suggestie. Deze aanbeveling zullen we overnemen en we gaan onderzoeken of we dit in de vergunning kunnen opnemen. Overigens stond er in de huidige vergunning al wel een maximum voor het aantal kaarten dat verkocht mag worden. ➢

Herhaal dit onderzoek over een X-aantal jaren, met als doel: te inventariseren hoe het draagvlak zich ontwikkeld en te monitoren of (eventuele) aanpassingen van het festival het gewenste effect hebben op het draagvlak. Reactie college: Het is van groot belang om goed op de hoogte te zijn wat de gevoelens in de samenleving zijn over activiteiten die plaatsvinden op het eiland. Dat kan met het uitvoeren van dergelijke inwonersonderzoeken maar kan ook op andere manieren. Aan het uitvoeren van onderzoeken door externen zijn wel kosten verbonden. Het is niet nodig om ditzelfde onderzoek jaarlijks of om de zoveel jaar te herhalen. Het is wel noodzakelijk om in gesprek te blijven over het festival en uit de samenleving op te halen hoe het festival ervaren wordt. We zullen dan ook met regelmaat bij de samenleving terug komen om deze gevoelens op te halen. Dit doen we op verschillende manieren; gesprekken, inloopmomenten, via de raad en via andere stakeholders. De organisatie van ITGWO heeft zelf ook een verantwoordelijkheid als het gaat om het realisatie van voldoende draagvlak. We zullen dan ook met hen hierover in overleg gaan.

➢

Voer verdiepend onderzoek uit naar de effecten van ITGWO op herhaalbezoek, seizoensverbreding en de economische waarde van het festival. Meningen verschillen over de impact van ITGWO op herhaalbezoek, seizoensverbreding en de lokale economie. Zo maken respondenten verschillende opmerkingen over herhaalbezoek door ITGWO, variërend van ‘er is geen effect of herhaalbezoek’ tot ‘ITGWO draagt bij aan herhaalbezoek van een ander type gast’ (die ook welkom is op Vlieland). Het is aan te bevelen om onderzoek te doen naar dit herhaalbezoek en de economische effecten van het festival, om met feiten te kunnen onderbouwen in hoeverre ITGWO bijdraagt aan de sector en lokale economie. Reactie college: De gemeente voert eens in de drie á vier jaar jaar een gastenonderzoek uit onder alle gasten op het eiland. Het is raadzaam om daarin, of zelfs los daarvan, meer aandacht te besteden aan het herhaalbezoek door ITGWO zodat er meer duidelijkheid komt over hoeveel herhaalbezoek ITGWO genereert. Het college gaat onderzoeken hoe ze de effecten van ITGWO op herhaalbezoek en economische waarde goed in kaart kan brengen zonder nu in te zetten op een nieuw onderzoek. Aansluiten bij bestaande onderzoeken is doeltreffender en kosten efficiënter.

➢

Communiceer met inwoners, ondernemers en andere betrokkenen hoe met de reacties en aanbevelingen uit deze evaluatie plus is omgegaan. Reactie college: we delen deze aanbeveling en nemen hem dus ook over. Het college zal de uitkomsten van het rapport inclusief de vervolgacties die hieruit voortkomen publiceren in Uit Het Kastje en op de gemeentelijke website. Met de organisatie van ITGWO zullen we in gesprek gaan en afspraken maken om de communicatie over het festival blijvend goed op elkaar af te stemmen.

Tot slot Naast de aanbevelingen voor de gemeente heeft het onderzoeksbureau ook aanbevelingen in de rapportage opgenomen voor de organisatie. Wij gaan graag met de organisatie in overleg om deze aanbevelingen door te nemen en waar nodig met hen samen door te voeren. Daarbij moeten we ook vermelden dat de organisatie op voorhand met een aantal aanbevelingen aan de slag is gegaan. Er hebben inmiddels al meerdere sessies plaatsgevonden met de lokale middenstand om tot een goede samenwerking te komen. We gaan er vanuit dat alle bovengenoemde acties en de rapportage een stap in de goede richting zijn waarmee we tegemoet komen aan ieders gevoelens rondom het festival. We zien onszelf als verbindende factor tussen de verschillende partijen en zijn dan ook bereid om ITGWO en andere betrokken partijen aan te spreken op de verbeterpunten en kansen die zich voor doen.