Gemeente Vlieland Accountantsverslag 2023 def
Tekst van het document
Accountantsverslag 2023 Gemeente Vlieland
2 Belangrijkste boodschappen Aan de gemeenteraad van gemeente Vlieland Dorpsstraat 127 8899 AE Vlieland
Jaarrekening 17 juni 2024 Geachte leden van de raad,
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van uw gemeente voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2023. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2023. Onze bevindingen en aanbevelingen zijn open en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en met de auditcommissie. In deze rapportage hebben wij onze bevindingen en observaties opgenomen die zijn voortgekomen uit onze werkzaamheden tijdens de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole. Het accountantsverslag begint met een samenvatting van onze belangrijkste boodschappen. Daarna gaan wij in op de reikwijdte van onze controle, de diepgang waarmee wij gecontroleerd hebben en tot welke oordeel wij gekomen zijn. Vervolgens geven wij onze visie op de informatiewaarde en leesbaarheid van de paragrafen en de programmaverantwoording. Nadat wij onze analyse hebben gegeven van de financiële positie van uw gemeente, gaan wij in meer detail in op de belangrijkste bevindingen uit onze controlewerkzaamheden. Dit doen wij langs de drie domeinen fysiek, sociaal en bedrijfsvoering.
Vervolgens geven wij ons beeld van de interne beheersing van uw organisatie en gaan we dieper in op de speerpunten die u ons heeft meegegeven tijdens de controle. We sluiten het accountantsverslag af met bijlagen waarin we bevindingen hebben opgenomen over een aantal wettelijk verplichte onderwerpen, zoals Sisa, WNT en onze onafhankelijkheid. In de bijlage hebben we ook enkele actuele ontwikkelingen gegeven die voor u van belang kunnen zijn. Dit accountantsverslag is opgezet als interactief document waar u eenvoudig doorheen kunt navigeren door op de menuopties aan de linkerzijde of de onderstreepte woorden te klikken. Wij vragen u terughoudend te zijn met het printen van het accountantsverslag. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.
mr. drs. J.C. Olij RA
3 Belangrijkste boodschappen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie.
Onrechtmatigheden blijven binnen de verantwoordingsgrens Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. Wij hebben geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. De tolerantie voor fouten die wij bij de controle hebben gehanteerd bedraagt € 110.000.
Informatiewaarde van de programmaverantwoording is niet verbeterd De leesbaarheid van de programmaverantwoording is ten opzichte van andere gemeenten van uw omvang voldoende tot goed. Naar onze mening zijn er echter verbeteringen mogelijk om de raad beter in positie te brengen om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Dit is volgens ons vooral verankerd in de informatiewaarde van de programmaverantwoording.
Niet alle controleverschillen zijn gecorrigeerd Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wel houdt het in dat deze fouten en onzekerheden onder de goedkeuringstolerantie blijven die uw raad heeft vastgesteld.
Interne beheersing
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Prestatielevering De belangrijkste geconstateerde onzekerheid is de onderbouwing van de prestaties waarvoor de gemeente facturen ontvangt en derhalve voor betaald. In samenwerking met de afdeling Financiën hebben we dit jaar een specifieke uitvraag gedaan naar de documentatie en onderbouwing van de prestaties waarvoor de gemeente facturen ontvangt en derhalve voor betaald. Voor een omvang van ca 100.000 bleken de prestaties niet te onderbouwen en dus voor ons onzeker.
Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde erg verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.
4 Belangrijkste boodschappen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Weerstandsvermogen is toereikend, maar best subjectief Uit de jaarstukken blijkt dat het weerstandsvermogen meer dan toereikend is om de geïdentificeerde risico’s te dekken en om te voldoen aan de eisen die door de gemeenteraad zijn gesteld. De werkelijke weerstandscapaciteit is bijna 2,6 keer zo groot is als de weerstandscapaciteit die benodigd is om de risico’s op te vangen. Wel hebben we wat kanttekeningen geplaatst bij de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit.
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Jaarafsluiting is over het algemeen goed verlopen Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor een redelijk deel beschikbaar; de rechtmatigheid en SiSa moest nog worden afgerond. Interne beheersing is voldoende Naar onze mening is de interne beheersing binnen uw gemeente als geheel voldoende om tot een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen. Onze mening wordt ondersteund door de bevindingen die voortkomen uit de werkzaamheden van de VIC. Deze positieve boodschap wil echter niet zeggen dat er geen verbeteringen mogelijk, en op enkele onderdelen noodzakelijk, zijn. Voor een uitgebreidere rapportage hierover verwijzen we naar de managementletter.
Beperkte bezetting bij Financiën In elk geval willen we, net als in voorgaande jaren, attenderen op de beperkte bezetting bij Financiën. Deels inherent aan de omvang van de gemeente, maar daarmee kunnen we niet negeren dat de gemeente daarmee risico’s loopt. Zowel in de huidige bezetting (een medewerker die alle financiële beleidszaken behartigt; geen back-up of collega om te sparren of ruimte/capaciteit voor het ontwikkelen van zaken) maar ook in geval van uitval (geen directe inhoudelijke achtervang of backup). Verdere ontwikkeling van de VIC De VIC, met ingang van dit jaar een pijler onder de rechtmatigheidsverklaring, moet verder ontwikkeld worden. Wij denken daarbij aan de volgende aspecten: • de VIC intern uitvoeren: ontwikkelen en behoud van kennis en kunde intern • Volgens vastgesteld plan uitvoeren: betrek daarin dus alle kritische interne processen • Voer de VIC tijdig uit: in het boekjaar, waardoor direct bijsturen mogelijk is. Specifiek aandacht voor prestatielevering Vastlegging en onderbouwing van de prestatielevering moet verder geborgd worden door dit standaard in het factuurproces op te nemen. Geen indicaties voor fraude Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicatie voortgekomen voor fraude.
5 Belangrijkste boodschappen
Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Schattingen door het college zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld en allemaal als evenwichtig aangemerkt. Regio-deal / Waddenprogramma • Bewaak dat er heldere bestuurlijke afspraken komen bij de Regiodeal De Waddeneilanden, waarbij in elk geval planning, prioritering en verdeling van de projecten en de gelden nadere invulling krijgt. • Zorg voor heldere afspraken en uitgangspunten bij de woningbouwprojecten in Waddenverband: voor concrete afspreken over verdeling van woningen en gelden over de eilanden, zodanig dat bij de afrekening na 10 jaar de afspraken nog steeds helder zijn. .
Belangrijkste boodschappen
6
De reikwijdte van onze controle Jaarrekening Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel
De gemeenteraad heeft ons verzocht om de jaarrekening 2023 van uw gemeente te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle.
Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle hebben betrokken.
Samenvatting bevindingen
Rechtmatigheidsverantwoording Jaarstukken Gemeente Vlieland
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Jaarverslag
Jaarrekening
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij vast dat deze niet strijdig zijn met de jaarrekening
Balans, overzicht van baten en lasten en toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNT-bijlage
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
Belangrijkste boodschappen
7
De definitieve toleranties en onze oordeel Jaarrekening
Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel
U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstoleranties wij hanteren. Op grond van het BADO bedraagt deze tolerantie maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. U heeft ons gevraagd om deze maximale tolerantie te gebruiken bij onze werkzaamheden. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel zijn daarmee als volgt:
Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. Dit hebben wij samengevat in onderstaande tabel. Tolerantie
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bedrag
Tolerantiegrens voor fouten
€ 110.000
Tolerantiegrens voor onzekerheden
€ 329.000
Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij gevonden afwijkingen in dit accountantsverslag aan u rapporteren. U heeft voor dit controlejaar de rapporteringstolerantie bepaald op € 25.000. Ons oordeel bij uw jaarrekening Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de hiervoor genoemde goedkeuringstolerantie. Bevindingen blijven binnen de tolerantie Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wel houdt het in dat deze fouten en onzekerheden onder de goedkeuringstolerantie blijven die uw raad heeft vastgesteld. Dit jaar hebben we, in samenwerking met financiën en de VIC, expliciet aandacht besteed aan de prestatielevering: de vraag of een betaalde factuur ook feitelijk onderbouwd kan worden door geleverde prestaties. Dat bleek nog lang niet alle gevallen even gemakkelijk en er moest voor een aantal facturen expliciet documentatie bij de budgethouders of projectleiders opgevraagd worden. In een aantal gevallen lukte het onderbouwen niet; waardoor we een aantal facturen als fout hebben aangemerkt.
Belangrijkste boodschappen
8
Het college heeft voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven Jaarrekening
Reikwijdte van de controle
Toleranties en oordeel Rechtmatigheidsverantwoording
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Achtergrond Dit jaar heeft het college voor het eerst een eigen oordeel gegeven bij de rechtmatigheid van de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording is volgens de BBV onderdeel van de jaarrekening; maar dit eerste jaar door het college opgenomen voor in het boekwerk, onder de hoofdlijnen. De verantwoording valt binnen de reikwijdte van de controle van de jaarrekening. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven. Bij rechtmatigheid in dit kader bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Baten, lasten en balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat dus primair om de financiële beheershandelingen. Rechtmatigheidscriteria In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten.
• Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen? Alle andere criteria worden afgedekt door het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze hoeven niet vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college over geconstateerde afwijkingen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten en onduidelijkheden over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling. De verantwoordingsgrens is onlangs, in mei 2024, opnieuw vastgesteld op de maximale grens van 1% van de werkelijke lasten, inclusief werkelijke toevoegingen aan de reserves. Dit is gelijk aan (afgerond) € 110.000. Het oordeel van het college Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. Het college heeft ten aanzien van het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium een beperkt aantal bevindingen gedaan, maar deze blijven ruim binnen de grens van € 896.000. Deze bevindingen zijn in meer detail beschreven en toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Ons oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben de werkzaamheden die door en namens het college zijn uitgevoerd om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen in detail beoordeeld. Op basis van deze werkzaamheden zijn wij niet tot een andere conclusie gekomen dan het college, Daarom hebben wij geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
9 Belangrijkste boodschappen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording
Jaarrekening
In dit deel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. Ons oordeel is gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit het perspectief van de raadsleden.
De leesbaarheid van de programmaverantwoording is ten opzichte van andere gemeenten van uw omvang voldoende tot goed. Er wordt gerapporteerd volgens een vast stramien, met afwisselend passende overzichten en praktische toelichting.
Daarnaast beoordelen wij of de programmaverantwoording in overeenstemming is met de jaarrekening en voldoet aan alle eisen die het BBV aan de programmaverantwoording stelt. Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Vervolgens hebben wij in meer detail onze beeld uitgewerkt.
De programmaverantwoording biedt volgens een vaste indeling per programma inzicht in de realisatie in 2023: per programma wordt eerst het algemene kader en beleid geschetst, waarna specifiek ingegaan wordt op de speerpunten die voor het betreffende programma zijn afgesproken tussen raad en college. En daarbij wordt per speerpunten kort en krachtig weergegeven wat er feitelijk in 2023 voor het speerpunt is gedaan. De toelichting zou nog aan kracht winnen als er per speerpunt wordt aan gegeven of hetgeen gedaan is ook tot het beoogde effect heeft geleid. Want de toezichthoudende rol van de raad ziet meer op het bereiken van het beoogde effect, dan op de vraag of afgesproken activiteiten zijn uitgevoerd. Elk programma wordt afgerond met een ‘wat heeft het gekost’, waarin de belangrijkste verschillen tussen begroting en jaarrekening worden toegelicht.
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Aspect verantwoording
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
2023
2022
Leesbaarheid
Informatiewaarde
Overeenstemming met jaarrekening
In overeenstemming met het BBV
Legenda
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
De jaarrekening is overeenkomstig de BBV opgesteld, maar volgt deze niet in alle facetten. Dit beïnvloedt naar onze mening niet de boodschap en het beeld dat de jaarstukken bieden. We zullen in afstemming met Financiën bezien hoe de rekening geheel in lijn met de BBV kan worden gebracht.
10 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen In onze visie vormen de paragrafen een belangrijk onderdeel voor de raad om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. In deze paragrafen moet het college verantwoording afleggen over een aantal belangrijke beleidsmatige onderwerpen die dwars door de programma’s heen snijden. Daarom geven wij ook ten aanzien van de paragrafen ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde. Tevens beoordelen we of de paragrafen in overeenstemming zijn met de jaarrekening en voldoen aan alle eisen die het BBV aan de paragrafen stelt. Dit hebben wij per paragraaf gedaan. Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde erg verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.
Samenvattend komen wij tot de volgende aanbevelingen om de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen te verbeteren:: • Leg de inhoud van de paragrafen niet alleen langs de meetlat van het BBV, maar ook van de financiële verordening of de wensen van de raad; • Versterk de koppeling tussen de paragrafen in de begroting en de paragrafen in de jaarrekening; • Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwantitatieve analyses of verbale toelichting.
Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Op de volgende pagina’s hebben wij in meer detail ons beeld uitgewerkt.
Aspect verantwoording
2023
2022
Lokale heffingen
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onderhoud kapitaalgoederen
Financiering
Bedrijfsvoering
Verbonden partijen
Grondbeleid
Openbaarheid Woo
nvt
Legenda
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
11 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Lokale heffingen De paragraaf Lokale heffingen geeft uitgebreid inzicht in een aantal aspecten die op grond van de BBV toelichting behoeven. Met name de presentatie rondom kostendekkendheid krijgt uitgebreid aandacht. De wetgever vraagt ook om het beleid ten aanzien van de lokale heffingen uiteen te zetten en een aanduiding van de lokale lastendruk. Het verzoek is om volgend jaar toelichtingen op deze aspecten uit te breiden.
Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf Weerstandsvermogen is naar onze mening goed uitgewerkt. Er wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de risico's in de paragraaf tot stand zijn gekomen, hoe deze worden gewogen en wat de mogelijke financiële impact is. De belangrijkste risico's zijn daarnaast in detail toegelicht, waardoor de gemeenteraad een goed beeld heeft van deze risico’s. Naar onze mening is de paragraaf begrijpelijk geschreven. Hierbij zijn beperkt vaktermen gebruikt. Waar ze toch gebruikt moeten worden, zijn ze helder uitgelegd. Hierdoor is deze technische paragraaf ook goed leesbaar voor raadsleden die minder vaak te maken hebben met risicomanagement. In de paragraaf is helder weergegeven dat Vlieland ruim 2,6 keer zo veel weerstandsvermogen heeft dan er op basis van de risicoanalyse nodig geacht wordt; ruim voldoende dus. In de paragraaf worden de verplichte kengetallen vanuit het BBV opgenomen. De opbouw/samenstelling van de kengetallen is met uitgebreide tabellen gedocumenteerd. Maar de BBV vraagt ook om
een inhoudelijke analyse: een beoordeling de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie van de gemeente. Op dit punt kan de paragraaf nog worden aangevuld.. Onderhoud kapitaalgoederen In de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen zijn de beleidsmatige kaders van de verschillende soorten kapitaalgoederen kort weergegeven. En de feitelijke ontwikkelingen in het onderhoud in 2023 zijn op praktische wijze beschreven. Maar het BBV vraagt ook om de uit het beleidskader voorvloeiende financiële aspecten weer te geven en de vertaling van die financiële consequenties in de jaarrekening helder te maken. En de vertaling ontbreekt, feitelijk wordt alleen de stand van de voorziening weergegeven. Wij adviseren u deze paragraaf op deze punten aan te vullen en in overeenstemming te brengen met het BBV.
De toegevoegde waarde van de paragraaf kan worden verbeterd door hierin ook een meerjarenperspectief mee te nemen gezien het structurele karakter van de onderhoudskosten.
12 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Financiering In de paragraaf Financiering wordt kernachtig toelichting gegeven op een aantal kernbegrippen rondom financieren, de rentekosten en het beleid dat daarvoor gevoerd wordt. En daarbij worden (kort) de risico’s rondom financiering (renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico) behandeld. Het BBV vraagt om inzicht in de rentelasten, het renteresultaat, de wijze waarop rente aan investeringen, grondexploitaties en taakvelden wordt toegerekend. De elementen, met een korte analyse, kunnen nog aan de paragraaf worden toegevoegd. De informatiewaarde zou verder verbeterd kunnen worden door de financieringspositie van de gemeente in meerjarenperspectief te bezien, waarbij deels wordt teruggekeken, bijvoorbeeld drie jaar, en enkele jaren wordt vooruitgekeken. Op deze wijze kan een trendanalyse worden ontwikkeld, waardoor een nog betere voorspelling gemaakt kan worden van de financieringspositie op de langere termijn. Bedrijfsvoering De paragraaf Bedrijfsvoering dient ten minste inzicht te geven in de stand van zaken en het gevoerde beleid ten aanzien van de bedrijfsvoering. Het BBV definieert echter niet wat onder bedrijfsvoering moet worden verstaan, waardoor het college een eigen invulling kan geven aan de onderwerpen en accenten.
Het merendeel van de bedrijfsvoeringsaspecten komt wel aan bod in de paragraaf. Het beleid en beheer rondom ICT zou, gelet op de afhankelijkheid van organisaties aan digitaal werken, naar ons idee ook een alinea verdienen in deze paragraaf.
Dit jaar is de toelichting op de rechtmatigheid aan deze paragraaf toegevoegd. Er wordt toelichting gegeven op de ontwikkelingen rondom de rechtmatigheidsverantwoording, de interne controle wordt kort behandeld en het rechtsmatigheidsoordeel van het college wordt helder toegelicht door de drie basiscriteria (begrotingsrechtmatigheid, M&O-criterium en voorwaardencriterium) te behandelen. Voor het begrotingscriterium wordt daar verwezen naar de toelichtingen en analyse op andere plekken in de jaarstukken. Wij vinden dit een praktische benadering in dit eerste jaar van rapporteren over rechtmatigheid. We adviseren u om hierover met het college nader te spreken en vast te leggen of dit ook voor u als raad een heldere weergave is. Verbonden partijen Deze paragraaf geeft een beeld van de beleidsmatige en financiele betrokkenheid van de gemeente bij haar verbonden partijen. De wetgever vraagt ook om in deze paragraaf het beleid ten aanzien van verbonden partijen weer te geven, zeker relevant als een gemeente geen nader uitgewerkt beleid rondom verbonden partijen heeft. En zeker ook voor Vlieland, waarvoor samenwerking allerlei vormen en op vele terreinen van beleid en beheer van groot belang is. We adviseren u de paragraaf op dit punt aan te vullen. De informatieverschaffing per verbonden partij is praktisch en helder.
Het belangrijkste aspect dat ontbreekt is de verwachte omvang van het eigen vermogen, het vreemd vermogen en het resultaat van de verbonden partij over het begrotingsjaar. Bij het opstellen van de jaarrekening was deze informatie echter in vele gevallen nog niet beschikbaar.
13 Belangrijkste boodschappen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen
Jaarrekening
Grondbeleid De toelichting is praktisch en beknopt. Geheel in lijn met het gegeven dat de gemeente geen actief grondbeleid voert en momenteel geen grondexploitaties heeft.
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Openbaarheid De paragraaf over de toepassing van de Wet open overheid (Woo) is dit jaar nieuw. Dat er een aparte paragraaf ‘Openbaarheid’ in de jaarstukken moet worden opgenomen, is al geregeld in de Woo; en de commissie BBV geeft weer dat dit ook in de eerstvolgende wijziging van de BBV zal worden verwerkt. Wij verwachten dat deze wijziging dit najaar definitief wordt. Er wordt in de paragraaf op een praktische en puntsgewijze wijze invulling gegeven aan het verwantwoorden over ‘openbaarheid’. Omdat historie en referentie ontbreekt vinden we dit een passende weergave. Wij adviseren om voor komend jaar kennis te nemen van het nieuwe artikel 16a dat in de voorgenomen wijziging van het BBV is opgenomen. Hierin zijn in meer detail de eisen opgenomen waaraan de paragraaf betreffende openbaarheid moet voldoen.
14 Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie Kengetallen BBV Weerstandsvermogen
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Onze analyse van uw weerstandsvermogen In de paragraaf Weerstandsvermogen is door het college een analyse gemaakt van het weerstandsvermogen van uw gemeente per 31 december 2023. Eerder in dit rapport hebben wij een aangegeven hoe wij aankijken tegen de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragraaf Weerstandvermogen. In deze paragraaf gaan we dieper in op de analyse die door het college gemaakt is. Uit de analyse blijkt dat het weerstandsvermogen meer dan toereikend is om de geïdentificeerde risico’s te dekken en om te voldoen aan de eisen die door de gemeenteraad zijn gesteld. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de financiële risico’s die de gemeente loopt en de buffers die gemeente vrij beschikbaar heeft om deze risico’s op te vangen (de weerstandscapaciteit). Het college heeft het weerstandsvermogen berekend op € 2,8 mln. en het totaal aan geschatte risico’s op € 1,2 mln. Dit houdt in dat de werkelijke weerstandscapaciteit ruim 2,6 keer zo groot is als de omvang die nodig is om de risico’s op te vangen. Objectiviteit van de benodigde weerstandscapaciteit Een belangrijk nadeel van de benodigde weerstandscapaciteit is dat deze subjectief is. Het is volledig afhankelijk van de kwaliteit van het risicomanagement en de mogelijkheid om de maximale omvang en kans van voordoen van de risico’s te bepalen.
In de praktijk is dit vaak weerbarstiger dan uit de paragraaf Weerstandsvermogen blijkt. Voor risicomanagement als apart beheersinstrument vragen we al enkele jaren aandacht. Want op dit moment is de concrete aandacht voor risico’s praktisch gezien beperkt tot de jaarlijkse inventarisatie bij de begroting en de jaarrekening (gevolgd door de confrontatie met het beschikbare weerstandsvermogen); mede omdat deze door BBV-
verslaggevingsregels wordt afgedwongen. Het is van belang te investeren in risicomanagement: want met het vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie en het bestuur kan beter een juiste balans wordt gevonden tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. En na het ontwikkelen ervan is het van belang continue aandacht voor risicoanalyse en –beheersing te organiseren. Uw weerstandsvermogen nader geanalyseerd Het beschikbare weerstandsvermogen wordt in de jaarstukken bepaald door de omvang van de algemene reserve. Een heldere en rechtlijnige benadering, omdat deze reserve ook al in de balans gepresenteerd wordt. De wijze van bepalen van het weerstandsvermogen is niet nader gedefinieerd door toezichthouders; het zijn raad en college die bepalen welke norm er voor Vlieland op dit aspect gelden. We attenderen er wel op dat er ruimere definities gangbaar zijn, waarbij meerdere bestemmingsreserves (of stille reserves) bij het weerstandsvermogen worden betrokken. Of waarbij er naast dit incidentele weerstandsvermogen (want dit vermogen is slechts eenmalig in te zetten), ook structurele weerstandscapaciteit (veelal wordt dan de onbenutte belastingcapaciteit benoemd) wordt meegenomen.
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Prestatie-levering We hebben de laatste jaren aandacht gevraagd voor de prestatielevering: het feitelijk vaststellen dat een prestatie echt geleverd is, en het expliciet vastleggen en onderbouwen daarvan. De commissie BADO heeft de notitie ‘vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties’ uitgebracht om het belang ervan te onderstrepen en om handvatten te geven hoe bewijsvoering en dossiervorming rondom prestatielevering vorm te geven. Bij bepaalde diensten of leveringen is het soms best lastig om te beoordelen en adequaat gedocumenteerd vast te leggen of een prestatie is geleverd. En los daarvan, het kost tijd en moeite. Omdat er aan de vastlegging van en de controle op prestatielevering nog geen feitelijke invulling werd gegeven hebben we hieraan, in afstemming met Financiën, dit jaar expliciet aandacht besteed. We hebben daarbij het verzoek gedaan om documentatie aan te leveren waaruit blijkt dat de dienstverlener voor de betreffende factuur feitelijke prestaties geleverd heeft. Deze uitvraag bleek lastig, mede omdat niet alle budgethouders en/of opdrachtgevers, in praktische zin deze onderbouwing achteraf konden of wilden opleveren. Met de nodige inspanning bleken veel van de prestatie te documenteren.
Maar van de uitgevraagde items bleken 2,3% in het geheel niet te onderbouwen en 2,6% niet doeltreffend te documenteren. Derhalve is het voor ca 5% van de inkopen (in euros: € 100.000 onzeker of de prestaties geleverd zijn. Dat blijft onder onze controletoleranties voor onzekerheden (€ 330.000) maar is evenzeer een substantieel deel.
Overigens moet het vastleggen en documenteren van de ‘ontvangen prestatie’ zich naar onze mening niet beperken tot controle achteraf: het moet in het factuurproces ingebakken worden. We adviseren om voor komend boekjaar te bezien hoe dat in het inkoopproces en factuurproces te borgen. Regio Deal De Waddeneilanden In 2020 en 2021 is door het Samenwerkingsverband De Waddeneilanden een integraal programma opgezet om de leefbaarheid op de Waddeneilanden te behouden en te werken aan een duurzaam en vitaal toekomstperspectief voor de Waddeneilanden. In februari 2022 is het integrale uitvoeringsprogramma in de raad vastgesteld. Dit programma is ingediend en gehonoreerd in de 4e tranche van de Regio Deals die het rijk met decentrale overheden, in dit geval de Waddeneilanden en de provincies Noord-Holland en Friesland heeft gesloten. De Regio Deals zijn 1 november jl. ondertekend. Het totale programma omvat projecten waarvoor in totaal ca € 31 mln. uitgaven worden geraamd en die volgens de afspraken in de Regio Deal uitgevoerd worden in de periode 2024 - 2027. in het kader van regiodeals een eigen bijdrage verwacht: de rijksoverheid betaalt 50%, de provincie 25% en de gemeenten 25%.
Belangrijkste boodschappen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Voor de uitvoering van het programma verleent een programmabureau dat is ondergebracht bij GR De Wadden ondersteuning. Maar de bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt, zo begrijpen wij, bij de contractspartijen samen. Voor de planning, de prioritering, keuzes in en uitwerking van projecten moeten nog feitelijke afspraken worden gemaakt en bekrachtigt. Deze afspraken zijn van expliciet van belang omdat de projecten die zijn ingebracht in de Regio Deal in een beperkte tijd moeten worden uitgevoerd. En de aard en omvang van deze projecten zijn voor de eilanden best majeure projecten: goede kaders afspreken en nadrukkelijke bewaking ervan is een must. Woningbouwsubsidies De rijksoverheid stimuleert momenteel via subsidieprogramma’s op concrete wijze de woningbouwplannen van gemeenten. Het ministerie van Volkshuisvesting heeft in 2022 voor het versnellen van de woningbouw op de Waddeneilanden (ter realisatie van ten minste 200 woningen op de eilanden) een bedrag van € 5 mln. toegezegd; deze rijksbijdrage is bedoeld voor de bekostiging van de zgn. onrendabele top van de 200 woningen. Omdat de looptijd van het project lang is (10 jaar), adviseren we u om bij start ervan nadrukkelijk stil te staan bij de opzet, de inhoudelijke beheersing en de administratieve borging ervan.
Het (tijdig) halen van de woningbouw-doelstelling en de samenstelling van het woningbouwprogramma (opbouw, fasering) zijn nadrukkelijke voorwaarden bij de subsidieverlening. En bij de subsidieverlening in waddenverband speelt verder mee dat de gemeente Terschelling administratief beheerder is van de rijksbijdrage en tussen de eilanden afspraken gemaakt moeten
worden over de uitvoering en realisatie van het woningbouwprogramma en de inhoudelijke en administratieve verantwoording van de uitvoering. Verstandig om nu stil te staan bij de uitgangspunten die daarvoor gekozen worden, want het beheer en de bewaking van de projecten moeten voor de komende 10 jaar solide zijn. Ook om te borgen dat de rijksubsidies over 10 jaar, na realisatie van de doelen, ook feitelijk vastgesteld worden.
Belangrijkste boodschappen
17
Ons beeld van het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing
Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
In dit onderdeel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van (de kwaliteit van) het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening. Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar, waardoor we een goede start hebben kunnen maken met onze controlewerkzaamheden. Wij hebben echter ook een aantal aandachtspunten die ervoor kunnen zorgen dat de jaarrekeningcontrole volgend jaar efficiënter kan plaatsvinden: Op te leveren stukken Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar, maar niet allemaal. Gelet op de beperkte bezetting bij Financiën is dit begrijpelijk, maar niet efficiënt voor onze controle. We zullen komend jaar onze lijst met op te leveren stukken specifiek met Financiën doornemen, waardoor in samenwerking kan worden gezorgd voor een soepel afsluit- en controleproces.
Volwaardige jaarrekening Bij de start van de controle was er een redelijk complete set jaarstukken beschikbaar. Maar er moesten wel nog enkele onderwerpen geanalyseerd en samengesteld worden voor de rekening. Met name de verschillende teksten rondom rechtmatigheid (verklaarbaar omdat dit het eerste jaar van verantwoorden is) en de SiSa-bijlage (elk jaar meer regelingen, en dus nieuwe aspecten om te beoordelen) waren nog niet beschikbaar en voor onze controle wel van belang.
We adviseren om bij het afsluitproces van de rekening van volgend jaar: • De (coördinatie van de) jaarstukken niet sec bij Financiën neer te leggen. Begrijpelijk gelet op de financiële context in de stukken, maar de jaarverantwoording is een integrale verantwoording. Door de coördinatie te verleggen kan Financiën zich meer richten op haar deskundigheidsterrein. • De teksten in de jaarstukken, in het bijzonder in de programmaverantwoording en de paragrafen, kritisch te beoordelen voordat de jaarstukken aan college en ons worden verstrekt. • Bij de start van de jaarrekeningcontrole de concept jaarstukken gereed en zichtbaar gecontroleerd te hebben aan de hand van de checklist jaarverslaggeving.
Belangrijkste boodschappen
18
Ons beeld van de VIC in ontwikkeling Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Nieuw VIC-plan In 2023 is een nieuw VIC-plan opgesteld, waarin onder meer rekening gehouden is met de veranderde verantwoordelijkheid voor de (financiële) rechtmatigheid van de beheerhandelingen van het college. In het plan zijn niet alleen de zuivere IC-controlewerkzaamheden beschreven, maar ook de actiepunten die openstaan om een goed beheer van alle financiële mutaties te borgen (onder meer worden genoemd het actualiseren van verordeningen, het beschrijven van werkprocessen, informeren van / communiceren met medewerkers en opstellen van een controlememorandum per proces). Uitvoering VIC De VIC-werkzaamheden over 2023 zijn in eigen beheer uitgevoerd (in 2022 werden ze mede met onze ondersteuning ingevuld). Verstandig, want daardoor worden kennis en kunde meer in de eigen organisatie opgebouwd. Nog raadzamer zou het zijn om de werkzaamheden te laten uitvoeren door een vaste, eigen medewerker. Dan kan er ook meegedacht en meegewerkt worden aan het ontwikkelen van processen. VIC rapportage 2023 De bevindingen van de VIC zijn verzameld in een ‘verslag IC 2023’. Wij zijn blij met een aantal kritische en gedetailleerde bevindingen die in dit rapport zijn opgenomen, mede daarom hebben we bij onze interim-controle gemaakt van de samenvatting in dit verslag.
Natuurlijk adviseren we u om kennis te nemen van het verslag en gebruik te maken van bevindingen en aanbevelingen om processen aan te scherpen.
Enkele bevindingen/aanbevelingen uit de VIC: • Leg zichtbaar vast hoe beoordeeld wordt dat een subsidie rechtmatig is besteed. • Pas de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Vlieland aan aangezien regelmatig ontheffing wordt verleend aan verplichtingen in de verordening. • Digitaliseer ook aanvragen omgevingsvergunningen die niet via het Omgevingsloket zijn binnengekomen. • Voer, waar mogelijk, een collegiale toets uit op de in rekening te brengen leges omgevingsvergunningen. • Maak voor leges burgerzaken (bijv. per kwartaal) een aansluiting van de intern gebruikte spreadsheet-bestanden met de financiële administratie (Coda) en leg dit vast. • Registreer alle verhuur- en pachtcontracten centraal (‘contractregister’) om grip te krijgen op de volledigheid van verhuuropbrengsten • Zorg voor een periodieke aansluiting tussen het contractregister en de financiële administratie
Belangrijkste boodschappen
19
Ons beeld van de VIC in ontwikkeling Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Afsluitproces VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Doorontwikkeling VIC Natuurlijk kan de VIC verder ontwikkeld worden. We noemen enkele elementen: • De in het VIC-plan opgenomen acties hadden we al weergegeven. Het is een open deur om weer te geven dat deze ook feitelijk opvolging verdienen! • Maak het onderscheid tussen controle in de processen (controle in de eerste lijn) en de verbijzonderde interne controle (controle in de tweede lijn) expliciet. • We adviseren een specifieke risicoanalyse per proces te introduceren. Dat is een betere selectie van processen en keuze in omvang en diepgang van werkzaamheden mogelijk. • IT-risico’s en IT-werkzaamheden worden nog niet meegenomen in het VIC-plan. De opzet, bestaan en werking van de ITbeheersorganisatie is echter een cruciaal onderdeel om een uitspraak te doen over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. • Betrek grote, risicovolle en/of politiek gevoelige projecten in het VICplan (regiodeal, woningbouw) en de interne beheersing op en de bijdragen aan de verbonden partijen. • De werkzaamheden van de VIC zijn nog volledig gegevensgericht op basis van het toetsen van hard controls in het proces. Voor de komende jaren raden wij u echter aan om ook de soft controls onderdeel te maken van het VIC-plan, waaronder bij de te ontwikkelen risicoanalyse.
• Betrek in de VIC ook periodiek de processen van Financiën (betalingen, beheer debiteuren/crediteuren, memoriaalboekingen).
Deze elementen kunnen natuurlijk niet allemaal direct aan de VICwerkzaamheden worden toegevoegd. Maar met de genoemde risicoanalyse is een betere en evenwichtige keuze mogelijk. En de aandacht voor de verschillende processen en onderwerpen kan roulerend beperkter en intensiever worden ingezet; waardoor meer onderwerpen binnen de scope kunnen vallen.
Belangrijkste boodschappen
20
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Afsluitproces
Risicomanagement staat op de rol Voor risicomanagement als apart onderwerp in de beheersinstrumenten vragen we al enkele jaren aandacht. Tot in het verslagjaar had het bij Vlieland nog geen expliciet aandacht gekregen. Maar we zijn blij dat u bij de kadernota 2024 heeft besloten om met RIE (Risico-inventarisatie en evaluatie) aan risicomanagement invulling te gaan geven. Het is van belang hierin te investeren: want met het vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie en het bestuur kan beter een juiste balans wordt gevonden tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. En na het ontwikkelen ervan is het van belang continue aandacht voor risico-management te organiseren. Want op dit moment is de aandacht voor risico’s praktisch gezien beperkt tot de jaarlijkse inventarisatie bij de begroting en de jaarrekening (gevolgd door de confrontatie met het beschikbare weerstandsvermogen); mede omdat deze door BBVverslaggevingsregels wordt afgedwongen.
VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij u en het college De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij u als college van burgemeester en wethouders. Het is onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude (of van fouten).
Een frauderisico-analyse opstellen, mede als basis voor de werkzaamheden VIC Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een dergelijke analyse helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegen gegaan. Deze frauderisicoanalyse kan daarna ook gebruikt worden als uitgangspunt voor de VIC-aanpak en als basis voor specifieke VICwerkzaamheden gericht op de onderkende risico’s. Een volgende stap is om de frauderisico’s ook te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie, mede als onderdeel van het uit te voeren M&O beleid, zodat ze gaan ‘leven’ in de organisatie.
Belangrijkste boodschappen
21
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Afsluitproces
VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Frauderisico’s in onze controle Naast het betrekken van de interne frauderisicoanalyse hebben wij op basis van onze beroepsregels de volgende aanvullende werkzaamheden uitgevoerd in het kader van fraude: • Frauderisico’s bespreken met management en bestuur; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Analyse van de financiële administratie op ongebruikelijke boekingen, zoals onverwachte verschuivingen tussen budgetten en/of kredieten; • Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere werkzaamheden uitvoeren van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bijzonderheden voortgekomen. Fraude in de controleverklaring Wij zijn verplicht om in onze controleverklaring een aparte sectie op te nemen over fraude. Hierin staat welke werkzaamheden wij hebben uitgevoerd om frauderisico’s te onderkennen die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang en om deze risico’s te mitigeren. In de verklaring nemen we ook op wat de belangrijkste waarnemingen en uitkomsten zijn van deze werkzaamheden.
Er is geen overkoepelend M&O beleid Binnen de gemeente is geen overkoepelend M&O-beleid vastgesteld, waardoor geen algemene uitgangspunten, kaders, beheersmaatregelen en risicogebieden op dit gebied inzichtelijk zijn. Het beschikken over een overkoepelend M&O-beleid is aan te bevelen omdat de visie en kaders van de gemeenteraad ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik hiermee expliciet naar voren komen. En het kan helpen bij de onderbouwing van een van de drie elementen van rechtmatigheid. Noodzakelijk is het echter niet. Relevant is dat de in verordeningen en nadere besluiten die daaruit voortkomen voldoende preventieve en repressieve maatregelen zijn opgenomen, alsmede dat de toetsing op deze maatregelen is opgenomen in de interne beheersingsorganisatie. Wij hebben geconstateerd dat dit het geval is.
Belangrijkste boodschappen
22
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening Bevinding voorgaand jaar
Informatiewaarde jaarverslag
Aanbeveling
Aanbestedingsbeleid en naleving voorwaarden: Het naleven van het interne inkoopen aanbestedingsbeleid, zeker bij het inhuren van medewerkers en het verlengen van de inhuurperiode.
Zorg er voor dat inkoopregelgeving (aanbestedingswet, nota proportionaliteit) en het eigen beleid (formeel beleid en werkafspraken) bij alle budgethouders bekend.
De interne controle op externe inhuur is in de VIC uitgevoerd en hierbij zijn voor 2023 geen afwijkingen vastgesteld m.b.t. Europese wetgeving. Focus op verlenging(en) geldt ook voor dit boekjaar.
Inkoop is het belangrijkste proces met financiële gevolgen: blijf ervoor zorgen dat de relevant kennis bij iedereen actueel blijft.
2
De financiële verordening dient te worden geactualiseerd en dan ook de hiermee gerelateerde verordeningen.
Actualiseer de verordeningen: de veranderingen rondom rechtmatigheid zijn een goede aanleiding om het formele financiële kader te herzien.
Dit jaar zijn een aantal verordeningen en regelingen geactualiseerd: er is een controleprotol opgesteld en het normenkader is geactualiseerd. En de budgethoudersregeling is dit jaar aangepast. Eerder was de nota Reserves en voorzieningen geactualiseerd.
Zorg dat actualisatieslag doorgezet wordt: pas ook de financiële verordening aan. En ben er alert op dat in 2024 het controleprotocol opnieuw aanpassing behoeft als het BADO is aangepast.
3
De gemeente heeft nog geen zicht op potentiële frauderisico’s en de mogelijk te treffen beheersmaatregelen.
Stel een frauderisicoanalyse op: Breng frauderisico’s bij uw gemeente in kaart; betrek de mogelijk interne beheersmaatregelen daarbij en bespreek dit periodiek met directie/college.
In de kadernota is opgenomen dat voor 2024 de invoering en ontwikkeling van een RIE (Risico inventarisatie en evaluatie) is gepland.
Voorlopig nog planvorming.
Bevindingen controle Interne beheersing Afsluitproces
Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Status
1
Financiële positie
VIC
Voortgang
Belangrijkste boodschappen
23
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Bevinding voorgaand jaar
Aanbeveling
4
De prestatie akkoord bij leveringen wordt nog niet expliciet vastgelegd en gedocumenteerd. :
Leg beleid vast rondom het proces prestatiebeoordeling leveringen en diensten. Leg vast wanneer (aard van levering, omvang/soort) er specifieke aandacht nodig is voor het beoordelen van een prestatie. En als er aandacht nodig is: op welke wijze dit vorm te geven en zichtbaar te documenteren.
Er is nog geen beleid hiervoor ontwikkeld.
Door ontbreken van beleid en richtlijnen ontbreekt ook de specifieke aandacht van de organisatie op de feitelijke levering van prestaties.
5
Waardering debiteuren i.v.m. COVID-19: na-ijl effect in 2022.
Op dit moment: bewaken en afwikkelen.
Voorziening in de jaarrekening 2021 gevormd. In 2022 is voorziening bijgesteld (invordering verloopt beter dan verwacht).
Invordering loopt na de coronatijd weer goed en voorziening dubieuze debiteuren is verlaagd naar ‘normaal’ niveau.
6
Er zijn bijna geen (actuele) procesbeschrijvingen. Zicht op en inzicht in processen is de basis voor interne beheersing.
Advies om voor de belangrijkste financiële processen beschrijvingen op te laten stellen (bijvoorbeeld in de vorm van workflows) blijft staan.
Ons is medegedeeld dat hieraan wordt gewerkt, maar dat de beschrijvingen op dit moment nog in bewerking zijn
Is een continue aandachtspunt. Maak er nu een speerpunt van nu het college zelf verantwoordelijk is voor IC en rechtmatigheid.
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Afsluitproces
VIC Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Voortgang
Status
Belangrijkste boodschappen
24
Actuele ontwikkelingen die interessant kunnen zijn voor u Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen Actuele ontwikkelingen Sisa WNT Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding
In april 2024 heeft de Rijksoverheid met provincies en gemeenten afspraken gemaakt over hun financiën. Hieronder hebben wij de belangrijkste afspraken op een rijtje gezet. Opschalingskorting definitief afgeschaft Een van de afspraken is dat vanaf 2026 de opschalingskorting definitief wordt geschrapt. Daardoor krijgen gemeenten € 675 miljoen extra. Nieuwe financieringssystematiek eerder ingevoerd Tevens is besloten om de nieuwe financieringssystematiek (bbpsystematiek) al vanaf 2024 in te voeren, zodat de financiering vanuit de Rijksoverheid stabieler wordt. Deze overgang heeft, met uitzondering van het jaar 2025, geen financiële gevolgen voor gemeenten. In 2025 wordt echter, eenmalig, een lagere uitkering uit het gemeentefonds verwacht. Streven naar minder specifieke uitkeringen Om in de toekomst verantwoordingslasten te beperken en bestedingsvrijheid te bevorderen wordt, naast de lopende inspanningen om de financiële verhoudingswet aan te passen, een plan uitgewerkt om te komen tot een vermindering van het aantal (nieuwe) specifieke uitkeringen.
Financiering Wmo wijzigt Een andere afspraak die gemaakt is, is om gezamenlijk te werken om de beheersbaarheid van de uitgaven in relatie tot de wettelijke zorgtaken van de Wmo 2015 te borgen. Het Rijk en gemeenten gaan zich samen inspannen om het openeinde-deel van de regeling te beëindigen. Afgesproken is dat in de toekomst (een nader te bepalen deel van de) Wmo 2015 niet langer via de algemene uitkering van het gemeentefonds gaat, maar via een aparte financiering. Afhankelijk van de gekozen bekostigingsvorm wordt een passende, geobjectiveerde indexering ontwikkeld die rekening houdt met de kostenontwikkeling en demografie en vergrijzing. In juni 2024 wordt een voorstel besproken op welke wijze die uitgangspunten verder worden uitgewerkt, ook in samenhang met het al lopende houdbaarheidsonderzoek. Ook op het fysiek domein zijn er ontwikkelingen In het fysiek domein spelen een aantal fundamentele ontwikkelingen die veel van gemeenten vragen. Erkend is dat er onderzoek nodig is naar de vraag of de bbp-systematiek evenredig meebeweegt met de ontwikkeling van de kosten op de beleidsterreinen openbaar vervoer, infrastructuur en natuur. Ook hierbij gaat het om de balans tussen ambitie, taken, middelen en uitvoeringskracht. Voor deze drie beleidsterreinen zal tot een verdere concretisering van de handelingsperspectieven en oplossingsrichtingen worden gekomen.
Belangrijkste boodschappen
25
Actuele ontwikkelingen die interessant kunnen zijn voor u Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen Actuele ontwikkelingen Sisa WNT Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding
Duurzaamheidsrapportage komt eraan Als onderdeel van de Europese Green Deal heeft de Europese Commissie de nieuwe Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gepubliceerd. De CSRD is op dit moment alleen van toepassing op de B.V. en N.V. en op organisaties van openbaar belang. Door grote OOB’s met meer dan 500 werknemers moet de CSRD voor het eerst worden toegepast voor verslagen die in 2025 worden gepubliceerd, betrekking hebbend op boekjaar 2024. Het is nog onduidelijk of en wanneer gemeenten ook verplicht zullen worden een duurzaamheidsverslag op te stellen. Dit hangt af van de manier waarop de Nederlandse wetgever de CSRD zal gaan implementeren. De Nederlandse wetgever kan bijvoorbeeld het toepassingsbereik uitbreiden door onder andere gemeenten te verplichten een duurzaamheidsverslag op te stellen. Wij verwachten echter dat decentrale overheden hun maatschappelijke verantwoordelijkheid zullen nemen en niet achter kunnen blijven in het opstellen en openbaar maken van duurzaamheidsrapportages. Ondanks dat er nu nog geen verplichting is voor uw gemeente, kan ESG (Environment (Milieu), Social (Sociaal) en Governance (Bestuur)) toch een relevant thema zijn. Het kan voorkomen dat organisatie binnen uw gemeente of leveranciers aan de CSRD/ESG eisen moeten voldoen. Zij kunnen dan informatie bij uw gemeente opvragen voor onder meer hun eigen ESG-rapportage.
Indien dit het geval is, raden wij u aan om in een vroeg stadium met deze partijen te overleggen, zodat u weet wat er aan de te verstrekken informatie wordt verwacht.
De ESRS vereisen rapportering over een breed scala aan ESGonderwerpen, zowel voor de eigen activiteiten van uw gemeente als met betrekking tot de waardeketen. Om als gemeente aan de eventuele ESG-regelgeving te kunnen voldoen, vergt dit de nodige voorbereiding. De hoeveelheid voorbereiding zal mede afhangen van de parameters die voor gemeenten zullen gaan gelden. Assurance met een beperkte mate van zekerheid door een onafhankelijke assurance-dienstverlener zal verplicht zijn. Wij bevelen uw gemeente aan de ontwikkelingen nauwlettend te volgen, inclusief de gevolgen daarvan voor de adequate betrokkenheid van uw gemeenteraad.
Belangrijkste boodschappen
26
Deze Sisa-regelingen zijn op uw gemeente van toepassing Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2023. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van de Nota verwachtingen accountantscontrole zwaardere rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de jaarrekening.
De rapporteringstolerantie is per specifieke uitkering: • € 12.500 indien de omvangsbasis kleiner of gelijk is aan € 125.000; • 10% indien de omvangsbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; • € 125.000 indien de omvangsbasis groter is dan € 1.000.000. De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Hierna hebben wij onze bevindingen per specifieke uitkering opgenomen.
Bevindingen controle Sisacode
Specifieke uitkering
Fout / onzekerheid
Omvang van de fout of onzekerheid
Toelichting fouten / onzekerheden
JenV A16
Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Speerpunten van de gemeenteraad
FIN B2
Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Bijlagen
BZK C55
Aanpak energie armoede
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
BZK C62
Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
BZK C92
Regeling specifieke uitkering Informatiepunten Digitale Overheid
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
BZK C105
Regeling specifieke uitkering startbouwimpuls
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Interne beheersing
Actuele ontwikkelingen Sisa WNT Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding
Belangrijkste boodschappen
27
Deze Sisa-regelingen zijn op uw gemeente van toepassing Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Sisacode
Specifieke uitkering
Fout / onzekerheid