CONCEPT Plan van Aanpak onderzoek gemeente Vlieland Duinwijck

CONCEPT Plan van Aanpak – onderzoek gemeente Vlieland Onderzoek project Duinwijck Aardgas vrij

1. Inleiding

Voor u ligt het plan van aanpak onderzoek Duinwijck Aardgas vrij. Op 4 maart 2024 heeft de rekenkamercommissie gesproken met fractievoorzitters van de gemeenteraad van Vlieland. De rekenkamercommissie heeft bij dit gesprek geproefd dat de focus van het onderzoek nadrukkelijk een evaluerend, lerend onderzoek moet zijn, dat bij voorkeur uitmond in handvatten voor toekomstige projecten. Uitgangspunt moet ook zijn dat het geen afrekenonderzoek moet zijn. De rekenkamercommissie vindt het onderwerp geschikt om uit te voeren, mede omdat het goed aansluit bij de visie van de rekenkamercommissie en dat is terugkijken om te leren.

2.

Context onderzoek

Met de Proeftuinen aardgasvrije wijken (PAW) kunnen gemeenten met een rijkssubsidie stapsgewijs hun woningen loskoppelen van het aardgas en aansluiten op alternatieve bronnen. Gemeenten doen dit vaak samen met woningcorporaties. Voor de deelname is een stevige subsidie beschikbaar vanuit het Rijk. Op Vlieland is deelgenomen aan de eerste tranche met een innovatief project in de wijk Duinwijck, start 2016/2017. Gemeenten hebben de regie in de wijkgerichte aanpak van de energietransitie om van het gas af te komen in de gebouwde omgeving. Hierdoor hebben gemeenten taken zoals het opstellen van een transitievisie warmte en van uitvoeringsplannen op wijk- of buurtniveau. Gemeenten kunnen gedurende het proces op verschillende wijze invulling geven aan de regierol in relatie tot de stakeholders, zoals woningbouwcorporaties en netbeheerders. Bij het project Duinwijck heeft de gemeente gekozen voor een rol op afstand. Het warmtenet wordt gerund door de buurt zelf, in de vorm van VlieWaCo (Vlielandse WarmteCoöperatie). Naast de coöperatie is er een BV opgericht om het project te kunnen uitvoeren. Dit is Duinwijck Warmte B.V. De ledencoöperatie is de

enige aandeelhouder van Duinwijck Warmte BV. 1 In de begroting van de gemeente is het project niet als een verbonden partij opgenomen. Mede door de Stichting Urgenda is het plan ontstaan om 39 woningen en één utiliteitsgebouw (de Vliehorst) in de wijk Duinwijck duurzaam te verwarmen. Dat lukt door de inzet van warmte collectie en de aankoop van volledig groene stroom bij de lokale energie coöperatie. Zonnecollectoren verzamelen warmte die meteen gebruikt kan worden en als er een warmteoverschot is wordt die warmte opgeslagen in een grote buffer onder het maaiveld. Daartoe is aan de rand van de duinen een groot gat met een omtrek van 50 meter en een diepte van 5 meter gegraven (een soort geïsoleerd bassin dat gevuld wordt met water) waarin de warmte wordt opgeslagen. Wanneer er een warmte tekort is t.o.v. de warmte vraag, wordt de grote buffer warmte geoogst. Als de buffer niet kan voldoen aan de vraag, dan wordt de warmte pomp installatie gebruikt op de warmtelevering te verzorgen. 2

Ten aanzien van opzet en uitvoering van het project zijn met name twee aspecten van belang voor het onderzoek. Ten eerste is er onduidelijkheid over het hoe en waarom van de organisatie en governance van het project en de rol van de gemeente daarin. Er zou meer duidelijkheid moeten komen over het waarom van gemaakte keuzes, of die keuzes door de daarvoor verantwoordelijke partij zijn genomen en ook waar die keuzes wel of niet goed hebben gewerkt. Ten tweede heeft het project een aantal tegenslagen en vertragingen in de uitvoering gehad. Zo was het lastiger dan voorzien om alle vergunningen en financiering rond te krijgen, maar ook hebben een failliete aannemer en de problematiek rondom het Suezkanaal gezorgd voor de nodige knelpunten in de uitvoering.

3.

Doelstelling

4.

Onderzoeksvragen

Het doel van het onderzoek is het maken van een reconstructie en analyse op hoofdlijnen van het (grote) project Duinwijck aardgasvrij vanuit het perspectief van de gemeente Vlieland, om van te leren voor toekomstige projecten. Doel van de reconstructie is dat er inzicht wordt gegeven in de mate van effectieve en efficiënte voorbereiding, besluitvorming, sturing op de uitvoering en verantwoording over het project aan de gemeenteraad. De focus komt te liggen op de rollen, het proces en de informatievoorziening tussen raad en college. De Rekenkamercommissie heeft de volgende onderzoeksvragen geformuleerd: 1. Wat is precies de rol en verantwoordelijkheid van de gemeente? Welke afwegingskaders en strategie heeft de gemeente Vlieland gehanteerd bij de 1 https://duinwijckgasvrij.nl/de-exploitatie/

2 https://www.aardgasvrijewijken.nl/proeftuinen+op+de+kaart/duijnwijck+vlieland/2115662.aspx?t=PAW-in-de-praktijkVlieland

voorbereiding, besluitvorming en andere betekenisvolle momenten in het project Duinwijck? 2. Hoe is het besluitvormingstraject tot oprichting van de BV, Stichting en coöperatie verlopen, zijn alternatieve inrichtingsmodellen besproken en in hoeverre zijn de gemeente en inwoners daarbij betrokken? 3. Wat zijn de leer- en verbeterpunten voor toekomstige vergelijkbare (grote) projecten in termen van de voorbereiding, opzet en inrichting van het project, de inwonersparticipatie, de informatievoorziening en de borging van risico’s? 4. Wat zijn de huidige en toekomstige financiële, bestuurlijke en maatschappelijke risico’s voor de gemeente Vlieland, zijn deze voldoende in beeld en wordt er gestuurd op die risico’s?

5. Afbakening onderzoek Het onderzoek is geen evaluatie van het wel of niet succesvol zijn van het project Duinwijck Aardgas vrij in termen van de energiereductie doelen. Ook gaat de Rekenkamercommissie de documenten in het dossier niet inhoudelijk op juistheid en volledigheid beoordelen.. De focus is kijken naar de toekomst, naar wat kan beter en wat gaat al goed vanuit het perspectief van de gemeente Vlieland.

6. Aanpak

Voorbereiding Dit Plan van aanpak zal, conform de besluitvormingsmatrix, ter kennisname worden toegezonden aan de gemeenteraad en het colleges, de gemeentesecretaris en de griffier. Vervolgens zal dit plan van aanpak ook openbaar worden gemaakt via de pagina van de rekenkamercommissie op de website van De Waddeneilanden. Doel is dat we duidelijkheid scheppen over de invulling van het onderzoek en de voorlopige planning. Verder vragen wij dat de gemeente het onderzoek aankondigt bij het project Duinwijck, de BV en de coöperatie. Vervolgens willen we een contactpersoon die ons aanspreekpunt is voor dossieraanlevering en ook voor het regelen van de interviews. Onderzoeksuitvoering

Om de context van het project goed in beeld te krijgen en in kaart te brengen wie waar voor verantwoordelijk is, wordt een beperkt aantal gesprekken gevoerd met direct bij het project betrokken personen. Doel van die gesprekken is om een toelichting te krijgen op een aantal zaken die in het dossieronderzoek als aandachtspunt naar voren zullen komen. Daarnaast denken we aan gesprekken met bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordigers van de gemeente. Van elk gesprek wordt een kort verslag gemaakt. Dat verslag wordt voor commentaar voorgelegd aan de gesprekspartners. De gespreksverslagen worden niet openbaar.

Op basis van het dossieronderzoek en de interviews wordt een Nota van bevindingen opgesteld. Deze Nota wordt vervolgens aan de gemeentelijke organisatie voorgelegd met het verzoek de feiten te verifiëren en indien nodig aan te vullen. Indien noodzakelijk zullen we ook aan externe partijen het verzoek voorleggen om te verifiëren of de feiten juist zijn. De ontvangen reactie(s) op de Nota van bevindingen worden bij gebleken onjuistheid verwerkt in het eindrapport. In het eindrapport worden de deelvragen kernachtig beantwoord en leiden tot conclusies en aanbevelingen, die nadrukkelijk zullen worden ingestoken vanuit verbetermogelijkheden. De eindrapportage zal worden aangeboden aan het college voor een bestuurlijke reactie. De bestuurlijke reactie zal worden toegevoegd aan het rapport. De rekenkamercommissie rondt het rapport af en zal het complete eindrapport aanbieden voor behandeling in de gemeenteraad. Het streven is een eindrapport van maximaal 25 pagina’s.

7.

Planning en begroting

De rekenkamercommissie heeft de capaciteit om het onderzoek zelfstandig uit te voeren. Hiervoor zet de commissie de onderstaande begrote uren in voor een begroot bedrag van 13.600 euro. De afrekening zal op basis van werkelijk gemaakte uren en werkelijke reis- en verblijfkosten plaatsvinden. De planning en de besteding van de uren is sterk afhankelijk van de beschikbaarheid en de toegankelijkheid van de administratie van de gemeente Vlieland en het project Duinwijck. De planning kan na overleg met de fractievoorzitters nog nader worden uitgewerkt. Fasen

Periode

Fase 1. Voorbereiden maart/ - Opstellen plan van aanpak april - Overleg met raad/Feedback verwerken Fase 2. Documentenstudie mei/ juni/ juli - Analyse Fase 3. Interviews September/okt - Voorbereiding en vragenlijst ober - Circa 6 interviews - Verslag en analyse Fase 4. Rapport november - Opstellen bevindingenrapport - Ambtelijk hoor en wederhoor uitzetten - Verwerken ambtelijke reactie Fase 5. Eindrapport december - Opstellen conclusies en aanbevelingen - Aanvragen bestuurlijke reactie en reactie termijn - Schrijven voor- en nawoord - Presentatie raad Totaal kosten 86* x 160 uren = 13.760 euro** *) uurtarief leden rekenkamercommissie **) De eventuele reis- en verblijfkosten zijn niet meegenomen in de begroting.

Uren leden Rkc De Waddeneilanden 10 55 35 40 20

160 uren