Bijlage 4 - verbeterpunten

VERBETERPUNTEN N.A.V. IBT ANALYSE DIV/ARCHIEF Hieronder een beknopt overzicht van onze reactie op de adviezen die door DOXSupport worden genoemd n.a.v. de IBT-analyse en hoe wij als DIV/archief ermee om willen gaan, met waar van toepassing een planning in de tijd.

Algemene reactie op de adviezen: De vier verbeterpunten die in de analyse van DOXSupport genoemd worden zijn bekend. Sommige staan inderdaad al langer op de lijst van te verbeteren aspecten van de informatieverzorging. Dat dingen langer blijven liggen dan ook wij zouden willen heeft vaak te maken met de beschikbare tijd en mankracht en het feit dat er andere directere prioriteiten liggen. In 2024 en 2025 is het grootste deel van de beschikbare tijd buiten de reguliere werkzaamheden besteed aan het project implementatie Mozard. Daarnaast heeft een van de medewerkers een opleiding gevolgd waardoor zij beperkt beschikbaar was.

Reactie op de specifieke adviezen van DOXSupport:

1. Ga verder met het inrichten van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, geef vervolg aan het uitwerken van de 0-meting uit 2023 Dit staat reeds op de lijst van uit te voeren werkzaamheden voor 2025 en 2026.

2. Voer de meest noodzakelijke aanbevelingen uit het calamiteitenplan op korte termijn uit met name het klimaat in de archiefbewaarplaats dient op korte termijn te worden verbeterd en gemonitord. Of kies er voor om de permanent te bewaren archieven onder te brengen in een externe archiefbewaarplaats Dit is een punt waar we nu echt expliciet mee bezig moeten, nu het ernaar uitziet dat we geen andere locatie krijgen of een uitgebreide verbouwing van het gemeentehuis. Hoewel het klimaat in de archiefbewaarplaats zo goed mogelijk wordt beheerst en niet meteen reden is voor paniek is het wel duidelijk dat de ruimte al jaren niet aan de gestelde eisen voldoet. Hier zal de gemeente een keuze moeten maken omtrent verbetering of uitbesteding. In het kader van de nieuwe Archiefwet (zie punt 4) zal een formele gemeentearchivaris aangesteld moeten worden. Het is wellicht een goed idee om samen met deze persoon hiervoor een plan van aanpak met de diverse mogelijkheden op te stellen. De verwachting is dat dit in 2026 of 2027 opgepakt kan worden.

3. Probeer de geconstateerde achterstanden in 2025 in te lopen. Met name de materiële verzorging van het bestand 1816-1946 kan wellicht door een uitzendkracht/schoolverlater eenvoudig en op korte termijn worden uitgevoerd Het herverpakken van het archiefblok 1816-1946 is een taak die al jaren ligt en steeds weer uitgesteld wordt. Hierbij willen wij wel aanmerken dat dit blok archief op dit moment geen schade lijdt of in deplorabele stand verkeert. Het archief wordt met enige regelmaat gebruikt

en hierbij wordt geen schade geconstateerd. Dat neemt natuurlijk niet weg dat dit wel opgepakt moet worden. Wij gaan het komende jaar kijken hoe we hier een oplossing voor kunnen vinden. Wat betreft de kleine papieren achterstand van 2024 die is geconstateerd is het wellicht goed te weten dat dit stukken betreft die al zijn opgenomen in ons zaaksysteem en op die manier gewoon terugvindbaar zijn.

4. Anticipeer op de nieuwe Archiefwet die, zoals het nu lijkt, per 1-7-2026 van kracht gaat worden en kom, wellicht in samenwerking met Terschelling, tot een voorstel voor het benoemen van een gemeentearchivaris. Het aanstellen van een gemeentearchivaris mag nu ook al en hoeft niet te wachten op de vaststelling van de nieuwe Archiefwet. Wij houden de voortgang van de nieuwe Archiefwet al jaren nauwlettend in de gaten. Deze wet zou oorspronkelijk al in 2021 ingaan, maar wordt steeds uitgesteld en bijgesteld. Het lastige op dit moment is dat er nog steeds over bepaalde details gediscussieerd wordt en hieronder vallen de eisen voor een gemeentearchivaris. Er is inderdaad al eens met de DIVmedewerker van de gemeente Terschelling hierover gesproken en we zijn het erover eens dat de meest voor de hand liggende keus een aansluiting bij een regionale archiefdienst is. Een archivaris van zo’n dienst zou ons ook weer behulpzaam kunnen zijn bij de inrichting van de archiefbewaarplaats (zie punt 2). Zodra de voorwaarden van waaruit de nieuwe wet werkt helemaal duidelijk zijn zullen wij natuurlijk dit punt oppakken. Zoals DOXsupport al schrijft is de verwachting dat dat in de loop van 2026 zal zijn.

5. Stel functionele eisen vast wat betreft gedrag van de digitale informatieobjecten en implementeer deze eisen in alle applicaties zodat informatie, behalve in een niet muteerbaar formaat, bij voorkeur ook in het originele formaat beschikbaar blijft en de authenticiteit van het informatieobject vastgesteld kan worden.. Voor Mozard zijn deze dingen goed geregeld. Het systeem is daar ook voor gemaakt en voldoet aan de gewenste kwaliteitseisen. Andere systemen zijn minder goed te overzien, ook omdat deze door Leeuwarden worden beheerd en buiten de directe invloed van DIV vallen. Een punt ter relativering hierbij is wel dat de meeste andere systemen niet altijd direct bedoeld zijn voor bewaring op de langere termijn, waardoor het vooral belangrijk is dat het betreffende systeem de gegevens zelf kan lezen. Dat gezegd hebbende is dit wel een aandachtspunt om op te pakken en eens te inventariseren wat we zoal hebben en wat voor informatie daarin in welke vorm bewaard wordt en of deze informatie ook op de juiste manier en tijd vernietigd wordt. Dit is wellicht iets om in overleg met ICT Leeuwarden op te pakken, de waarborging hiervan is iets waar zij meer zicht op hebben dan wij.