Bijlage 3 IC plan 2025 gemeente Vlieland

Intern controleplan 2025

Auteurs Datum Versie

1

: Verbijzonderde interne controle : September 2025 : 1.0

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ..........................................................................................................................................3

2.

Rechtmatigheidsverantwoording .....................................................................................................4

3.

Werkwijze Verbijzonderde Interne Controle ...................................................................................5

4.

Scoping ............................................................................................................................................7

5.

Planning ...........................................................................................................................................9

2

1. Inleiding Het College van B&W draagt volgens de Gemeentewet artikel 212, 213 en 213a zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van (financiële) beheershandelingen. Dit is verder uitgewerkt in de Financiële verordening (Gemeentewet artikel 212 lid 1), die de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie bevat. Een beheerste bedrijfsvoering staat hierbij voorop en de verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) is daarvoor een instrument. De VIC heeft als taak het toetsen van de belangrijkste financiële bedrijfsprocessen, waarbij moet worden vastgesteld dat de baten, lasten en balansmutaties uit de jaarrekening rechtmatig tot stand zijn gekomen. Naast de controle op rechtmatigheid, wordt door de VIC ook de getrouwheid van de verschillende baten, lasten en balansmutaties getoetst. Onderliggend aan de getrouwheid en de rechtmatigheid zijn namelijk 9 criteria te onderscheiden, te weten:

De 6 blauwe criteria zien toe op de getrouwheid. Deze criteria maken onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt niet afzonderlijk gerapporteerd over deze 6 criteria. De 3 rode criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant toetst de getrouwheid van de verantwoording. De getrouwheid betekent in principe dat de cijfers die verantwoord worden in de jaarrekening een waarheidsgetrouw beeld geven. Dat alle transacties zoals ze hebben plaatsgevonden juist en volledig in de jaarrekening zijn verwerkt. Het college toetst, middels onder andere de VIC, de rechtmatigheid. De rechtmatigheid betekent dat de cijfers die verantwoord worden in de jaarrekening zodanig tot stand zijn gekomen, dat de geldende wet- en regelgeving is nageleefd. De accountant controleert of hetgeen het college meldt in de rechtmatigheidsverantwoording juist en volledig is (getrouwheid) en zal daarbij het VIC proces beoordelen. De 9 verschillende criteria zijn erg aan elkaar verbonden en om die reden is de VIC van mening dat controle op de getrouwheid en rechtmatigheid op een efficiënte wijze gelijktijdig plaats kan vinden.

Om die reden wordt deze controle gezamenlijk opgepakt, waarbij de uitkomsten van de controle op de 6 blauwe criteria gebruikt kunnen worden door de accountant en de uitkomsten van de controle op de 3 rode criteria onderbouwing bieden voor de rechtmatigheidsverantwoording. Het Intern Controleplan (IC-plan) is een leidraad voor de organisatie om te waarborgen, dat financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd.

3

2. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het college rechtstreeks verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens of hetgeen het college meldt in de verantwoording juist en volledig is (getrouwheid) en zal daarbij het VIC proces beoordelen. Voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording binnen gemeenten zijn diverse varianten mogelijk, die beschreven staan in BADO-notitie genaamd ‘Notitie Rechtmatigheidsverantwoording’ d.d. 20-03-2020. Op basis van deze notitie heeft onze gemeente gekozen voor variant 1, waarbij de verantwoording gericht is op de financiële rechtmatigheid en de hantering van wettelijke normen. In deze variant zorgt het college, in afstemming met raad en accountant, voor een interne beheersing en interne controle, die gericht is op de minimale eisen van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit komt overeen met de huidige situatie, waarin de accountant een oordeel geeft over de rechtmatigheid. In lijn hiermee worden de interne controles uitgevoerd.

Een belangrijk ander uitgangspunt voor de rechtmatigheidsverantwoording, betreft de verantwoordingsgrens die door de raad vastgesteld wordt. De verantwoordingsgrens wordt namelijk gebruikt voor het bepalen van de interne controlewerkzaamheden. Aangezien de interne controlewerkzaamheden ook gebruikt worden door de accountant, is het belangrijk om bij de verantwoordingsgrens aansluiting te houden bij de goedkeuringstolerantie die de accountant hanteert. Een belangrijke wijziging hierin is recente wijziging in het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO). Op basis van het BADO van 21 maart 2025 is de goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden gesteld op 2% van de omvang basis (totale lasten exclusief de dotatie aan de reserves) van de gemeente. Aangezien deze goedkeuringstolerantie voor de gemeente leidend zal zijn, zal voor de rechtmatigheidsverantwoording ook gebruik worden gemaakt van 2% als verantwoordingsgrens. Deze verantwoordingsgrens is ook vastgesteld door de gemeenteraad. Voor de uitvoering van de werkzaamheden door de accountant wordt gebruik gemaakt van een afslag op deze goedkeuringstolerantie (de zogenaamde uitvoeringsmaterialiteit). Deze betreft 75% van de goedkeuringstolerantie. Wij zullen onze werkzaamheden ook baseren op deze uitvoeringsmaterialiteit.

Voor de jaarrekening 2025 biedt de ‘Kadernota Rechtmatigheid 2024 een nadere uitwerking van de 3 toetsingscriteria uit de rechtmatigheidsverantwoording, te weten Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium. Met het oog op een goede invulling van de VIC-werkzaamheden is het daarnaast van belang welke normen getoetst moeten worden binnen de rechtmatigheidsverantwoording. Deze normen zijn uiteengezet in het normen- en toetsingskader en vormen de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording.

4

3. Werkwijze Verbijzonderde Interne Controle Bij de uitvoering van de VIC gaat het primair om het continu verbeteren van onze organisatie om financieel rechtmatig te handelen. Daarnaast maakt de accountant bij zijn controlewerkzaamheden gebruik van de werkzaamheden en bevindingen van de VIC. Voor het afgeven van de controleverklaring toetst de accountant ten slotte de kwaliteit van de opzet, bestaan en werking van de belangrijkste interne beheersmaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. Een adequaat opgezette en werkende VIC is een belangrijke pijler waarop de gemeente in het kader van planning en control moet kunnen steunen. De resultaten uit interne controles geven informatie over in hoeverre onze gemeente beheersing heeft over de bedrijfsvoering, ofwel ‘in control’ is. Je bent als gemeente in control: Als je door het beheersen van risico’s (Risicomanagement), het correct plannen en bijsturen (Governance) consequent en aantoonbaar je doelen bereikt en afgesproken prestaties levert en daarover verantwoord, met de jou ter beschikking gestelde middelen en deze middelen, conform heersende wet- en regelgeving (Compliance), inzet. De doelstelling van dit intern controleplan is om op gestructureerde wijze aan te geven welke stappen genomen worden om vast te stellen dat onze organisatie ‘in control’ is.

Hierbij komen de volgende aandachtsgebieden aan bod: • Betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening • Naleving van relevante wet- en regelgeving • Effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen. De VIC werkt volgens het onderstaande schema:

Concreet betekent dit dat de interne controle als volgt ingevuld wordt: 5

1. Scoping  Op basis van de omvang van de verschillende processen zoals in de begroting 2025 verwerkt is, zal primair in kaart gebracht worden welke processen getoetst dienen te worden. Dit betreffen alle processen die ook door de accountant gecontroleerd worden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de IV-3 matrix van de gemeente. Om te bepalen of een proces “in scope” is, wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde uitvoeringsmaterialiteit. De uitvoeringsmaterialiteit is een afslag van de materialiteit die de accountant voor haar werkzaamheden gebruikt wordt en betreft 75% (deze is met de accountant afgestemd) van de materialiteit. De materialiteit van de accountant is gelijk aan de verantwoordingsgrens van de rechtmatigheidsverantwoording en betreft 2% van de lasten exclusief dotatie aan de reserves. Alle processen met een financiële omvang hoger dan deze uitvoeringsmaterialiteit zijn primair in scope voor de interne controlewerkzaamheden. Door deze systematiek, sluiten wij aan bij de controle van de accountant. Doordat de materialiteit van de accountant gelijk is aan de verantwoordingsgrens, zijn de processen die voor de accountant “in scope” zijn gelijk aan die voor de rechtmatigheidsverantwoording, waardoor wij voorkomen dat er controle op controle plaatsvindt en de accountant dus gebruik kan maken van onze werkzaamheden. 2.

Opzet & bestaan  Voor alle processen die in scope zijn, zal het proces in kaart gebracht worden dan wel geactualiseerd worden. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt hoe het proces ingericht is, waar beheersmaatregelen aanwezig zijn en waar eventuele lacunes/risico’s resteren. Deze beschrijving van het proces wordt aan de hand van een voorbeeld (bestaan) getoetst. 3. Risicoanalyse  Op basis van het in kaart brengen van de opzet en het bestaan van de verschillende processen, wordt per proces een risicoanalyse uitgevoerd. Hierbij wordt in kaart gebracht welke risico’s er in een betreffend proces aanwezig zijn en of deze afgedekt worden of niet. Vervolgens wordt inzichtelijk gemaakt of gebruik gemaakt kan worden van deze ‘zogenaamde’ beheersmaatregelen. Vanuit deze risicoanalyse wordt vervolgens het uitvoeringsplan per proces bepaald. 4. Uitvoeringsplan  Het Uitvoeringsplan bevat vervolgens per proces een overzicht van de werkzaamheden die verricht dienen te worden om aan te tonen dat er getrouw en rechtmatig gehandeld is. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd en worden vastgelegd in het VIC dossier. Uitkomsten hiervan zijn de input voor de rechtmatigheidsverantwoording en voor de werkzaamheden van de accountant. 5.

Rapportage  Rapportage gebeurt in de basis tweemaal per jaar, namelijk na uitvoering van de werkzaamheden ten aanzien van opzet en bestaan en na afronding van alle werkzaamheden. De eerste rapportage zal met name toezien op het rapporteren van bevindingen die in het proces geconstateerd zijn (welke risico’s zitten er nog in een proces en welke verbetermogelijkheden zijn er). Op basis van deze rapportage kunnen ook herstelacties ingezet worden om eventuele fouten die geconstateerd zijn te herstellen. De tweede rapportage is meer gericht op de uitkomsten en zal dienen als onderbouwing bij de rechtmatigheidsverantwoording. De werkzaamheden worden verspreid over het jaar uitgevoerd, zodat er waar nodig voldoende tijd is om bij te sturen. Omdat er wel een massa dient te zijn om te controleren, zullen de deelwaarnemingen halfjaarlijks uitgevoerd worden.

6

4. Scoping Op basis van de omvang van de verschillende processen in de begroting 2025 (volgens de IV3 van de begroting) zijn de volgende processen onderdeel van de interne controle: Proces Baten OZB Toeristenbelasting Forensenbelasting Rioolheffing Overige belastingopbrengsten Grondverkopen Huren en pachten Eigen bijdragen (CAK) Gedetacheerd personeel Afvalstoffenheffing + afvalverwerking Bouwleges Burgerzaken Begraafrechten Overige leges Verhaal uitkeringen Algemene en specifieke uitkering Rijk Overige inkomensoverdrachten Kapitaaloverdrachten Rente en dividend Mutaties reserves en voorzieningen

Proces Lasten Salarissen Belastinglasten Inkopen (en aanbestedingen) Wmo Jeugdzorg Leerlingenvervoer Uitkeringen Subsidies en inkomensoverdrachten Kapitaaloverdrachten Rente + toegerekende rente Afschrijvingen Mutaties reserves en voorzieningen

7

Financiële omvang 2025

In scope?

788.000 1.750.000 315.000 245.000 18.000 0 1.104.000 0 89.000 571.000 180.000 120.000 21.000 116.000 0 5.699.000 33.000 0 168.000

Ja Ja Ja Ja Nee Nee Ja Nee Nee Ja Ja Nee Nee Nee Nee Ja Nee Nee Ja (enkel controle bij jaareinde, geen opzet en bestaan) 729.000 Ja (enkel controle bij jaareinde, geen opzet en bestaan)

Financiële omvang 2025 3.566.000 52.000 3.436.000 241.000 175.000 3.000 165.000 1.951.000 6.000 328.000

In scope?

Ja Nee Ja Ja Ja Nee Ja Ja Nee Ja (enkel controle bij jaareinde, geen opzet en bestaan) 894.000 Ja (enkel controle bij jaareinde, geen opzet en bestaan) 1.131.000 Ja (enkel controle bij jaareinde, geen opzet en bestaan)

Voor deze processen zal de uitvoering bestaan uit de systematiek zoals in hoofdstuk 4 is uitgelegd. Dit betekent dat ook over al deze processen in de eerste rapportage gerapporteerd wordt. Met uitzondering van de processen die volledig uitbesteed zijn aan een externe partij (voor onze gemeente betreffen dat Wmo, Jeugdzorg, uitkeringen en de belastingopbrengsten). Naast deze processen worden er ook nog werkzaamheden verricht ten aanzien van een aantal specifieke onderwerpen/onderdelen. Deze werkzaamheden zijn noodzakelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording dan wel worden deze aangeleverd bij de accountant voor zijn controle. Deze werkzaamheden zien toe op: 1. Investeringskredieten  Controle op overschrijding van kredieten ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. 2. Reservemutaties  Controle op mutaties in de reserves van de gemeente om vast te stellen of er sprake is van ongeautoriseerde reservemutaties. 3. Financieel proces  Met name controle op de verwerking van memoriaalboekingen. 4. Rentebaten en dividenden Controle per jaar einde van de ontvangen dividenden en de ontvangen renteopbrengsten. 5. Treasury  Met name controle indien er een nieuwe lening aangetrokken is om vast te stellen dat voldaan is aan het treasury statuut. 6.

SiSa  Controle van de regelingen waarover in 2025 meer dan 125.000 euro verantwoord wordt, conform de nota verwachtingen accountantscontrole. Deze controle is zowel ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording als ten behoeve van de getrouwheidscontrole van de accountant.

8

5. Planning De werkzaamheden zullen voor 2025 uitgevoerd worden in de periode september 2025 – april 2026. Onderstaand is een globale planning opgenomen: Werkzaamheden Opstart interne controles Opstellen kaderstellende documenten (IC plan, actualisatie financiële verordening, Normenkader) In kaart brengen processen (opzet, bestaan en risico’s) Uitvoeren gegevensgerichte werkzaamheden tbv het voorwaardencriterium (deel 1) Tussentijdse rapportage op basis van opzet, bestaan en risico’s en de reeds uitgevoerde werkzaamheden tbv het voorwaardencriterium (deel 1) Aanvullen gegevensgerichte werkzaamheden tbv het voorwaardencriterium (deel 2 – betrekking op de periode tussen deel 1 en het sluiten van de boeken) Uitvoeren werkzaamheden ten aanzien van het M&O criterium Uitvoeren werkzaamheden ten aanzien van het begrotingscriterium en de SiSa Rapporteren bevindingen en opstellen teksten rechtmatigheidsverantwoording ten behoeve van de jaarrekening en de paragraaf bedrijfsvoering

9

Periode September 2025 September 2025 Oktober 2025 September/oktober 2025 Oktober/november 2025

Februari/maart 2026

Maart 2026 Maart 2026 April 2025