bijlage 2 - samenvatting ibt doxsupport.pdf

Evaluatie resultaten in het kader van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) gemeente Vlieland DOXsupport, 5 april 2023 Algemeen Op 28 maart 2023 hebben wij op uw verzoek de Archief KPI’s 2022 aan de hand van het door de VNG opgestelde e-formulier doorgelopen en ingevuld. Wij hebben vastgesteld dat er enkele verbeteringen zijn doorgevoerd ten opzichte van 2021, maar ook dat een aantal doelen in tegenstelling tot de verwachting niet zijn behaald. Zo is de materiële verzorging van enkele oude bestanden nog steeds niet tot uitvoer gekomen. U hebt aangegeven dit nu op de planning te hebben voor 2024. Ook is er, m.u.v. van het regelmatig schoonmaken van de archiefbewaarplaats, geen actie ondernomen op aanbevelingen uit het calamiteitenplan. Hiermee is het risico van schade aan de archieven bij een calamiteit, ondanks dat er een calamiteitenplan is, nog steeds even groot. Vragenlijst Op basis van de data in het formulier is de constatering dat u op 5 vragen (8% van het geheel) onvoldoende (rood) scoort. Wanneer wij een analyse uitvoeren op deze 5 vragen kan geconstateerd worden dat de onvoldoende op 3 vragen het gevolg is van de schaalgrootte van de gemeente en dus in principe niet als onvoldoende gekwalificeerd hoeft te worden.

Eén van deze vragen, het aanwijzen van een gemeentearchivaris, zal in de toekomst met ja moeten worden beantwoord. De nu geldende Archiefwet vereist, ondanks dat het KPI-formulier dit als onvoldoende kwalificeert, niet de benoeming van een gemeentearchivaris (Art. 32 lid 1: de gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn aangewezen, door de secretaris). Momenteel is een herziening van de Archiefwet in procedure. In het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet is de benoeming van een gemeentearchivaris wél nadrukkelijk opgenomen. De overblijvende 2 vragen moeten als aandachtspunt worden meegenomen: -

-

het inrichten van een kwaliteitssysteem: hiervoor is inmiddels opdracht gegeven aan DOXsupport. Er is in maart 2023 een start gemaakt met het uitvoeren van een 0-meting en de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn niet vastgesteld en geïmplementeerd. In Mozard worden alle documenten opgeslagen als PDF. Dat betekent in een aantal gevallen dat de functionaliteit wegvalt en dat gegevens niet meer herleidbaar zijn, denk bijvoorbeeld aan een Excel-formulier waarbij je, nadat het een PDF is geworden, geen gebruik meer kunt maken van de rekenfunctie, maar ook niet meer kunt nagaan op welke wijze een bepaalde uitkomst tot stand is gekomen.

Adviezen: 1) Voer de meest noodzakelijke aanbevelingen uit het calamiteitenplan op korte termijn uit.

2) Anticipeer op de nieuwe Archiefwet die vermoedelijk per 1-1-2025 van kracht gaat worden en kom tot een voorstel voor het benoemen van een gemeentearchivaris, wellicht via de GR de Waddeneilanden. In de overgangsbepaling van de ontwerpwet is opgenomen dat dit uiterlijk 2 jaar na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet dient te gebeuren. 3) Werk na het uitvoeren van de 0-meting voor het kwaliteitssysteem aan het uitvoeren van de verbeterpunten op het gebied van kwaliteitszorg. 4) Herzie het beleid om in Mozard documenten alleen als PDF op te slaan. Zie ook https://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/fieldfile/voorkeursformaten_nationaal_archief-v1.0.pdf Bewaar informatie bij voorkeur ook in het originele formaat, zeker als het gaat om spreadsheets zodat altijd herleidbaar is hoe men tot een bepaald resultaat is gekomen en leg dit vast als beleid.