Bijlage 2 Plan van Aanpak aansluiting gemeenten op digitale nachtregistraties - v5

Toeristische Kennis voor de Toekomst

Inleiding ................................................................................................................................................... 2 Hoofdstuk 1 - Het plan............................................................................................................................. 4 Hoofdstuk 2 – De praktijk ........................................................................................................................ 5 2.1 - Wie doet wat? ............................................................................................................................. 5 2.2 – Welke zaken moeten worden geregeld door de gemeenten ..................................................... 6 2.3 - Interne proces gemeenten .......................................................................................................... 7 2.4- Draagvlak en Activatie creëren .................................................................................................... 8 Hoofdstuk 3 – Planning en tijdsinvestering ........................................................................................... 10 3.1– Algemeen Tijdspad .................................................................................................................... 10 3.2 - Tijdpad voor het aansluiten van gemeenten in 2023 en 2024 .................................................

11 3.3 - Tijdsinvesteringen voor gemeenten ......................................................................................... 11 Hoofstuk 4 – Wat zijn de kosten ............................................................................................................ 12 4.1 - Opstartkosten ........................................................................................................................... 12 4.2 – Ontwikkelkosten ....................................................................................................................... 12 4.3 – Jaarlijkse kosten ....................................................................................................................... 12 4.4. – Onderlinge afspraken .............................................................................................................. 12 5 – Lijst van bijlagen .............................................................................................................................. 14

Pagina 1

Bijlage 1 – keuze leverancier ................................................................................................................. 15

Toeristische Kennis voor de Toekomst

Inleiding Provincie Friesland is een geliefd bestemmingsoord voor toeristen. De gastvrijheidssector verzorgt door middel van talloze accommodaties de kortere en langere vakanties van vele mensen. De gemeenten en provincie varen hier wel bij, onder meer door de inkomsten uit toerisme en de werkgelegenheid die dit met zich meebrengt. Opvallend is echter dat er weinig data beschikbaar zijn in deze sector. En dat is jammer omdat kennis van en over toerisme en accommodaties van vitaal belang zijn om het toerisme in Friesland toekomstbestendig te maken. Zowel bij gemeenten als de provincie is behoefte aan data om sturing te geven aan toeristisch en recreatief beleid. Hiermee kunnen provincie en gemeenten een vinger aan de pols houden aan een belangrijke sector van Friesland. Dit geldt voor zowel het toerisme binnen de eigen gemeente maar zeker ook provincie breed. Alleen door te weten wat waar speelt kan ingespeeld worden op behoeftes, noden en mogelijkheden die de gemeenten overstijgen. De behoefte aan betrouwbare data en kennis is de basis geweest om te starten met de opgave ‘Toeristische Kennis voor de Toekomst’. De basis voor deze opgave is terug te vinden in de beleidsnotitie ‘Gastvrij Fryslân 2028’. Het programma is erop gericht om gastvrijheid in Fryslân op een slimme manier te laten groeien waardoor de hele provincie kan profiteren van deze groei.

Later is de scope verbreed met de relatie tussen gastvrijheidseconomie en Brede Welvaart. In het uitvoeringsprogramma ‘Gastvrij Fryslân 2028’ is vervolgens beschreven op welke manier en binnen welke financiële kaders, invulling moet worden gegeven aan het programma. De doelstellingen van de opgave ‘Toeristische Kennis voor de Toekomst’ zijn om toeristische kennis samen te brengen, aan te vullen en te ontsluiten samen met en voor de provincie, gemeenten, ondernemers, onderwijs en overige stakeholders.

Er zijn landelijke cijfers overnachtingen beschikbaar via het CBS. Maar deze cijfers geven naar alle waarschijnlijkheid een onderschatting van 40% geven. Onderzoek uit 2010 (tourdata) dat in opdracht van de provincie werd uitgevoerd, liet zien dat er toentertijd al meer dan 10 miljoen overnachtingen plaatsvonden in Friesland, terwijl het CBS in 2022 bleef steken op 6,6 miljoen. Een deel hiervan wordt verklaard doordat het CBS overnachtingen in jachthavens en kleinschalige accommodaties als kleine camping, B&B en airBNB niet meetelt, terwijl een substantieel deel van de overnachtingen juist bij deze aanbieders plaatsvind. Daarbij geven de CBS data geen inzicht in regio of gemeenteniveau. Daardoor zijn er op dit moment geen betrouwbare cijfers beschikbaar van het aantal overnachtingen in Fryslân.

Pagina 2

De uitvoering van deze opgave ligt bij de schipper van deze opgave en een werkteam met vertegenwoordigers uit Planbureau Fryslân, Merk Fryslân, ETFI – NHL-Stenden en DataFryslân. Na een brede verkenning door het werkteam bij gemeenten, provincie en ondernemers bleek dat één van de huidige kennisleemtes, het aantal overnachtingen in Fryslân betreft.

Toeristische Kennis voor de Toekomst Op dit moment is er geen concreet zicht op een verbeterslag vanuit landelijk niveau, zoals vanuit de Landelijke Data Alliantie (LDA), het Data & Development Lab (DDL), het Vrijetijdsnetwerk (VTN) of andere organisatie om dit kennishiaat op te vullen. Er wordt het een en ander gedaan om het aanbod in beeld te krijgen (welke bedrijven, hoeveel, waar) maar dat heeft geen betrekking op het systematisch en langdurig in kaart brengen van capaciteit en/of ophalen van bezettingsgraad. Om een accuratere en gestructureerde kennis van het aantal overnachtingen te krijgen, is gestart met een traject om provincie breed overnachtingen digitaal te registreren. Het doel is om alle gemeenten hierbij aan te laten sluiten, zodat provinciebrede dekking ontstaat. Het werkteam heeft in nauwe samenwerking met gemeenten het voorwerk gedaan en is met een plan gekomen om gemeenten te kunnen laten aansluiten bij een systeem van digitale nachtregistraties (DNR). Naast veel waardevolle kennis voor provincie en gemeenten, levert dit ook bijvoorbeeld betrouwbare data op voor handhaving en het heffen van toeristenbelasting. Daarnaast helpt het DNR om vrijwel realtime inzicht te krijgen in de bezettingsgraad en overnachtingsaantallen.

Evenals de gemeenten, hecht de provincie Fryslân groot belang aan de kennis over het aantal overnachtingen op gemeentelijk en provinciaal niveau en vindt het belangrijk dat alle gemeenten aan kunnen sluiten op het DNR. Hiervoor zijn ook middelen beschikbaar gesteld voor 2023 en 2024. Voor het aansluiten van de overige gemeenten wil de provincie samen met andere partijen, kijken hoe hier dekking voor kan worden gevonden. In 2023 en 2024 kan worden gestart met het aansluiten van de eerste gemeenten. Deze ‘pioniers’ worden het vliegwiel voor de aansluiting van de alle Friese gemeenten. Om betrouwbare cijfers te krijgen op provinciaal niveau moeten tenminste 70% van de gemeente op termijn aan worden gesloten. Om op gemeenteniveau betrouwbare cijfers te krijgen over het totaal aantal overnachtingen en een goede spreiding te krijgen over de verschillende soorten accommodaties moeten per gemeente moeten zo’n 70% van de accommodatiehouders worden aangesloten.

Pagina 3

Het Plan van Aanpak dat nu voor u ligt, is geschreven door het werkteam en is gebaseerd op een uitvoerige inventarisatie van de gezamenlijke behoeften van provincie, gemeenten en klankbordgroep bestaande uit overheid, ondernemers, kennisinstellingen en overige maatschappelijke instellingen. Daarnaast is het plan informeel getoetst bij een aantal gemeenten en de provincie. Het plan voorziet in een uitleg en stappenplan voor provincie en gemeenten om de DNR werkelijkheid te maken. Het Plan van Aanpak is gebaseerd op de keuze van X-com als leverancier.

Toeristische Kennis voor de Toekomst

Hoofdstuk 1 - Het plan Het belang van een goede registratie kan moeilijk onderschat worden. Goede data leidt tot goede inzichten en goede planvorming. Echter, we zijn er ons van bewust dat het in een keer implementeren in vele gevallen niet haalbaar is. Daarom worden hieronder diverse scenario’s die elk hun voors en tegens hebben. Gemeenten kunnen kiezen voor een ‘light’ versie of een manier waarop alles in een keer wordt geregeld. Hieronder zal worden ingegaan op de verschillende mogelijkheden. Belangrijk is wel dat, om betrouwbare gegevens te genereren, op termijn tenminste 70% van de accommodaties per deelnemende gemeente aangesloten moet zijn op het DNR. Vrijwillig scenario De gemeente voert het DNR in en verplicht accommodatiehouders niet om deel te nemen. In dit scenario wordt het DNR als een service ingekocht waarvan vooral kleinere ondernemers zonder boekingssysteem voordeel van hebben. Het gebruik berust op vrijwilligheid. Hiervoor hoeven de APV en de belastingverordening niet te worden aangepast. De verwachting is dat het aantal ondernemers dat het systeem gaat gebruiken slechts beperkt is. De gemeente kan in dat geval ook niet de gegevens uit het systeem gebruiken voor de aanslag toerismebelasting. Ondernemers kunnen wel een uitdraai van het systeem gebruiken om te versturen naar de gemeente.

• Groeiscenario Gemeenten starten met de invoering van het DNR op vrijwillige basis en stellen het gebruik van het DNR op termijn verplicht. Dit betekent dat ondernemers in eerste instantie op vrijwillige basis kunnen aansluiten. Dit is met name aantrekkelijk voor de kleine ondernemers zonder boekingssysteem. In dit scenario kunnen gemeenten starten met het aansluiten van ondernemers en parallel hieraan het traject doorlopen om de APV en belastingverordening aan te passen en structurele middelen te genereren. Nadat de zaken in de APV en belastingverordening zijn geregeld, kan het gebruik van het DNR verplicht worden gesteld en als basis dienen voor de aangifte toeristenbelasting. Belangrijk is wel dat gemeenten dit traject vanaf het begin goed communiceren en dat er een overgangsperiode wordt ingecalculeerd. Een mooi voorstel dat een gemeente naar voren bracht was om bij de aanslag toeristenbelasting over 2023 al aan te geven dat ondernemers vrijwillig kunnen aansluiten bij het DNR maar dat het pas in 2025 verplicht wordt. • Verplicht scenario Voordat het DNR wordt ingevoerd, heeft de gemeente de APV en belastingverordening aangepast. Dit betekent dat gemeenten vanaf het moment dat het DNR wordt ingevoerd, de ondernemers kunnen verplichten om aan te sluiten bij het DNR. En ook vanaf dat moment het systeem verplicht stellen voor de aangifte toeristenbelasting.

Voordeel hiervan is dat er snel veel accommodatiehouders worden aangesloten waardoor de betrouwbaarheid van de data snel toeneemt. Echter, de valkuil is dat dit tot veel weerstand leidt bij ondernemers. Ook in dit scenario moet worden gerekend met een overgangsperiode. De keuze voor een bepaald scenario zal afhankelijk zijn van de wensen en mogelijkheden van de desbetreffende gemeente. We vertrouwen erop dat goed overleg tussen de diverse partners tot een goede keuze zal leiden.

Pagina 4

•

Toeristische Kennis voor de Toekomst

Hoofdstuk 2 – De praktijk Een dergelijk ambitieus plan kan alleen worden gerealiseerd als er een goed plan ligt, er digitale mogelijkheden gecreëerd zijn en alle partners goed samenwerken om er een succes van te maken. Het werkteam hoopt met dit Plan van Aanpak de betrokken partijen te voorzien van informatie en een stappenplan. Tevens heeft de werkgroep het voorwerk in het veld gedaan door contact te zoeken met de gemeenten, overleg met de provincie, het kiezen van een geëigend digitaal systeem en voeling te houden met de ondernemers. De volgende zaken zijn voor de gemeenten op een rij gezet: • Wie doet wat • Wat moet er geregeld worden • Tijdspad (hoofdstuk 3) • Kosten(hoofdstuk 4) Daarnaast kunnen lezers een onderbouwing vinden over de uiteindelijke keuze voor het digitale systeem X-cox in Bijlage 1.

2.1 - Wie doet wat? Bij de implementatie van een systeem als het DNR zijn veel partijen betrokken. Hierbij is het voor het onderling vertrouwen belangrijk dat de taken en verantwoordelijkheden helder zijn. Hieronder staan de taken en verantwoordelijkheden van de provincie, leverancier en werkteam beschreven. In paragraaf 2.2. staan beschreven wat gemeenten moeten regelen.

Werkteam Het werkteam heeft een faciliterende rol richting gemeenten. Dit heeft ze gedaan door een leverancier voor het DNR te selecteren en de gemeenten te betrekken in de keuze en het vervolgtraject. Het werkteam zorgt ook voor de afspraken met de leveranciers over de doorontwikkeling van het DNR. Daarnaast ontzorgt het werkteam de provincie en gemeenten door het ondersteunen van gemeenten in de voorbereidingen van de implementatie, het organiseren van kennissessies en het opzetten van een kennisnetwerk (learning community) rond het DNR. Last but not least organiseert het werkteam veel van de activiteiten in het creëren van draagvlak.

Pagina 5

Provincie De provincie is de opdrachtgever van de opgave ‘Toeristische Kennis voor de Toekomst’. In deze hoedanigheid stelt ze de kader voor deelname van de gemeenten. De provincie vindt het belangrijk dat het DNR wordt ingevoerd en investeert om deze reden fors in de opstart ervan. Ook draagt ze het belang dat ze ziet, actief uit richting gemeenten en ondernemers. Waar het werkteam vooral ambtelijk draagvlak creëert, ziet de provincie het als haar taak om bestuurlijk commitment te creëren. Hiertoe zal de provincie in het najaar de nodige stappen ondernemen.

Toeristische Kennis voor de Toekomst Leverancier 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Contracten met gemeenten vastleggen Omgeving opzetten Adviesronde naar gemeenten Training over het DNR voor gemeenten Informeren ondernemer (voorbeeld brief via X-com) Informatiesessie op locatie voor ondernemers Go live moment Ondersteuning gemeenten

2.2 – Welke zaken moeten worden geregeld door de gemeenten Voor de invoering van het DNR komt er veel neer op het bordje van de gemeente. Zowel in de voorbereidingen als tijdens de implementatie. Hieronder staat aangegeven waar de gemeenten in de voorbereidingen rekening mee moeten houden. Structurele en incidentele middelen Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het in hun eigen begroting regelen van de structurele middelen voor het dragen van de vaste lasten voor het DNR. Daarnaast zullen de gemeenten moeten zorgen voor voldoende bemensing voor de implementatie (w.o. het betrekken collegaambtenaren, mede activeren ondernemers) en begeleiding van het systeem. Onder punt 6 – Tijdsinvestering voor gemeenten, wordt aangegeven wat de verwachte tijdsinvestering voor gemeenten is. Aanpassing APV Om het gebruik van een DNR-systeem verplicht te kunnen stellen om zo voldoende dekking te realiseren, direct of op termijn, moet de APV worden aangepast. Voorbeelden van de aanpassingen zijn beschikbaar. Daarnaast zal er ondersteuning worden geboden voor de formulering van de APV en eventuele vragen. Aanpassing belastingverordening Om een DNR-systeem verplicht te kunnen stellen voor het heffen van de toeristenbelasting, direct of op termijn, moet de belastingverordening worden aangepast. Voorbeelden van de aanpassingen zijn beschikbaar.

Daarnaast zal hier ondersteuning worden geboden voor de formulering en eventuele vragen.

Pagina 6

Contract sluiten met de leveranciers Deelnemende gemeenten sluiten individueel contracten met de leverancier. De leveranciers zorgt voor de contracten en onderliggende documentatie. Voor het gebruik op regionaal (provincie) wordt een extra bewerkersovereenkomst opgesteld met de Provincie. Deze overeenkomst wordt ter goedkeuring en ondertekening aangeboden aan de gemeenten.

Toeristische Kennis voor de Toekomst Activeren ondernemers Gemeenten dragen zorg voor het aanschrijven van de ondernemers. Hiervoor worden voorbeeldteksten aangeleverd door de leverancier. Het werkteam ondersteunt de activatie in samenwerking met bestaande netwerken, zoals met de marketingorganisaties (zie punt 4 Draagvlak en Activatie creëren) Koppeling DNR-systeem aan systeem gemeentelijke belasting Vanuit het DNR-systeem kunnen Excel-bestanden worden gedownload welke kunnen worden ingelezen in het systeem van de gemeentebelasting. Dit kan ook via een automatische koppeling. Er kan worden gekeken of deze kosten vanuit het programma kunnen worden betaald. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat de leverancier bepaalde kosten op zich neemt. Eigenaarschap en beheer DNR Gemeenten gaan het contact aan met de leveranciers voor het DNR. Binnen de organisatie moet worden vastgelegd wie de eigenaar wordt van het systeem. En ook wie op welk niveau toegang moet hebben tot welke data. De gemeenten worden eigenaar van hun eigen data (d.w.z. de data uit hun gemeente), welke toegankelijk zijn via de leverancier. Daarnaast moet het technisch – en functioneel beheer (voor zover de leverancier hier niet in voorziet) worden geregeld. Hiervoor moeten de collega’s van informatievoorziening en ICT worden aangesloten.

Zij zullen ook zorg moeten dragen dat het DNR op een goede manier in de gemeentelijke digitale infrastructuur wordt gehangen. Handhaving Wanneer het gebruik van een DNR-systeem verplicht wordt gesteld, is de gemeente zelf verantwoordelijk voor de handhaving van het gebruik van het systeem door ondernemers. De gemeente zal dus een actief beleid moeten voeren op het verleiden van gemeenten maar ook op het handhaven van het gebruik.

2.3 - Interne proces gemeenten

Om de gemeenten op weg te helpen wordt een bijeenkomst voor de deelnemende gemeenten georganiseerd, waarbij alle betrokken ambtenaren binnen de gemeenten worden uitgenodigd. Hierbij kunnen medewerkers van gemeenten die met het DNR werken aangeven wat hun ervaringen zijn met de invoering, de ‘do’s en don’ts’ toelichten en vragen kunnen beantwoorden. Daarna kunnen gemeenten tijdens deze meeting bespreken op welke gelijke manier ze het DNR willen voorbereiden en in willen voeren. Tijdens deze bijeenkomst zijn ook het werkteam en de leverancier aanwezig om vragen te beantwoorden. En (digitaal of fysiek) medewerkers van gemeenten waar het systeem is geïmplementeerd. De opbrengst van deze dag is een ‘routekaart voor gemeenten’ voor de invoering van het DNR- systeem. Hierin zal

Pagina 7

Zowel vooraf als tijdens de invoering van het DNR komen verschillende zaken op het bordje van de gemeenten terecht. De invoering van een DNR is niet alleen het ‘feestje’ van de medewerkers recreatie en toerisme, maar ook van de collega-ambtenaren, informatievoorziening, handhaving en gemeentebelastingen.

Toeristische Kennis voor de Toekomst ook worden ingegaan op de standaardverordeningen. Indien nodig is eveneens een juridisch adviseur aanwezig. Voor gemeenten die reeds in 2023 grote stappen willen maken, biedt het werkteam ook de mogelijkheid op per gemeente met de interne medewerkers in gesprek te gaan. Na deze bijeenkomst blijven zowel het werkteam als de leverancier beschikbaar voor vragen van gemeenten. Ook kunnen we adviseren over de verschillende zaken die moeten worden geregeld. De planning voor gemeenten is belangrijk. Sommige gemeenten hebben reeds incidentele of structurele middelen staan voor de invoering van een DNR. Andere zullen dit in de perspectiefnota of voorjaarsnota moeten regelen. Om deze reden willen we de bijeenkomst met gemeenten voor de zomervakantie van onze regio organiseren. Tijdens de bijeenkomst kan het zijn dat de manier waarop gemeenten het DNR willen invoeren en uitrollen enigszins verschilt. Of dat het tijdspad verschilt. In dat geval kan in ieder geval van elkaars kennis gebruikt worden gemaakt. Ook gedurende de uitrol en de implementatie wordt een structuur gekozen waarin de koplopers met elkaar in contact blijven om zo een ‘learning community’ op te zetten.

2.4- Draagvlak en Activatie creëren De gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de invoering van het systeem, maar worden op een aantal zaken ondersteund: -

-

Voorbeeldteksten en ideeën over het onder de aandacht brengen van het DNR worden geleverd door de leverancier. De leverancier voorziet in trainingen bij gemeenten in het omgaan met het DNR. De leverancier kan zorgen voor kennissessie voor ondernemers. Vanuit het werkteam ook aandacht worden besteed aan het DNR. Hiertoe worden door het werkteam afstemming gezocht met de regio-organisaties, brancheorganisaties, TAF Ynbusiness e.d. Via deze kanalen zal het DNR onder de aandacht worden gebracht. Daarnaast zal worden getracht om bij reguliere bijeenkomsten met ondernemers het DNR onder de aandacht te brengen.

Pagina 8

Belangrijke boodschap die moet landen bij de ondernemers is dat het DNR ontzorgt. Voor ondernemers zonder registratie of boekingssysteem is het een goede oplossing, voor ondernemers mét een registratie- of boekingssysteem wordt zoveel mogelijk gezorgd voor geautomatiseerde oplossingen. Bijkomend voordeel is dat ondernemers door het gebruik van het DNR ook alles klaar hebben staan voor de belasting en dat, via het dashboard, ze ‘real time’ inzicht hebben in hun bezettingsgraad en andere informatie over hun gasten. En op termijn kunnen ze dit benchmarken met soortgelijke accommodaties en andere regio’s.

Toeristische Kennis voor de Toekomst Gemeenten kunnen hun eigen netwerken gebruiken om het DNR te promoten en het accommodatiebestand en de gegevens van de toeristenbelasting gebruiken om de ondernemers aan te schrijven en te laten deelnemen.

Pagina 9

Met het hoogseizoen voor de deur voor de meeste accommodatiehouders, is het starten met een actieve marketing op dit moment niet het goede moment. We adviseren om te starten buiten het hoogseizoen. Wel wordt de komende tijd via nieuwsbrieven de informatie verspreid. Vanaf september 2023 zal actief worden ingezet op marketing en het benaderen van ondernemers.

Toeristische Kennis voor de Toekomst

Hoofdstuk 3 – Planning en tijdsinvestering Dat een plan zoals deze langere tijd in beslag neemt, zal niemand verbazen. Tegelijkertijd kan het hele proces in iets meer dan een jaar doorlopen worden, dus te overzien en haalbaar. Hieronder wordt een algemene tijdsplanning en een meer gedetailleerd stappenplan voor de gemeenten. Dit tijdspad is onafhankelijk van het jaar waarin gemeenten instappen en kan als een leidraad worden gebruikt voor het voorbereiden van het DNR. In de Friese situatie is veel voorwerk al gedaan . Er is een actueel accommodatiebestand en vanuit de opgave ‘Toeristische Kennis voor de Toekomst’ wordt veel georganiseerd op het gebied van draagvlak en activatie creëren. Aan de andere kant kunnen zaken altijd tegenvallen. Ons advies is dan ook om bovenstaande tijdsinvestering als uitgangspunt te nemen.

3.1– Algemeen Tijdspad Voorafgaande aan de implementatie van een DNR moet van alles worden geregeld. Hierbij speelt ook de agenda van de raad een belangrijke rol. Een algemeen tijdspad voor de voorbereiding van het DNR wordt hier weergegeven. Dit wordt gekoppeld aan de P&C cyclus van de gemeente. Dit tijdspad kan uitgangspunt zijn voor de gemeenten die in 2025 willen starten met het DNR (verplicht of groeiscenario) en in 2024 de technische voorbereidingen willen doen en eventueel al ondernemers op vrijwillige basis willen gaan benaderen (groeiscenario).

februari - maart juli maart - september maart maart

juli - augustus september - december september - december

werkzaamheden Voorbereiden en goed laten keuren raadsbesluit voor invoering DNR (vanuit meerdere afdelingen, Toerisme en recreatie, handhaving en toeristenbelasting). Opstellen voorstel voorjaarsnota/ perspectiefnota/ kadernota voor middelen invoering en structurele dekking Vaststellen perspectiefnota Voorbereiding aanpassing APV en belastingverordening (inclusief raadsvoorstel) Betrekken collega’s van informatievoorziening en ICT Afspraken maken met leveranciers voor moment van implementatie en inrichten gemeentelijke omgeving DNR met leverancier Voorbereiden voorstel in begroting Draagvlak en Activatie creëren bij ondernemers1 Aansluiten eerste ondernemers (groeiscenario)

1 Hiermee kan worden gestart wanneer de raad akkoord is met het voorstel voor de invoer van een DNR en met

het aanpassen van de begroting (perspectiefnotavoorstel)

Pagina 10

periode oktober - februari

Toeristische Kennis voor de Toekomst november januari- juni

Vaststellen begroting, aanpassingen APV en aanpassingen belastingverordening Aansluiten ondernemers (verplicht scenario, tweede slag groeiscenario)

Samen met provincie en gemeenten stelt het werkteam één of meerdere momenten voor om de bijeenkomsten te organiseren voor de organisatie van het interne proces. Daarnaast wordt gekeken op welke manier de kennis die de eerste Friese gemeenten hebben opgedaan al kan worden gebruikt om de andere gemeenten te faciliteren (learning community)

3.2 - Tijdpad voor het aansluiten van gemeenten in 2023 en 2024 Voor gemeenten die in 2023 aangesloten willen worden of vanaf 2024 willen starten met het DNR, staat het tijdspad hieronder weergegeven. juli 2023 – september 2023 Eén op één sessie met gemeenten om het interne proces te bespreken juli 2023 – oktober 2023 Voorbereiding gemeenten intern November 2023 – december 2023 Vaststellen verordeningen September 2023 – december 2023 Marketing en activatie accommodaties Oktober 2023 – december 2023 Inrichten portals gemeenten en aansluiten eerste accommodaties Januari 2024 – maart 2024 Grootschalig aanschrijven en activeren accommodaties door gemeenten

3.3 - Tijdsinvesteringen voor gemeenten

Pagina 11

Om te komen tot een goede inschatting van de benodigde tijdsinzet van gemeenten voor de implementatie van een DNR, is contact geweest met medewerkers van gemeenten waar het DNR is ingevoerd. Bij deze gemeenten moest vanaf ‘nul’ worden gestart en was zowel het in kaart brengen van de accommodatiehouders als het creëren van draagvlak bij ondernemers onderdeel van de werkzaamheden. Gedurende de eerste maand van de implementatie is de inschatting dat de gemeente 1 voltijd FTE nodig heeft voor de invoering. In de maanden erna (eerste half jaar) is de inschatting dan 1 dag per week voldoende zou moeten zijn. Hierbij is niet meegerekend het aanpassen van de APV en belastingverordening. Na een half jaar is er naar verwachting weinig inzet nodig, alleen voor het onderhouden van het systeem.

Toeristische Kennis voor de Toekomst

Hoofstuk 4 – Wat zijn de kosten Aan de invoering van een systeem als het DNR zijn kosten verbonden. Kosten voor de invoering (opstartkosten), kosten voor doorontwikkeling en jaarlijks terugkerende kosten (licentiekosten). In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de kosten en de verdeling hiervan over der provincie en gemeenten.

4.1 - Opstartkosten In de begroting voor de opgave ‘Toeristische Kennis voor de Toekomst’ staat zowel voor 2023 als voor 2024 €40.000 opgenomen voor digitale nachtregistraties. Hiermee kunnen de kosten voor de aansluiting van de gemeenten (€ 39.600) die in 2023 en 2024 ruim worden gedekt. Om na 2024 uiteindelijk alle gemeenten aan te sluiten is zo’n € 40.000 extra nodig. Hierbij wordt ook gekeken naar de beschikbaarheid van middelen. Uiteindelijk is de verwachting dat hier in het najaar van 2023 meer uitspraak over kan worden gedaan.

4.2 – Ontwikkelkosten Het systeem van X-com biedt een goede basis voor de digitale nachtregistraties. Momenteel kan het echter nog maar beperkt worden gekoppeld aan bestaande boekingssystemen van met name grote bedrijfsmatige accommodatieverstrekkers. Hiervoor moeten automatische koppelingen worden ontwikkeld. Om dit te realiseren moeten aanvullende afspraken worden gemaakt met de leverancier. Daarnaast zijn er mogelijk ook nog middelen nodig voor het inkopen van bijvoorbeeld juridische kennis waar het gaan om aanpassingen in de verordeningen. Hiervoor zijn ook middelen beschikbaar. Vanuit het programma is er budget om een aantal zaken als automatische koppelingen met boekingssystemen te realiseren. Hiermee zien we voor de periode 2023 - 2024 ook geen extra kosten op de gemeentes afkomen.

4.3 – Jaarlijkse kosten De kosten voor de gemeenten bedragen maximaal € 3.960 per jaar, ongeachte het aantal deelnemende ondernemers. De kosten gaan lopen nadat het portal is opgeleverd door de leverancier.

Provincie en gemeenten moeten samen afspraken maken over het eigenaarschap en gebruik van de data. Strikt gezien zijn de gemeenten eigenaar van de data maar één voorwaarde voor deelname kan zijn dat de provincie en de partners in het werkteam van de opgave, alle gegenereerde data mogen downloaden en opslaan voor onderzoek en statistiek doeleinden. Hiervoor moet een bewerkersovereenkomst tussen gemeente en provincie worden gesloten. Daarnaast worden de data pas relevant wanneer tenminste 70% van de accommodaties

Pagina 12

4.4. – Onderlinge afspraken

Toeristische Kennis voor de Toekomst

Pagina 13

binnen de gemeente zijn aangesloten op het DNR. Om dit te bereiken mag de provincie een intentieverklaring van de gemeente verwachten om dit percentage op termijn te bereiken.

Toeristische Kennis voor de Toekomst

5 – Lijst van bijlagen Vergelijking aanbieders Digitale Nachtregistraties Offerte- uitvraag Offerte Visitor Data Offerte X-com Verslag bijeenkomst 30 mei 2023

Pagina 14

1. 2. 3. 4. 5.

Toeristische Kennis voor de Toekomst

Bijlage 1 – keuze leverancier In maart 2023 is de meervoudige onderhandse aanbesteding voor de digitale nachtregistraties gestart. Deze is uitgezet bij drie partijen. Twee van de drie partijen hebben vervolgens in april 2023 offerte uitgebracht. Het betreft VisitorData en X-com. Nadat de offertes door het werkteam zijn besproken is beide leveranciers gevraagd de offertes aan te passen. De aangepaste offertes vervolgens met de leveranciers besproken (bijlagen 2 en 3). Conform de wens vanuit de Klankbordgroep (14 april 2023) hebben we de gemeenten meer betrokken bij het selectieproces. Daartoe hebben op 30 mei jl. beide aanbieders hun offerte gepresenteerd aan een grote afvaardiging van gemeenten. Tijdens de presentatie werd ook ingegaan op vragen vanuit gemeenten. Het middagdeel hebben we gebruikt om met gemeenten de prestentaties te bespreken maar vooral ook om te kijken waarvoor een DNR belangrijk was, wat belangrijk was voor gemeenten en welke eisen er lagen. De feedback is gebruikt als verrijking bij het maken van de keuzes. Dit is ook terug te zien in bijlage 1 (vergelijking aanbieders). Tijdens de bijeenkomst werd terecht de opmerking gemaakt dat het ‘appels met peren’ vergelijken was. Op basis van de bespreking van 30 mei jl., de offertes en informatie die naar aanleiding van de bijeenkomst met gemeenten nog is opgehaald is een vergelijk tussen de aanbieders gemaakt.

De totale vergelijking van de leveranciers staat in bijlage 1. Hieronder zullen we kort de keuze toelichten. De keuze van het werkteam voor het leveren van het DNR is X-com.

VisitorData aan de andere kant, levert een heel mooi totaal pakket met veel mogelijkheden en een ver doorontwikkeld dashboard. Het systeem is echter alleen geschikt voor bedrijfsmatige

Pagina 15

X-com levert een eenvoudig doch degelijk product, namelijk een registratiesysteem dan eenvoudig is en goed in gebruik en aantrekkelijk is voor ondernemers. Het systeem wordt geleverd voor een goede prijs, waardoor het goed toegankelijk is voor gemeenten nu en in de toekomst. Voordeel van het systeem is dat iedereen eenvoudig en op gelijke wijze kan worden aangesloten. Hierdoor wordt het toegankelijk voor alle ondernemers, met name ook voor kleinschalige accommodaties en jachthavens, waar het kennishiaat momenteel het grootste is. Specifiek op dit punt is er een duidelijk verschillen tussen beide leveranciers. VisitorData is meer gericht op grootschalige accommodaties en X-com op kleinschalige accommodaties (waar we er veel van hebben in Fryslân). X-com levert wel een product dat nog een deel moet worden doorontwikkeld, met name op het gebied van koppelingen met boekingssystemen van (grotere) accommodatiehouders. Hiervoor zijn middelen beschikbaar en ook X-com is bereid hier zelf fors in te investeren. Last but not least kan het systeem rechtstreeks data generen voor de aangifte toeristenbelasting en via een Exceluitdraai, maar later ook via een automatische koppeling, worden gekoppeld aan het systeem van de gemeentelijke belastingen.

De ruwe data uit het systeem kunnen ieder moment door gemeenten, provincie en de partners in het werkteam worden gedownload voor onderzoek en statistiek doeleinden.

Toeristische Kennis voor de Toekomst

Pagina 16

accommodaties. Hierdoor kan maar een beperkt aantal, met name grotere ondernemers, worden aangesloten. Dit terwijl de kosten hoog zijn. Met de middelen die beschikbaar zijn, kunnen momenteel niet de eerste acht gemeenten kosteloos worden aangesloten. Daarnaast zijn de jaarlijkse kosten voor gemeenten hoog. Voor Fryslân is het voornamelijk van belang om de jachthavens en kleinere accommodaties aangesloten te krijgen. Hiervoor biedt VisitorData op dit moment ‘slecht’ een webformulier. Dit biedt geen meerwaarde voor ondernemers, alleen maar extra invoer. En om dit in te voeren wordt er van uitgegaan dat gemeenten eerst een huisvestingsverordening moeten hebben. Het aansluiten op het systeem van gemeentelijke belastingen is mogelijk, maar ook dat brengt extra jaarlijkse kosten met zich mee voor gemeenten. Dus hoewel VisitorData een goed en gedegen product levert, sluit het niet goed genoeg aan bij de Fryske situatie.