Bijlage 2 Controleprotocol 2025 tm 2027

Controleprotocol 2025 - 2027

1

Inhoud 1.

Aanleiding en doelstelling controleprotocol .....................................................................3

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle .....................................................................3

3.

Accountantscontrole.................................................................................................3 3.1

Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie ............................................................4

3.2

Rapportage door de accountant ...................................................................................5

4.

Rechtmatigheidsverantwoording ..................................................................................5 4.1

Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens ...................................................................6

4.2

Rapportering ..........................................................................................................6

5.

Specifieke tolerantie en rapportagegrenzen SiSa ...............................................................7

6.

Normenkader .........................................................................................................7

7.

Inwerkingtreding controleprotocol ................................................................................7

2

1. Aanleiding en doelstelling controleprotocol Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen aan de accountant te geven over de reikwijdte van de controle, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring. De werkingsduur van dit protocol is drie jaar (2025-2027). Mocht er echter wet- en regelgeving wijzigen, dan wel dat andere dringende noodzaak aanwezig is, dan wordt dit protocol uiteraard wel aangepast. Het vorige protocol was geldig van 2023 – 2025, echter als gevolg van de wijziging in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Hierna: BADO), is met ingang van boekjaar 2025 een nieuw controleprotocol opgesteld.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd worden door de door de raad benoemde accountant. Het controleprotocol bevat de afspraken over hoe de accountant de jaarrekening dient te controleren. In dit protocol wordt toegelicht welke uitgangspunten van toepassing zijn en welke grenzen daarbij gelden, dit betreffen de kaders van de jaarrekeningcontrole. Belangrijke zaken die hierin toegelicht worden betreft de zogenaamde goedkeuringstolerantie voor de controle (de foutenmarge die toegestaan is, zonder dat dit het oordeel van de accountant over de jaarrekening beïnvloedt) en de rapporteringstolerantie (de grens die aangeeft wanneer de accountant bevindingen dient te rapporteren in haar verslag). De accountantscontrole wordt nader toegelicht in hoofdstuk 3. Met ingang van 2023 wordt het college van B&W verantwoordelijk voor een Rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat het college zelf een verantwoording dient af te leggen over het rechtmatig handelen van de gemeente. Ook hiervoor geldt dat de kaders hiervoor binnen dit controleprotocol bepaald zijn.

In dit protocol is namelijk toegelicht wat de verantwoordingsgrens (de grens die aangeeft of het college rechtmatig gehandeld heeft) betreft en wat de rapporteringsgrens (bij overschrijding van deze grens dient het college een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering op te nemen) betreft. De rechtmatigheidsverantwoording wordt nader toegelicht in hoofdstuk 4.

3. Accountantscontrole De controle van de accountant is zo ingericht dat een oordeel kan worden gegeven over de getrouwheid van de jaarrekening en het financieel beheer, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Bij de controle van de jaarrekening gelden verschillende wetten en regels. Zo moet de accountant zich houden aan de regels die zijn vastgesteld door de overheid op basis van artikel 213, lid 6 van de Gemeentewet. Deze regels staan in het BADO. Daarnaast volgt de accountant ook de Richtlijnen voor de Accountantscontrole van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en de duidelijke uitspraken van de commissie BBV. De controle van de jaarrekening door de accountant is, in lijn met artikel 213 van de gemeentewet, gericht op het afgeven van een oordeel over: • •

De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en balansmutaties; De getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; 3

• •

• •

De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; De bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het BBV.

3.1 Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie De accountant richt de controle zo in dat hij belangrijke fouten in de jaarrekening kan ontdekken. Bepalend voor de diepgang van de controle hierbij is de zogenaamde goedkeuringstolerantie. Deze bepaalt namelijk de grens waarbinnen het oordeel van de accountant over de getrouwheid van de jaarrekening al dan niet aangepast wordt. De goedkeuringstolerantie betreft, zoals toegelicht in het BADO, een percentage van de omvangsbasis van de gemeentelijke uitgaven. De omvangsbasis betreft de uitgaven exclusief de dotaties aan de reserves. Kort gezegd is de goedkeuringstolerantie dus een percentage van de gemeentelijke uitgaven zonder dotatie aan de reserves. De richtlijnen voor het bepalen van de goedkeuringstolerantie zijn opgenomen in het BADO en betreffen: Goedkeuringstoleranties en strekking controleverklaring Materialiteit

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle

Goedkeurende verklaring < 2%

Verklaring met beperking > 2% < 4%

Verklaring van oordeelonthouding/Afkeurende verklaring > 4%

Voor de controle van de jaarrekening door de accountant besluit de gemeente Vlieland 2% van de omvangsbasis vast te stellen. Zolang deze grens niet wordt overschreden, kan de jaarrekening nog steeds als betrouwbaar worden beoordeeld. In dat geval geeft de accountant een goedkeurende controleverklaring. Wordt de grens wel overschreden, dan geeft de accountant een andere soort verklaring en dus geen goedkeuring, zoals in bovenstaande tabel is toegelicht. Naast de goedkeuringstolerantie wordt in dit protocol ook de rapporteringstolerantie vastgesteld. Hier zijn voorgeschreven regels voor opgesteld, wat betekent dat de gemeenteraad vrij is om deze zelfstandig vast te stellen. De rapporteringsgrens is een grens die bepaald over welke fouten en onzekerheden de raad geïnformeerd wil worden door de accountant en betreft dus een informatieve grens. Een gebruikelijke grens, die ook binnen het accountantsberoep breed gehanteerd wordt, betreft 5% van de goedkeuringstolerantie te hanteren als rapporteringsgrens. De gemeente Vlieland besluit de rapporteringstolerantie vast te stellen op 5% van de goedkeuringstolerantie. Samenvattend betekent dit het volgende: Goedkeuringstolerantie

2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves.

Rapporteringstolerantie

5% van de hierboven genoemde goedkeuringstolerantie. 4

3.2 Rapportage door de accountant De accountant doet gedurende het jaar ook verslag van zijn werkzaamheden in de vorm van diverse rapporten aan de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. De accountant brengt jaarlijks ten minste de volgende verslagen uit ten aanzien van zijn werkzaamheden:

•

Management letter In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college, via de zogenaamde management letter.

•

Accountantsverslag of Verslag van bevindingen Na de controle wordt door de accountant een accountantsverslag of verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In dat verslag rapporteert de accountant over zijn bevindingen bij overschrijding van de rapporteringstolerantie en over onderwerpen waarvan hij meent dat deze voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad relevant zijn. Het verslag bevat tenminste de volgende onderdelen o Een oordeel over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie; o Rapportage van de bevindingen indien deze boven de rapportagetolerantie uitkomen.

•

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze verklaring is bestemd voor de gemeenteraad en wordt opgenomen bij de door het college van burgemeester en wethouders opgemaakte jaarrekening.

4. Rechtmatigheidsverantwoording Onder rechtmatigheid wordt volgens de definitie van het BADO verstaan dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen”. De term rechtmatigheid valt uiteen in negen criteria. Zes van deze criteria worden reeds meegenomen door de accountant in de accountantscontrole, terwijl drie criteria onderdeel zijn van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betreffen de volgende:

Criteria • Calculatiecriterium • Valuteringscriterium • Adresseringscriterium • Volledigheidscriterium • Aanvaarbaarheidscriterium • Leveringscriterium

Waar gecontroleerd Onderdeel van de accountantscontrole

5

• • •

Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording

Door het college wordt getoetst op deze drie criteria. De wijze waarop deze toetsing plaatsvindt en een nadere toelichting omtrent deze toetsing is onderdeel van het intern controleplan 2025.

4.1 Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens Voor een goede uitvoering van de controle op de rechtmatigheid door het college, dient de verantwoordingsgrens vastgesteld te worden. De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Volgens de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV), mag deze met ingang van 2025 maximaal 2% van de omvangsbasis zijn (oftewel: 2% van de totale lasten exclusief de toevoeging aan de reserves). Om de controle van het college (voor de rechtmatigheid) en de controle van de accountant (voor de getrouwheid) efficiënt te laten verlopen en te voorkomen dat er dubbel werk nodig is, kiest de gemeente ervoor om ook de verantwoordingsgrens vast te stellen op 2%. Deze grens geldt voor zowel fouten als onduidelijkheden. Op deze wijze sluit de grens aan op de goedkeuringstolerantie van de accountant. Ook voor de rechtmatigheidsverantwoording dienen afspraken gemaakt te worden over welke fouten en onduidelijkheden de raad geïnformeerd wil worden. Daarom wordt ook hiervoor een rapporteringsgrens vastgesteld. De gemeente kiest ervoor om deze grens ook gelijk te trekken aan die grenzen voor de accountant en stelt derhalve de rapporteringsgrens vast op 5% Samenvattend betekent dit het volgende: Verantwoordingsgrens

2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves.

Rapporteringsgrens

5% van de hierboven genoemde goedkeuringstolerantie.

4.2 Rapportering Voor de uitvoering van de werkzaamheden van het college ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording wordt eveneens gerapporteerd. De volgende documenten worden jaarlijks opgesteld: • (verbijzonderd) Intern controleplan – VIC plan Jaarlijks wordt het VIC plan opgesteld waarin uiteengezet wordt welke processen beoordeeld worden en hoe de controle vorm gegevens wordt. •

Tussentijdse verslag(en) Op basis van het VIC plan worden er gedurende het jaar diverse werkzaamheden verricht om te toetsen of er rechtmatig gehandeld wordt. De uitkomsten hiervan worden gedeeld middels de zogenaamde tussentijdse VIC verslagen

•

Rechtmatigheidsverantwoording & paragraaf bedrijfsvoering In de jaarrekening worden de definitieve uitkomsten in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Eventuele toelichting bij de uitkomsten worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. 6

5. Specifieke tolerantie en rapportagegrenzen SiSa Gemeenten en provincies kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen en de verantwoording hierover verloopt via de zogenaamde SiSa-systematiek. De verantwoording wordt in een aparte bijlage bij de jaarrekening opgenomen en voor deze controle gelden specifieke wet- en regelgeving en specifieke toleranties. De uitgangspunten hieromtrent zijn opgenomen in de “Nota verwachtingen accountantscontrole”. De SiSa verantwoording maakt onderdeel uit van zowel de accountantscontrole als de rechtmatigheidsverantwoording. Zowel de accountant als het college zal in haar controle de vereisten vanuit het rijk en de uitgangspunten zoals opgenomen in de “Nota verwachtingen accountantscontrole” hanteren.

6. Normenkader In het controleprotocol staan de uitgangspunten waarmee de accountant en het college de controle dient uit te voeren. In het normenkader is opgenomen op basis van welke wet- en regelgeving de controle uitgevoerd moet worden. Het normenkader is primair van belang voor het voorwaardencriterium en is daarom onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant dient hier echter ook kennis van te nemen, aangezien de accountant moet vaststellen dat de rechtmatigheidsverantwoording “getrouw” verantwoord is in de jaarrekening. Dit betekent dat het normenkader voor zowel het college als de accountant een belangrijk document is voor de uitvoering van de controle. In het normenkader staan verschillende soorten regels. Het gaat om Europese regels, landelijke wetten én regels die de gemeente zelf heeft vastgesteld. Denk bijvoorbeeld aan gemeentelijke verordeningen die zijn goedgekeurd door de gemeenteraad. Voor de controle zijn enkel de artikelen in deze wet- en regelgeving relevant die betrekking hebben op financiën (geld en/of uitgaven). Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd op basis van de geldende wet- en regelgeving.

7. Inwerkingtreding controleprotocol Voorliggend controleprotocol treedt met terugwerkende kracht in per 1 januari 2025 en is geldig voor de boekjaren 2025, 2026 en 2027. Het bijbehorende normenkader treedt in met terugwerkende kracht per 1 januari 2025 en wordt jaarlijks geactualiseerd.

7