Bijlage 2 Controleprotocol 2023

Controleprotocol 2023-2025 Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen aan de accountant te geven over de reikwijdte van de controle, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring. De werkingsduur van dit protocol is drie jaar (2023-2025). Mocht er echter wet- en regelgeving wijzigen, dan wel dat andere dringende noodzaak aanwezig is, dan wordt dit protocol uiteraard wel aangepast. Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd worden door de raad benoemde accountant. Met ingang van 2023 wordt het college van B&W verantwoordelijk voor een Rechtmatigheidsverantwoording. Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij provincies en gemeenten wordt onder meer verwezen naar het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording (van het Bado) en de Kadernota Rechtmatigheid van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen”. In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: • • • • • •

Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaarbaarheidscriterium Leveringscriterium

Afgedekt door getrouw beeld van de accountantsverklaring

• • •

Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Afgedekt door verantwoording college

1

Ten aanzien van deze drie rechtmatigheidscriteria wordt het volgende gesteld. •

Begrotingscriterium

Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen inclusief de begrotingswijzigingen kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad. Voor de oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. •

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-criterium)

In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening is een verantwoording opgenomen over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. De gemeente Vlieland heeft naast een integriteitsnotitie een protocol voor het gebruik van elektronische middelen. Als toch een belangrijke (materiële) onzekerheid naast een voldoende uitgevoerd M&O-beleid blijft bestaan, gaan we beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat is weergegeven. •

Voorwaardencriterium

Wij toetsen of uitgaven en ontvangsten aan de afgesproken voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving en interne regels en hebben o.a. betrekking op: 1. 2. 3. 4. 5.

de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; de heffings- en/of declaratiegrondslag; normbedragen (hoogte en duur); de bevoegdheden; aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie en dergelijke.

Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de interne regelgeving. De gemeenteraad stelt de norm waaraan moet worden getoetst. De gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van de betreffende geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde voorwaarden we moeten toetsen (Normenkader). Voorgesteld wordt om over 2023-2025 niet af te wijken van de toetsing op de criteria recht, hoogte en duur.

2

Getrouwheidscontrole In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van hiervoor vermelde criteria. Ondanks dat de criteria door de accountantscontrole worden afgedekt, worden ze door de organisatie, door middel van de verbijzonderde interne controle, ook meegenomen bij de rechtmatigheidscontrole. Zoals vermeld dient de rechtmatigheidsverantwoording door het college worden afgelegd. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij of ook de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: • • • •

• •

De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en balansmutaties; De getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; De bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het BBV.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden: Het in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen. Goedkeurings- en rapporteringtoleranties De controle is zodanig ingericht dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten, balansmutaties en financiële beheers-handelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De controle is gericht op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De minimumeisen zijn in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden opgenomen. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking >1%<3%

Oordeelonthouding -

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

3

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten adviseert om deze percentages te hanteren. Naast deze kwantitatieve benadering hanteert de accountant ook een kwalitatieve beoordeling. Wij stellen voor de bovenvermelde percentages te hanteren. Voor de rechtmatigheidsverklaring mag dan de totale fout maximaal 1% van het begrotingstotaal bedragen. Daarnaast mag het totale bedrag aan onzekerheden maximaal 3% van het begrotingstotaal bedragen. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant: - Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college. - Accountantsverslag In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een accountantsverslag uitgebracht aan de gemeenteraad. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer, en of de beheersorganisatie een getrouw beeld geeft.. - Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad zodat deze de jaarrekening kan vaststellen.

Het college rapporteert als volgt: - Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2023 rapporteert het college over de uitgevoerde rechtmatigheidscontrole in de bedrijfsvoerings-paragraaf van het jaarverslag en geeft hierover een rechtmatigheidsverklaring af. Hiervoor is een format opgesteld. Deze is als bijlage toegevoegd. Gedurende het jaar worden controlebevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag door middel van een controlememorandum (inclusief het ingevulde werkprocesformulier) met de procesverantwoordelijke (en diens leidinggevende) besproken.

4