Bijlage 2 - analyse IBT

Evaluatie resultaten in het kader van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) gemeente Vlieland 2024 DOXsupport, 23 juli 2025

Algemeen Op 2 en 3 juli 2025 hebben wij op uw verzoek de Archief KPI’s 2024 aan de hand van het door de VNG opgestelde e-formulier doorgelopen en ingevuld. Wij hebben vastgesteld dat er enkele verbeteringen zijn doorgevoerd ten opzichte van 2023, maar ook dat een aantal doelen in tegenstelling tot de verwachting wederom niet zijn behaald. Als reden hiervan wordt genoemd dat, ondanks dat de formatie op orde is, de personele capaciteit niet geheel ingezet kon worden in 2024. Redenen hiervoor zijn het volgen van een vakopleiding (SOD-1) door één van de medewerkers, de training en uitvoering van het applicatiebeheer Mozard, het verbeteren van de zaaktypen in Mozard (waarvoor ook externe begeleiding is ingehuurd) en de inzet om (nieuwe) medewerkers te begeleiden bij het digitaal werken met Mozard. Vragenlijst Op basis van de data in het formulier is de constatering dat u, net als over 2023, op 5 vragen (8% van het geheel) onvoldoende (rood) scoort.

De analyse op de antwoorden op deze 5 vragen blijft ongewijzigd: het onvoldoende op 3 vragen is het gevolg van de schaalgrootte van de gemeente en hoeven dus in principe niet als onvoldoende gekwalificeerd te worden. Eén van deze vragen, het aanwijzen van een gemeentearchivaris, zal in de toekomst met ja moeten worden beantwoord. In het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting per 1 juli 2026 in werking gaat treden, is de benoeming van een

gemeentearchivaris nadrukkelijk opgenomen. Dit is in beeld en hierover is in 2023 informeel overleg gevoerd met de gemeente Terschelling, maar daar is nog geen vervolg aan gegeven. Zodra de definitieve datum van inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet bekend is zal hier een vervolg op komen. De overblijvende 2 vragen waarop de gemeente Vlieland onvoldoende scoort en waaraan extra aandacht moet worden besteed zijn: -

-

het inrichten van een kwaliteitssysteem: er is in maart 2023 een start gemaakt om een kwaliteitssysteem in te richten door het uitvoeren van een 0-meting. Vanwege personele beperkingen, zoals eerder benoemd, is het verder uitwerken van het kwaliteitssysteem uitgesteld tot 2025 en de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn niet vastgesteld en geïmplementeerd. In Mozard worden wel alle documenten opgeslagen als PDF én in hun oorspronkelijke vorm waardoor gedrag en functionaliteit, bijvoorbeeld in een Excel, behouden blijft. Maar er is geen overzicht of zich in andere systemen/applicaties informatieobjecten bevinden waar gedrag ook een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten.

Op 8 vragen (13%) hebben we moeten antwoorden dat maar deels aan de verplichting wordt voldaan. Dit is meer dan in de voorgaande KPI verslagen. Dit is voornamelijk toe te schrijven doordat zaken al meerdere jaren op de planning staan, maar waar steeds om redenen, geen uitvoering aan kon worden gegeven: Twee van de verplichtingen waaraan maar deels wordt voldaan vragen (nog steeds) om extra aandacht en worden inmiddels zelfs als kritiek beschouwd: - bij het opstellen van het calamiteitenplan in 2023 en eerder al in 2022 is geconstateerd dat de archiefbewaarplaats niet voldoet aan de eisen. Omdat er plannen waren voor nieuw- of verbouw van het gemeentehuis is in voorgaande jaren gesteld hier geen actie op uit te voeren. Inmiddels lijkt het duidelijk dat bij de verbouwing er geen wijzigingen zullen plaats vinden aan de archiefbewaarplaats. Dit kan het behoud van de collectie aantasten en moet als risico worden gezien. Ter voorkoming van extra kosten is het van belang dat het klimaat in de archiefbewaarplaats gaat voldoen aan de eisen en dat calamiteiten worden voorkomen. Dit onderwerp is door de provincie ook benoemd als speerpunt. Dit wordt als extra risicovol beschouwd omdat de in archiefbewaarplaats permanent te bewaren archieven zijn opgeslagen. Ook een ander aspect in de archiefbewaarplaats verdient aandacht.

Er is geconstateerd dat het verplaatsen van de verrijdbare stellingen enorm veel kracht kost en is daardoor ARBO-technisch niet verantwoord en - omdat nog steeds niet bekend is of en in welke vakapplicaties archiefwaardige documenten worden opgeslagen is er een risico op het gebied van beheer. Vragen die hierdoor niet kunnen worden beantwoord zijn: voldoet de gemeente aan de eis van tijdige vernietiging van informatie uit vakapplicaties en wordt de informatie daar wel duurzaam bewaard c.q. is het informatiebeheer wel op orde? Verder dient aandacht te worden besteed aan: 2

-

-

Achterstanden in wettelijk verplichte werkzaamheden o er is een achterstand in de materiële verzorging van een eerder bewerkt archiefbestand. Deze constatering is in 2019 al gedaan en u zou dit in eigen beheer uitvoeren. Voor dit bestand geldt dat niet alle dossiers zijn verpakt in zuurvrije materialen en niet geheel zijn ontdaan van nietjes, paperclips en andere materialen, waardoor de kwaliteit van het papier kan worden aangetast. De archiefdozen moeten worden vervangen en de stukken moeten voor zover nog niet is gebeurd, worden ontdaan van nietjes, paperclips etc. In combinatie met het relatief ongecontroleerde klimaat in de archiefbewaarplaats levert dit een extra risico op; o er is al meerder jaren een (beperkte) achterstand in de fysieke archivering waardoor de dossiers niet compleet zijn; o het bestand 1997-2016 zou (deels) al overgebracht moeten zijn (20 jaar na afsluiten van een zaak). Dit bestand is zo goed als gereed voor overbrenging. Alleen de formele handeling, het nemen van een overbrengingsbesluit, zou nog gedaan moeten worden. Hiermee wordt het archief openbaar m.u.v. stukken die van openbaarheid worden uitgezonderd. Metagegevensschema: er is geen metagegevensschema vastgesteld. Vooralsnog wordt dit door de gemeente Vlieland niet als prioriteit gezien aangezien binnen Mozard wel gebruik wordt gemaakt van in waddenverband vastgestelde metadata.

Adviezen: 1) Ga verder met het inrichten van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, geef vervolg aan het uitwerken van de 0-meting uit 2023; 2) Voer de meest noodzakelijke aanbevelingen uit het calamiteitenplan op korte termijn uit met name het klimaat in de archiefbewaarplaats dient op korte termijn te worden verbeterd en gemonitord. Of kies er voor om de permanent te bewaren archieven onder te brengen in een externe archiefbewaarplaats; 3) Probeer de geconstateerde achterstanden in 2025 in te lopen. Met name de materiële verzorging van het bestand 1816-1946 kan wellicht door een uitzendkracht/schoolverlater eenvoudig en op korte termijn worden uitgevoerd; 4) Anticipeer op de nieuwe Archiefwet die, zoals het nu lijkt, per 1-7-2026 van kracht gaat worden en kom, wellicht in samenwerking met Terschelling, tot een voorstel voor het benoemen van een gemeentearchivaris. Het aanstellen van een gemeentearchivaris mag nu ook al en hoeft niet te wachten op de vaststelling van de nieuwe Archiefwet en 5) Stel functionele eisen vast wat betreft gedrag van de digitale informatieobjecten en implementeer deze eisen in alle applicaties zodat informatie, behalve in een niet muteerbaar formaat, bij voorkeur ook in het originele formaat beschikbaar blijft en de authenticiteit van het informatieobject vastgesteld kan worden..

3