Bijlage 13a - ACOI Landelijk Woo-verzoek

Tips Adviescollege Openbaarheid Informatiehuishouding (ACOI) bij een Woo-verzoek waarin om geheime raadsstukken uit specifieke jaren wordt gevraagd. Geplaatst door Desiree Groeneveld Bloemhof op donderdag, 9 oktober 2025, 11:38 Laatste versie geplaatst door Desiree Groeneveld Bloemhof op donderdag, 23 oktober 2025, 12:28

Op verzoek van de collega's van het Adviescollege Openbaarheid Informatiehuishouding (ACOI) plaats ik onderstaand bericht. Heeft u naar aanleiding van de tips (meer) vragen: stel die dan via info@acoi.nl. Let erop dat beantwoording even kan duren. Bij gemeenten in Nederland gaat een Woo-verzoek rond waarbij de Woo-verzoeker vraagt om geheime raadsstukken uit specifieke jaren. Dit Woo-verzoek is minimaal door één bestuursorgaan gepubliceerd. Zich hierop berustend geeft ACOI bij deze enige tips voor een reactie op de Woo-verzoeken: •

Er wordt op het VNG-forum veel over deze specifieke verzoeker gesproken, waaruit blijkt dat die bij veel (of alle) gemeenten min of meer dezelfde Woo-verzoeken indient.

•

De Woo-verzoeker geeft aan alleen per post te communiceren. Wij zouden de Wooverzoeker erop wijzen dat hier een goed gesprek echt gewenst en ook nodig is voor een precisering. Dat kan telefonisch, per e-mail of digitaal (bijv. via Teams). Het is belangrijk de verzoeker erop te wijzen dat de gekozen wijze van corresponderen het juist moeilijk maakt om behulpzaam te zijn in het kader van precisering.

•

Daarbij is het ook goed om de Woo-verzoeker meteen te melden dat er in principe geen afschriften van rijbewijs, paspoort etc. meegezonden dienen te worden en dat als dit wel gebeurt ze per direct worden vernietigd conform de AVG (zodat het voor de Wooverzoeker duidelijk is dat het niet nodig is om hiernaar ook nog een AVG-verzoek in te

dienen). Natuurlijk moeten jullie er wel zorg voor dragen dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. •

Vanuit het perspectief van de Woo-verzoeker is te stellen dat geheimhouding op zichzelf ‘een’ aangelegenheid van de gemeente is, omdat dit een bevoegdheid vanuit de Gemeentewet betreft. Dat maakt het echter nog niet meteen ook tot een aangelegenheid in de zin van de Woo, laat staat een voldoende gespecificeerd en geconcretiseerde aangelegenheid om het verzoek in behandeling te kunnen nemen. Het is namelijk niet duidelijk waarover de stukken die onder het verzoek zouden vallen eigenlijk zouden moeten gaan (vereiste bij de Woo). De enige omstandigheid die ze nu met elkaar gemeen zouden hebben is dat er kennelijk op enig moment aanleiding is gezien om er geheimhouding op te laten rusten. Dat maakt nog niet dat dit gegeven als onderzoeksonderwerp op zichzelf een ‘aangelegenheid’ in de zin van de Woo betreft. Er zijn hieronder 2 rechtbankuitspraken (in eigen samenvatting) gevoegd die op dit soort kwesties betrekking op hebben, ze zijn van juli 2024.

•

Als organisatie doet u er daarom goed aan om de Woo-verzoeker te vragen om een precisering t.a.v. álle verzoeken in het kader van het gestelde onderzoek, in zijn totaliteit dus in één keer. Hierbij kunt u aangeven dat de organisatie de diverse losse verzoeken t.a.v. het onderzoek graag goed wil begrijpen en zo mogelijk in één keer afhandelen met één besluit, dan wel met gerichte en logische deelbesluiten die (onderdelen van) diverse Woo-besluiten kunnen bestrijken (dat voorkomt nl. ook versnippering van procedures in bezwaar en beroep).

•

Toon u als organisatie in de communicatie richting de Woo-verzoeker zoveel mogelijk behulpzaam. Het is bijvoorbeeld mogelijk de verzoeker op kantoor uit te nodigen voor een eventuele inzage. De Woo-verzoeker schrijft in het verzoek dat er sprake zou zijn van wetenschappelijk (voor)onderzoek. Als dit een beetje serieus is heeft betrokkene waarschijnlijk wel een vorm van onderzoeksopzet. Kan de Woo-verzoeker deze wellicht met de organisatie delen en ook wat meer vertellen over het betreffende onderzoek en de daartoe te gebruiken methodologie (want: wetenschappelijk)? Dan begrijpen jullie als organisatie wellicht beter waarom sommige jaren wel en sommige jaren niet zijn gevraagd en ook de ‘onderzoeksvraag’ m.b.t. zoektermen onderling verschilt. Zoals het er nu uitziet in de communicatie klinkt het meer als een fishing expedition en de Woo is daar niet voor bedoeld. En nu het om vooronderzoek zou gaan: wellicht kunt u als organisatie gerichte vragen voor de Woo-verzoeker beantwoorden zodat die geen Wooverzoek hoeft te doen en jullie wat onderzoekswerk in diens plaats kunnen doen. Stel dit soort zaken op schrift; dat helpt mocht bij het procesdossier bij eventueel bezwaar en beroep (en evt. wanneer er op enig moment toch over gegaan zou worden tot het aannemen van misbruik).

•

Wat verder nog opvalt bij het enig gepubliceerde Woo-verzoek: er is daar ingediend bij gemeente, burgemeester, het college én de raad. Al deze bestuursorganen zouden dan

in principe een besluit moeten nemen; let erop dat de organisatie ook namens hen allen communiceert met de verzoeker m.b.t. de precisering (en daartoe bevoegd mag worden geacht). Meldt dit minimaal één keer (en zeker wanneer er een besluit wordt genomen). •

Verder wordt er ook gevraagd om opheffing van de geheimhouding die op de stukken rust. Dat verzoek oogt voor ons prematuur van aard nu voor alle betrokkenen, waaronder ook de verzoeker begrepen, nog onduidelijk is om welke stukken het überhaupt zou gaan. Wij adviseren dan ook de Woo-verzoeker te melden dat opheffing van geheimhouding op zijn vroegst pas aan de orde kan zijn als voldoende duidelijk is om welke stukken het hier precies zou gaan. Let er trouwens op dat de Gemeentewet m.b.t. bevoegdheid tot het nemen van dit besluit in 2023 is gewijzigd: ook (nalatigheid rond) de doorzendplicht kan hier aan de orde zijn.

•

Let op de termijnen bij precisering op grond van art. 4.1 lid 5 en 6 Woo. Vooral die ná het stellen van een hersteltermijn is een harde die echt nageleefd moet worden. Stelt u als organisatie toch nog een nieuwe termijn, wees dan helder dat er nog meer tijd wordt gegund en stel opnieuw dat er bij onvoldoende herstel buitenbehandeling wordt gesteld. Die mogelijke consequentie moet kristalhelder uit de communicatie blijken.

Heeft u meer vragen: stel die dan via info@acoi.nl. Let erop dat beantwoording even kan duren. Zie ook het vervolgartikel van het ACOI.