bijlage 1 - jaarverslag 2022.docx

JAARVERSLAG DIV/ARCHIEF 2022 GEMEENTE VLIELAND Dit is het jaarverslag 2022 van het archief en de documentaire informatievoorziening (DIV) van de gemeente Vlieland. Dit verslag wordt jaarlijks uitgebracht aan de raad (en in het verlengde daarvan aan de provincie) om een beeld te geven van de werkzaamheden en ontwikkelingen binnen de informatieverzorging van de gemeente. Het verslag komt voort uit zowel de Archiefwet 1995 als de gemeentelijke archiefverordening zodat de raad een beeld krijgt van onze dienstverlening en werkzaamheden en daarmee ook beter de vinger aan de pols kan houden. Via diverse onderwerpsgebieden lopen we in dit verslag na wat er in 2022 zoal door het archief is gedaan en gebeurd. Wij hopen met dit verslag een goed beeld te geven van de actuele stand van zaken. Reguliere werkzaamheden en bezetting De werkzaamheden op het gebied van DIV en archief maken onderdeel uit van de afdeling Uitvoering en Ondersteuning. In 2022 werden deze werkzaamheden uitgevoerd door twee medewerkers, te weten een medewerker archief/DIV en een medewerker facilitair/DIV. In 2022 is de organisatie ook definitief overgestapt naar het functiewaarderingssysteem HR21. Hierbij is de medewerker archief/DIV ingedeeld als ‘medewerker gegevens IV’ en de medewerker facilitair/DIV als ‘medewerker gegevens V’.

In totaal had het archief 1,45 fte ter beschikking, waarbij de medewerker gegevens IV 0,75 fte heeft en de medewerker gegevens V 0,7 fte. Gezamenlijk voerden beide medewerkers het beheer van DIV en archief uit, waarbij de archief/DIV-medewerker zich wat meer richtte op het overkoepelende beheer en advisering, het papieren archief en het historische archief. De facilitair/DIV-medewerker richtte zich wat meer op de postverwerking en de uitvoerende taken van het zaaksysteem Mozard. Beiden vervangen elkaar echter bij afwezigheid en nemen taken over waar dat nodig is. Dit gaat in goed overleg en samenwerking. Overigens is het goed hier te melden dat per 2023 de medewerker facilitair/DIV zijn werkzaamheden als bode heeft laten vallen en nu in plaats daarvan werkzaamheden voor burgerzaken doet. Dit verandert verder niets voor het aantal fte’s voor het informatiebeheer. Naast de eigen medewerkers heeft de firma DOXsupport een paar specialistischer taken uitgevoerd voor de gemeente op het gebied van DIV/archief, te weten het maken van een analyse voor het IBT over 2021 en het maken van een calamiteitenplan voor het archief. Hierover verderop meer.

Detachering aan het Waddenkantoor In 2021 is er een detacheringsovereenkomst gesloten binnen De Waddeneilanden waardoor de facilitair/DIV-medewerker voor vier uur per week is uitbesteed aan het Waddenkantoor in Harlingen om daar in samenwerking met het bedrijf DOXsupport het archief op te zetten en te ordenen. Als dit archief in de basis voor elkaar is zal DOXsupport zich grotendeels

terugtrekken en de facilitair/DIV-medewerker het onderhoud verzorgen. Deze bestaande overeenkomst is in 2022 voortgezet. Opleiding personeel In 2022 zijn we als organisatie verder gegaan met het CieP traject. Dit duurde tot ongeveer juni. In meerdere bijeenkomsten en persoonlijke sessies met een coach is gekeken naar werkgewoonten, time-management, werkdruk, planning en ook naar onze individuele motivaties en karakters. De inhoud van de cursus varieerde van tips omtrent het gebruik van Outlook tot het onderzoeken van je eigen drijfveren. In mei werd een training gegeven over het verwerken van persoonsgegevens, mede in het kader van de privacywetgeving (AVG). Gekeken werd naar wat (herleidbare) persoonsgegevens zijn, wanneer we spreken van een datalek en hoe we daarmee om moeten gaan. In september volgden we twee trainingen omtrent duidelijk en begrijpelijk schrijven. Hierbij was aandacht voor brieven, mails, beleidsstukken en adviezen en voorstellen. Aan de hand van praktijkvoorbeelden uit onze eigen praktijk leerden we diverse manieren om teksten leesbaarder te maken voor een breed publiek. Dienstverlening intern Het archief vormt het geheugen en de informatiebron van de gehele organisatie en heeft tevens een belangrijke functie voor de bedrijfsvoering.

Door de informatie in zowel het papieren als digitale archief kan namelijk het gemeentelijk handelen worden aangetoond en/of bewezen waar dat nodig is. En natuurlijk kan het archief gebruikt worden om simpelweg uit toe zoeken hoe bepaalde dingen in het verre of nabije verleden zijn aangepakt, zodat we eenduidig handelen. Het is dan ook niet verrassend dat het ambtelijk apparaat en ook het bestuur regelmatig gebruik maken van het archief. Deze interne informatieverzoeken worden zowel per mail als mondeling gedaan en hebben voor zo’n 90% betrekking op de afgelopen twintig jaar. Maar er wordt ook wel met enige regelmaat gevraagd naar stukken die ouder zijn en verder teruggrijpen op de geschiedenis van de organisatie. In totaal werden in 2022 ongeveer 120 interne verzoeken gedaan om informatie. Dat is gelijk aan vorig jaar. Dienstverlening extern Naast de interne organisatie heeft het archief ook een taak naar externen (burgers en organisaties) in de vorm van het historisch geheugen van de gemeente en het eiland. Een groot deel van het archief is ouder dan 20 jaar en openbaar gemaakt voor het publiek. Regelmatig maken historisch geïnteresseerden gebruik van de schat aan informatie in ons archief, uit algemene belangstelling of voor persoonlijk onderzoek. Het is ook mogelijk om bij de medewerker archief/DIV een verzoek in te dienen om dingen uit te laten zoeken.

De afstand naar Vlieland kan soms een obstakel zijn om zelf even langs te komen. Soms gaat het om een simpele inventarisatie om te kijken of het de moeite loont om zelf langs te komen, soms zijn het uitgebreidere vragen.

Gelukkig staan een groot deel van ons beeldmateriaal en ook alle genealogische informatie online (hierover meer bij het onderdeel ‘website’ verderop) en hoeven mensen ook niet meer voor elk wissewasje contact op te nemen of langs te komen. De website heeft zonder meer invloed gehad op het aantal lijfelijke bezoekers aan het archief de afgelopen jaren. Bezoek- en gebruikscijfers in 2022 Aantal bezoekers: Aantal bezoeken:

10 (vorig jaar 5) 11 (vorig jaar 7)

Informatieverzoeken/zoekopdrachten per mail en telefoon: 31 (vorig jaar 36) Het aantal bezoeken overstijgt het aantal bezoekers, omdat mensen soms vaker dan één keer langskomen. Het totaal aantal bezoeken is iets gestegen ten opzichte van vorig jaar. Dit heeft waarschijnlijk (deels) te maken met het wegvallen van de coronamaatregelen. De vragen die gesteld worden gaan over een heel legio aan onderwerpen en variëren van stamboomonderzoek tot strandvonderij, en de geschiedenis van het busvervoer op Vlieland tot de geschiedenis van Hotel Bruin. Diverse mensen zijn bezig met het schrijven van een boek en weer anderen willen alleen maar een bewijs van waar opa of oma heeft gewoond. Het grootste deel van de vragen hebben we gelukkig kunnen beantwoorden, waarmee maar weer wordt aangegeven hoe waardevol het historisch archief is voor het publiek. Alle Friezen Al sinds 2011 neemt het gemeentearchief deel aan het project Alle Friezen. Alle Friezen is een website waarop allerlei openbare genealogische informatie te vinden is van de gezamenlijke Friese gemeenten, Provincie en Tresoar. Ons archief draag hieraan bij door het publiek toegankelijk maken van doop-, trouw- en begraafboeken van de Hervormde Kerk, akten burgerlijke stand en bevolkingsregisters. Deze stukken zijn te doorzoeken en ook digitaal direct beschikbaar op de site www.allefriezen.nl.

In 2022 is het contract met de beheerder van Alle Friezen, Picturae, verlengd voor een periode van drie jaar, dus de komende jaren kan het publiek volop gebruik blijven maken van deze mooie bron van informatie. In het jaar 2022 zijn er in totaal, dus voor de hele site, 140.891 bezoekers geweest en 596.337 bezoeken. Samen hebben zij bijna 20 miljoen maal (19.734.959) een pagina opgevraagd. Het aantal unieke weergaven voor wat betreft alleen de gemeente Vlieland waren dit jaar helaas niet te achterhalen wegens diverse wijzigingen achter de schermen. Er is inmiddels een zogenaamde ‘analytics account’ aangevraagd door Tresoar bij de host Picturae om dit te verhelpen, maar de gegevens waren bij het schrijven van dit verslag nog niet beschikbaar. Wij zullen deze echter meenemen in het verslag van volgend jaar. Duidelijk is in ieder geval wel dat ook deze informatiebron in een grote behoefte voorziet en dat het gemeentearchief daar een belangrijke rol in vervult.

Website Archief Vlieland Het gemeentearchief beschikt over een eigen website, www.archiefvlieland.nl, waar een groot deel van het openbare archief direct te doorzoeken is. De hosting van de website wordt verzorgd door het bedrijf Picturae. Dit is hetzelfde bedrijf dat de website van Alle Friezen verzorgt en daardoor is het onder andere mogelijk om via onze eigen website direct te zoeken in Alle Friezen, zonder dat een gebruiker om moet schakelen naar die website. Naast die genealogische informatie geeft de website toegang tot diverse inventarissen van de aanwezige archieven op Vlieland en is het hele archief van de Hervormde Kerk er direct in te zien. Ook beschikt de site over een beeldbank waarin het foto-archief van onze gemeente is opgenomen en is er een directe (doorzoekbare) toegang tot de notulen van de raadsvergaderingen vanaf de jaren vijftig van de vorige eeuw. Lage resolutiebestanden van beelden zijn er direct te downloaden, maar er wordt ook met enige regelmaat een verzoek gedaan om een hoge resolutiebestand, bijv. als men een foto wil gebruiken voor een boek of artikel. De bezoekcijfers van de site waren in 2022 als volgt: - 2.650 afzonderlijke gebruikers - 3.900 sessies - 12.574 pageviews

(vorig jaar 1358) (vorig jaar 1787) (vorig jaar 11.115)

Het aantal gebruikers en sessies is het afgelopen jaar ongeveer verdubbeld, maar het aantal pageviews is in verhouding maar een beetje toegenomen. Hier is moeilijk direct een verklaring voor te vinden en zal ongetwijfeld samenhangen met het soort vragen waarvoor men een antwoord zoekt en de tijd die men op de site doorbrengt. Wel is duidelijk dat de site nog altijd goed in een behoefte voorziet en mogen we trots zijn dat de site een steeds groter publiek trekt. Sinds de site, alweer een aantal jaren terug, in de lucht is, is er een duidelijke daling van het aantal bezoekers en vragen per mail ingetreden. Dingen die men vroeger via de archiefmedewerker moest vragen, of terplekke na moest komen zoeken, kan men nu direct zelf thuis naspeuren en vaak ook nog downloaden. Vooral het aantal vragen met betrekking tot stamboomonderzoek is hiermee duidelijk naar beneden gegaan de afgelopen jaren. Dit verlicht de werklast van de archiefmedewerker en ook de moeite die een klant moet doen om aan informatie te komen. ArchievenWO2.nl De tweede wereldoorlog is en blijft een markant ijkpunt in onze geschiedenis. Tegenwoordig lijkt het -in Nederland- vanzelfsprekend dat we in vrede kunnen en mogen leven, maar helaas is dat niet de werkelijkheid. De oorlog in Oekraïne bevestigt maar weer hoe snel de dingen om kunnen slaan.

Om de huidige en komende generaties er op te blijven wijzen is het van belang om dit verhaal door te vertellen en informatie over de oorlog beschikbaar te houden. Daarom is een aantal jaren terug door het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie (NIOD) de site www.archievenwo2.nl opgezet. Hierin werkt het NIOD samen met het Nationaal archief en

225 archiefinstellingen om informatie uit de tweede wereldoorlog publiek toegankelijk te maken. De gemeente Vlieland is één van die instellingen. Deze site heeft inmiddels ruimschoots zijn waarde bewezen en het gemeentearchief Vlieland blijft dan ook graag deelnemen aan dit project. Zaaksysteem Mozard Sinds 2018 maakt de gemeente Vlieland in samenwerking met de andere Friese Waddeneilanden gebruik van het zaaksysteem Mozard. In een zaaksysteem worden de processen en documenten bijgehouden en bewaard van door de gemeente af te wikkelen ‘zaken’. Dit gebeurt dus digitaal. Binnenkomende brieven en mails worden dan ook direct in Mozard ingeboekt. De ambtenaar krijgt dus geen papieren meer op zijn/haar bureau. Tevens dient het zaaksysteem op de langere termijn voor de archivering en, waar nodig, vernietiging van de betreffende documenten en gegevens. Mozard is in een doorlopende ontwikkeling. Dit wordt gecoördineerd door de beheergroep van het zaaksysteem die bestaat uit vertegenwoordigers van alle Friese eilandgemeenten. De beheergroep komt elke maand (meestal digitaal) bijeen om te overleggen en actiepunten te bespreken. Daarnaast is er ieder kwartaal een overleg met de leverancier van Mozard om de wederzijdse ontwikkelingen door te spreken. De bedoeling is dat Mozard uiteindelijk het papier zal vervangen opdat er papierloos gewerkt kan worden.

Om dat te bewerkstelligen dienen alle gemeentelijke processen vertegenwoordigd te zijn in het zaaksysteem in de vorm van zogenaamde ‘zaaktypen’. Het afgelopen jaar is door de beheergroep flink gewerkt om dit voor elkaar te krijgen. We zijn er nog niet helemaal, maar we komen steeds dichter bij een definitieve lijst zaaktypen waardoor we in het systeem alles een plaats kunnen geven. Op dit moment wordt hieraan de laatste hand gelegd en wij hopen dat we in de loop van 2023 een goede basislijst van zaaktypen hebben ingebracht in het zaaksysteem zodat we alles gericht kunnen verwerken. (NB Er zullen overigens altijd specialistische processen zijn die buiten het zaaksysteem om gaan, denk bijv. aan de financiële systemen of bepaalde werkzaamheden van burgerzaken.) Het zaaksysteem heeft naast de zaaktypen ook allerlei koppelingen nodig met andere systemen en programma’s, zodat gegevens vanuit het zaaksysteem doorgesluisd kunnen worden of gegevens uit andere systemen naar het zaaksysteem overgebracht kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan briefsjablonen die hun adresgegevens en dergelijke direct uit het zaaksysteem kunnen halen of een koppeling met het omgevingsloket of de gemeentelijke website. Aan het ontwikkelen van diverse koppelingen is afgelopen jaar hard gewerkt en dat zal komend jaar nog verder ontwikkeld worden.

Eén van de recente ontwikkelingen is dat er een nieuw sjablonenprogramma wordt geïmplementeerd, genaamd Templafy. Hiermee zouden we dan allerlei standaardbrieven vanuit Mozard aan kunnen maken en na aanmaak meteen in het zaaksysteem bij de betreffende zaak op kunnen slaan. Dit gebeurt momenteel al met een paar eenvoudige zaken als ontvangstbevestigingen en verkeersontheffingen. Het dient gezegd dat de implementatie van het zaaksysteem in de organisatie een uitdagende klus is, zeker omdat de tijd die de twee medewerkers hieraan kunnen besteden nogal beperkt is. De reguliere werkzaamheden gaan tenslotte gewoon door. Beide

medewerkers hebben aangegeven dat hier eigenlijk extra uren voor nodig zouden zijn en deskundige ondersteuning. Dit is via een memo van de medewerkers DIV onder de aandacht gebracht van het management. Er wordt momenteel gewerkt aan een tijdpad om toe te werken naar een papierloze organisatie en volledig digitaal werken en de hulp die daarbij nodig is. Dit is niet zo eenvoudig als het misschien lijkt, omdat we ook in de samenwerking zitten en eigen plannen niet altijd overeenkomen met de mogelijkheden binnen de beheergroep. Handboek vervanging Ook al streven we naar volledig digitaal werken, toch zal er voorlopig wel papier de organisatie binnen blijven komen. Om te voorkomen dat we nog jaren zowel digitaal als analoog blijven werken (hybride werken) moeten we de papieren documenten omzetten naar digitaal (digitaliseren) en de papieren versie vernietigen. Dit mag echter niet zomaar van de Archiefwet. Hier zijn regels aan verbonden, zodat is gegarandeerd dat de kwaliteit en verwerking van de digitale versie net zo gewaarborgd is als de papieren. Hiervoor is een zogenaamd Handboek Vervanging nodig.

(Je vervangt tenslotte het papieren exemplaar voor een digitaal exemplaar, dat dan het nieuwe ‘origineel’ wordt.) In zo’n handboek zet je de regels en protocollen voor het omzetten van papier naar digitaal en de leg je de interne regels vast rond het vernietigen van de papieren documenten. Eind 2022 is besloten dat we gezamenlijk als eilanden zo’n handboek op gaan zetten en van ieder (Fries) eiland zit inmiddels een vertegenwoordiger in een werkgroep die dit handboek op gaat zetten. De planning is om dit handboek in het najaar van 2023 klaar te hebben. Hierna kan het college over gaan tot het nemen van een vervangingsbesluit en kunnen we effectief papieren documenten gaan vervangen door digitale. Centrale mailbox De DIV-medewerkers beheren het centrale mailadres info@vlieland.nl en zorgen voor verdere geleiding naar de organisatie en/of het zaaksysteem. Zo gaat centraal binnengekomen mail niet ongezien langs de postregistratie en worden waar nodig nieuwe zaken aangemaakt. Woo en WEP In het kader van de Wet open overheid en de Wet Elektronische Publicaties diende de gemeente per zomer 2022 haar beleid en regelgeving en andere besluiten publiek en online te presenteren. In de voorloop daarnaar heeft de juridisch medewerkster van onze gemeente in samenwerking met het archief een inventarisatie gemaakt van bestaand beleid, regelgeving en overeenkomsten.

Dit was meteen aanleiding om diverse oude besluiten die niet meer van toepassing waren in te trekken.

Cultuur Historische Vereniging “Eylandt Flielandt” Ook in het afgelopen jaar heeft het gemeentearchief zo nu en dan samengewerkt met de Cultuur Historische Vereniging (CHV) van Vlieland. Dit ging dan om de aanlevering van beeldmateriaal of het uitzoeken van zaken voor een artikel dat geschreven moest worden.

FUMO De regionale uitvoeringsdienst FUMO is een gemeenschappelijke regeling, die werkt in opdracht van haar deelnemers: de Friese gemeenten, de provincie Fryslân en het Wetterskip Fryslân. Het milieuarchief van de gemeente Vlieland is in 2013 door de FUMO gedigitaliseerd en opgenomen in de zogenaamde FUMO-portal. Met deze webapplicatie kunnen - zowel de FUMO als de gemeente - gebruik maken van informatie uit de diverse dossiers en deze waar nodig aanpassen en/of wijzigen. De FUMO stuurt automatisch een bericht wanneer er nieuwe stukken zijn toegevoegd aan de portal, zodat het archief van de gemeente Vlieland ook op dat gebied up-to-date is en eventueel het eigen archief aan kan vullen. FUMO is sinds enige jaren ook bezig met de ontwikkeling van een eigen zaaksysteem, LEEF. Dit systeem wordt vooralsnog alleen intern gebruikt en dient (nog) niet als een vervanging van de portal. Een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de FUMO en de gemeenten heeft regelmatig overleg over de ontwikkelingen en houdt de vinger aan de pols om te kijken wat de gevolgen zijn voor de gemeentelijk archivering. Via verslagen wordt onze gemeente hiervan goed op de hoogte gehouden, maar vooralsnog veranderde er in 2022 niet direct wat aan de situatie voor de gemeentelijke archivering.

IBT / Jaarverslag 2021 Ook in 2022 werd weer een integraal jaarverslag uitgebracht aan de raad omtrent de dienstverlening van DIV/archief en de analyse interbestuurlijk toezicht (IBT). Het reguliere jaarverslag deel werd door het archief zelf opgesteld en de IBT analyse werd in opdracht uitgevoerd door DOXsupport. Dit omdat het geen goed idee is om als het ware ons eigen vlees te keuren. Bij de analyse maakte DOXsupport weer gebruik van de vragenlijst/checkpuntenlijst met de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Aan de hand van deze lijst kan de stand van zaken rond de archiefzorg goed beoordeeld worden. Ook aan dit jaarverslag wordt een dergelijke lijst en analyse toegevoegd. Net als voorgaande jaren kwamen diverse verbeterpunten naar boven waar we het afgelopen jaar en de komende jaren aan zullen werken. Voor de specifieke verbeterpunten verwijzen wij graag naar het verslag van vorig jaar dat in september door de raad is vastgesteld. IBT gemeentebezoek Provincie Fryslân In juni werd een digitale bijeenkomst georganiseerd door de provincie waarbij het interbestuurlijk toezicht als het ware een nieuwe start kreeg. Er werden gezamenlijke gesprekken gehouden rond alle vakgebieden en tevens wat diepere gesprekken met de vakspecialisten. Het werd gezien als een soort nulpunt om vanuit verder te werken.

De bedoeling was om in het najaar weer bij elkaar te komen, maar dat is niet gelukt. Er kwam wel een overkoepelend rapport naar aanleiding van het bezoek waarin voor het archief

de nadruk werd gelegd op de risico’s rond het hybride werken. Wij zijn ons van deze risico’s bewust. (Zie hiervoor ook de paragraaf over het Handboek Vervanging.) Verwacht wordt dat er in 2023 een nieuwe ronde gesprekken met de provincie plaats zal vinden. Calamiteitenplan Archief Eén van de verbeterpunten uit vorige IBT-analyses was het maken van een calamiteitenplan voor het archief. Dit is in 2022 uitgevoerd. DOXsupport heeft in samenwerking met de archief/DIV medewerker een document voor de gemeente opgesteld met daarin de regels, risico’s en verantwoordelijkheden rond de archiefzorg bij het voorkomen van een ramp. Ook gaf men enkele aanbevelingen om het archief veiliger te stellen die makkelijk en snel uit te voeren zijn. Het plan is vastgesteld door B&W en ter informatie aangeboden aan de raad. Schenking albums Jan Houter 2022 was helaas het jaar dat markante Vlieland- en geschiedenisliefhebber Jan Houter overleed. Uit zijn nalatenschap kreeg het archief een verzameling foto-albums aangeboden. Deze zijn met dank aangenomen door het college en zullen binnenkort ter beschikking komen van het publiek. Een mooie aanvulling op onze historische beeldcollectie. Schoonmaak archief In de loop der jaren was regelmatige schoonmaak van de archiefruimte (de kluis) een beetje ondergeschoven geraakt.

Mede naar aanleiding van het calamiteitenplan zijn er nieuwe afspraken gemaakt met het schoonmaakbedrijf dat ook het gemeentehuis schoonmaakt. De archiefruimte wordt nu maandelijks ‘gewoon’ schoongemaakt en eens in het jaar helemaal grondig schoongemaakt (d.w.z. alle dozen van de planken en ieder hoekje en gaatje langs). Introductie raad In 2022 werd een nieuwe gemeenteraad gekozen. Als onderdeel van hun inwerkperiode werden de nieuwe raadsleden de gemeentelijke organisatie doorgeleid en daarbij deden ze ook het archief aan. Er werd een kleine toelichting op de werking van DIV/archief gegeven door de medewerkers en tevens hadden we een kleine quiz gemaakt met wat ludieke vragen over het archief. Vernietigingsronde 2022 Ook in 2022 werd er weer een deel van het archief vernietigd. De gemeente maakt hierbij gebruik van de zogenaamde Selectielijsten van de VNG. Op deze lijsten staan de regels rond bewaring en vernietiging. Vernietiging is een plicht waaraan de gemeente moet voldoen, geen vrijblijvende keuze. Wel is zoals ieder jaar een lijst van de voor vernietiging in aanmerking komende stukken met de organisatie gedeeld, zodat eventuele uitzonderingen door bijzondere omstandigheden eruit gehaald konden worden. Dit gold maar voor een paar stukken. De fysieke vernietiging van stukken uit het archief is al een paar jaar uitbesteed aan het bedrijf Prodak.

Het scheelt het archief een hoop werk aan versnipperen.