Bijlage 1 Intern Controleplan Vlieland 2024

Interne controleplan 2024

Steller : Adviseur Financiën Versie : 11 oktober 2024

Inhoudsopgave 1. INLEIDING ............................................................................................................................3 2.1. AFSTEMMING ACCOUNTANT...........................................................................................................................5 2.2. ACTUALISEREN VERORDENINGEN ..................................................................................................................5 2.3. NORMENKADER 2024 .....................................................................................................................................5 2.4. COMMUNICATIE .............................................................................................................................................5 2.5. WERKPROCESSEN BESCHRIJVEN EN INDIEN AANWEZIG ACTUALISEREN .........................................................5 2.6. BRONGEGEVENS .............................................................................................................................................5 2.7. TE CONTROLEREN PROCESSEN........................................................................................................................6 2.8. UITVOERING LIJNCONTROLES.........................................................................................................................6 2.9.

DEELWAARNEMING ........................................................................................................................................6 2.10. WERKPROGRAMMA’S ...................................................................................................................................6 2.11. UITVOEREN CONTROLEWERKZAAMHEDEN ...................................................................................................7 2.12. BESPREKEN WERKPROGRAMMA’S EN VERSLAGLEGGING .............................................................................7 2.13. CONTROLEMEMORANDUM ...........................................................................................................................8 2.14. ACCOUNTANTSRAPPORT/VERSLAG VAN BEVINDINGEN RECHTMATIGHEID ..................................................8

3. SAMENVATTING GECONSTATEERDE AANDACHTSPUNTEN 2023...............................9 4. PLANNING .........................................................................................................................10

Interne controleplan 2024 -2-

1. Inleiding Om te voldoen aan artikel 212 en 213 van de Gemeentewet dient de gemeente Vlieland controles uit te voeren op het gebied van rechtmatigheid. De rechtmatigheidscontrole wordt uitgevoerd door de eigen organisatie. Het is van belang dat deze interne controles zichtbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd, intern voor het college en de Raad ( en management) en extern voor de accountant. De accountant maakt bij haar controlewerkzaamheden (voor die werkzaamheden welke voor de accountant blijven) ook gebruik van de verantwoordingsfunctie van het intern controleplan. Interne controle heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Tevens biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Met het begrip rechtmatigheid wordt bedoeld: “het vaststellen of alle handelingen zijn verricht conform de geldende wet- en regelgeving. Daarbij gaat het om handelingen die leiden tot financiële gevolgen en die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord”.

Vanaf begrotingsjaar 2023 heeft er een verandering plaats gevonden in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de (financiële) rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Niet langer is het de accountant die vaststelt dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, maar is het college aan zet. Op dit moment is nog niet alle wet- en regelgeving hierover vastgelegd. Intern kan er meer worden afgesproken dan wettelijk vereist. De basis voor de controlewerkzaamheden wordt in belangrijke mate gevormd door de (begrote) financiële omvang van de processen, de bevindingen van de accountant bij de jaarrekening van het voorgaande jaar en de aanbevelingen uit het advies n.a.v. de rechtmatigheidscontrole van het voorgaande jaar. Het is wenselijk om de controlewerkzaamheden te spreiden over het boekjaar en het controleplan ook af te stemmen op de begroting c.q. planning & control cyclus. Op die manier is de regelmaat meer gewaarborgd, vindt niet alles in één tijdsperiode plaats en maakt de interne controle ook onderdeel uit van de totale P&C-cyclus. Voor de interim controle(najaar) van de accountant zal het accountantsrapport aan het college van B&W worden aangeboden. De opzet van de werkzaamheden is als volgt: 1. interne controleplan bespreken met de accountant; 2. actualiseren (financiële) verordeningen; 3.

actualiseren van het normenkader 2024; 4. communicatie organisatie breed; 5. werkprocessen beschrijven en indien aanwezig actualiseren; 6. brongegevens verzamelen en opvragen bij collega’s; 7. bepalen van de processen die onderhevig zijn aan de interne controle; 8. uitvoeren van lijncontroles(kern)processen; 9. bepalen van de steekproef per te controleren regeling; 10. werkprogramma’s; 11. uitvoeren controlewerkzaamheden; 12. bespreken werkprogramma’s en verslaglegging; 13. per proces wordt een controlememorandum geschreven; Interne controleplan 2024 -3-

14. Accountantsverslag/verslag van bevindingen rechtmatigheid. Op de volgende pagina wordt nader uiteengezet hoe bovenstaande punten worden ingevuld.

Interne controleplan 2024 -4-

2. Plan van aanpak 2.1. Afstemming accountant Om een juiste controle uit te voeren is het van groot belang dat wij de juiste uitgangspunten hanteren die overeenkomen met de controleaanpak van de accountant. Punten van aandacht zijn onder meer de totale opzet, de steekproefomvang en de goedkeuringstolerantie.

2.2. Actualiseren verordeningen Naast het actualiseren en werkbaar houden van de (financiële) verordeningen dient in het kader van de financiële rechtmatigheid in ieder geval de Financiële Verordening gemeente Vlieland (art. 212 van de Gemeentewet), de Controleverordening van de gemeente Vlieland (art. 213 van de Gemeentewet) en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Vlieland (art 213a van de Gemeentewet) te worden vastgesteld. In het najaar van 2024 zal dit in samenwerking met de huidige accountant en de Auditcommissie plaats vinden.

2.3. Normenkader 2024 Voor de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden dient ook het normenkader te worden vastgesteld. Naar analogie van de goedkeuringstolerantie die gehanteerd wordt bij de jaarrekeningcontrole wordt ook voor de interne controle het percentage van 1% van de totale begroting aangehouden. De primaire begroting 2024 bedraagt € 10.930.244,00. De goedkeuringstolerantie bedraagt derhalve in 2024 € 109.302,44 (= 1%).

2.4. Communicatie Om de rechtmatigheidscontrole organisatiebreed kenbaar te maken, wordt de organisatie op diverse manieren geïnformeerd. Het doel is de betreffende werknemers te bereiken en hen te informeren over de wijze en het nut van interne controles in het algemeen en de specifieke controle(s) behorende bij hun eigen organisatieonderdeel in het bijzonder. Speciaal aandachtspunt zijn hierbij de werkprocessen (zie punt 6 van de Managementletter 2022). Deze is in de managementletter 2023 opnieuw benoemd, en nog niet volledig opgevolgd i.v.m. onderbezetting bij de afdeling Financiën tot en met juli 2024.

2.5. Werkprocessen beschrijven en indien aanwezig actualiseren Enkele werkprocessen zijn al beschreven. Deze zullen beoordeeld worden en indien nodig geactualiseerd. Hiernaast zijn er de nodige processen nog niet beschreven. Samen met de (beleids)medewerker zal een vervolg worden gegeven met het beschrijven van deze processen. Deze processen worden vastgelegd.

2.6. Brongegevens Om de deelwaarneming te kunnen verrichten zijn in eerste instantie vooral documenten en overzichten nodig vanuit Financiën. Dat zijn onder meer Excel-overzichten van baten en lasten betrekking hebbend op bijvoorbeeld kosten en opbrengsten van inkopen, salarissen, belastingen, verhuur en grafrechten. Ook kunnen investeringen en subsidies object van controle zijn. Daarnaast gaat het om de dossiers en stukken die op de betreffende afdeling aanwezig zijn en onderwerp kunnen zijn van de deelwaarneming. Het gaat onder meer over de volgende documentatie: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

saldibalans specificaties van financiële balans- en tussenrekeningen programma- en productenbegroting begrotingswijzigingen tussentijdse rapportages aangifte BTW en BCF

Interne controleplan 2024 -5-

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

regelgeving BBV raads- en collegebesluiten provinciale besluiten verordeningen bevindingen vorig boekjaar

2.7. Te controleren processen De bepaling van de processen die onderhevig zijn aan de interne controle is mede gebaseerd op de omvang van de geldstroom (uitgaande of inkomende). Ook hebben de opmerkingen van de accountant in haar accountantsrapport over 2020 in belangrijke mate invloed gehad op de bepaling van de te controleren processen. Hieronder volgt de opsomming van de processen die in het jaar 2023 onderhevig zijn geweest aan interne controle: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Salarissen/personeel Subsidies Verhuuropbrengsten gemeentelijke panden Bouwleges Secretarieleges Inkoop en aanbesteding BTW/Vennootschapsbelasting Treasury (indien van toepassing)

De gemeente Leeuwarden controleert (op basis van een overeenkomst rechtmatigheidscontrole belastingen 2021-2024): ▪ Afvalstoffenheffing ▪ OZB ▪ Rioolheffing ▪ Reinigingsrechten ▪ Forensenbelasting ▪ (Water-) toeristenbelasting ▪ Baatbelasting ▪ Hondenbelasting ▪ Precariobelasting In de bovenvermelde overeenkomst is aangegeven welke stukken de gemeente Leeuwarden hiervoor zal verstrekken. Hiernaast kan worden gesteld dat in het kader van een rechtmatigheidstoetsing speciale aandacht wordt gegeven aan het Misbruik- en oneigenlijk gebruik (zie ook punt 3 van de Managementletter 2022, in de Managementletter van 2023 is hierover gemeld dat dit voorlopig nog planvorming bleef), overschrijding van begrote budgetten, inkoop- en aanbestedingsbeleid (zie punt 1 Managementletter 2022) en in voorkomende gevallen Sisaregelingen. M.b.t. punt 1 van de Managementletter 2022 is in de Managementletter van 2023 over de voortgang gemeld: De interne controle op externe inhuur is in de VIC uitgevoerd en hierbij zijn voor 2023 geen afwijkingen vastgesteld m.b.t. Europese wetgeving. Focus op verlenging(en) geldt ook voor dit boekjaar.

2.8. Uitvoeren lijncontroles Binnen de organisatie worden lijncontroles uitgevoerd voor de kernprocessen. Naast bovenvermelde belastingprocessen worden onder meer inkoop en aanbesteding en subsidie onder de loep genomen. Uiteraard worden de resultaten vastgelegd in een dossier.

2.9. Deelwaarneming Om de deelwaarneming op een juiste wijze uit te voeren dient allereerst het aantal te controleren dossiers te worden vastgesteld. Vervolgens wordt via een selectiemethode per Interne controleplan 2024 -6-

proces bepaald welke dossiers gecontroleerd dienen te worden. Conform de eerdere afspraak met de accountant wordt uitgegaan van een deelwaarneming van 2% met een minimum van 5 en een maximum van 50 formulieren. Wanneer in een proces in een aantal opvolgende jaren geen of nauwelijks fouten zijn geconstateerd kan volstaan worden met een lager percentage dan 2. Dit dient dan wel te worden gemotiveerd. In 2024 houden we vooralsnog dezelfde uitgangspunten aan als in 2023, in 2025 zal worden gekeken of dan kan worden volstaan met een lager percentage dan 2%.

2.10. Werkprogramma’s Bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden wordt tevens aandacht voor de fouten en bevindingen die bij de controle over het voorgaande jaar naar voren kwamen gevraagd. Die nemen wij ook mee bij het opstellen van de werkprogramma’s voor de controle over 2024. Het werkprogramma is een werkdocument (checklist) voor de controller om de controle op een eenduidige wijze uit te voeren. Het kan overigens voorkomen dat een werkprogramma niet van toepassing wordt verklaard op de uit te voeren controle. In dat geval dient gecontroleerd te worden op de van toepassing zijnde regelgeving, bijvoorbeeld de externe regelgeving (wet) of specifieke uitkering (SiSa). Werkprogramma’s zijn in beginsel gebaseerd op interne regelgeving bestaande uit verordeningen, beleidsnota’s en collegebesluiten.

2.11. Uitvoeren controlewerkzaamheden Het uitgangspunt van de interne controle is dat deze wordt uitgevoerd door de Adviseur Financiën in afstemming met de beleidsmedewerkster van de afdeling financiën. Uitgangspunt is dat de controle niet door medewerkers wordt uitgevoerd die de werkzaamheden zelf verrichten (zelftoetsing) dan wel daar direct verantwoordelijk voor zijn. Doordat de gemeente Vlieland een kleine gemeente is, is functiescheiding echter niet altijd mogelijk. Van wege deze omvang is het ook niet (altijd) mogelijk om de zogenoemde “three lines of defence” op deze manier uit te voeren. De gedachte achter deze theorie wordt voor zover mogelijk wel gehanteerd binnen de lijncontroles, interne controles en de VIC. Vanaf 2021 is voorzichtig begonnen met een nieuwe wijze van werkprocesbeschrijvingen. Hierbij geven de medewerkers zelf zoveel mogelijk aan welke risico’s er bij diverse stappen ervaren worden en welke maatregelen ze zelf al nemen om die risico’s te verminderen. Het 4-ogen principe en bewustwording zal in deze werkprocessen een prominente rol krijgen. In de werkprogramma’s voor de controles staat vermeld op welke punten de controles betrekking hebben. Als de controleur tijdens de controle fouten en dus onrechtmatigheden aantreft dan volgt er een foutenevaluatie.

De controleur kan vervolgens besluiten het onderzoek uit te breiden waardoor extrapolatie van de fouten kan worden voorkomen. Mogelijke oplossingen voor geconstateerde onrechtmatigheden: ▪ het achteraf alsnog laten ondertekenen door de juiste functionaris; ▪ ontbrekende gegevens achteraf opvragen en alsnog in dossier voegen; ▪ in het geval in de verordening een hardheidsclausule staat een collegeadvies opstellen om de afwijking achteraf goed te keuren; ▪ in het geval er geen hardheidsclausule is, een raadsvoorstel opstellen om achteraf toestemming te vragen om van de regels af te wijken. Dit is alleen mogelijk als het een afwijking betreft van interne regelgeving. Bij overtredingen van bijvoorbeeld de regels van Europese aanbesteding is herstel achteraf niet mogelijk.

2.12. Bespreken werkprogramma’s en verslaglegging De verslagen van de controles (de ingevulde werkprogramma’s) worden met de betreffende medewerkers en leidinggevende(n) besproken. Indien blijkt dat er een fout uit de controle naar voren is gekomen, wordt uitgebreid aandacht besteed inclusief de te volgen herstelactie en eventuele maatregel(en) om de fout in de toekomst te voorkomen.

Interne controleplan 2024 -7-

2.13. Controlememorandum Per gecontroleerd proces wordt een controlememorandum geschreven met daarin de meest relevante bevindingen en een conclusie. Het is mogelijk dat een aantal zaken worden verzameld in één controlememorandum, waarbij volledigheid gewaarborgd dient te zijn.

2.14. Accountantsrapport/rechtmatigheidsverantwoording De controles leiden tot een tweetal producten, te weten a. Na de interim controle van de accountant zal de managementletter aan het college van B&W worden aangeboden. In deze rapport staan de bevindingen van de controles die tot dan toe zijn uitgevoerd. Van de overige controles zal een rapport geschreven worden na de jaarrekening controle van de accountant. Hierin worden afwijkingen in de getrouwheid toegelicht. b. Rechtmatigheidsverantwoording: in de verantwoording zal het College verslag doen van haar bevindingen op grond van het onderzoek naar rechtmatigheid. In deze verantwoording zal bij geconstateerde onrechtmatigheden aanbevelingen worden opgenomen. De rechtmatigheidsverantwoording zal input vormen van de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening 2023 van de gemeente Vlieland. Zowel van de rechtmatigheidsverantwoording als ook het gedeelte van de paragraaf bedrijfsvoering omtrent de rechtmatigheid zijn formats ontwikkeld. Deze zijn als bijlage toegevoegd.

Interne controleplan 2024 -8-

3. Samenvatting geconstateerde aandachtspunten 2023 In het accountantsrapport over 2023 wordt ook het rechtmatigheidsbeheer en de verbijzonderde interne controle behandeld. De belangrijkste punten die op korte termijn aandacht nodig hebben zijn in dit accountantsrapport weergegeven.

Interne controleplan 2024 -9-

4. Planning Nr. Proces 1. 2.

Follow-up aanbevelingen voorgaande controle Salarissen/personeel

3. 4.

Subsidies Verhuuropbrengsten gemeentelijke panden 5. Omgevingsvergunningen 6. Burgerzakenleges 7. Inkopen 8. Aanbesteding 9. BTW 10. Treasury 11. Lijkbezorgingsrechten

Wanneer Gedurende het jaar Maandelijks worden de mutaties door de salarisadministratie van de gemeente Leeuwarden gecontroleerd. Bij in- en uitdiensttredingen wordt dit tevens door de gemeente Vlieland zelf gecontroleerd om volledig van de personeels- en salarisdossiers te garanderen. Voor de interim-controle Voor de interim-controle Voor de interim-controle Eerste kwartaal Voor de interim-controle Voor de interim-controle Voor de interim-controle Voor de interim-controle Eénmaal in de 3 jaar voor het eerst in 2021 (dus in 2024 opnieuw oppakken)

Interne controleplan 2024 - 10 -