Bijlage 1 Intern Controleplan Vlieland 2023_Zwartgemaakt

Interne controleplan 2023

Steller : Versie : 26 september 2023

Inhoudsopgave 1. INLEIDING ........................................................................................................................ 3 2.1. AFSTEMMING ACCOUNTANT ......................................................................................................................... 5 2.2. ACTUALISEREN VERORDENINGEN ................................................................................................................ 5 2.3. NORMENKADER 2023 ................................................................................................................................... 5 2.4. COMMUNICATIE ........................................................................................................................................... 5 2.5. WERKPROCESSEN BESCHRIJVEN EN INDIEN AANWEZIG ACTUALISEREN ....................................................... 5 2.6. BRONGEGEVENS ........................................................................................................................................... 5 2.7. TE CONTROLEREN PROCESSEN ...................................................................................................................... 6 2.8. DEELWAARNEMING ...................................................................................................................................... 6 2.9.

WERKPROGRAMMA’S ................................................................................................................................... 7 2.10. UITVOEREN CONTROLEWERKZAAMHEDEN ................................................................................................. 7 2.11. BESPREKEN WERKPROGRAMMA’S EN VERSLAGLEGGING ............................................................................ 7 2.12. CONTROLEMEMORANDUM ......................................................................................................................... 7 2.13. ACCOUNTANTSRAPPORT/VERSLAG VAN BEVINDINGEN RECHTMATIGHEID ................................................. 7

3. SAMENVATTING GECONSTATEERDE AANDACHTSPUNTEN 2022 ............................. 8 4. PLANNING ........................................................................................................................ 9

Interne controleplan 2023 -2-

1. Inleiding Om te voldoen aan artikel 212 en 213 van de Gemeentewet dient de gemeente Vlieland controles uit te voeren op het gebied van rechtmatigheid. De rechtmatigheidscontrole wordt uitgevoerd door de eigen organisatie. Het is van belang dat deze interne controles zichtbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd, intern voor het college en de Raad ( en management) en extern voor de accountant. De accountant maakt bij haar controlewerkzaamheden (voor die werkzaamheden welke voor de accountant blijven) ook gebruik van de verantwoordingsfunctie van het intern controleplan. Interne controle heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Tevens biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Met het begrip rechtmatigheid wordt bedoeld: “het vaststellen of alle handelingen zijn verricht conform de geldende wet- en regelgeving. Daarbij gaat het om handelingen die leiden tot financiële gevolgen en die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord”.

Vanaf begrotingsjaar 2023 heeft er een verandering plaats gevonden in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de (financiële) rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Niet langer is het de accountant die vaststelt dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, maar is het college aan zet. Op dit moment is nog niet alle wet- en regelgeving hierover vastgelegd. Intern kan er meer worden afgesproken dan wettelijk vereist. De basis voor de controlewerkzaamheden wordt in belangrijke mate gevormd door de (begrote) financiële omvang van de processen, de bevindingen van de accountant bij de jaarrekening van het voorgaande jaar en de aanbevelingen uit het advies n.a.v. de rechtmatigheidscontrole van het voorgaande jaar. Het is wenselijk om de controlewerkzaamheden te spreiden over het boekjaar en het controleplan ook af te stemmen op de begroting c.q. planning & control cyclus. Op die manier is de regelmaat meer gewaarborgd, vindt niet alles in één tijdsperiode plaats en maakt de interne controle ook onderdeel uit van de totale P&C-cyclus. Voor de interim controle(najaar) van de accountant zal het accountantsrapport aan het college van B&W worden aangeboden. De opzet van de werkzaamheden is als volgt: 1. interne controleplan bespreken met de accountant; 2. actualiseren (financiële) verordeningen; 3.

actualiseren van het normenkader 2023; 4. communicatie organisatie breed; 5. werkprocessen beschrijven en indien aanwezig actualiseren; 6. brongegevens verzamelen en opvragen bij collega’s; 7. bepalen van de processen die onderhevig zijn aan de interne controle; 8. uitvoeren van lijncontroles(kern)processen; 9. bepalen van de steekproef per te controleren regeling; 10. werkprogramma’s; 11. uitvoeren controlewerkzaamheden; 12. bespreken werkprogramma’s en verslaglegging; 13. per proces wordt een controlememorandum geschreven; Interne controleplan 2023 -3-

14. Accountantsverslag/verslag van bevindingen rechtmatigheid.

Op de volgende pagina wordt nader uiteengezet hoe bovenstaande punten worden ingevuld.

Interne controleplan 2023 -4-

2. Plan van aanpak 2.1. Afstemming accountant Om een juiste controle uit te voeren is het van groot belang dat wij de juiste uitgangspunten hanteren die overeenkomen met de controleaanpak van de accountant. Punten van aandacht zijn onder meer de totale opzet, de steekproefomvang en de goedkeuringstolerantie.

2.2. Actualiseren verordeningen Naast het actualiseren en werkbaar houden van de (financiële) verordeningen dient in het kader van de financiële rechtmatigheid in ieder geval de Financiële Verordening gemeente Vlieland (art. 212 van de Gemeentewet), de Controleverordening van de gemeente Vlieland (art. 213 van de Gemeentewet) en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Vlieland (art 213a van de Gemeentewet) te worden vastgesteld. In het najaar van 2023 zal dit in samenwerking met de huidige accountant en de Auditcommissie plaats vinden.

2.3. Normenkader 2023 Voor de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden dient ook het normenkader te worden vastgesteld. Naar analogie van de goedkeuringstolerantie die gehanteerd wordt bij de jaarrekeningcontrole wordt ook voor de interne controle het percentage van 1% van de totale begroting aangehouden. De primaire begroting 2023 bedraagt € 10.793.088,00. De goedkeuringstolerantie bedraagt derhalve in 2023 € 107.930,88 (= 1%).

2.4. Communicatie Om de rechtmatigheidscontrole organisatiebreed kenbaar te maken, wordt de organisatie op diverse manieren geïnformeerd. Het doel is de betreffende werknemers te bereiken en hen te informeren over de wijze en het nut van interne controles in het algemeen en de specifieke controle(s) behorende bij hun eigen organisatieonderdeel in het bijzonder. Speciaal aandachtspunt zijn hierbij de werkprocessen (zie punt 6 van de Managementletter 2022).

2.5. Werkprocessen beschrijven en indien aanwezig actualiseren Enkele werkprocessen zijn al beschreven. Deze zullen beoordeeld worden en indien nodig geactualiseerd. Hiernaast zijn er veel processen nog niet beschreven. Samen met de (beleids)medewerker zullen deze processen worden beschreven. Deze processen worden vastgelegd.

2.6. Brongegevens Om de deelwaarneming te kunnen verrichten zijn in eerste instantie vooral documenten en overzichten nodig vanuit Financiën. Dat zijn onder meer Excel-overzichten van baten en lasten betrekking hebbend op bijvoorbeeld kosten en opbrengsten van inkopen, salarissen, belastingen, verhuur en grafrechten. Ook kunnen investeringen en subsidies object van controle zijn. Daarnaast gaat het om de dossiers en stukken die op de betreffende afdeling aanwezig zijn en onderwerp kunnen zijn van de deelwaarneming. Het gaat onder meer over de volgende documentatie: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

saldibalans specificaties van financiële balans- en tussenrekeningen programma- en productenbegroting begrotingswijzigingen tussentijdse rapportages aangifte BTW en BCF regelgeving BBV raads- en collegebesluiten

Interne controleplan 2023 -5-

▪ ▪ ▪

provinciale besluiten verordeningen bevindingen vorig boekjaar

2.7. Te controleren processen De bepaling van de processen die onderhevig zijn aan de interne controle is mede gebaseerd op de omvang van de geldstroom (uitgaande of inkomende). Ook hebben de opmerkingen van de accountant in haar accountantsrapport over 2020 in belangrijke mate invloed gehad op de bepaling van de te controleren processen. Hieronder volgt de opsomming van de processen die in het jaar 2023 onderhevig zijn aan interne controle: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Salarissen/personeel Subsidies Verhuuropbrengsten gemeentelijke panden Bouwleges Secretarieleges Inkoop en aanbesteding BTW/Vennootschapsbelasting Treasury (indien van toepassing)

De gemeente Leeuwarden controleert (op basis van een overeenkomst rechtmatigheidscontrole belastingen 2021-2024): ▪ Afvalstoffenheffing ▪ OZB ▪ Rioolheffing ▪ Reinigingsrechten ▪ Forensenbelasting ▪ (Water-) toeristenbelasting ▪ Baatbelasting ▪ Hondenbelasting ▪ Precariobelasting In de bovenvermelde overeenkomst is aangegeven welke stukken de gemeente Leeuwarden hiervoor zal verstrekken. Hiernaast kan worden gesteld dat in het kader van een rechtmatigheidstoetsing speciale aandacht wordt gegeven aan het Misbruik- en oneigenlijk gebruik (zie ook punt 3 van de Managementletter 2022), overschrijding van begrote budgetten, inkoop- en aanbestedingsbeleid (zie punt 1 Managementletter 2022) en in voorkomende gevallen Sisaregelingen.

2.8. Uitvoeren lijncontroles Binnen de organisatie worden lijncontroles uitgevoerd voor de kernprocessen. Naast bovenvermelde belastingprocessen worden onder meer inkoop en aanbesteding en subsidie onder de loep genomen. Uiteraard worden de resultaten vastgelegd in een dossier.

2.9. Deelwaarneming Om de deelwaarneming op een juiste wijze uit te voeren dient allereerst het aantal te controleren dossiers te worden vastgesteld. Vervolgens wordt via een selectiemethode per proces bepaald welke dossiers gecontroleerd dienen te worden. Conform de eerdere afspraak met de accountant wordt uitgegaan van een deelwaarneming van 2% met een minimum van 5 en een maximum van 50 formulieren. Wanneer in een proces in een aantal opvolgende jaren geen of nauwelijks fouten zijn geconstateerd kan volstaan worden met een lager percentage dan 2. Dit dient dan wel te worden gemotiveerd.

Interne controleplan 2023 -6-

2.10. Werkprogramma’s Bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden wordt tevens aandacht voor de fouten en bevindingen die bij de controle over het voorgaande jaar naar voren kwamen gevraagd. Die nemen wij ook mee bij het opstellen van de werkprogramma’s voor de controle over 2022. Het werkprogramma is een werkdocument (checklist) voor de controller om de controle op een eenduidige wijze uit te voeren. Het kan overigens voorkomen dat een werkprogramma niet van toepassing wordt verklaard op de uit te voeren controle. In dat geval dient gecontroleerd te worden op de van toepassing zijnde regelgeving, bijvoorbeeld de externe regelgeving (wet) of specifieke uitkering (SiSa). Werkprogramma’s zijn in beginsel gebaseerd op interne regelgeving bestaande uit verordeningen, beleidsnota’s en collegebesluiten.

2.11. Uitvoeren controlewerkzaamheden Het uitgangspunt van de interne controle is dat deze wordt uitgevoerd door de beleidsmedewerkster van de afdeling financiën. Uitgangspunt is dat de controle niet door medewerkers wordt uitgevoerd die de werkzaamheden zelf verrichten (zelftoetsing) dan wel daar direct verantwoordelijk voor zijn. Doordat de gemeente Vlieland een kleine gemeente is, is functiescheiding echter niet altijd mogelijk. Van wege deze omvang is het ook niet mogelijk om de zogenoemde “three lines of defence” op deze manier uit te voeren. De gedachte achter deze theorie wordt voor zover mogelijk wel gehanteerd binnen de lijncontroles, interne controles en de VIC. Vanaf 2021 is voorzichtig begonnen met een nieuwe wijze van werkprocesbeschrijvingen. Hierbij geven de medewerkers zelf zoveel mogelijk aan welke risico’s er bij diverse stappen ervaren worden en welke maatregelen ze zelf al nemen om die risico’s te verminderen. Het 4-ogen principe en bewustwording zal in deze werkprocessen een prominente rol krijgen. In de werkprogramma’s voor de controles staat vermeld op welke punten de controles betrekking hebben. Als de controleur tijdens de controle fouten en dus onrechtmatigheden aantreft dan volgt er een foutenevaluatie. De controleur kan vervolgens besluiten het onderzoek uit te breiden waardoor extrapolatie van de fouten kan worden voorkomen.

Mogelijke oplossingen voor geconstateerde onrechtmatigheden: ▪ het achteraf alsnog laten ondertekenen door de juiste functionaris; ▪ ontbrekende gegevens achteraf opvragen en alsnog in dossier voegen; ▪ in het geval in de verordening een hardheidsclausule staat een collegeadvies opstellen om de afwijking achteraf goed te keuren; ▪ in het geval er geen hardheidsclausule is, een raadsvoorstel opstellen om achteraf toestemming te vragen om van de regels af te wijken. Dit is alleen mogelijk als het een afwijking betreft van interne regelgeving. Bij overtredingen van bijvoorbeeld de regels van Europese aanbesteding is herstel achteraf niet mogelijk.

2.12. Bespreken werkprogramma’s en verslaglegging De verslagen van de controles (de ingevulde werkprogramma’s) worden met de betreffende medewerkers en leidinggevende(n) besproken. Indien blijkt dat er een fout uit de controle naar voren is gekomen, wordt uitgebreid aandacht besteed inclusief de te volgen herstelactie en eventuele maatregel(en) om de fout in de toekomst te voorkomen.

2.13. Controlememorandum Per gecontroleerd proces wordt een controlememorandum geschreven met daarin de meest relevante bevindingen en een conclusie.

2.14. Accountantsrapport/rechtmatigheidsverantwoording De controles leiden tot een tweetal producten, te weten a. Na de interim controle van de accountant zal de managementletter aan het college van B&W worden aangeboden. In deze rapport staan de bevindingen van de Interne controleplan 2023 -7-

controles die tot dan toe zijn uitgevoerd. Van de overige controles zal een rapport geschreven worden na de jaarrekening controle van de accountant. Hierin worden afwijkingen in de getrouwheid toegelicht. b. Rechtmatigheidsverantwoording: in de verantwoording zal het College verslag doen van haar bevindingen op grond van het onderzoek naar rechtmatigheid. In deze verantwoording zal bij geconstateerde onrechtmatigheden aanbevelingen worden opgenomen. De rechtmatigheidsverantwoording zal input vormen van de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening 2023 van de gemeente Vlieland. Zowel van de rechtmatigheidsverantwoording als ook het gedeelte van de paragraaf bedrijfsvoering omtrent de rechtmatigheid zijn formats ontwikkeld. Deze zijn als bijlage toegevoegd.

3. Samenvatting geconstateerde aandachtspunten 2022 In het accountantsrapport over 2022 wordt ook het rechtmatigheidsbeheer en de verbijzonderde interne controle behandeld. De belangrijkste punten die op korte termijn aandacht nodig hebben zijn in de onderstaande tabel weergegeven. Voortgang bevindingen managementletter 2022 en voorgaande rapportages:

Aanbeveling 1

Prioriteit

Aanbestedingsbeleid en naleving voorwaarden: Het naleven van het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid blijft een punt van aandacht.

Hoog (ML)

2

Actualiseren verordeningen: Actualiseren financiële verordening en de hiermee gerelateerde verordeningen.

3.

Stel een frauderisicoanalyse op: Breng frauderisico’s bij uw gemeente in kaart; betrek de mogelijk interne beheersmaatregelen daarbij en bespreek dit periodiek met directie/college

4.

Hoog (ML)

Waardering debiteuren ivm COVID-19: Na-ijl effect in 2022

6.

Laag (ML)

De interne controle op externe inhuur is in de VIC uitgevoerd en hierbij zijn voor 2022 geen afwijkingen vastgesteld m.b.t. Europese wetgeving. Focus op verlenging(en) geldt ook voor dit boekjaar. Wegens prioriteitstelling en personeelswisselingen nog geen opvolging gegeven. Vanaf boekjaar 2022 komt fraude expliciet in de tekst van onze controleverklaring en krijgt daarmee meer nadruk. Neem belangrijkste frauderisico’s mee in het te actualiseren VIC-plan 2023.

Prestatie akkoord bij leveringen: Leg beleid vast rondom het proces prestatiebeoordeling leveringen en diensten.

5.

Laag (ML)

Opvolging

Laag (ACR)

Er zijn bijna geen (actuele) procesbeschrijvingen Basis voor de interne beheersing.

Laag (ML)

Nog geen beleid opgesteld. Voorziening in de jaarrekening 2021 gevormd. Status/afwikkeling bij de jaarrekening 2022. Advies voor belangrijkste financiële processen procesbeschrijvingen op te laten stellen (bijvoorbeeld in de vorm van workflows) blijft staan. Ons is medegedeeld dat hieraan wordt gewerkt, maar dat de beschrijvingen op dit moment nog in bewerking zijn. Continue aandachtspunt.

Interne controleplan 2023 -8-

4. Planning Nr. Proces 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Follow-up aanbevelingen voorgaande controle Salarissen/personeel Subsidies Verhuuropbrengsten gemeentelijke panden Bouwleges (omgevingsvergunningen) Secretarieleges Lijkbezorgingsrechten

8. Inkoop en aanbesteding 9. BTW/Vennootschapsbelasting 10. Treasury

Wanneer Gedurende het jaar Maandelijks worden de mutaties gecontroleerd september september september januari Eénmaal in de 3 jaar voor het eerst in 2021 (dus in 2024) oktober oktober oktober

Interne controleplan 2023 -9-