Bijl 4 - Reactie op verbeterpunten

Reactie op verbeterpunten IBT-analyse Uit de IBT-analyse die DOXsupport heeft uitgevoerd op de informatievoorziening van onze gemeente kwamen een aantal verbeterpunten voort. Hieronder gaan wij in op deze verbeterpunten en hoe ermee om te gaan.

1) Geef voorrang aan het inrichten van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer en geef vervolg aan het uitwerken van de 0-meting uit 2023

Dit is een punt dat inderdaad al jaren op de lijst van verbeterpunten staat en hoewel we diverse protocollen en regelingen wel degelijk (deels) voor elkaar hebben klopt het dat we geen samenhangend systeem hiervoor hebben opgezet waarin alles overzichtelijk gerangschikt is. Er zijn de afgelopen jaren veel stappen gezet op het gebied van het zaaksysteem en dit systeem vergt ook continu aandacht in de verdere ontwikkeling ervan. Dit heeft steeds de prioriteit gekregen omdat het in de praktijk nou eenmaal het meest urgente was en dat begint nu ook echt vruchten af te werpen. Wij willen het kwaliteitssysteem nu binnenkort prioriteit geven zodat we dit in 2027 af kunnen ronden.

2) Voer de meest noodzakelijke aanbevelingen uit het calamiteitenplan op korte termijn uit. Met name het klimaat in de archiefbewaarplaats dient op korte termijn te worden verbeterd en gemonitord. Of maak de keuze om de permanent te bewaren archieven onder te brengen in een externe archiefbewaarplaats.

Wat de korte termijn betreft kunnen we een logboek aan gaan leggen waarin zaken als temperatuur en luchtvochtigheid bijgehouden kunnen worden. Dit is vrij makkelijk te implementeren en kunnen we dit jaar nog starten. We kunnen dan ook sneller bijschakelen als er iets niet in orde is. (Overigens is dit de afgelopen jaren niet het geval geweest.) Het grotere probleem is de archiefbewaarplaats zelf waarvan het er voorlopig uit ziet dat deze niet aangepast zal worden met een verhuizing of een verbouwing, al hebben we het bij beide mogelijkheden destijds wel aangegeven. Een nieuwe archiefruimte zou een zeer kostbare zaak zijn voor welke een apart project met aparte budgettering ingezet zou moeten worden. Of er zou een andere oplossing gezocht moeten worden, zoals inderdaad onderbrenging elders, maar ook daar kleven nog wel wat haken en ogen aan, vooral met betrekking tot de

1/2

toegankelijkheid voor het publiek wat toch de eerste vereiste is van een openbaar archief. Alleen opslag van het archief is dan niet genoeg. Dit vraagstuk is niet iets wat we hier in dit document direct op kunnen lossen, maar voor 2027 op de rol zou moeten komen om verder onderzocht te worden met een startnotitie.

3) Anticipeer op de nieuwe Archiefwet die zo goed als zeker per 1-1-2027 van kracht gaat worden en kom, wellicht in samenwerking met Terschelling, tot een voorstel voor het benoemen van een gemeentearchivaris. Het aanstellen van een gemeentearchivaris hoeft niet te wachten op de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet.

Er zijn inmiddels contacten met de andere Friese waddeneilanden om dit gezamenlijk op te pakken en een eerste gesprek hierover is al in de planning waarbij we de verschillende mogelijkheden zullen onderzoeken, ook om mogelijke kosten te besparen. Overigens is een kleine relativering hier wel op zijn plaats dat hoewel de nieuwe Archiefwet inderdaad waarschijnlijk per 1-1-2027 van kracht wordt, dat niet betekent dat we dan ook al direct per die datum alles geregeld moeten hebben. Er is een overgangsperiode van twee jaar. Hoewel het zeker zinnig is dit zo snel mogelijk te regelen is het dus niet zo dat er extreme druk op staat.

4) Stel functionele eisen vast wat betreft gedrag van de digitale informatieobjecten en implementeer deze eisen in alle applicaties zodat informatie bij voorkeur ook in het originele formaat beschikbaar blijft en de authenticiteit van het informatieobject vastgesteld kan worden.

Dit is in het zaaksysteem Mozard wel goed geregeld, maar op de overige software binnen de gemeente hebben wij als DIV/archief geen direct zicht en ook deze maakt deel uit van de gemeentelijke informatiehuishouding. Aangezien die software ook bijna altijd via het SSC Leeuwarden wordt geregeld is het wellicht een goed idee om hiervoor de ICT coördinator voor de Waddeneilanden te benaderen en/of het SSC zelf. Wij zullen hiervoor in de loop van het komende jaar contact opnemen met de betreffende personen.

gemeente Vlieland

2/2