Bijl 2 - Samenvatting analyse IBT

Evaluatie resultaten in het kader van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) gemeente Vlieland 2025 DOXsupport, 13 mei 2026

Algemeen Op 2 mei 2026 hebben wij op uw verzoek de Archief KPI’s 2025 aan de hand van het door de VNG opgestelde e-formulier doorgelopen en ingevuld. Wij hebben vastgesteld dat er meerdere verbeteringen zijn doorgevoerd ten opzichte van 2024. Er staan nog wel enkele verbeterpunten open. De verdere implementatie van Mozard, het steeds verbeteren van de zaaktypen in Mozard in samenwerking met de andere Friese Waddeneilanden en de inzet om (nieuwe) medewerkers te begeleiden bij het digitaal werken met Mozard nemen nog steeds veel tijd in beslag waardoor niet alle geplande verbeteringen zijn uitgevoerd. Vragenlijst Op basis van de data in het formulier (bijlage) is de constatering dat het informatiebeheer voor bijna 69% op orde is en nog eens bijna 15% is niet van toepassing wat een totaal van bijna 74% oplevert. Op 6 vragen (9,8 % van het geheel) scoort de gemeente Vlieland onvoldoende (rood). Dit is iets meer dan in 2024. Maar de schore voldoet deels (oranje), is verbeterd.

De analyse op de antwoorden op deze vragen blijft ongewijzigd: het onvoldoende op 3 vragen is het gevolg van de schaalgrootte van de gemeente en hoeven dus in principe niet als onvoldoende gekwalificeerd te worden. Wij kunnen dit echter niet corrigeren in het formulier. Eén van deze vragen, het aanwijzen van een gemeentearchivaris, zal naar verwachting volgend jaar met ja worden beantwoord. In het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting op 1 januari 2027 in werking gaat treden, is de aanwijzing van een gemeentearchivaris nadrukkelijk opgenomen. Dit is in beeld en hierover is in 2023 informeel overleg gevoerd met de gemeente Terschelling, maar daar is nog geen vervolg aan gegeven. De overblijvende 3 vragen waarop de gemeente Vlieland onvoldoende scoort zijn: -

het inrichten van een kwaliteitssysteem: er is in maart 2023 een start gemaakt om een kwaliteitssysteem in te richten door het uitvoeren van een 0-meting. Vanwege personele beperkingen, zoals eerder benoemd, is het in 2024 en 2025 verder uitwerken van het kwaliteitssysteem niet geëffectueerd;

-

-

de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn niet vastgesteld en geïmplementeerd. In Mozard worden wel alle documenten opgeslagen als PDF én in hun oorspronkelijke vorm waardoor gedrag en functionaliteit, bijvoorbeeld in een Excel, behouden blijft. Maar er is geen overzicht of inzicht in andere systemen/applicaties waardoor niet kan worden bepaald of zich daar informatieobjecten bevinden waar gedrag ook een rol speelt en de gemeentelijke archiefbewaarplaats voldoet niet meer aan de eisen die momenteel worden gesteld aan een dergelijke voorziening. In voorgaande jaren hebben wij deze beoordeeld met “voldoet deels” omdat er plannen waren voor nieuw- of verbouw van het gemeentehuis. Van uw medewerkers begrijpen wij dat er momenteel geen enkel zicht is op acties die zouden leiden tot verbetering. Hierom hebben wij dit jaar de beoordeling aangescherpt. Een archiefbewaarplaats die niet voldoet aan de eisen die de Archiefwet daaraan stelt levert risico’s op. Het kan het behoud van de collectie aantasten en moet als risico worden gezien. Het kan uiteindelijk leiden tot grote kosten voor herstel of zelfs onherstelbare schade. Het is van belang dat het klimaat in de archiefbewaarplaats gaat voldoen aan de eisen en dat calamiteiten worden voorkomen. Dit onderwerp is in voorgaande jaren ook door de provincie benoemd als speerpunt.

Het wordt als extra risicovol beschouwd omdat in de archiefbewaarplaats van de gemeente Vlieland onvervangbare permanent te bewaren archieven zijn opgeslagen. Een ander aspect verdient ook aandacht: het verplaatsen van de verrijdbare stellingen kost enorm veel kracht en is daardoor ARBO-technisch niet verantwoord.

Op 4 vragen (6%) hebben we moeten antwoorden dat maar deels aan de verplichting wordt voldaan. Dit is minder dan in de voorgaande KPI verslagen en dus een duidelijke verbetering. Het is voornamelijk toe te schrijven aan het feit dat zaken die al meerdere jaren op de planning stonden inmiddels zijn uitgevoerd. Er is echter ook een verslechtering geconstateerd. De archiefbewaarplaats, eerdere jaren door ons als voldoet deels gekwalificeerd, nu door eerder genoemde omstandigheden door ons als onvoldoende gekwalificeerd. De meest urgente verplichting waaraan maar deels wordt voldaan vraagt (nog steeds) de aandacht en wordt door ons nog steeds als kritiek beschouwd: - er moet een overzicht komen of en in welke vakapplicaties archiefwaardige documenten worden opgeslagen. Er is hier sprake van een risico op het gebied van beheer. Er kan niet worden beoordeeld of de gemeente voldoet aan de eis van tijdige vernietiging van informatie. Tevens is niet duidelijk of informatie in vakapplicaties wel duurzaam bewaard wordt c.q. of het totale informatiebeheer van de gemeente Vlieland wel op orde is? Verder dient aandacht te worden besteed aan: -

-

Achterstanden in wettelijk verplichte werkzaamheden: er is een (zeer beperkte) achterstand (30 cm) in de fysieke archivering waardoor de dossiers niet compleet zijn. Dit betreft voornamelijk documenten uit 2024 en vaststellen van een metagegevensschema: er is geen metagegevensschema vastgesteld. Vooralsnog wordt dit door de gemeente Vlieland niet als prioriteit gezien aangezien binnen Mozard wel gebruik wordt gemaakt van in waddenverband vastgestelde metadata. 2

Ten opzichte van vorige jaren is hier dus een verbetering opgetreden. De achterstand in materiële verzorging van een bestand, waar vorige jaren melding van werd gemaakt, wordt inmiddels ingelopen. De verwachting is dat deze werkzaamheden in de loop van dit jaar gereed zijn. Ook is de achterstand in fysieke archivering niet verder opgelopen en zelfs afgenomen. Enerzijds doordat er bij het team wat meer ruimte was voor het verwerken van deze achterstand en er wat externe hulp op is ingezet, anderzijds omdat per 1-1-2025 het vervangingsbesluit in werking is getreden en er praktisch geheel digitaal wordt gewerkt. Het archief ontvangt dus nauwelijks nog papieren documenten ter opname in het archief. Adviezen: 1) geef voorrang aan het inrichten van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer en geef vervolg aan het uitwerken van de 0-meting uit 2023; 2) voer de meest noodzakelijke aanbevelingen uit het calamiteitenplan op korte termijn uit. Met name het klimaat in de archiefbewaarplaats dient op korte termijn te worden verbeterd en gemonitord. Of maak de keuze om de permanent te bewaren archieven onder te brengen in een externe archiefbewaarplaats; 3) anticipeer op de nieuwe Archiefwet die, zo goed als zeker per 1-1-2027 van kracht gaat worden en kom, wellicht in samenwerking met Terschelling, tot een voorstel voor het benoemen van een gemeentearchivaris.

Het aanstellen van een gemeentearchivaris hoeft niet te wachten op de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet en 4) stel functionele eisen vast wat betreft gedrag van de digitale informatieobjecten en implementeer deze eisen in alle applicaties zodat informatie bij voorkeur ook in het originele formaat beschikbaar blijft en de authenticiteit van het informatieobject vastgesteld kan worden.

3