B3. Vragenlijst KPI in het kader van het IBT

Handleiding E-formulier archief KPI's nr 1

Overzicht sheets Handleiding

Functie sheet Bevat toelichting, gebruiksinstructies en verklaring antwoordresultaten

2

Invulsheet-KPI

KPI Invulsheet voor de niet overgebrachte archiefbescheiden. In te vullen door gemeente/organisatie en gemeentearchivaris. Voor nuancering/context op het antwoord kan dit in de kolom "Toelichting op antwoord KPI-vraag of deelvragen".

3

Totaaloverzicht kort

Bevat een gecomprimeerd overzicht van de in "Archief KPI's N-O" ingevulde KPI resultaten.

4

Grafische weergave opties

Betreft drie sheets met diverse grafische resultaatweergaven, die eventueel, en naar keuze kunnen worden opgenomen in het KPI verslag.

5

Conordans oud-nieuw

Legt relatie tussen oud KPI kenmerk met nieuw KPI kenmerk voor alle KPI vragen.

U hoeft alleen de blauwe "Archief KPI's N-O" in te vullen. De volgende afkortingen worden gebruikt: KPI Kritische Prestatie Indicatoren LOPAI Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs NO Niet overgebrachte archieven O Overgebrachte archieven Voor verdere instructies over het invullen van de KPI verwijzen wij u naar de VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/horizontale-verantwoording_20200430.pdf

Toelichting op resultaatwaardering op antwoorden score

Voldoet aan archiefwetgeving niet van toepassing voldoet voldoet deels onvoldoende

Ja Ja

Ja

Deels

Resultaat wanneer geheel aan de eis/voorziening/functionaliteit wordt voldaan. Resultaat wanneer dit een bevestiging betreft met een (licht) negatieve uitkomst. Voorbeeld. 2.2.c Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht (IBT)? 2.2.b Zijn er achterstanden in wettelijk verplichte werkzaamheden? Resultaat wanneer dit een bevestiging betreft van het ontbreken van een wettelijk vereiste voorziening/functionaliteit. Voorbeeld. 3.1.a is “nee” (niet) hebben van een archiefruimte die aan de eisen voldoet). En 3.1.b. is “ja” (rood) omdat archiefbescheiden dan in een ruimte worden geplaats die niet aan de eisen voldoet. Dat is namelijk dan de praktijk. Dan worden archiefbescheiden opgeslagen in een (voormalige) opslagruimte, voormalige kantoorruimte, etc. Resultaat wanneer niet geheel aan de vereiste voorziening/functionaliteit wordt voldaan. Voorbeeld. Er is wel een Archiefverordening, maar als naar het oordeel van de invuller/ toezichthouder aan de hand van de deelvragen blijkt dat niet alle componenten hierin 3.1.a zijn opgenomen. Het vereiste kan ook zijn dat bijvoorbeeld is “ja” of “deels” hebben van een archiefruimte die aan de eisen voldoet. Dan kan 3.1.b. is “deels” (oranje) zijn wanneer bij “ja” niet alle (te bewaren) archiefbesheiden in die archiefruimte zijn opgeslagen.

En bij “deels” wel alles opgeslagen, maar de ruimte voldoet maar gedeeltelijk aan alle eisen. Ook deze varianten komen voor in de praktijk.

Deels Spiegeling van Ja/rood. Daarnaast 6.a Vervanging, 6.3.c facultatieve stukkenlijst (vernietiging), 6.5.a Vervreemding. Dit betreffen geen verplichtingen Deels

Resultaat wanneer niet geheel aan de vereiste voorziening/functionaliteit wordt voldaan. Voorbeeld. Wanneer 3.1.a met "nee" is beantwoord, niet beschikken over archiefruimte, maar opslag in ruimte zonder vereiste voorzieningen (voormalig magazijn/kantoor/kelder).

Nee

Resultaat wanneer geheel niet aan de eis/voorziening/functionaliteit wordt voldaan

Nee

Spiegeling van Ja/oranje (2.2.b/c, 2.3.c)

Nee

Spiegeling van Ja/rood. Daarnaast 6.a Vervanging, 6.3.c facultatieve stukkenlijst (vernietiging), 6.5.a Vervreemding. Dit betreffen geen verplichtingen

N.v.t. Resultaat wanneer een bovenliggende vraag met “nee” is beantwoord, en de vervolgvragen (zo ja….) n.v.t zijn. Of betreft kpi vragen die betrekking hebben op mogelijke ontwikkelingen/gebeurtenissen/toepassingen die plaats kunnen vinden, maar niet moeten plaatsvinden. Wanneer niet plaatsgevonden. Bijvoorbeeld 1.4. Wijziging overheidstaken. 5.11 Voorzieningen compressie en encryptie.

Wij wensen u veel succes met het invullen van de KPI voor uw gemeente / archiefdienst. Op dit document Mocht u nog vragen zijnhebben, de volgende stel deze creative dan commons gerust. van toepassing: Naamsvermelding- Niet Commercieel - Gelijk delen 3.0 Nederland

Voor meer informatie zie:

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/nl/

organisatie:

[naam gemeente, GR, etc.]

[dd-mm-jjjj]

KPI-vraag niet overgebrachte archiefbescheiden (N-O)

(ja/deels/nee/ n.v.t)

Antwoord KPI nr.

1.

LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

1.1

Verordening archiefzorg

1.1.a

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

ja

Grondslag: Aw art 30.1 en 32.1 Praktijknorm: VNG model archiefverordening

1.1.b

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Grondslag: AW art. 30.1

Deelvragen

Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen

Zo ja, wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan:

Vastgesteld 07-09-2020

- Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1) - Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachten en niet overgebrachten archiefbescheiden. - Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) - Beschikbaarstelling gegevens de beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording toezicht en publicatie (art. 4) - Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5)

ja ja ja ja ja

ja

Aw art. 32.2

1.2

Beheerregeling Informatiebeheer

1.2

Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats?

Grondslag: Archiefverordening van de gemeente Praktijknorm: VNG model beheerregeling

1.2. Toelichting

ja Zo ja: wanneer is de regeling (of het besluit) vastgesteld? Besteedt dit besluit aandacht aan:

Taken van de beheerder (art. 3) Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris. (wie geeft advies over wat) (art. 4) Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (art. 5) Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (art. 6)

Vastgesteld in 1998. Vaststellen nieuw beheerregeling staat al een tijdje op de planning maar is nog niet tot uitvoering gekomen. In verband met de aanstaande vernieuwing van de Archiefwet wordt een nieuwe beheerregeling uitgesteld tot na vaststelling van de nieuwe AW. ja nee ja ja

De Beheerregeling Informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverotrdening verplicht gesteld ((vgl. het VNG model daarvoor).

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

2

1.3

Strategisch informatieoverleg (SIO)

1.3

Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld?

nee Zo ja:

Grondslag: Toelichting op de wijziging van het Archiefbsluit 2012.

Vanwege de schaalgrootte van de gemeente achten wij het officieel inrichten van een SIO een zwaar instrument. Lijnen zijn kort en wanneer nodig zal het college een besluit kunnen nemen tot het uitzonderen van vernietiging van bepaalde categorie informatie (hotspot)

Is in dit SIO ook een onafhankelijke deskundige benoemd? Welke taken en bevoegdheden zijn, naast de wettelijke verplichtingen (6.3.d en 6.5.c), bij het SIO belegd?

Praktijknorm: VNG model aanwijzings- en benoemings-besluiten

Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO) 1.3. Toelichting

Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).

1.4

Wijziging Overheidstaken

1.4

Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Grondslag: Aw art. 4 Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70

ja

Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?

RMC (2021)

Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen?

mandaatregeling

Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen) (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. 1.4.Toelichting Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen

1.5.a

Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Grondslag: Aw art. 40 Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen) Handreiking informatieveiligheid en samenwerkingsverbanden

1.5.a Toelichting

ja

Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?

Ja in 2021 is de Dienst Sociale Zaken en werkgelegenheid Noardwest Fyslan de bedrijfsvoeringsorganisatie dienst Noard-west Fyslân geworden

Zo ja, welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Is bijvoorbeeld een archiefbewaarplaats aangewezen en een archivaris benoemd / aangewezen, het uitbestede archiefbeheer geregeld in de vorm van bijvoorbeeld een mandaatregeling, en is de informatieveiligheid geregeld?

Mandaatregeling of opgenomen in de GR

Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen ook Ja dergelijke bepalingen over de noodzakelijke voorzieningen voor het archiefbeheer? Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkings-verbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF).

De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft informatie behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

3

Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Grondslag: Wg art. 27 Praktijknorm: Landelijk GR-register

1.5.b

ja

Zo nee: bevat het (eigen) register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval: de deelnemers; de wettelijke voorshriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en plaats van vestiging; of het een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld;

ja ja

Is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden? Zo ja, is dit overzicht actueel en volledig?

ja, in de programmabegroting 2023 zijn alle samenwerkingverbanden opgenomen

ja ja ja

1.5.b Toelichting

Voor nadere uitleg van het landelijk GR-register, ook in relatie tot WGR art. 27, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/gemeenschappleijke -regelingen.

1.6

Mandaatregeling archiefzorg

1.6

Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Grondslag: Awb Title 10.1

ja

Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen?

Ja

Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?

Ja

1.6. Toelichting

Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekeningen van vernietigngslijsten.

1.7

Uitbesteden Archiefbeheer(staken)

1.7

Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

ja Zo ja, per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst?

Ja, met de gemeente Leeuwarden voor de archiefbeheerstaken door hett RMC Friesland Noord en bedrijfsvoeringsorganisatie dienst Noard-west Fyslân in 2021

Grondslag: BW boek6

1.7. Toelichting

er is een mandaat verstrekt Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Gemw art. 160 en 165 niet van toepassing Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen? ja Zijn er maatregelen getroffen in gevallen) van externe data-opslag, bijvoorbeeld bij procesapplicaties (al dan niet in de cloud)? ja Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkovereenkomsten gesloten? Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

4

1.8

Publicatie en bekendmaking

1.8

Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?

ja

Zo nee, hoe geschiedt dan publicatie en bekendmaking dan wel?

Grondslag: Wet elektronische publicaties per 1-1-2021. Praktijknorm: Gemeenteblad op website: officielebekendmakingen.nl 1.8.Toelichting

De inwerkingtreding van de Wet electronische publicaties is gepland 1 jan. 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingn van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. Drop wordt beheerd door KOOP, Kennis en Exploitatiecentrum voor Officiele Overheidspublicaties. Zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/drop

2.

MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

2.1

Middelen

2.1

Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter vraag beantw. in Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar? beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor kolom c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht Toelichting daarop? gem./GR Welk bedrag is gereserveerd voor de in de linkerkolom benoemde kosten? Grondslag: Aw art. 30.2 NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen bepalen of het gereserveerde bedrag redelijkerwijs voldoende is om de kosten te dekken.

2.1. Toelichting

€ 10,963.917 miljoen (begroting 2024)

Begroting 2024: Salariskosten DIV € 87.500,Jaarlijks budget inhuur extern € 10.000,ICT kosten specifieke applicaties voor het archief (Mozard) € 52.000,Waddensamenwerking in 2023 t.b.v. Mozard € 6.345,De overhead is in 2024 als aandeel van alle kosten geraamd op 22% De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5

2.2

Mensen, kwantitatief tbv beheer

2.2.a

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Grondslag: Aw art. 32

2.2.a. Toelichting

Er zijn geen kengetallen beschikbaar

vraag beantw. in 32,6 fte Wat is de totale omvang in fte van: kolom A) medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken? Toelichting gem./GR B) Medewerkers in de organisatie die zijn belast met informatiebeheer, zoals ict is uitbsteed medewerkers DV,ICT, interne archiefdienst en eventuele informatiebeheerders op andere afdelingen. Wat is de omvang in fte van de medewerkers die zijn belast met het 1,45 fte (wordt m.i.v. 2024 iets meer) informatiebeheer, uigesplitst naar functiesoort. Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken deels voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen? nee

2.2.b

- van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting.

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

- wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)? - en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken?

- waarom zijn deze achterstanden ontstaan? - zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien?

- is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? - zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond?

1) achterstand in de materiële verzorging van een oud overgebracht bestand: bestand 1816-1946 en 1 meter 15971810 is ook in 2023 niet ingelopen. Streven is om in 2024 dit samen met de nieuwe medewerker op te gaan pakken. 2) achterstand in fysieke archivering 3) achterstand in vernietiging (vernietiging 2023 nog niet uitgevoerd, zie ook 6.4.) 1) 42 strekkende meter 2) +/- 50 cm losses stukken 1) 150 uren (gemiddeld 2 meter per dag) 2) 40 uur (gemiddeld 10 cm per dag) 3) 24 uur Wederom niet aan toe gekomen door beperkte personele capaciteit 1) nee 2) ja 3) ja, wanneer in 2024 ook niet zou worden vernietigd ja, planning inwerken nieuwe medewerker ja, planning is om deze achterstand in 2024 weg te werken

2.2.b Toelichting Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: - analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; - document- en dossierregistratie; - beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; - bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge cq. digitale informatie; - de (voorbereiding van de) vernietiging van informatie; - de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: - ontsluiting; - materiële verzorging, - aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; - beschikbaarstelling aan het publiek; - inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale informatie (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.Naast boven nee 2.2.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

2.3

Mensen, kwalitatief tbv beheer

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Zo ja, welke?

De provincie heeft het afgelopen jaar (over 2022) geen specifiek verslag gemaakt van de bevindingen. Er heeft wel een gesprek plaatsgevonden met de toezichthouder.

6

2.3.a

Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) Grondslag: Aw art. 32.2

ja

Per functie aangeven:

vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers.

Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden? Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)? 2.3.b

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

deels

Zo nee, welke niet? Zie 2.2.b voor voorbeelden.

2.3.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

nee

Zo ja, welke?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

mbo/hbo Medewerker gegevensbeheer iV: HBO, SOD-I en II, Bibliotheek en documentaire informatie Medewerker gevensbeheer V: HBO maar nog geen vakgerichte opleiding ja, medewerker gegevensbeheer V die in februari is gestart gaat de opleiding SOD-I volgen SOD-I, afrronding in 2025 Wanneer noodzakelijk is budget beschikbaar, in principe momenteel geen limiet In de uitvoering kunnen alle werkzaamheden worden uitgevoerd, al is er in 2023 wel een achterstand ontstaan. In beleidsmatige werkzaamheden is de achterstand die vorig jaar gesignaleerd is niet ingelopen. Bijvoorbeeld: beheerregeling, kwaliteitsysteem etc. Deels wordt hiervoor extern ingehuurd. Zie verder het evaluatieverslag bij deze KPI's

7

2.4

Mensen, kwantitief tbv toezicht

2.4

Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

vraag beantw. in Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort (archivaris/ kolom archiefinspecteur / overig)? Toelichting gem./GR

Niet van toepassing er is geen archivaris aangesteld

Grondslag: Aw art. 32.2 Praktijknorm: Rekennorm formatie (inter-)gemeentelijke archiefinspectie (LOPAI/KVAN/BRAIN) 2010

3.

ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1

Archiefruimten, applicaties en serverruimten

3.1.a

Beschikt de gemeente over een of meer (analaoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen?

deels

Grondslag: Aw art. 21.1

Door wie is dat vastgesteld? (indien er een externe / commerciële archiefruimte is ingehuurd die aan de eisen voldoet kan KPI 3.1.a met 'ja' worden beantwoord)

De gemeentelijke archiefbewaarplaats bevindt zich in het gemeentehuis en is gebouwd in 1987 en voldeed destijds aan alle geldende eisen. Op basis van de huidige eisen, voldoet de bewaarplaats niet aan de eisen, maar wordt geprobeerd met hulpmiddelen alles zo verantwoord mogelijk te beheren. Dit betreft o.a. klimaatbeheersing en beveiliging. Blijft een punt van zorg en aandacht. Dit is wel in beeld en wordt meegenomen in plannen voor mogelijke nieuwbouw van het gemeentehuis in de toekomst.

En wanneer?

niet bekend, waarschijnlijk direct na de bouw in 1987

Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59

Er is geen actieve luchtbehandeling. De klimaatbeheersing bestaat alleen uit een airconditioning. Er is een open verbinding richting het dak (uitgang vaste airco installatie). Er wordt geen monitoring uitgevoerd op het klimaat. Overige zaken zijn als aandachtspunten in het calamiteitenplan opgenomen.

Praktijknorm Checklist van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs 3.1.b

Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 13

3.1.c

Ar art. 27-46, 57 Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

ja

Indien 3.1.a met nee is beantwoord en toch wordt gebruik voor te bewaren archief, dan sprake van duurzaamheidsrisico.

Er is sprake van een duurzaamheidsrisico vanwege bovengenoemde zaken

ja

Is er een overzicht van deze applicaties?

Ja, er is een overzicht van alle applicaties die door de gemeente worden gebruikt. Nee, er zou in 2023 een inventarisatie gemaakt worden van applicaties waarin archiefwaardige informatie wordt opgeslagen en op welke wijze voldaan kan worden aan eisen uit de archiefwet. Helaas is dit nog niet gebeurd.

Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteiten van de afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie /conversie van informatie?

3.1.c Toelichting

Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

3.4

Onderdeel gemeentelijk rampenplan

3.4

Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

ja

Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?

Ja, op 23-8 2022 is een calamiteitenplan voor de gemeentelijke archieven vastgesteld

Grondslag: Wet veiligheidsregio's art. 3; Praktijknorm: Handreiking regionaal risicoprofiel Risicoprofielen van de veiligheidsregio's.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

8

3.4.Toelichting

Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

3.5.a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)? Praktijknorm: Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI (2002), nu BRAIN

ja

Ten aanzien van analoge informatie: Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?

Ja, is opgenomen in het calamiteitenplan

Wordt het LOPAI-model gevolgd?

ja

Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak? Zijn de autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n) ersp. Archiefbewaarplaats(en) ingericht?

Er is nog geen oefening gehouden Ja, toegangscontrole

3.5.a toelichting

De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in edepot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten-ibd/

3.5.b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

ja

Zo ja, welke?

Is in het calamiteitenplan opgenomen

Praktijknorm: Handreiking crisisorganisatie in collectiebeherende instellingen (RCE, 2016)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

9

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

4.1.a

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

nee

De gemeente Vlieland heeft geen kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Er is opdracht verstrekt aan een externe partij om te starten met de ontwikkeling van een dergelijk kwaliteitssysteem die hierover een advies hebben geschreven Doordat hiervoor ook veel input van de gemeente wordt gevraagd is door de beperkte personele beschikbaarheid geen echte start gemaakt. Wel zorgt de gemeente er nu al voor, dat zowel de papieren als digitale bescheiden zoveel mogelijk conform de geldende regels worden bewaard en geordend en toegankelijk gemaakt. Tevens zorgt de leverancier van Mozard er voor dat het DMS/zaaksysteem voldoet aan de NEN-richtlijnen.

Grondslag: Archiefregeling art. 16; Praktijknorm: KIDO 4.1.a. toelichting

4.1.b

4.1.c

Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg”. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden. Besteedt het systeem aandacht aan:

Zo ja of deels, welk systeem? (n.v.t.? / indien kpi 4.1.a = Ja/deels? dan beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord) Grondslag: Archiefregeling art. 16;

beleid (KIDO hoofdstuk 3) organisatie (KIDO hoofdstuk 4) operationele inrichting van het informatiebeheer (KIDO hoofdstuk 5) de onderscheidelijke informatiebeheerprocessen (KIDO hfdstuk 6-9) Zijn er intern normen vastgesteld waaraan het informatiebeheer moet voldoen en waarop structureel periodiek wrodt getoetst? Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo Ja, welke?

Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Idem 4.1.b Grondslag: Archiefregeling art. 16;

In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PCDA)?

Praktijknorm: KIDO

4.3

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

4.3.a

Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Grondslag: Aw art. 32.1, 3.2.2 en 32.3 Aanpassingswet WNRA art. 8.0 Praktijknorm: Model aanwijzingsbesluit VNG

4.3 Toelichting

4.3.b

nee

Doordat er geen archivaris is aangewezen is de gemeentesecretaris automatisch belast met deze taak

De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten.

Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Grondslag: Aw art. 32.1

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer

4.4

Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?

ja

ja, jaarlijks Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt.

10

Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?

Grondslag: Aw art. 32.2 Praktijknorm: VNG model archiefverordening

verslag wordt aan het college aangeboden die het vervolgens aan de gemeenteraad voorlegt ja

4.4. Toelichting

Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

5.

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal

5.1

Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

Grondslag: Aw art.3 en 21.2 Ab art 12 Ar art. 18 en 23

5.1. Toelichting

deels

Hier worden overzichten bedoeld van de werkelijk aanwezige documenten en zaken/dossiers. In dit overzicht staat, kort samengevat, om welke archiefbescheiden het gaat, waar deze te vinden is (fysieke locatie/applicatie) en of het om te bewaren of op termijn te vernietigen archiefbescheiden gaat; Gaat het om één overzicht of meer overzichten?

Er zijn diverse inventarissen, die ingang geven op de beschikbare fysieke archieven. Deze zijn er zowel digitaal als op papier. Er is geen overzicht van de digitale informatie omdat fysiek leidend is. Tevens is er geen overzicht van de archiefwaardige informatie die eventueel in andere systemen is opgeslagen.

Op welk niveau (documenten, dossiers, bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze bijgehouden? Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)? Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke?

alleen bekend van Mozard

Wordt de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden? Zo ja, wat is hiervan de omvang? (peildatum kengetallen aangeven) Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties beschikbaar?

nee

Er wordt geen standaard zaaktype catalogus gebruikt. Zaken worden ingericht in samenwerking met de andere Friese waddeneilanden

Ja, er is een overzicht van alle applicaties die door de gemeente worden gebruikt, er is echter geen overzicht van de informatie die in deze applicaties wordt opgeslagen

Wordt in het geordend overzicht ook bijgehouden of en waar er sprake is van (een nee bepaald soort) persoonsgegevens? Ja in de inventarissen op de fysieke archieven wel Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld? nee Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen? Zijn ook alle gemeentelijke websites en de social mediakanalen van gemeente en nee bestuurders in het overzicht opgenomen? Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze kpi zijn twee zaken van belang: 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van systemen/applicaties die in gebruik zijn; 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture).

In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

11

5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

5.2.a.

Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

ja

Grondslag: Ar art. 17 en 19 Praktijknorm: TMLO 1.1 2014

Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081 of het model TMLO / MDTO?

nee, er is geen metagegevensschema als zodanig vastgesteld. In het zaaksysteem worden zaken vastgelegd inclusief metadata zoals die in het samenwerkingsverband per zaaktype worden vastgesteld.

Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd? Geef per overzicht, (archief)systeem, database etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of dit voor de punten 5.2.A.1 t/m 5.2.A.5 het geval is.

MDTO (consultatieversie april 2020) 5.2.a Toelichting

Invulling van kpi 5.2.a.1 – 5.2.a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. Kpi 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement)systemen en applicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij kpi 5.2.a.1 t/m 5.2.a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de kpi is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie. Voor nadere uitleg over metagegevens, zie: tagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens.

5.2.a.1

- de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

ja

Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven?

ja

Gaat het om (wat betreft de originele archiefbescheiden/ dossiers) analoge of digitale informatie? Is in geval van digitale archiefbescheiden het opslagformaat vastgelegd? 5.2.a.1 Toelichting In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: identificatiekenmerk -inhoudsomschrijving (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier) - inhoudsbeschrijving Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor documenten worden gebruikt.

analoog en digitaal

5.2.a.2

ja

- wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

ja

Wanneer?

ja, deels. PDF is de norm - uiterlijke vorm - datering

Door wie? ja, logging Uit Hoofde van welke taak of werkproces? ja, gekoppeld aan een zaaktype ja ja, fysiek zaak- of verzameldossiers. Digitaal op zaakniveau Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. 5.2.a.3 - de samenhang met andere archiefbescheiden; dossiervorming/zaakvorming? Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm nee, fysiek is leidend. Digitaal wordt als hulpmiddel (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? beschouwd ja Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in geval an bezwaar- of beroepszaken? ja ja Worden de bewaartermijn, de conversie / migratie en de (andere) wijziging(en) 5.2.a.4 - de uitgevoerde beheeractiviteiten; van de archiefbesheiden vastgelegd? Worden de archiefbescheiden, in gveal van verwijdering uit het beheersysteem of nog niet van toepassing, tot op heden is er vanuit de digitale systemen nog niet vernietigd uit de vakapplicaties, opgenomen in een specificatie bij een verklaring an vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging? 5.2.a.5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

Is de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden vastgelegd? 5.2.a.5 Toelichting Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

12

5.3

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal

5.3

Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

ja

Grondslag: Aw srt. 3 en 21.1 Ab art 12 Praktijknorm: Ar art 20 Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid

Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken?

ja, papier is nog leidend en toegankelijk via inventarissen maar op termijn zal het archief digitaal worden opgebouwd in Mozard. Deze applicatie voldoet aan de eisen

Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst?

ja

Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG?

ja

5.3. Toelichting

Website digi Toegangkelijkheid Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2.A.1, 5.2.A.2 en 5.2.A.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

5.4

Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

ja

Zo ja, kort aangeven welke.

Ja, voor zover daar invloed op is. Fysiek wordt gebruik gemaakt van zuurvrije materialen. Wanneer gegevensverlies dreigt te ontstaan zal de gemeente passende maatregelen nemen om dit te voorkomen.

Grondslag: Aw art. 21.1 AB art. 11 AR art. 3-8 en 14-15 Praktijknorm: Goedgekeurde printers (COT) Geschikt papier (LOPAI, 2013) 5.4. Toelichting

Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.

5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog

5.5

Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?

ja

Zo ja, kort aangeven welke.

Ja, alle permament te bewaren informatie wordt inp principe zuurvrij verpakt. Er is wel een achterstand, het bestand 1815 - 1947 is enkele jaren geleden door een exgtern bureau bewerkt en zou door de gemeente zelf worden herverpakt en materieel verzorgd. Door andere prioriteiten is dit helaas nog niet gebeurd (zie ook 2.2b)

Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13 Praktijknorm: Archiefregling bijlage 2 (ICN -kwaliteitseisen) 5.5. Toelichting

Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en –omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

13

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog

5.6

Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

ja

Grondslag: Ab art. 11

Wordt het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaats systematisch gemonitord?

Nee

Zo ja, waren er afgelopen jaren overschrijdingen in temp of/en luchtvochtigheid?

nee, het afgelopen jaar geen overschrijdingen geweest

Praktijknorm: Checklists van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs 5.6. Toelichting

Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.

5.7

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer

5.7

Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

ja

Is er vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden?

In het zaaksysteem wordt alles volgens normen opgeslagen, maar vooralsnog zijn alle archiefbescheiden in principe fysiek beschikbaar, papier is leidend

Praktijknorm: RODIN versie 2 (2017) Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

5.7. Toelichting

5.8 5.8.

Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: Is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief? Werkt de gemeente op basis van GIBIT? GEMMA Softwarecatalogus Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) Werkt de gemeente op basis van GEMMA Softwarecatalogus? Maakt de gemeente regelmatig back-upkopieën van informatie, en worden deze Bij leverancier en ICT dienst Leeuwarden. De back-ups van kopieen getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. het zaaksysteem Mozard worden door de leverancier BIO item 12.3)? uitgevoerd en bewaard (2 dagen bij een datacenter in Frankfurt) Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer , informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Zie daarvoor: https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baseline-informatiebeveiliging-overheid-bio/

Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2) Grondslag: Ar art. 24 Praktijknorm: TMLO versie 1.1 (2014)

ja

Zo ja, welke?

Bestandsformaten en informatie over de het systeem

MDTO (consultatieversie, april 2020) 5.8. Toelichting

Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).

5.9

Opslagformaten

5.9

Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Grondslag: Ar art. 26.1 Praktijknorm: Lijst open standaarden Forum Standaardisatie Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

ja

Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?

Zijn niet voorgeschreven maar in het zaaksysteem wordt alles opgslagen als PDF bestand ja

14

5.10

Functionele eisen

5.10

Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

nee

Heeft de gemeente een overzicht in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten?

Nee, er is geen overzicht maar in Mozard worden documenten alleen als PDF opgeslagen

Grondslag: Ar art. 17, 21 en 22 5.10. Toelichting

In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3Dbestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

5.11

Voorzieningen compressie en encryptie

5.11.a

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?

n.v.t.

Zo ja: welke?

niet van toepassing

Grondslag: Ar art. 26.2-3 Praktijknorm: Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) 5.11.a Toelichting

5.11.b 5.11.c

Voor uitleg van deze begrippen zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie https://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie). En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Hoe? n.v.t. niet van toepassing n.v.t. niet van toepassing Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) digitaal archief overgebracht de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? waarop encryptie was toegepast? Zo ja, is de sleutel ook meegeleerd?

6.

VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen.

6.1.a

Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Grondslag: Aw art. 7;

Ab art. 6.1 6.1.a Toelichting

nee

Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden?

Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd?

Er wordt in gezamenlijk verband met de andere Waddeneilanden aan een handboek vervanging gewerkt. Verwachting is dat dit in de 2e helft van 2024 gereed is waarna een vervangingsbesluit kan worden genomen

Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?

Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

15

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

6.1.b

n.v.t.

Grondslag: Ab art. 6.1 BW art. 2.:10, lid 4 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0 6.1.b Toelichting

Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de Archiefregeling art. 26.b aan de orde? Zo niet, welke niet?

Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Grondslag: Ab art. 6.2 en 8 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0

6.1.c.

6.2

Converteren en migreren

6.2.a

Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

n.v.t.

ja

Grondslag: Ar art. 25

Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast?

Nee

Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?

6.2.a Toelichting

Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.

6.2.b

Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

ja

Zo ja, maakt documentatie over de conversie/migratie deel uit van de verklaring?

wanneer van toepassing wordt dat gedaan

Grondslag: Ar art. 25 Praktijknorm: Leidraad migratie (WFA) 6.2.b Toelichting

De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

6.3.a

Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbeheiden? Aw art. 5 en 9

Grondslag:

Ab art. 2-5

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

ja

Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen ja in het metadataschema? Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar ja de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later? fysiek en digitaal beiden direct

16

Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

6.3.b

ja

Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend?

Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld / vastgesteld?

Grondslag: Aw art. 5 Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2012, 2017 en 2020 Selecielijst 1983

nee

Voor archiefbescheiden gedateerd t/m 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 tm 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven vanaf 2017 tot en met 2019 geldt de selectielijste 2017. Voor archieven geormd na 2017 geldt de selectielijste 2020. 6.3.c Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? nee Is dit in een SIO behandeld / vastgesteld? Zo ja, wordt die gebuikt voor alle archiefbescheiden? Indien nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel? nee Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)? Monitor niet vastgesteld maar wanneer nodig worden 6.3.d Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? bijzondere zaken uitgezonderd van vernietiging (zie ook de reactie bij het instellen van een SIO Grondslag: Aw art. 5 Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020 2017) 6.3.b Toelichting

6.3.d Toelichting

Een hotspotmonitor is een integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 en verder.

6.4

Vernietiging en verklaringen

6.4.a

Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 3

ja

Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd? Worden kopieen systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging?

Ab art.8

6.4.a Toelichting

6.4.b

Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd?

ja voor wat betreft de fysieke archiefbescheiden. Er is wel een achterstand in de vernietiging (zie 2.2b) ja

Voorziet het back-up beleid in vernietiging van back-ups tot maximaal 1 jaar?

nee Nee, wanneer fysieke archieven worden vernietigd wordt niet gecontroleerd of er nog elders kopiën zijn of digitaal exemplaren van zijn opgeslagen niet van toepassing

Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard?

niet van toepassing

De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en backups.

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Grondslag: Aw art. 3

Ab art.8

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

ja

Worden archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd?

ja

Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd?

nee

Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?

ja

17

6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

6.5.a

Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven? Grondslag: Aw art. 3, 8 en 10

6.5.a Toelichting

6.5.b.

Zo ja, welke?

Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Grondslag: Aw art. 8

6.5.c

nee

Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?