B2. Samenvatting analyse IBT DOXsupport

Evaluatie resultaten in het kader van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) gemeente Vlieland 2023 DOXsupport, 1 mei 2024

Algemeen Op 30 april 2024 hebben wij op uw verzoek de Archief KPI’s 2023 aan de hand van het door de VNG opgestelde e-formulier doorgelopen en ingevuld. Wij hebben vastgesteld dat er enkele verbeteringen zijn doorgevoerd ten opzichte van 2022, maar ook dat een aantal doelen in tegenstelling tot de verwachting wederom niet zijn behaald. Reden hiervan is de beperkte personele capaciteit, een personeelswisseling en de inzet die gevraagd wordt voor het project implementatie Mozard i.s.m. de andere Waddeneilanden.

Vragenlijst Op basis van de data in het formulier is de constatering dat u, net als over 2022, op 5 vragen (8% van het geheel) onvoldoende (rood) scoort.

De analyse op de antwoorden op deze 5 vragen blijft ongewijzigd: het onvoldoende op 3 vragen is het gevolg van de schaalgrootte van de gemeente en hoeven dus in principe niet als onvoldoende gekwalificeerd te worden. Eén van deze vragen, het aanwijzen van een gemeentearchivaris, zal in de toekomst met ja moeten worden beantwoord. In het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet 20XX is de benoeming van een gemeentearchivaris nadrukkelijk opgenomen. Dit is in beeld en hierover is ook al informeel overleg gevoerd met de gemeente Terschelling. Zodra duidelijk is wanneer de nieuwe Archiefwet in werking treedt zal hier vervolg aan worden gegeven.

De overblijvende 2 vragen moeten als aandachtspunt worden meegenomen: -

-

het inrichten van een kwaliteitssysteem: er is in maart 2023 een start gemaakt met het uitvoeren van een 0-meting. Vanwege personele beperkingen, onder andere door het project implementatie Mozard, is het verder uitwerken van het kwaliteitssysteem uitgesteld tot 2025 en de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn niet vastgesteld en geïmplementeerd. In Mozard worden alle documenten opgeslagen als PDF. Dat betekent in een aantal gevallen dat de functionaliteit wegvalt en dat gegevens niet meer herleidbaar zijn, denk bijvoorbeeld aan een Excel-formulier waarbij je, nadat het een PDF is geworden, geen gebruik meer kunt maken van de rekenfunctie, maar ook niet meer kunt nagaan op welke wijze een bepaalde uitkomst tot stand is gekomen. Bij de verdere implementatie zal hier in Waddenverband een oplossing voor gevonden moeten worden.

Op 4 vragen (7%) is geantwoord dat maar deels aan de verplichting wordt voldaan. Twee van deze verplichtingen vragen om extra aandacht: -

-

bij het opstellen van het calamiteitenplan in 2022 is geconstateerd dat de archiefbewaarplaats niet voldoet aan de eisen. Omdat er plannen waren voor nieuw- of verbouw van het gemeentehuis is gesteld hier geen actie op uit te voeren. Nu onduidelijk blijft of/wanneer nieuw- of verbouw van het gemeentehuis gaat plaatsvinden is het voor het behoud van de collectie, en ter voorkoming van extra kosten, van belang dat het klimaat in de archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen en dat calamiteiten worden voorkomen en omdat niet bekend is of en in welke vakapplicaties archiefwaardige documenten worden opgeslagen is er een risico op het gebied van beheer. Voldoet de gemeente wel aan tijdige vernietiging van informatie uit die applicaties en wordt de informatie daar wel duurzaam bewaard c.q. is het informatiebeheer wel op orde?

Achterstanden Geconstateerd is dat in 2023 eerdere achterstanden nog niet zijn weggewerkt en nieuwe achterstanden zijn ontstaan : -

-

de materiële verzorging van eerder bewerkte archieven is nog steeds niet tot uitvoer gekomen. Deze werkzaamheden staan gepland voor 2024; op aanbevelingen uit het calamiteitenplan, wat in 2022 is opgesteld, is in 2023 geen actie ondernomen. Hiermee blijft het risico op schade aan de archieven bij een calamiteit nog steeds even groot; er is in 2023 geen vernietiging uitgevoerd. Deze wordt meegenomen in de vernietigingsronde 2024 en er is een beperkte achterstand ontstaan in de fysieke archivering.

2

Adviezen: 1) Voer de meest noodzakelijke aanbevelingen uit het calamiteitenplan op korte termijn uit; 2) Probeer de in 2023 opgelopen achterstanden in 2024 in te lopen, nu is de achterstand nog te overzien; 3) Anticipeer op de nieuwe Archiefwet die, zoals het nu lijkt, per 1-1-2026 van kracht gaat worden en kom tot een voorstel voor het benoemen van een gemeentearchivaris. Het aanstellen van een gemeentearchivaris mag nu ook al en hoeft niet te wachten op de vaststelling van de nieuwe Archiefwet e. 4) Herzie het beleid om in Mozard documenten alleen als PDF op te slaan. Zie ook https://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/fieldfile/voorkeursformaten_nationaal_archief-v1.0.pdf Bewaar informatie bij voorkeur ook in het originele formaat, zeker als het gaat om spreadsheets zodat altijd herleidbaar is hoe men tot een bepaald resultaat is gekomen en leg dit vast als beleid.

3