B1. Jaarverslag DIV-Archief 2023

JAARVERSLAG DIV/ARCHIEF 2023 GEMEENTE VLIELAND Dit is het jaarverslag over 2023 van het archief en de documentaire informatieverzorging (DIV) van de gemeente Vlieland. Dit verslag wordt jaarlijks uitgebracht aan de raad (en in het verlengde daarvan aan de provincie) om een beeld te geven van de werkzaamheden en ontwikkelingen binnen de informatieverzorging van onze gemeente. Het verslag komt voort uit zowel de Archiefwet 1995 als de gemeentelijke archiefverordening, zodat de raad een beeld kan krijgen van onze dienstverlening en werkzaamheden en daarmee ook beter een vinger aan de pols kan houden. Via diverse onderwerpsgebieden lopen we in dit verslag na wat er in 2023 zoal qua archief en DIV is gedaan en gebeurd. Wij hopen met dit verslag een goed beeld te geven van de actuele stand van zaken. Reguliere werkzaamheden en bezetting De werkzaamheden op het gebeid van DIV en archief maken onderdeel uit van de afdeling Uitvoering en Ondersteuning. In 2023 werden deze werkzaamheden uitgevoerd door twee medewerkers, te weten een medewerker DIV/archief en een medewerker DIV/burgerzaken. In 2022 is de organisatie definitief overgestapt naar het functiewaarderingssysteem HR21. Hierbij is de medewerker DIV/archief ingedeeld als ‘medewerker gegevens IV’ en de medewerker DIV/burgerzaken als ‘medewerker gegevens V’.

In totaal had het archief 1,45 fte ter beschikking, waarbij de medewerker gegevens IV 0,75 fte heeft en de medewerker gegevens V 0,7 fte. Gezamenlijk voerden beide medewerkers het beheer van DIV en archief uit, waarbij de medewerker DIV/archief zich wat meer richtte op het overkoepelende beheer en advisering, het papieren archief en het historische archief. De medewerker DIV/burgerzaken richtte zich wat meer op de postverwerking en de uitvoerende taken van het zaaksysteem Mozard. Beiden vervingen elkaar echter bij afwezigheid en namen taken over waar dat nodig was. Dit ging in goed overleg en samenwerking. Het is goed hier te melden dat de medewerker DIV/burgerzaken per 1 januari 2024 volledig bij de afdeling burgerzaken is komen te werken en dat per 6 februari van dit jaar een nieuwe medewerker is aangenomen die volledig voor DIV werkzaam is (0,72 fte). Naast de eigen medewerkers heeft de firma DOXsupport een paar specialistischer taken uitgevoerd voor de gemeente op het gebied van DIV/archief, te weten het maken van een analyse voor het interbestuurlijk toezicht (IBT) over 2022 en het begin van een kwaliteitssysteem voor de gemeentelijke informatieverzorging. Hierover verderop meer.

Detachering aan het Waddenkantoor In 2021 is er een detacheringsovereenkomst gesloten binnen De Waddeneilanden waardoor de medewerker DIV/burgerzaken voor vier uur per week is uitbesteed aan het Waddenkantoor in Harlingen om daar het archief te onderhouden. Opleiding personeel In 2023 is de hele organisatie begonnen met Arda. Dit is een reeks online lessen m.b.t. tot veiligheid en privacy op het gebied van ICT-gebruik. Iedere paar weken krijgt iedere medewerker een les en ‘challenges’ om de opgedane kennis te testen. De VNG organiseert meerdere malen per jaar een zogenaamde week in het kader van ‘Grip op Informatie’. Tijdens deze week worden diverse webinars gegeven omtrent onderwerpen die te maken hebben het gemeentelijk informatiebeheer. De medewerker DIV/archief heeft meerdere van deze webinars in de loop van het jaar gevolgd, o.a. over de nieuwe archiefwet en selectie en vernietiging. Zowel het sjabonenprogramma dat in Microsoft Word wordt gebruikt als dat in het zaaksysteem Mozard is vervangen. Hiervoor zijn een aantal online beheersessies gehouden met verschillende medewerkers van de Waddeneilanden die hiermee te maken hebben/krijgen. Hierover verderop meer. Vanwege de nieuwe omgevingswet is de medewerker DIV/archief betrokken geweest bij diverse voorlichtingsbijeenkomsten, mede vanwege de verwerking van deze nieuwe wet in het zaaksysteem.

Dienstverlening intern Het archief vormt het geheugen en de informatiebron van de gehele organisatie en heeft tevens een belangrijke functie voor de bedrijfsvoering. Door de informatie in zowel het papieren archief als het zaaksysteem kan namelijk het gemeentelijk handelen worden vastgelegd en/of bewezen waar nodig. En natuurlijk kan het archief gebruikt worden om simpelweg uit te zoeken hoe bepaalde dingen in het verre of nabije verleden zijn aangepakt, zodat we eenduidig handelen. Het is dan ook niet verrassend dat het ambtelijk apparaat en ook het bestuur met enige regelmaat gebruik maken van het archief. Deze interne informatieverzoeken worden zowel per mail als mondeling gedaan en hebben voor zo’n 90% betrekking op de afgelopen twintig jaar. Maar er wordt ook wel zo nu en dan gevraagd naar stukken die ouder zijn en verder teruggrijpen op de geschiedenis van de organisatie. In totaal werden in 2023 ongeveer 100 interne verzoeken gedaan om informatie. Dat is iets minder dan vorig jaar. Een verklaring hiervoor kan zijn dat er steeds meer informatie direct beschikbaar is in het zaaksysteem.

Dienstverlening extern Naast de interne organisatie heeft het archief ook een taak richting burgers en organisaties. Het archief vormt het historisch geheugen van de gemeente en het eiland. Een groot deel van het archief is ouder dan 20 jaar en openbaar gemaakt voor het publiek. Regelmatig maken historisch geïnteresseerden gebruik van de schat aan informatie in ons archief, uit algemene belangstelling, wegens persoonlijk onderzoek of als deel van een uitgebreider project. Het is ook mogelijk om bij de medewerker archief/DIV een verzoek in te dienen om dingen uit te laten zoeken. De afstand naar het eiland kan soms een obstakel zijn om zelf even langs te komen. Soms zijn het uitgebreide vragen, maar het kan ook gaan om een simpele inventarisatie om te kijken of het überhaupt de moeite loon om zelf langs te komen. Gelukkig staat intussen een groot deel van ons beeldmateriaal en ook alle openbare genealogische informatie online (hierover meer in het onderdeel ‘website’ verderop) en hoeven mensen niet meer voor elk wissewasje contact op te nemen of langs te komen. De website heeft zonder meer invloed gehad op het aantal lijfelijke bezoekers aan het archief de afgelopen jaren. Bezoek- en gebruikscijfers in 2023 Aantal bezoekers: Aantal bezoeken:

12 8

(vorig jaar 10) (vorig jaar 11)

Informatieverzoeken/zoekopdrachten per mail en telefoon: 32 (vorig jaar 31) Het aantal bezoekers overstijgt het aantal bezoeken, omdat men soms met meer personen langskomt. De vragen die gesteld worden gaan over een heel legio aan onderwerpen. Ze lopen van stamboomonderzoek tot tandartszorg, en de geschiedenis van oorlogsgraven tot de historie van de Waddendijk. Er waren diverse auteurs bij, maar bijvoorbeeld ook iemand van de rechtbank die op zoek was naar oude hinderwetvergunningen. De interesses en behoeften variëren altijd erg. Het grootste deel van de vragen hebben we gelukkig ook dit jaar weer kunnen beantwoorden, maar ook een niet te beantwoorden vraag kan behulpzaam zijn bij onderzoek. In ieder geval is duidelijk dat het archief een waardevol instrument is voor het historisch geïnteresseerde publiek. Alle Friezen Al sinds 2011 neemt het gemeentearchief deel aan het project Alle Friezen. Alle Friezen is een website waarop allerlei openbare genealogische informatie te vinden is van de gezamenlijke Friese gemeenten, de Provincie en Tresoar. Ons archief draagt hieraan bij door het publiek toegankelijk maken van de doop-, trouw- en begraafboeken van de Hervormde kerk, de openbare akten burgerlijke stand en de bevolkingsregisters.

Al deze stukken zijn te doorzoeken en ook digitaal direct beschikbaar op de site www.allefriezen.nl. Alle Friezen voorziet duidelijk in een behoefte bij de historisch geïnteresseerde burger. Per jaar maken ongeveer 150.000 bezoekers gebruik van de site verdeeld over bijna 600.000 bezoeken. Website Archief Vlieland Het gemeentearchief beschikt over een eigen website, www.archiefvlieland.nl, waar een groot deel van het openbare archief direct te doorzoeken is. De hosting van de website wordt verzorgd door Picturae/Vitec. Dit is hetzelfde bedrijf dat de website van Alle Friezen verzorgt en daardoor is het onder andere mogelijk om via onze eigen website direct te zoeken in Alle Friezen, zonder dat een gebruiker om moet schakelen naar die site. Naast de genealogische informatie van Alle Friezen geeft de website toegang tot de diverse inventarissen van de aanwezige archieven op Vlieland en is het hele archief van de Hervormde kerk er direct in te zien. Ook beschikt de site over een beeldbank waarin het foto-archief van onze gemeente is opgenomen en is er een directe (doorzoekbare) toegang tot de notulen van de raadsvergaderingen vanaf de jaren vijftig van de vorige eeuw. Lage resolutiebestanden van beelden zijn er direct te downloaden, maar er wordt ook met enige regelmaat een verzoek gedaan om een hoger resolutiebestand, bijv.

als men een foto wil gebruiken voor den boek of artikel. De bezoekcijfers van de site waren in 2023 als volgt: • • •

1.059 afzonderlijke gebruikers 1.342 sessies 10.614 pageviews

(vorig jaar 2.650) (vorig jaar 3900) (vorig jaar 12.574)

De cijfers zijn stukken lager dan vorig jaar, maar heel vergelijkbaar met twee jaar terug, vooral qua gebruikers en sessies. Helaas kunnen we niet precies achterhalen waar dit aan ligt. Wel is het goed te melden dat Google Analytics (de site waar we de gebruikscijfers vandaan halen) halverwege 2023 een overgang heeft gehad van methodiek. Het kan zijn dat we hierdoor een scheef beeld krijgen. Dat kunnen we pas volgend jaar beter beoordelen. De site is al jaren in de lucht en sindsdien is er een duidelijke daling van het aantal bezoekers en vragen per mail ontstaan. Dingen die men vroeger via de archiefmedewerker moest vragen, of terplekke op moest komen zoeken, kan men nu direct thuis nagaan en vaak ook nog downloaden. Vooral het aantal vragen met betrekking tot stamboomonderzoek is hiermee duidelijk naar beneden gegaan. Dit verlicht de werklast van de archiefmedewerker(s) en ook de moeite die een klant moet doen om aan informatie te komen. ArchievenWO2.nl

De Tweede Wereldoorlog is en blijft een markant ijkpunt in onze geschiedenis. Dat het ook als onderzoeksonderwerp interessant blijft, blijkt uit de relatief grote hoeveelheid vragen die met die tijd te maken hebben die ook in ons archief gesteld worden. Vrijheid en vrede lijken soms vanzelfsprekend, maar zijn dat niet. De oorlog in Oekraïne bevestigt bijvoorbeeld maar weer hoe snel de dingen om kunnen slaan. Om huidige en toekomstige generaties op het belang te blijven wijzen is het nodig om dit verhaal door te vertellen en de informatie over de oorlog beschikbaar te houden. Daarom is een aantal jaren terug door het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie (NIOD) de site www.archievenwo2.nl opgezet. Hierin werkt het NIOD samen met het Nationaal archief en 225 archiefinstellingen om informatie uit de Tweede Wereldoorlog publiek toegankelijk te maken. De gemeente Vlieland is één van die instellingen. Deze site heeft inmiddels ruimschoots zijn waarde bewezen en het gemeentearchief Vlieland blijft dan ook graag deelnemen aan dit project. Schenkingen In 2023 kreeg het archief diverse kleine schenkingen van attente burgers. O.a. waren dat gedigitaliseerde oorlogsfoto’s en ook wat toeristische folders, kaarten e.d. uit de jaren vijftig van de vorige eeuw. Ze vormen een mooie aanvulling op ons beeldmateriaal.

Cultuur Historische Vereniging “Eylandt Flielandt” Ook in het afgelopen jaar heeft het gemeentearchief zo nu en dan samengewerkt met de Cultuur Historische Vereniging (CHV) van Vlieland. Dit ging dan om de aanlevering van beeldmateriaal of het uitzoeken van zaken voor een artikel dat geschreven moest worden. Zaaksysteem Mozard Sinds 2018 maakt de gemeente Vlieland in samenwerking met de andere Friese Waddeneilanden gebruik van het zaaksysteem Mozard. In een zaaksysteem worden de processen en documenten bijgehouden en bewaard van door de gemeente af te wikkelen ‘zaken’. Dit gebeurt dus digitaal. Binnenkomende brieven en mails worden dan ook direct in Mozard ingeboekt. De ambtenaar krijgt dus geen papieren meer op zijn/haar bureau. Tevens dient het zaaksysteem op de langere termijn voor de archivering en, waar nodig, vernietiging van de betreffende documenten en gegevens. Mozard is in een doorlopende ontwikkeling. Dit wordt gecoördineerd door de beheergroep van het zaaksysteem die bestaat uit vertegenwoordigers van alle Friese eilandgemeenten. De beheergroep komt elke maand (meestal digitaal) bijeen om te overleggen en actiepunten te bespreken. Daarnaast is er ieder kwartaal een overleg met de leverancier om de wederzijdse ontwikkelingen door te spreken.

De bedoeling is dat Mozard uiteindelijk het papier zal vervangen opdat er papierloos gewerkt kan worden. Om dat te bewerkstelligen dienen alle gemeentelijke processen vertegenwoordigd te zijn in het zaaksysteem in de vorm van zogenaamde zaaktypen. Er is de afgelopen jaren flink gewerkt door de beheergroep om deze zaaktypen ingericht te krijgen. Dat is een tijdsintensief en soms ook ingewikkeld proces. We hebben inmiddels een aardige basislijst van waaruit we werken, maar deze is nog steeds niet helemaal compleet en houdt nog niet volledig rekening met eilandspecifieke zaken, maar er zit beslist vooruitgang in. NB Er zullen altijd specialistische processen blijven die buiten het zaaksysteem omgaan, denk bijv. aan de financiële systemen of bepaalde werkzaamheden van burgerzaken. In 2023 is o.a. veel energie gestoken in de Omgevingswet die per 1 januari 2024 is ingegaan. Hiervoor zijn diverse bijeenkomsten geweest, zowel op het eiland als aan de wal, waarbij ook de medewerker DIV/archief betrokken is geweest. Hoewel er op dit onderwerpsgebied nog veel werk te verzetten valt hebben we inmiddels een werkbare situatie waardoor omgevingsvergunningen via het DSO direct in Mozard behandeld kunnen worden.

Het zaaksysteem heeft naast de zaaktypen en andere inrichting ook allerlei koppelingen nodig met andere systemen en programma’s, zodat gegevens vanuit het zaaksysteem doorgesluisd kunnen worden of gegevens uit andere systemen naar het zaaksysteem overgebracht kunnen worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan koppelingen met Microsoft Office, het Omgevingsloket of iBabs, maar ook aan geografische informatie of anonimiseringssoftware. Diverse koppelingen zijn inmiddels een feit en andere zijn in ontwikkeling. Project Implementatie Mozard In het vorige jaarverslag hebben we al aangegeven dat het implementeren van het zaaksysteem in de volledige organisatie een uitdagende klus is, vooral omdat de DIV-medewerkers het ‘erbij’ moeten doen en het goed implementeren van dit systeem niet allen tijd, maar ook een grote deskundige vakkennis vraagt van zowel systeem als organisaties, die intern niet altijd volledig aanwezig is. Andere eilanden hebben daarom de afgelopen jaren al ondersteuning ingehuurd bij IenPM, de begeleidende tak van Mozard. Bij sommigen is deze ondersteuning op het moment van schrijven nog steeds van kracht. Op deze manier kunnen zij het gebruik op een hoger pad zetten en onder de medewerkers meer draagvlak en kennis creëren om samen toe te werken naar een volledig digitale manier van werken.

In 2023 is er vanuit DIV een voorstel gedaan (inclusief tijdpad) om ook voor de gemeente Vlieland ondersteuning te krijgen en een project in te gaan voor de verdere implementatie van Mozard binnen de organisatie. Dit alles met het reeds genoemde doel om volledig digitaal te gaan werken. Er zijn diverse overleggen hierover gevoerd, zowel intern als met IenPM en uiteindelijk is daar een offerte uit gekomen die door het college in december is goedgekeurd. De financiering voor het project is via een raadsvoorstel in januari van dit jaar (2024) verkregen en in het voorjaar van dit jaar zijn de eerste stappen gezet. Het project zal in ieder geval een jaar in beslag nemen met een mogelijke uitlooptijd van nog een half jaar, mocht dat nodig blijken.

Wij hopen met dit project een grote sprong te kunnen maken richting onze doelen rondom digitaal werken. Sjablonenbeheer Zowel de werkomgeving van Leeuwarden als het zaaksysteem zijn overgestapt naar een nieuw sjablonenprogramma, namelijk Templafy. In de Office programma’s was het programma dat gebruikt werd i-writer. In Mozard was het gebruikte programma Xential. Nu komen de twee verschillende omgevingen dus overeen, wat in de praktijk veel praktischer is. Met de gemeente Ameland is een DVO afgesloten om de sjablonenbouw voor ons uit te voeren. De medewerker DIV/archief is hierbij de lokale contactpersoon geworden om wensen door te geven en zaken te overleggen. Op deze manier is het regelen hiervan gecentraliseerd bij onze gemeente. Op het moment van schrijven van dit verslag werkt Templafy al enkele maanden naar tevredenheid in Microsoft Office en staat het zaaksysteem op het punt om definitief over te schakelen. Handboek vervanging Ook al streven we naar volledig digitaal werken, toch zal er voorlopig nog wel papier de organisatie binnenkomen. Om te voorkomen dat we nog jaren zowel digitaal als analoog blijven werken (hybride werken) moeten we de papieren documenten omzetten naar digitaal (digitaliseren) en de papieren versie vernietigen. Dit kan echter niet zomaar.

Hier zijn regels aan verbonden, zodat is gegarandeerd dat de kwaliteit en verwerking van de digitale versie net zo gewaarborgd is als de papieren. Hiervoor is een zogenaamd Handboek Vervanging nodig. Je vervangt tenslotte het papieren exemplaar voor de digitaal exemplaar, dat dan het nieuwe ‘origineel’ wordt. In zo’n handboek zet je regels en protocollen voor het omzetten van papier naar digitaal en leg je de interne regels vast rond het vernietigen van de fysieke documenten. In 2023 is in een speciale werkgroep van de Friese Waddeneilanden gewerkt aan de opzet van een dergelijk handboek. Dit handboek is inmiddels in concept klaar en moet alleen nog hier en daar iets aangepast worden aan de lokale situatie bij onze gemeente. In de loop van 2024 zal het handboek afgeleverd worden en vastgesteld door het college. Hierna kan het college overgaan tot het nemen van een zogenaamd vervangingsbesluit en kunnen we effectief papieren documenten gaan vervangen door digitale. Kwaliteitssysteem Eén van de verbeterpunten die uit de vorige IBT-analyses naar voren kwamen was het opzetten van een kwaliteitssysteem voor de informatievoorziening binnen de gemeente. Een dergelijk systeem moet met zien als een verzameling interne protocollen en procedures waar de gemeente zich aan houdt om de kwaliteit van DIV/archief en aanverwante informatieverzorging te borgen.

In 2023 is in samenwerking met DOXsupport een begin gemaakt met een inventarisatie over wat er binnen onze gemeente hiervoor nog formeel geregeld moet worden. Hoewel we over het algemeen wel aan gestelde regels voldoen qua uitvoering, hebben we de manier waaróp we dit doen niet altijd zwart op wit staan. Dit is vooral een risico als er onverwacht bijvoorbeeld personeel uit zou vallen. Vanwege het hierboven genoemde project rond de verdere implementatie van het zaaksysteem en de beperkte hoeveelheid beschikbare tijd is de verdere uitvoering van dit project iets vooruit geschoven naar 2025. Wel zullen wij natuurlijk bij de uitvoering van ons werk ons zoveel mogelijk aan de kaders en vereisten van de wet en regelgeving blijven houden. Centrale mailbox De DIV-medewerkers beheren het centrale mailadres info@vlieland.nl en zorgen voor de verdere geleiding binnen de organisatie en/of het zaaksysteem. Zo gaat centraal binnengekomen mail niet ongezien langs de postregistratie en worden waar nodig nieuwe zaken aangemaakt. Woo en WEP In het kader van de Wet Open Overheid en de Wet Elektronische Publicaties dienst de gemeente haar beleid en regelgeving andere besluiten publiek en online te presenteren. De zogenaamde Woo-index stelt een uitgebreide lijst categorieën die in de loop van de komende jaren allemaal publiek gemaakt moeten worden.

In samenwerking met de medewerker juridische zaken probeert DIV hieraan mee te werken door actief te publiceren via DROP en door de reeds vastgestelde regelgeving in beeld te brengen zodat deze met terugwerkende kracht gepubliceerd kon (en kan) worden. Recent is er overigens een werkgroep gestart om met dit onderwerp bezig te gaan, hierin zit naast de juridisch medewerker ook de medewerker communicatie en de twee DIV-medewerkers. FUMO De regionale uitvoeringsdienst FUMO is een gemeenschappelijke regeling die werkt in opdracht van haar deelnemers, de Friese gemeenten, de Provincie Fryslân en het Wetterskip Fryslân. Het milieuarchief van de gemeente Vlieland is vanaf 2013 door de FUMO gedigitaliseerd en wordt opgenomen in de zogenaamde FUMO-portal. Met deze webapplicatie kunnen zowel de FUMO als de gemeente gebruik maken van de informatie uit diverse dossiers en deze waar nodig aanpassen en/of wijzigen. De FUMO stuurt een bericht wanneer nieuwe stukken zijn toegevoegd aan de portal, zodat het archief van de gemeente Vlieland ook op dat gebeid up-to-date is en eventueel het eigen archief aan kan vullen. FUMO werkt inmiddels intern met het eigen zaaksysteem LEEF. Dit systeem dient vooralsnog niet als een vervanger van de portal. Deze blijft namelijk de omgeving voor onderlinge communicatie en het delen van documenten.

Een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de FUMO en de diverse deelnemers heeft regelmatig overleg over de ontwikkelingen en houdt de vinger aan de pols om te kijken wat de gevolgen zijn voor de gemeente archivering. Via verslagen wordt onze gemeente hiervan goed op de hoogte gehouden. IBT / Jaarverslag 2022 Ook in 2023 werd weer een integraal jaarverslag uitgebracht aan de raad omtrent de dienstverlening van DIV/archief en de analyse interbestuurlijk toezicht (IBT). Het reguliere jaarverslag werd opgesteld door de medewerker DIV/archief en de IBT analyse werd in opdracht uitgevoerd door DOXsupport. Dit omdat het geen goed idee is als het ware ons eigen vlees te keuren. Bij de analyse maakte DOXsupport net als voorgaande jaren gebruik van de vragenlijst/checkpuntenlijst met de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Aan de hand van deze lijst kan de stand van zaken rond de archiefzorg systematisch beoordeeld worden. Ook aan dit jaarverslag wordt een dergelijke lijst en analyse toegevoegd. Net als voorgaande jaren kwamen diverse verbeterpunten naar boven waar we het afgelopen jaar en komende jaren aan zullen werken. Voor de specifieke verbeterpunten verwijzen wij graag naar het verslag van vorig jaar dat in juni 2023 door de raad is vastgesteld.

Provinciale Archiefinspectie In 2022 heeft de Provincie Fryslân een nieuwe start gemaakt met het interbestuurlijk toezicht. Niet alleen op het gebied van de archiefzorg, maar op allerlei IBT-gebieden. Alle gemeenten zijn bezocht om een soort nulpunt te bepalen voor het verdere toezicht. In de zomer van 2023 is mede naar aanleiding hiervan, maar ook naar aanleiding van het IBT/jaarverslag van ons archief, de archiefinspecteur op bezoek geweest om de stand van zaken rond het archief te bespreken. Op deze manier houdt de provincie de vinger aan de pols bij lokale ontwikkelingen. Het gesprek vond in een prettige sfeer plaats met wederzijdse waardering. Verwacht wordt dat ook in 2024 de archiefinspecteur een bezoek zal brengen om de huidige stand van zaken van onze archiefzorg en kwaliteitsbewaking hieromtrent te bespreken. Vernietigingsronde 2023 uitgesteld De gemeente heeft zich geconformeerd aan de zogenaamde Selectielijsten van de VNG. In deze lijsten staat aangegeven hoe lang bepaalde documenten bewaard moeten blijven en of ze al dan niet op termijn vernietigd moeten worden. Vernietiging is een plicht waaraan de gemeente moet voldoen, geen vrijblijvende keuze.

Normaal gesproken wordt ieder jaar een lijst opgemaakt van voor vernietiging in aanmerking komende stukken en, na raadpleging binnen de organisatie, worden de betreffende stukken dan professioneel vernietigd via een speciaal bedrijf (Prodak).

Helaas is dit door tijdgebrek in 2023 niet gelukt. Daarom staat voor 2024 zowel de vernietiging van 2023 als 2024 op de planning zodat deze achterstand kan worden ingehaald en we als archief weer ‘bij’ zijn. Archiefwet 20--? en de mogelijke gevolgen voor onze gemeente Al meerdere jaren is het ministerie bezig met het moderniseren van de Archiefwet 1995. Was het oorspronkelijk de bedoeling dat deze wet al in 2021 van kracht werd, en dus ook als zodanig benoemd werd, inmiddels is de invoering in ieder geval uitgesteld naar 2026 en is in de titel van de wet het jaartal onbenoemd gehouden. Het is op dit moment onzeker of 2026 echt het ingangsjaar wordt, dat zal de tijd moeten leren. Wel is duidelijk dat er een paar essentiële veranderingen komen, waarvan de grootste vooralsnog zijn: * een overbrengingstermijn van tien jaar Dit is momenteel twintig. Overbrenging wil zeggen dat de stukken vanuit het gemeentelijke archief naar de archiefbewaarplaats gaan. Dat wil zeggen dat na die periode de stukken in principe openbaar zijn. Hier zitten natuurlijk nog wel wat haken en ogen en andere regels aan, vooral met betrekking tot privacy, maar het betekent wel dat niet privacygevoelige zaken dus veel eerder openbaar worden dan voorheen. Op zich past dat wel bij o.a. de Woo en de WEP die we al eerder noemden.

* het verplichten van een gemeentelijke archivaris Tot nu toe is het zo dat we als gemeente ervoor kunnen kiezen geen formele archivaris aan te stellen. Dan wordt de gemeentesecretaris de verantwoordelijke persoon voor de archiefvoering binnen de gemeente. Dit is het geval bij onze gemeente, maar bijvoorbeeld ook bij de gemeente Terschelling. In de nieuwe archiefwet wordt het aanstellen van een archivaris verplicht, maar de eisen áán die archivaris juist minder streng. Het hoeft dan niet langer iemand te zijn die een universitaire opleiding voor archivistiek heeft gevolgd. Omdat de wet er nog niet door is, is het lastig al goed te anticiperen. Bij een wet komen namelijk ook regelingen over de uitvoering ervan. Wel lijkt het duidelijk dat we een archivaris aan zullen moeten stellen. Hierover zijn we ook al in gesprek geweest met de gemeente Terschelling en de kortste klap zou zijn gebruik te maken van dezelfde archiefdienst als Ameland en Schiermonnikoog. Hierover gaan we waarschijnlijk in 2025 afspraken maken. Omdat de wet inmiddels weer twee jaar is uitgesteld, heeft dit onderwerp niet onze eerste prioriteit, zeker met het oog op andere urgentere projecten. Het is echter zeker iets wat we continu in de gaten houden.