Accountantsverslag 2024 - Versie raad 2
Tekst van het document
Accountantsverslag 2024 Gemeente Vlieland
2 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Aan de raadsleden van gemeente Vlieland Dorpsstraat 127 8899 AE Oost-Vlieland 18 juni 2025
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening van uw gemeente voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2024. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van d.d. 28 oktober 2024. Onze bevindingen en aanbevelingen zijn open en constructief besproken met de ambtelijke organisatie. Het accountantsverslag bevat ook bevindingen en aanbevelingen van de organisatie. Wij hebben dit jaar geen management letter uitgebracht en brengen al onze bevindingen daarom in 1 rapportage. Wij overleggen graag met u of dit een wenselijke aanpak is of dat u liever twee rapportages ontvangt.
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Het accountantsverslag begint met een samenvatting van onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen. Daarna gaan wij in op de reikwijdte van onze controle, de diepgang waarmee wij gecontroleerd hebben en tot welke oordeel wij gekomen zijn. Vervolgens geven wij onze visie op de informatiewaarde en leesbaarheid van de paragrafen en de programmaverantwoording. Nadat wij onze analyse hebben gegeven van de financiële positie van uw gemeente, gaan wij in meer detail in op de belangrijkste bevindingen uit onze controlewerkzaamheden. Dit doen wij langs de drie domeinen fysiek, sociaal en bedrijfsvoering.
We sluiten het accountantsverslag af met bijlagen waarin we bevindingen hebben opgenomen over een aantal wettelijk verplichte onderwerpen, zoals Sisa, WNT en onze onafhankelijkheid. In de bijlage hebben we ook enkele actuele ontwikkelingen gegeven die voor u van belang kunnen zijn. Dit accountantsverslag is opgezet als interactief document waar u eenvoudig doorheen kunt navigeren door op de menuopties aan de linkerzijde of de onderstreepte woorden te klikken. Wij vragen u terughoudend te zijn met het printen van het accountantsverslag.
Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.
R.F.C.W. Lozekoot MSc RA
3 Samenvatting
Samenvatting
Samenvatting van onze bevindingen en aanbevelingen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken Wij zullen een goedkeurende controleverklaring afgeven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. De tolerantie voor fouten die wij bij de controle hebben gehanteerd bedraagt (afgerond) EUR 115.000.
en stramien waarin het wordt uitgewerkt. Deze opbouw en dit stramien is gelijk aan de begroting 2024, waardoor er een gevoel van herkenbaarheid ontstaat. Desondanks zijn er diverse verbeteringen mogelijk om de raad nog beter in positie te brengen om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Een belangrijke constatering hierbij is dat een zichtbaar verband mist tussen beleidsvoornemens, concrete doelstellingen, maatschappelijke effecten en de gekozen indicatoren. Waar indicatoren in de programma’s aanwezig zijn, ontbreken normen, waardoor geen conclusies getrokken kunnen worden of de behaalde resultaten goed zijn, of juist niet.
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Geen ongecorrigeerde controleverschillen Tijdens onze controle zijn diverse bevindingen aan het licht gekomen. Omdat deze allemaal gecorrigeerd zijn, bevat de jaarrekening geen ongecorrigeerde fouten.
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Onrechtmatigheden blijven niet binnen de verantwoordingsgrens Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. Wij hebben geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Informatiewaarde van de programmaverantwoording is voldoende De leesbaarheid van de programmaverantwoording is naar onze mening voldoende. De teksten zijn in begrijpelijke taal geschreven en lezen daarom makkelijk weg. Ieder programma kent dezelfde opbouw
Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde verschilt per paragraaf. De paragrafen bevatten veel informatie maar naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen.
4 Samenvatting
Samenvatting
Samenvatting van onze bevindingen en aanbevelingen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Financiële positie van uw gemeente als geheel is voldoende Uit onze analyse blijkt dat de financiële positie van uw gemeente de afgelopen jaren verbeterd is maar nog steeds op sommige plaatsen kwetsbaar is vanwege de grote leningenportefeuille. Daarnaast heeft de gemeente voor de komende jaren ook veel ambities waardoor financiën aandacht blijft vragen. Wij geven u in overweging om zelf financiële normen vast te stellen waarbinnen u vervolgens keuzes kunt maken om uw maatschappelijke ambities waar te maken. Weerstandsvermogen is toereikend, maar is subjectief Uit de jaarstukken blijkt dat het weerstandsvermogen met 1,9 ruim voldoet om alle risico’s op te vangen. Wij willen u er allereerst op wijzen dat de benodigde weerstandscapaciteit een schatting van het college is en daarmee altijd subjectief is. Daarnaast speelt voor de kleine gemeente Vlieland dat een enkele omvangrijke tegenvaller al grote impact kan hebben op de weerstandscapaciteit. Het is daarom belangrijk om de weerstandscapaciteit met deze context te analyseren.
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Jaarafsluiting is over het algemeen goed verlopen Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar en vragen werden snel en goed beantwoord. Desalniettemin zien wij bij het jaarrekeningproces dat het hele proces steunt op een enkele medewerker. Dit is erg kwetsbaar en vraagt veel van deze medewerker.
Bijlagen
Bijlagen
Onze bevindingen in het fysiek domein Binnen het fysiek domein is dit jaar een deel van de kade van de
jachthaven ingestort. Dit deel is afgewaardeerd in uw materiële vaste activa. We zien daarnaast dat de veerkade een groot financieel risico met zich meebrengt voor de financiën van de gemeente. Onze bevindingen in het sociaal domein Het sociaal domein is voor het grootste deel uitbesteed aan de Dienst Noardwest Fryslan. Hierdoor zijn onze werkzaamheden voor het sociaal domein beperkt geweest. We zien wel dat de beheersing op deze verbonden partij relatief beperkt is waardoor beheersing van de financiën ook moelijker is. Onze bevindingen in het domein bedrijfsvoering Bedrijfsvoering steunt op een paar medewerkers die sleutelfuncties hebben. De gemeente is kwetsbaar bij verloop. Daarnaast zien we dat er weinig vast processen zijn waardoor eerder fouten gemaakt kunnen worden. Bij een aantal verstrekte leningen aan Duijnwijck zijn geen leningsovereenkomsten aanwezig. Hierdoor is het niet duidelijk wat de afspraken zijn met betrekking tot de lening en loopt de gemeente financiële risico’s. De raad is hierbij overigens wel tijdig geïnformeerd.
5 Samenvatting
Samenvatting
Samenvatting van onze bevindingen en aanbevelingen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Interne beheersing is nog niet toereikend Naar onze mening is de interne beheersing kwetsbaar en is verdere versterking nodig om deze kwetsbaarheden te verkleinen. Uw organisatie is kwetsbaar omdat veel werkzaamheden door individuele medewerkers moeten worden uitgevoerd zonder procesbeschrijvingen en controles. Hierdoor is er kans dat er fouten gemaakt worden en dat bij verloop van medewerkers kennis verloren gaat. Daarnaast kan hierdoor druk op medewerkers ontstaan. We hebben daarom een aantal adviezen opgenomen om de processen te versterken en om uw eigen VIC in te zetten om controles op de processen uit te voeren. Daarbij is het allereerst van belang om te bepalen welke interne beheersing u zelf minimaal noodzakelijk acht.
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Geen indicaties voor fraude Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicatie voortgekomen voor fraude. Schattingen door het college zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt beoordeeld en allemaal als evenwichtig aangemerkt.
Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie
Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel
Ons getrouwheidsoordeel
6
De reikwijdte van onze controle U heeft ons verzocht om de jaarrekening 2024 van uw gemeente te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle.
Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle hebben betrokken.
Samenvatting bevindingen
Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording
Jaarstukken Gemeente Vlieland
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie
Jaarverslag
Jaarrekening
Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing
Programmaverantwoording
Paragrafen
Balans, overzicht van baten en lasten en toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNT-bijlage
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij vast dat deze niet strijdig zijn met de jaarrekening
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie
Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel
Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
7
Dit zijn de definitieve toleranties die wij hebben gebruikt tijdens onze controle U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstoleranties wij hanteren. Op grond van het BADO bedraagt deze tolerantie maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. U heeft ons gevraagd om deze maximale tolerantie te gebruiken bij onze werkzaamheden. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel staat in tabel rechts van deze pagina aangegeven. Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. Dit hebben wij samengevat in onderstaande grafiek.
Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij gevonden afwijkingen in dit accountantsverslag aan u rapporteren. U heeft voor dit controlejaar de rapporteringstolerantie bepaald op € 25.000.
Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie
Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel
Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
8
Wij geven een goedkeurend oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening Ons oordeel bij uw jaarrekening Wij hebben een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie.
Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Alle bevindingen zijn gecorrigeerd Bij onze controle zijn diverse bevindingen geconstateerd en deze zijn allemaal gecorrigeerd. Hiermee zijn er dus geen fouten meer in de jaarrekening aanwezig. Ook zijn er geen onzekerheden in de jaarrekening. Veel gemeenten hebben onzekerheden op het gebied van het sociaal domein. Vlieland heeft alle werkzaamheden hiervoor echter uitbesteed aan de dienst Noardwest Fryslân. Onzekerheden die zij constateren komen niet in de jaarrekening van Vlieland.
Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie
Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel
Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
Samenvatting bevindingen
9
Het college heeft voor de tweede keer de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven Achtergrond Dit jaar heeft het college wederom een eigen oordeel gegeven bij de rechtmatigheid van de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening en valt daarom binnen de reikwijdte van onze controle. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven.
Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Bij rechtmatigheid in dit kader bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Baten, lasten en balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat dus primair om de financiële beheershandelingen. Rechtmatigheidscriteria In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Alle andere criteria worden afgedekt door het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze hoeven niet vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college over geconstateerde afwijkingen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten en onduidelijkheden over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling. U heeft ervoor gekozen om de verantwoordingsgrens vast te stellen op 3% van de werkelijke lasten, inclusief werkelijke toevoegingen aan de reserves. Dit is gelijk aan (afgerond) EUR 336.000. Vaststelling door het college Het college heeft vastgesteld dat de omvang van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen EUR 1.531.000 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van EUR 336.000. De onrechtmatigheid komt volledig door begrotingsonrechtmatigheden. De onrechtmatigheden zijn in meer detail toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierin is ook opgenomen dat een deel van de begrotingsonrechtmatigheid als acceptabel moet worden aangemerkt. Dit gaat om een bedrag van EUR 853.000. Ons oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben de werkzaamheden die door en namens het college zijn uitgevoerd om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen in detail beoordeeld.
Op basis van deze werkzaamheden zijn wij niet tot een andere conclusie gekomen dan het college, Daarom hebben wij geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
10 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording In de tabel hieronder hebben wij ons mening gegeven over de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. . Proces
Informatiewaarde jaarverslag
Status
Daarnaast hebben wij beoordeeld of de programmaverantwoording in overeenstemming is met de jaarrekening en voldoet aan alle eisen die het BBV eraan stelt. Belangrijkste reden classificatie niet-groen
Informatiewaarde jaarverslag
• Teksten zijn in begrijpelijke taal geschreven en lezen daarom makkelijk weg. • Ieder programma kent dezelfde opbouw en stramien, gelijk aan de begroting 2024.
Informatiewaarde
• De programmaverantwoording bevat een duidelijke uitwerking van de uitgevoerd activiteiten. • Hoewel een structuur van doelstellingen en daaraan gekoppelde acties duidelijk aanwezig is, kan een koppeling met het resultaat nog verder versterkt worden. Zijn bijvoorbeeld de behaalde resultaten in overeenstemming met het gestelde doel? Een manier om dit te versterken is door indicatoren aan de doelstellingen te koppelen en daarmee resultaten meetbaar te maken.
Overeenstemming met jaarrekening
In overeenstemming met het BBV
Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording
Leesbaarheid
Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Legenda Bijlagen
Bijlagen
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
11 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen In onze visie vormen de paragrafen een belangrijk onderdeel voor de raad om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. In deze paragrafen moet het college verantwoording afleggen over een aantal belangrijke beleidsmatige onderwerpen die dwars door de programma’s heen snijden. Daarom geven wij ook ten aanzien van de paragrafen ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde. Tevens beoordelen we of de paragrafen in overeenstemming zijn met de jaarrekening en voldoen aan alle eisen die het BBV aan de paragrafen stelt. Dit hebben wij per paragraaf gedaan. Op de volgende pagina’s hebben wij onze ons mening gegeven over de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. Wij bevelen u aan om ook onze signaleringen ten aanzien van de paragrafen mee te nemen bij de verdere ontwikkeling van uw P&C documenten. Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde erg verschilt per paragraaf. Naar onze mening zijn de paragrafen in voor het grootste deel van voldoende niveau. Wel ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar.
Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. Daarnaast heeft het BBV uitgebreide vereisten met betrekking tot toelichtingen in de paragrafen.
Samenvattend komen wij tot de volgende aanbevelingen om de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen te verbeteren: • Leg de inhoud van de paragrafen niet alleen langs de meetlat van het BBV, maar bedenk ook welke informatiebehoefte er nu echt is bij de gemeenteraad. De raad heeft in de financiële verordening opgenomen dat ze bij een nieuwe raadperiode deze informatiebehoefte vaststellen. Het is daarom nu het moment om hiermee aan de slag te gaan als raad. • Versterk de koppeling tussen de paragrafen in de begroting en de paragrafen in de jaarrekening; • Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwalitatieve analyses. Er zijn bijvoorbeeld verschillen tussen begroting en realisatie die niet verklaard worden. Een korte verklaring zou de informatiewaarde van deze paragrafen versterken; • De paragrafen zijn voorzien van veel standaardteksten. Overweeg of deze allemaal nodig zijn, of dat minder standaardteksten nodig zijn.
12 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Proces
Status
Tov 2023
Lokale heffingen
Beter
• De verplichte toelichtingen die vorig jaar ontbraken zijn toegevoegd.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Gelijk
• een inhoudelijke analyse: een beoordeling de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie van de gemeente.
Jaarrekening
Belangrijkste reden classificatie niet-groen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie
Onderhoud kapitaalgoederen
Gelijk
• Het BBV vraagt om de uit het beleidskader voorvloeiende financiële aspecten weer te geven en de vertaling van die financiële consequenties in de jaarrekening helder te maken. En de vertaling ontbreekt, feitelijk wordt alleen de stand van de voorziening weergegeven.
Financiering
Beter
• De verplichte toelichtingen die vorig jaar ontbraken zijn toegevoegd.
Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Legenda
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
Bijlagen
Bijlagen
13 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Proces
Status
Tov 2023
Bedrijfsvoering
Gelijk
Verbonden partijen
Gelijk
Grondbeleid
Gelijk
Openbaarheid
Gelijk
Jaarrekening
Belangrijkste reden classificatie niet-groen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie
• Net als voorgaand jaar is het beleid ten opzichte verbonden partijen niet opgenomen in de paragraaf.
Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Legenda
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
Bijlagen
Bijlagen
14 Samenvatting
Samenvatting
Onze analyse van uw financiële positie
Jaarrekening
In onze controleverklaring moeten wij expliciet aandacht besteden aan de geschiktheid van de door het college gehanteerde en onderbouwde veronderstellingen inzake het opvangen van financiële risico’s in relatie tot de financiële positie.
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Om aan deze eis te voldoen hebben wij onder andere kennis genomen van de in jaarstukken opgenomen paragraaf “Weerstandsvermogen”, waarin het college de relatie heeft gelegd tussen de onderkende risico’s, de benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen Ten aanzien van deze analyse hebben wij overwogen of deze alle relevante informatie bevat waarvan wij als gevolg van de controle van de jaarrekening kennis hebben. Ons beeld van deze paragraaf hebben we eerder al gegeven. Een nadere analyse van uw weerstandsvermogen hebben we op deze pagina gegeven. Daarnaast hebben wij vastgesteld of de volgens het BBV verplichte financiële kengetallen in lijn liggen met de gangbare normen. In de grafieken op deze en de volgende pagina’s hebben we een overzicht opgenomen van de kengetallen die verplicht in de jaarrekening van uw gemeente moeten worden opgenomen. Deze hebben we afgezet tegen de waarden van de ratio’s van de gemeente over de afgelopen vier jaar, maar ook tegen de gemiddelde omvang van andere gemeenten met uw omvang en met Nederland als geheel. Uit deze analyse blijkt dat de financiële positie van uw gemeente kwetsbaarheden kent maar als geheel voldoende is.
Uit de analyse die het college zelf heeft gemaakt in de paragraaf Weerstandsvermogen, blijkt echter ook dat uw gemeente de komende jaren uitdagingen heeft met betrekking tot het gezond houden van de gemeentefinanciën. Hierna hebben wij onze constatering per kengetal nader geduid.
Solvabiliteit De solvabiliteit van uw gemeente is de laatste twee jaren iets toegenomen van 12,7% in 2022 tot 17,9% in 2024. Hiermee zit uw gemeente nog steeds aan de lage kant van het landelijke gemiddelde. Een lage solvabiliteit betekent dat er relatief veel vreemd vermogen is ten opzichte van eigen vermogen. Dit komt door de grote investeringen die Vlieland in het verleden heeft gedaan. Deze relatief hoge schulden last zal ook de komende jaren nog zorgen voor een lagere solvabiliteit dan andere gemeenten. De stijging van de afgelopen jaren is te wijten aan de positieve resultaten van de gemeente. Hierdoor is het eigen vermogen toegenomen. Deze positieve resultaten komen voor een deel voort uit bedragen die wel begroot zijn, maar niet zijn uitgegeven door de gemeente. De verbetering van de financiële positie komt daarmee dus niet door bewust beleid hierop.
15 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Onze analyse van uw financiële positie Netto schuldquote en gecorrigeerde netto schuldquote De (gecorrigeerde) netto schuldquote van uw gemeente is de afgelopen 4 jaar sterk gedaald. Deze is echter nog steeds een stuk hoger dan andere gemeenten en is daarom risicovoller dan bij de gemiddelde gemeente. De verklaring van de hoge netto schuldquote is hetzelfde als die van de relatief lage solvabiliteit. De relatief hoge schuldquote is het gevolg van investeringen in het verleden. Deze gegevens zijn bekend en de risico’s zijn dan ook weloverwogen genomen. De financiële positie van de gemeente vraagt naar de toekomst toe wel duidelijke keuzes. Allereerst geven wij u in overweging om een norm in te stellen. Bijvoorbeeld een maximale omvang van de schulden of een streefgetal per kengetal. Op basis van deze norm kan de maximale totaalomvang over een langere periode vastgesteld worden en kunnen binnen dit bedrag keuzes gemaakt worden. Op die manier ligt vast welke risico’s u accepteert en kunnen vervolgens keuzes gemaakt worden welke investeringen de voorkeur krijgen. Daarmee worden keuzes gemaakt op basis van het totaal aan investeringen en is de raad in positie om te kiezen. Daarmee wordt ook inzichtelijk welke gevolgen het door laten gaan van het ene project heeft voor het andere project.
16 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Onze analyse van uw financiële positie Grondbeleid De ratio van de grondexploitaties is 0 omdat er geen grondexploitaties zijn. Met grondexploitaties lopen gemeenten meer risico dan met andere activa omdat deze projecten afhankelijk zijn van ontwikkelingen van kosten, opbrengsten en renteontwikkelingen. De gemeente Vlieland heeft geen grondexploitaties en dat is gunstig voor het risicoprofiel.
Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is net als eerdere jaren positief. Dit betekent dat de structurele opbrengsten ruimschoots voldoende zijn om de structurele lasten te dekken. Dit is een gunstig signaal voor uw financiële positie. Kanttekening hierbij is dat een deel van de begrote uitgaven de afgelopen jaren niet hebben plaatsgevonden. Het lukt niet om alle budgetten uit te geven, onder anderen door personele tekorten. Hoewel dit natuurlijk gunstig is voor de financiën, betekent het ook dat de gemeente niet alle geplande activiteiten uitgevoerd krijgt.
17 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Weerstandsvermogen
Onze analyse van uw financiële positie Belastingcapaciteit De belastingcapaciteit wordt berekend als de verhouding tussen de gemiddelde woonlasten voor een meerpersoonshuishouden met een eigen woning in uw gemeente en de landelijke gemiddelde woonlasten voor hetzelfde huishouden over het laatst bekende begrotingsjaar. Hiervoor hebben wij 2024 gebruikt. Om de berekeningen te maken hebben wij de definities aangehouden van het kennisinstituut Coelo. Dit instituut gaat voor de bepaling van het gemiddelde bedrag aan OZB uit van de gemiddelde WOZ waarde van een koopwoning in uw gemeente. Dit is een andere berekeningswijze dan die u zelf hanteert, waardoor de uitkomsten van dit kengetal verschillen. Wij gebruiken de definitie van Coelo om aan te sluiten bij de informatie die openbaar gemaakt is door het CBS.
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle
De omvang van de belastingcapaciteit in uw gemeente is relatief laag. Dit kengetal is opgenomen omdat bij financiële tekorten, er de mogelijkheid is om de belastingen en dus de inkomsten van de gemeente te verhogen. Of de gemeente hiervoor kiest is natuurlijk altijd een politieke keuze.
Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
De gemeente Vlieland heeft naar verhouding lage gemeentelijke lasten. Dit is gunstig voor de financiële positie. Een belangrijke aantekening bij dit kengetal voor Vlieland is dat een groot deel van de belastingen van Vlieland, toeristenbelasting betreft. De mogelijkheid om de inkomsten te verhogen, is voor Vlieland dus niet alleen afhankelijk van woonlasten van inwoners maar juist ook van de toeristenbelasting. De gemeente Vlieland heeft in verhouding met andere gemeenten daarom meer mogelijkheden om haar inkomsten te verhogen. Dit is dus gunstig voor de financiële positie.
18 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Onze analyse van uw weerstandsvermogen In de paragraaf Weerstandsvermogen is door het college een analyse gemaakt van het weerstandsvermogen van uw gemeente per 31 december 2024. Eerder in dit rapport hebben wij een aangegeven hoe wij aankijken tegen de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragraaf Weerstandvermogen. In deze paragraaf gaan we dieper in op de analyse die door het college gemaakt is. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de financiële risico’s die de gemeente loopt en de buffers die gemeente vrij beschikbaar heeft om deze risico’s op te vangen (de weerstandscapaciteit). Uit de analyse van het college blijkt dat het weerstandsvermogen in 2024 is gedaald van 2,6 naar 1,9. Daarmee is het weerstandsvermogen nog steeds ruim voldoende voor het totaal aan risico’s dat de gemeente volgens de eigen analyse loopt. Objectiviteit van de benodigde weerstandscapaciteit Een belangrijk nadeel van de benodigde weerstandscapaciteit is dat deze subjectief is. Het is volledig afhankelijk van de kwaliteit van het risicomanagement en de mogelijkheid om de maximale omvang en kans van voordoen van de risico’s te bepalen. In de praktijk is dit vaak weerbarstiger dan uit de paragraaf Weerstandsvermogen blijkt. Anders gezegd, hoe minder goed de analyse is, hoe beter de financiële positie van de gemeente lijkt.
De complexiteit van het weerstandsvermogen blijkt ook, wanneer je kijkt naar de financiële tegenvallers van het afgelopen jaar, deze stonden vaak niet in de benodigde weerstandscapaciteit van de gemeente opgenomen in de begroting.
Uw weerstandsvermogen nader geanalyseerd De omvang van het weerstandsvermogen is toegenomen van EUR 2,8 miljoen naar EUR 3,5 miljoen. De financiële omvang van de risico’s is toegenomen van EUR 1,2 miljoen naar EUR 2,0 miljoen. Het weerstandsvermogen is dus gestegen maar het totaal aan benodigde weerstandscapaciteit is sneller gestegen. Dit verklaart waarom de ratio gedaald is. Dit jaar heeft een aanscherping van de weerstandscapaciteit plaatsgevonden. Het risico op korting in het gemeentefonds is toegevoegd. Daarnaast zijn er risico’s voor nodig onderhoud en investeringen. Hierdoor is de benodigde weerstandscapaciteit toegenomen. Dit zijn realistische risico’s en deze toevoegingen dragen naar onze mening dan ook bij aan een realistisch beeld van de benodigde weerstandscapaciteit. Een extra uitdaging waar de gemeente Vlieland mee te maken heeft is dat door de beperkte omvang, een enkele tegenvaller al grote gevolgen kan hebben voor de financiële positie van de gemeente. De verhoging van de benodigde weerstandscapaciteit is wat ons betreft dan ook nodig. Om de analyse van de weerstandscapaciteit verder aan te scherpen is een analyse van het fysiek domein gewenst. Wij zien vaak dat er tegenvallers zijn op dit gebied doordat kosten hoger uitvallen dan begroot of doordat eerder vervanging of onderhoud nodig is.
19 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het fysiek domein Schattingen binnen het fysiek domein zijn evenwichtig. Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2024 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Indien wij oordelen dat een schatting niet evenwichtig is, hebben wij dit oordeel nader toegelicht. Managementschatting
Oordeel
Waardering immateriële vaste activa
Evenwichtig
Waardering materiële vaste activa
Evenwichtig
Afwaardering havenkade De kade bij de jachthaven is voor een deel in elkaar gezakt. Omdat deze kade op de balans staat als materieel vast actief, is deze dit jaar versneld afgeschreven. Wij raden u aan om na te gaan of dit risico voor andere delen van de haven ook aanwezig is. Daarnaast adviseren wij u om ook voor andere activa in kaart te brengen of er versneld vervanging of onderhoud nodig is.
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Bezit waterstaatswerken kan zwaar drukken gemeentelijke financiën In het verleden zijn verschillende waterstaatswerken overgedragen aan de gemeente Vlieland. Kosten voor onderhoud en vervanging kunnen op termijn hoog oplopen en een grote impact hebben op de gemeentelijke financiën. Wij raden u aan om vast te stellen of deze werken nog in goede staat te verkeren en of de gevormde voorziening voldoende is. Zonodig adviseren we met het rijk in overleg te gaan over het onderhoud.
20 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het sociaal domein Beheersing zorgkosten is beperkt Wij hebben geconstateerd dat er binnen de gemeente nog beperkt grip is op de toekomstige ontwikkeling van de zorgkosten in het sociaal domein. Het sociaal domein is voor een groot deel uitbesteed en daarmee is het ook moeilijk om grip te hebben op het sociaal domein. De gemeente weet goed wat er speelt en welke partijen zorg leveren op het eiland. Tegelijkertijd is Vlieland, net als veel andere gemeenten, geconfronteerd moet personele tekorten. De verwachting is dat deze tekorten de komende jaren niet zullen verminderen. Het is dan ook belangrijk om deze uitdagingen voor de lange termijn te beschouwen en daarmee ook tekort aan zorgpersoneel hangt ook samen met het woningtekort op Vlieland.
Schattingen binnen het sociaal domein zijn evenwichtig. Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2024 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Indien wij oordelen dat een schatting niet evenwichtig is, hebben wij dit oordeel nader toegelicht.
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Managementschatting Nog te betalen zorgkosten
Oordeel Evenwichtig
Geen onzekerheid zorgkosten doordat dit is uitbesteed Zoals bij de samenvatting van onze detailbevindingen hebben opgemerkt, zijn er geen onzekerheden vastgesteld in de jeugdwet en WMO. De meeste andere gemeenten hebben hier wel mee te maken omdat ze prestatielening van deze zorg vaak niet volledig vastgesteld kan worden. De reden dat Vlieland hier niet mee te maken heeft, is dat deze zorg is uitbesteed aan de Dienst Noardwest Fryslân. Het risico ligt daarom bij de dienst. Het feit dat er geen onzekerheden zijn, komt dus niet door de interne beheersing van de gemeente maar door de uitbesteding van deze werkzaamheden.
21 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van de bedrijfsvoering Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar Het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente heeft de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld.
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die het college heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2024 aanvaardbaar zijn.
Schattingen binnen het domein bedrijfsvoering zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2024 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Indien wij oordelen dat een schatting niet evenwichtig is, hebben wij dit oordeel nader toegelicht. Managementschatting
Oordeel
Waardering financiële vaste activa
Evenwichtig
Waardering kortlopende vorderingen
Evenwichtig
Waardering voorzieningen
Evenwichtig
De jaarrekening bevat relatief veel programma’s realisatie. De jaarrekening van de gemeente Vlieland bevat 9 Programma’s. We zien over het algemeen dat gemeenten er de laatste jaren voor kiezen om het aantal programma’s te verminderen om daarmee integraler te kunnen werken. Hoe meer programma’s er zijn, hoe meer “schotten” er immers zitten in de organisatie. De gemeenteraad stelt iedere nieuwe periode het aantal programma’s vast. Aangezien de volgende gemeenteraadverkiezingen binnen een jaar plaatsvinden, geven wij dit als overweging mee. Voorziening vaststellingsovereenkomst onderwijs In de jaarrekening is de voorziening vaststellingsovereenkomst onderwijs nog aanwezig. Uit deze voorziening is in 2023 voor het laatst een onttrekking gedaan. Daarbij zijn de onttrekkingen in de afgelopen jaren lager geweest dan waar initieel rekening mee is gehouden. Hierdoor is de voorziening mogelijk te hoog. Wij raden u aan om na te gaan of deze voorziening nog noodzakelijk is en waar mogelijk te laten vrijvallen.
22 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
In dit onderdeel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van (de kwaliteit van) het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening.
Over het algemeen zijn wij tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar, waardoor we een goede start hebben kunnen maken met onze controlewerkzaamheden. De vragen die wij hadden werden snel en toereikend beantwoord. De financiële functie van een gemeente is complex en heeft veel verschillende aandachtsgebieden. Omdat een groot deel van de oplevering en de beantwoording van de vragen bij 1 persoon liggen, is dit een groot compliment waard.
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Beperkt aantal correcties naar aanleiding van onze controle Een indicatie voor de kwaliteit van het afsluitproces is het aantal correcties dat voorkomt uit onze controle. Wij hebben verschillende correcties met een materieel effect voorgesteld. Deze zijn allemaal gecorrigeerd. Voor aanvang van de jaarrekeningcontole hebben wij vaktechnische aandachtspunten al reeds besproken waardoor een deel van de correcties ook al voor de eerste versie van de jaarrekening gemaakt was.
Wij hebben bij het doorlopen van de eerste versie van de jaarrekening kleine onjuistheden geconstateerd in de toelichtingen. Deze zijn allemaal gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening.
23 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim- en de jaareindecontrole Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Ons beeld van uw controleomgeving Onze controlefilosofie is, naast het controleren van de jaarrekening, gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering. Dit doen wij door middel van het aangepaste 3-lines model. Hierin zijn de traditionele drie lijnen vervangen door zes principes, die hiernaast zijn samengevat. Allereerst moet opgemerkt worden dat de gemeente Vlieland niet voor ieder proces een interne beheersing kan hebben die overeenkomt met dit model. De gemeente is daar gewoon te klein voor. We zien op basis van dit model wel aanknopingspunten voor de verbetering van de interne beheersing. Deze werken wij hier verder uit.
Bestuur Daarnaast zien we op het gebied van bestuur ook dat Vlieland een kleine organisatie is. Doordat de gemeente Vlieland klein is, gaan politieke onderwerpen vaak over een specifiek geval. Hierdoor schuurt het stellen van kaders en het controleren van deze kaders, vaak dicht tegen de uitvoering aan.
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Het is daarom voor de gemeenteraad van Vlieland een uitdaging om duidelijke kaders te stellen en deze te controleren. De organisatie kan dan aan de slag met duidelijke doelen en deze zo goed mogelijk proberen te behalen. Voor de jaarrekening willen wij u concreet meegegeven om meer op doelen en gewenste resultaten te sturen. De gewenste maatschappelijke effecten zijn voor een groot deel opgenomen in de begroting en jaarrekening. Daarnaast staan voorgenomen activiteiten er ook in. Wanneer we vervolgens de beleidsindicatoren bekijken, zien we dat deze weinig met de eerder genoemde doelen en uitgevoerde werkzaamheden te maken hebben.
Ook zijn deze niet opgenomen in de programma’s. Het is hierdoor moeilijk voor de gemeenteraad om vast te stellen of de ingezette activiteiten de beoogde doelstellingen hebben behaald. Wij zouden daarom graag een duidelijkere koppeling willen zien tussen de doelstellingen, activiteiten en de beleidsindicatoren.
24 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim- en de jaareindecontrole Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Interne beheersing Tijdens het uitvoeren van de controle, hebben wij een beeld gevormd van uw organisatie. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, hebben we een aantal observaties en adviezen die wij hieronder en op de volgende pagina verder uitwerken. Uw organisatie De gemeente Vlieland is een van de kleinste gemeenten van het land. Het is bekend dat in de organisatie veel processen door individuele medewerkers uitgevoerd moet worden. Er zijn daarom kwetsbaarheden in de organisatie aanwezig gemeente daarom is een kleine gemeente die relatief veel werkzaamheden zelf uitvoert. Hierdoor zijn medewerkers druk met uitvoering en de dagelijkse gang van zaken. Medewerkers werken op een toegewijde en pragmatische manier en zijn echt betrokken bij de gemeente. Tegelijkertijd zien we dat uw gemeente net zoveel taken heeft als een grotere gemeente en dat al deze taken dus door minder medewerkers moeten worden uitgevoerd. Hierdoor is het een uitdaging om de complexiteit van gemeentelijke taken met voldoende diepgang te doorgronden. Daarnaast is de werkdruk hoog en is de organisatie veelal gericht op de uitvoering. Werken op een gestructureerde manier waarbij duidelijke processen gevolgd worden is daardoor minder prominent aanwezig. Ook het gegeven dat veel processen door een enkele medewerker worden uitgevoerd, draagt er aan bij dat vaste processen beperkt aanwezig zijn.
Wij zien dat er verschillende initiatieven in de organisatie zijn die de interne beheersing moeten versterken. Tegelijkertijd is het een uitdaging om deze versterkingen gestructureerd te borgen in de organisatie.
Kwetsbaarheid van de organisatie Door de beperkte omvang is uw organisatie kwetsbaar bij personeel verloop.. Binnen de organisatie is bekend waar de grootste kwetsbaarheden zijn en er is ook voldoende budget voor externe inhuur waar dat nodig is. We denken dat deze kwetsbaarheden verkleind kunnen worden door interne beheersing verder te versterken. Hiervoor hebben wij de volgende suggesties: -Zorg dat voor ieder proces een procesbeschrijving of werkinstructie aanwezig is. Hiermee is opvolging eenvoudiger en zijn minimale vereisten vastgesteld. Nu is het vaak aan individuele medewerkers om te bepalen welke interne beheersmaatregelen ze nodig vinden. -Leg binnen de procesbeschrijving of werkinstructie vast welke vastlegging er minimaal nodig zijn. Dit voorkomt dat kennis verloren gaat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afspraken met subsidiepartners of contracten in het inkoopproces. In de organisatie is veel kennis aanwezig maar dit ligt niet altijd vast. -Stel daarnaast vast welke minimale functiescheidingen u wenst. Medewerkers die elkaar controleren houden elkaar scherp. -Bewaak bij deze werkinstructies niet alleen welke controles uitgevoerd moeten worden maar ook welke controles niet nodig zijn om te zorgen dat controles werkbaar blijven.
25 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim- en de jaareindecontrole Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Gebruik de VIC om uw interne beheersing te versterken Wij hebben dit jaar gebruik kunnen maken van de werkzaamheden van uw VIC. De VIC is later in het jaar begonnen en heeft daardoor voornamelijk de werkzaamheden uitgevoerd die nodig zijn om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. Gezien de beperkte tijd is dit een begrijpelijke keuze. De VIC zou echter een prominentere rol kunnen spelen in uw interne beheersing. Juist in uw kleine organisatie zijn controles beperkt en zijn afdelingen vaak te klein om zelf controles uit te voeren. Medewerkers zijn immers bezig met de dagelijkse uitvoering. De VIC zou daarom een goede rol kunnen spelen in het borgen van de kwaliteit van de interne beheersing. Hiervoor doen wij de volgende suggesties. -Loop het VIC plan na op toegevoegde waarde voor de organisatie. Bekijk welke controles nu echt een relevant risico afdekken en welke niet. Controles zonder toegevoegde waarde hoeven niet uitgevoerd te worden. -Laat de VIC naast de procescontroles ook een monitoringfunctie uitvoeren voor de kwaliteit van de interne beheersing. De VIC kan naar aanleiding van de eigen controles, de accountantscontrole en eventuele andere input een lijst met verbeterpunten opstellen. Deze lijst wordt vervolgens gewogen naar prioriteiten die passen bij de omvang van de organisatie van Vlieland.
De directie kan deze lijst vaststellen en krijgt ieder half jaar een actuele lijst met de voortgang. -Gebruik de VIC ook om uitbesteedde processen te controleren. Dat een proces uitbesteed is, betekent niet dat het altijd goed verloopt. De beheersing van uitbestede processen krijgt binnen uw organisatie beperkt aandacht waardoor risico’s op fouten ontstaan.
-Overweeg samenwerking met andere eilanden. Zeker bij uitbesteedde processen zijn er al veel overeenkomsten met de andere eilanden. De controle van deze processen kan daarom gezamenlijk worden opgepakt.
Veel processen worden door een enkele medewerker uitgevoerd We zien dat veel werkzaamheden bij een individuele medewerker worden uitgevoerd. De kwetsbaarheid van deze processen hebben wij al op diverse plaatsen in dit verslag benadrukt. Naast de kwetsbaarheid, kan dit er ook voor zorgen dat deze medewerkers hiermee onder druk komen te staan. Vlieland is een kleine gemeenschap en gemeentelijk beleid kan direct gevolgen hebben voor medewerkers of bekenden. Een individuele medewerker kan daardoor onder druk komen te staan om bij het uitvoeren van werkzaamheden. Wij willen benadrukken dat een goede interne beheersing, zoals duidelijke processen, de kans op oneigenlijke druk op medewerkers kan verkleinen.
26 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim- en de jaareindecontrole Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces
Bevindingen interne beheersing Tijdens onze controlewerkzaamheden zijn diverse detailbevindingen gedaan. Dit zijn zowel bevindingen uit onze werkzaamheden als uit uw VIC. Wij noemen hieronder de belangrijkste bevindingen en onze aanbevelingen -De prestatielevering van inkopen is niet geborgd in uw organisatie. Wij hebben achteraf voor alle gecontroleerde inkopen kunnen vaststellen dat de prestatie geleverd is. Dit wordt echter niet gestructureerd vastgelegd door de organisatie. Het risico hiervan is dat de gemeente betaalt voor zaken waarvoor de prestatie niet, gedeeltelijk of niet tegen de juiste kwaliteit is geleverd. Wij zien jaarlijks bij verschillende gemeenten dat dit zich voordoet. Wij adviseren wij u daarom om een werkinstructie prestatielevering te maken. Hiermee kan per soort inkoop aangegeven worden welke vaststellening van de prestatie minimaal verwacht wordt. Daarnaast kan opgenomen worden vanaf welk minimumbedrag prestatielevering vastgesteld moet worden. Dit voorkomt onnodig werk voor kleine bedragen.
Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
-In uw subsidieverordening is opgenomen dat bij de verantwoording van subsidies vanaf €30.000 een controleverklaring verplicht is. Dit bedrag is vastgesteld in 2007 en sindsdien zijn de kosten voor een accountantscontrole flink toegenomen. We adviseren u daarom om deze grens te heroverwegen en naar boven aan te passen. Daarbij is het aantal subsidieontvangers beperkt. Wanneer uw organisatie een goed beeld heeft van deze subsidieontvangers en hiermee duidelijke afspraken heeft, geeft dit ook veel zekerheid over het goed besteden van de subsidiemiddelen. De minimumgrens voor een controleverklaring kan dan omhoog.
-De gemeente heeft in 2024 twee extra leningen aan Duijnwijck afgegeven. Voor deze leningen waren geen leningovereenkomsten aanwezig. Hierdoor is het niet duidelijk wat de afspraken waren en kan in de toekomst onenigheid ontstaan over de gemaakte afspraken. Daardoor loopt de gemeente ook een financieel risico. Tot slot merken wij op dat de raad wel tijdig is geïnformeerd maar geen raadsbesluit heeft genomen voordat de lening verstrekt is. -In 2024 is er voor het eerst op een nieuwe manier gewerkt met de toeristenbelasting. Hierdoor zijn de baten toeristenbelasting dit jaar een stuk hoger dan voorgaand jaar. Voor de huidige jaarrekening is dit geen risico maar het is wel een indicatie dat scherpe controle nodig is om alle opbrengsten toeristenbelasting binnen te halen. Beheersing verbonden partijen Een groot deel van de werkzaamheden van de gemeente Vlieland zijn uitbesteed aan verbonden partijen of buurgemeenten. In het verleden is echter gebleken dat deze werkzaamheden niet altijd foutloos worden uitgevoerd. Door toevallige ontdekkingen of eigen initiatief van medewerkers zijn weleens fouten ontdekt. Voor uitbestede werkzaamheden is het daarom niet vanzelfsprekend dat deze goed verlopen. Wij adviseren u daarom om na te gaan welke controles u nog wil uitvoeren op de werkzaamheden van verbonden partijen.
Hierbij kunt u ook meenemen welke controles deze verbonden partij zelf al uitvoert.
27 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces
Frauderisicoanalyse opgesteld De gemeente Vlieland heeft recent een frauderisicoanalyse opgesteld. Deze analyse ligt zal als basis dienen voor de interne controlewerkzaamheden van het komend jaar. Hiermee ligt een basis om frauderisico’s in de organisatie te beheersen. Verdere versterking van bewustzijn van frauderisico’s in de organisatie, vinden we nog wel wenselijk. Wij hebben het college aangeraden om het bewustzijn voor frauderisico’s binnen de organisatie te verhogen, alsmede om na te gaan welke frauderisico’s er spelen binnen de gemeente en of hier in voldoende mate op ingespeeld wordt. Waar risico’s worden gezien, analyse door te ontwikkelen inclusief het beschrijven van de interne beheersingsmaatregelen. Een volgende stap is om de frauderisico’s ook te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie, mede als onderdeel van het uit te voeren M&O beleid.
Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij de raad en het college De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij zowel de raad als het college van burgemeester en wethouders. Het is onze verantwoordelijkheid om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de jaarrekening als geheel vrij is van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude.
Fraude in de controleverklaring Wij zijn verplicht om in onze controleverklaring een aparte sectie op te nemen over fraude. Hierin staat welke werkzaamheden wij hebben uitgevoerd om frauderisico’s te onderkennen die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang en om deze risico’s te mitigeren. In de verklaring zullen wij ook opnemen wat de belangrijkste waarnemingen en uitkomsten zijn van deze werkzaamheden. Frauderisico’s in onze controle Naast het betrekken van de interne frauderisicoanalyse hebben wij op basis van onze beroepsregels de volgende (aanvullende) werkzaamheden uitgevoerd in het kader van fraude: • Frauderisico’s besproken met de Auditcommissie, het college en de gemeentesecretaris; • Beoordelen of nevenfuncties van het college en de directie aanleiding geven tot een verhoogd frauderisico; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Integrale analyse van de financiële administratie op ongebruikelijke boekingen, zoals onverwachte verschuivingen tussen budgetten en/of kredieten; • Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere werkzaamheden ten behoeve van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid.