2023-081 Memo evaluatie ITGWO-def

MEMO

Van Datum Aan

: : :

College van b en w 26 september 2023 De gemeenteraad

Betreft

:

Evaluatie ITGWO

Aanleiding In de raadsvergadering van 11 september 2023 zijn er door een tweetal insprekers en enkele raadsleden kritische kanttekeningen geplaatst bij het jaarlijks terugkerend festival “Into the great wide open”, kortweg ITGWO. Deze grieven komen voor een (groot) deel overeen met de reacties die een jaar eerder naar aanleiding van het festival in de raad naar voren werden gebracht. Omdat veel van de opmerkingen te maken hadden met de rol van de organisatie (ITGWO) en die van Staatsbosbeheer (SBB) is er voor uw raad een informatiebijeenkomst georganiseerd, op 6 maart 2023, waarbij ITGWO en SBB uitleg hebben gegeven en vragen hebben beantwoord. Er werd op dat moment geen uitgesproken kritiek geuit of ernstige knelpunten benoemd. De reacties waren overwegend positief.

Dit neemt niet weg dat wij de ingebrachte kanttekeningen, door zowel de insprekers als de raadsleden, serieus nemen. De gebruikelijke evaluatie na het festival gaan we dit jaar uitbreiden met een aantal extra evaluatie sessies met de verschillende doelgroepen c.q. belanghebbenden. We noemen dat de Evaluatie Plus. Evaluatie Plus. Om alle argumenten, feiten en gevoelens, zowel vóór als tegen, goed in beeld te krijgen doen we de Evaluatie Plus volgens onderstaand proces: • Reguliere evaluatie. De reguliere evaluatie die elk jaar na het festival wordt gehouden wordt ook dit jaar op de gebruikelijke wijze gehouden. Dit gaat vooral over zaken die te maken hebben met openbare orde, veiligheid, vergunningvoorschriften enz. Deelnemers aan deze evaluatie zijn ITGWO, SBB, politie, brandweer, VRF, GHOR, provincie en de gemeente. Hiervan wordt verslag gemaakt. Dit verslag kan, waar nodig, als onderlegger gebruikt worden in de volgende evaluatie gesprekken om ingebrachte punten (klachten) te onderbouwen of te ontkrachten. Aangevuld met een (samenvatting van) het vastgestelde evenementenbeleid en de kaders gehanteerd door partners als SBB en de Provincie.

•

•

Evaluatie gesprekken met doelgroepen c.q. clusters betrokkenen. We gaan een aantal evaluatiegesprekken organiseren met diverse doelgroepen, c.q. clusters van betrokkenen. We denken daarbij aan de volgende sessies: o Met insprekers en raadsleden o Met de ondernemersvereniging o VVV, TPV o SRV o Jeugd/jongeren en De Jutter o Partners van buiten het eiland (o.a. de Provincie) o Inwoners algemeen Uit deze gesprekken verwachten wij veel input te krijgen, hetgeen wordt vastgelegd in gespreksverslagen. Deze input gebruiken we voor de volgende ronde. Samenspraak ronde. Op basis van de input uit de vorige ronde organiseren we twee of drie bijeenkomsten (afhankelijke van de spreiding/inhoud van de bespreekpunten) met betrokkenen en met ITGWO, SBB en gemeente. Doelen voor deze ronde zijn: o Bespreken van de geschilpunten/klachten/aandachtspunten; o Waar nodig zaken verduidelijken o Waar mogelijk samen oplossingen vinden en afspreken

1

Begrip voor elkaars standpunten waarover geen overeenstemming bereikt wordt (agree to disagree) Opstellen concept evaluatierapport. De uitkomsten van de gesprekken uit de diverse rondes worden samengevat in een evaluatierapport. Dit evaluatierapport zal worden voorzien van aanbevelingen en worden besproken in het college. Aanbieden concept evaluatierapport. Dit evaluatierapport wordt aangeboden aan de gemeenteraad. Wij stellen voor dit te agenderen in een commissievergadering. Gelijktijdig met het aanbieden van dit rapport aan de gemeenteraad zal het ook worden toegezonden aan alle betrokkenen in het voortraject. Zij kunnen hun zienswijze hierop kenbaar maken, hetzij schriftelijk hetzij via inspreken tijdens de commissievergadering. Afsluiting Evaluatie Plus. Op basis van de discussie in de commissie en de ingebrachte zienswijzen zal het college het rapport opnieuw agenderen voor een collegevergadering. Het definitieve rapport zal ter kennisname gestuurd worden aan de raad. Daarnaast gaan wij het rapport bespreken met de organisatie van ITGWO. De conclusies in het rapport kunnen worden meegenomen in de evaluatie van het evenementenbeleid, dat gepland staat voor 2024. o

• •

•

Financieel Voor de uitvoering van deze evaluatie is het de bedoeling externe ondersteuning in te roepen. Dit omdat enerzijds de mankracht voor een uitgebreide evaluatie niet vanzelfsprekend aanwezig is en anderzijds omdat het doen van een effectieve en uitgebreide evaluatie specifieke vakkennis vraagt. Binnen bestaande budgetten is hiervoor nog ruimte. Mocht hier een overschrijding op plaats vinden dan verwerken wij dit in de jaarstukken. Tot slot. Als gemeente nemen wij in dit traject een regisserende rol in, wij faciliteren het traject. Wij vertrouwen er op dat wij op deze wijze recht doen aan de belangen van alle betrokkenen, zowel de vóór- als tegenstanders en niet te vergeten de groep die daartussen zit. Die niet expliciet vóór of tegen zijn, maar wel willen dat het gewoon goed geregeld is met oog voor ieders belangen. We gaan dit proces zorgvuldig en met een open houding in, waarbij we willen zorgdragen dat besluiten voor de toekomst zijn gebaseerd op juiste feiten en een goed inzicht in het draagvlak.

2