12 Raadsvoorstel en -besluit Nieuw sleutelsysteem De Jutter.docx

Raadsvergadering

: 19 december 2022

Agendapunt

: 12

Onderwerp

: Budget voor nieuw sleutel systeem De Jutter

Zaaknummer

: 317579

Beslispunten 1. Een nieuw elektronisch toegangssysteem te installeren in het gebouw De Jutter; 2. Hiervoor een budget van € 17.725,- beschikbaar te stellen; 3. Dit budget te dekken uit de voorziening onderhoud gebouwen. Samenvatting Het huidige sleutel systeem in de Jutter blijkt niet te volstaan. Door de vele verschillende gebruikers van het gebouw, het divers gebruik van de lokalen en de wisselingen van personeel is er geen goed overzicht meer van het sleutelbeheer. Daarnaast zijn er te weinig sleutels in omloop. Voorgesteld wordt om de huidige sloten te vervangen door een geautomatiseerd toegangssysteem met gebruik van tags. Hiervoor is een investeringsbudget nodig. Het betreft een uitbreiding van het bestaande systeem wat de gemeente al heeft in andere gemeentelijke gebouwen zoals het gemeentehuis en het welzijnsgebouw. Hierdoor verbetert het gemak en de beheersbaarheid van het gehele systeem. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan de raad, 1. Aanleiding Het sleutel systeem dat momenteel gehanteerd wordt in het multifunctionele gebouw de Jutter is niet afdoende gebleken. Toegangen en sloten zijn gewisseld door bijvoorbeeld ander gebruik van de klaslokalen.

Hoofdsleutels zijn kwijt geraakt en er zijn sleutels tekort, oftewel extra sleutels nodig voor bijvoorbeeld nieuwe leerkrachten. Daarnaast worden sleutels niet ingeleverd door oud medewerkers van bijvoorbeeld de kinderopvang. Dit heeft ertoe geleid het huidige sleutelplan te evalueren en aan te passen, vanuit de noodzaak dat er geen goed overzicht meer is. Voorgesteld wordt om een nieuw elektronisch toegangssysteem te plaatsen op alle deuren van het gebouw. Door middel van tags is het nieuwe systeem goed in te regelen en kunnen ook (afzonderlijke) delen van het gebouw worden afgesloten. 2. Beoogd resultaat Te investeren in een nieuw sleutel systeem waardoor het gemak en de beheersbaarheid van het systeem verbetert. De huidige sloten vervangen door een geautomatiseerd toegangssysteem met gebruik van tags. 3. Argumenten 1.1 Er is geen goed overzicht meer van het sleutelbeheer, en er zijn te weinig sleutels in omloop Er zijn momenteel (te) veel verschillende gebruikers van het gebouw, sleutels worden kwijtgeraakt of niet teruggegeven bij wisselingen van personeel (o.a. tijdelijke leerkrachten maar ook medewerkers van de kinderopvang). De uitgifte van sleutels wordt bijgehouden door de conciërge. Omdat hier sleutelcertificaten aan gekoppeld zijn is het lastig om sleutels bij te laten maken. Daarnaast is dit ook prijzig en omslachtig.

1.2 Het huidige systeem heeft geen mogelijkheid voor sloten met elektronische vergrendeling van de buitendeuren Dit heeft te maken met het deurbeslag.

1.3 Verschillende gebruikers van het gebouw moeten toegang kunnen krijgen tot bepaalde gedeeltes van het gebouw Door toepassing van het nieuwe gewenste toegangssysteem kan dit beter gesectioneerd worden. Ook is er een sleutel beheersysteem aan gekoppeld, tags of pasjes worden geprogrammeerd (en uitgegeven) door de gebouwenbeheerder van de gemeente. 1.4 Het systeem voor de Jutter verbetert het gemak en de beheersbaarheid van het gehele systeem Het nieuwe elektronische toegangssysteem met gebruik van tags betreft een uitbreiding van het systeem wat we al hebben toegepast in andere gemeentelijke gebouwen zoals het gemeentehuis, sportcentrum Flidunen en welzijnsgebouw De Vliestroom.

3.

4.

2.1. Er dient budget aangevraagd te worden bij de raad aangezien er geen budget voor dit nieuwe systeem voorhanden is De investering in een nieuw sleutel systeem voor de Jutter omvat vervanging van de sloten van de buiten- en binnendeuren en van de hoofd/entreedeur door Salto sloten en -deurbeslag. De geraamde kosten zijn niet opgenomen in het MJOP (meerjaren onderhoudsprogramma) gemeentelijke gebouwen. Kanttekeningen/risico’s 1.1 Het sleutel systeem is gecombineerd met de brandmeldcentrale Het elektronisch toegangscontrole systeem is gekoppeld aan de brandmeldinstallatie (BMI) van de nooduitgangen (deuren). Met het bedrijf dat de BMI geprogrammeerd heeft zal contact worden opgenomen over de aansturing via het nieuwe systeem. 1.2 Inbraak verzekering De verzekeringsmaatschappij is op de hoogte gebracht van de geplande investering in het nieuwe sleutelsysteem, en is akkoord. Het apart loggen van de sloten is niet nodig. Uitvoering In het voorjaar van 2023.

5.

Communicatie Alle gebruikers van het gebouw worden op de hoogste gesteld dat er een nieuw toegangs-systeem geïnstalleerd zal worden. Dit zijn de school (PO en VO), de bibliotheek, de kinderopvang, de Vliering en externen die het gebouw gebruiken zoals bijvoorbeeld de fanfare.

6.

Financiën Voor het nieuwe systeem is een budget nodig van € 17.725,Deze kosten zijn niet meegenomen in de meerjarenraming (MJOP) gebouwen. Wij stellen voor deze kosten te dekken uit de voorziening onderhoud gebouwen.

7.

Juridische Zaken De gemeente is eigenaar van het betreffende gebouw. Het plaatsen van een nieuw toegangssysteem is voorgelegd aan de verzekeringsmaatschappij van de gemeente. Verzekeringstechnisch zijn er geen bezwaren gemaakt of bijkomende eisen of voorwaarden gesteld.

8.

Bijlagen -

Vlieland, 29 november 2022 Burgemeester en wethouders van Vlieland, M. Schrier, burgemeester A. Idema, gemeentesecretaris

De raad van de gemeente Vlieland, gelezen:

het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 november 2022

overwegende dat:

- het huidige sleutel systeem van gebouw De Jutter niet volstaat - een nieuw geautomatiseerd toegangssysteem met gebruik van tags het gemak en de beheersbaarheid van het gehele systeem ten goede komt

gelet op:

de noodzaak om een budget voor het nieuwe systeem ter beschikking te stellen

B E S L U I T: 1. 2. 3.

Een nieuw elektronisch toegangssysteem te installeren in het gebouw De Jutter; Hiervoor een budget van € 17.725,- beschikbaar te stellen; Dit budget te dekken uit de voorziening onderhoud gebouwen.

Aldus vastgesteld in de raad van de gemeente Vlieland in zijn openbare vergadering van 19 december 2023

de griffier,

de voorzitter,

M.G. Brinksma-Brandenburg

M. Schrier