12 Bijlage 2 Controleplan en protocol 2022.docx

BIJLAGE bij advies controleplan rechtmatigheid en controleprotocol jaarrekening 2022.

Controleplan rechtmatigheid en controleprotocol 2022 / Jaarrekening 2022 Het controleplan beschrijft het beleid ten aanzien van de interne controle en de administratieve organisatie en de praktische invulling hiervan. Het controleplan is de basis voor de toets op rechtmatigheid die door de accountant bij de jaarrekeningcontrole wordt uitgevoerd. Vanaf begrotingsjaar 2022 vindt er een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Niet langer is het de accountant die vaststelt dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, maar is het college aan zet. 1.

Randvoorwaarden controles a. Tijdens de interne controle worden alleen de formele kaders/aspecten in het beleid meegenomen. De accountant neemt alleen de aspecten ‘recht, hoogte en duur’ mee. b. Gecontroleerd wordt op basis van verordeningen/beleidsnotities en op basis van processen. Voor de procescontrole is een intern controleplan (zie bijlage) opgesteld. c.

2.

Een geactualiseerd normen- en toetsingskader (zie bijlage). Het kader geeft inzicht in de relevante wet- en regelgeving.

Aantal controles

Het aantal steekproeven is bepaald op basis van het aantal keer dat het proces zich voordoet. Dit is vastgelegd in het intern controleplan 2022 en overlegd met de accountant. In het geval van geconstateerde fouten worden extra steekproeven genomen. Het aantal extra te nemen waarnemingen is afhankelijk van de soort fout die wordt aangetroffen. 3.

Uitvoeren controles

De accountants- en rechtmatigheidscontrole wordt uitgevoerd door IPA-ACON. De Dienst Noardwest Fryslân heeft een controle- en verantwoordingsprotocol 2022 opgesteld voor de wetten: Participatiewet, Jeugdwet en Wet Maatschappelijke organisatie. Na 1 jaar zal dit protocol worden geëvalueerd. Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door De Dienst als opdrachtnemer en anderzijds aanwijzingen voor het onderzoek van deze verantwoording door de accountant van de Dienst. Jaarlijks voor 15 mei volgend op het verantwoordingsjaar dient De Dienst een financiële verantwoording aan te leveren. Deze verantwoording wordt voorzien van een controleverklaring en een rapport van feitelijke bevindingen.

1

Met de gemeente Leeuwarden is een overeenkomst rechtmatigheidscontrole 2021-2024 voor Belastingen afgesloten.

4.

Vastleggen controles

De controles worden per steekproef vastgelegd in een intern controledocument. De controledocumenten worden bewaard met de daarbij behorende kopiedocumenten. De gegevens worden bij de beleidsmedewerker financiën opgeslagen. 5.

Procescontrole

Voor het jaar 2022 zijn de volgende procescontroles van toepassing: • • • • • • • • 6.

Belastingen en heffingen (via gemeente Leeuwarden) Leges en tarieven Subsidie Salarissen Verhuur Lijkbezorgingsrechten Overige baten en overige lasten (o.a. inkoop- en aanbesteding en inhuur personeel) Treasury Traject procescontrole

In 2022 wordt gestart met de controle van de hierboven genoemde processen door de beleidsmedewerkster financiën Vlieland. Hierbij wordt het volgend traject gevolgd: • Volgens een vast opgesteld formulier wordt door de betrokken medewerker: - het doel van het proces beschreven, - worden alle te volgen stappen in detail benoemd (zonder dat het een gebruikershandleiding wordt), - geeft de medewerker zelf aan welke risico’s bij de te nemen stappen aanwezig zijn, - geeft de medewerker zelf aan welke gevolgen die risico’s kunnen hebben en - geeft de medewerker direct aan welke maatregelen er zijn genomen om de genoemde risico’s te ondervangen. • De beleidsmedewerkster financiën controleert vervolgens het proces zoals door de medewerker is opgegeven en vult dit aan met mogelijke overige risico’s. Deze overige risico’s kunnen zichtbaar worden bij het nemen van een aantal steekproeven van het te controleren proces. • Voor het nemen van steekproeven wordt een objectieve keuze gemaakt (bijvoorbeeld elke 10e aanvraag, elke 100e inkoopfactuur). Hiermee wordt voorkomen dat steekproeven worden gedaan op vooraf bepaalde keuzes. • Indien er uit de steekproeven bevindingen komen, zullen deze besproken worden met de betrokken medewerker en zal het proces aangepast worden om de bevonden risico’s op te heffen of tenminste te verminderen.

Dat kan zijn in de vorm van extra controle in het kader van het 4-ogen principe en/of functiescheiding. • Van de bevindingen zal een verslag met aanbevelingen en conclusies gemaakt worden voor het college. 2

7.

Controle accountant

Jaarlijks worden de steekproeven door de accountant gecontroleerd.

Controleprotocol 2022 Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen aan de accountant te geven over de reikwijdte van de controle, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring. Algemene uitgangspunten getrouwheid en rechtmatigheid Conform art. 213 Gemeentewet wordt de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant en is deze gericht op het afgeven van een oordeel over: 1.

De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

2.

Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

3.

De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

4.

Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

5.

De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die zijn gesteld in artikel 213 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) en de richtlijnen voor de accountantscontrole (Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden: Het in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen. Goedkeurings- en rapporteringtoleranties De controle is zodanig ingericht dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten, balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.

3

De controle is gericht op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De minimumeisen zijn in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden opgenomen. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking >1%<3%

Oordeelonthouding -

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten adviseert om deze percentages te hanteren. Naast deze kwantitatieve benadering hanteert de accountant ook een kwalitatieve beoordeling. Goedkeuringstolerantie Voor het verkrijgen van een goedkeurende rechtmatigheidsoordeel mag de totale fout maximaal 1% van het begrotingstotaal bedragen. Daarnaast mag het totale bedrag aan onzekerheden maximaal 3% van het begrotingstotaal bedragen. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Rapporteringtolerantie Als de goedkeuringstolerantie overschreden wordt, vindt rapportering plaats in het accountantsverslag. De ondergrens per fout is € 25.000. Rechtmatigheid en aanvullende rechtmatigheid criteria Hieronder volgen de criteria die betrekking hebben op de controle van de accountant en waarvoor een verklaring afgegeven wordt. Getrouw beeld: • • • • • •

calculatiecriterium valuteringcriterium leveringscriterium adresseringscriterium volledigheidscriterium aanvaardbaarheidscriterium

Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt extra aandacht besteed aan de volgende onderdelen: 1. begrotingscriterium 2. misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O criterium) 3. voorwaardencriterium 4

Ten aanzien van deze rechtmatigheidscriteria wordt het volgende gesteld. Ad 1.

Begrotingscriterium

Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen inclusief de begrotingswijzigingen kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad. Voor de oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. Ad 2.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-criterium)

In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening is een verantwoording opgenomen over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. De gemeente Vlieland heeft naast een integriteitsnotitie een protocol voor het gebruik van elektronische middelen. Als toch een belangrijke (materiële) onzekerheid naast een voldoende uitgevoerd M&O-beleid blijft bestaan, gaat de accountant beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat is weergegeven. Ad 3.

Voorwaardencriterium

De accountant toetst of uitgaven en ontvangsten aan de afgesproken voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving en interne regels en hebben o.a. betrekking op: • • • • •

de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; de heffings- en/of declaratiegrondslag; normbedragen (hoogte en duur); de bevoegdheden; aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie en dergelijke.

Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de interne regelgeving. De gemeenteraad stelt de norm waaraan moet worden getoetst. De gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van de betreffende geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde voorwaarden de accountant moet toetsen. Voorgesteld wordt om ook over 2022 niet af te wijken van de toetsing op de criteria recht, hoogte en duur.

5

Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant: -

Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college.

-

Accountantsverslag In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een accountantsverslag uitgebracht aan de gemeenteraad. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer, en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

-

Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden worden weergegeven in een apart overzicht bij het accountantsverslag boven de € 25.000. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatievoorziening.

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad zodat deze de jaarrekening kan vaststellen.

6