12 Bijlage 1 Intern Controleplan 2022.doc

Interne controleplan 2022

Steller : Caroline Hoogstraten Versie : 8 september 2022

Inhoudsopgave 1. INLEIDING............................................................................................................................3 2. PLAN VAN AANPAK ...........................................................................................................5 2.1. AFSTEMMING ACCOUNTANT ..............................................................................................5 2.2. NORMENKADER 2022 ......................................................................................................5 2.3. COMMUNICATIE ...............................................................................................................5 2.4. BRONGEGEVENS..............................................................................................................5 2.5. TE CONTROLEREN PROCESSEN ........................................................................................6 2.6. DEELWAARNEMING ..........................................................................................................6 2.7. WERKPROGRAMMA’S .......................................................................................................6 2.8. UITVOEREN CONTROLEWERKZAAMHEDEN .........................................................................7 2.9. BESPREKEN WERKPROGRAMMA’S EN VERSLAGLEGGING ...................................................7 2.10.

CONTROLEMEMORANDUM ..............................................................................................7 2.11. ACCOUNTANTSRAPPORT ................................................................................................7

Interne controleplan 2022 -2-

1. Inleiding Om te voldoen aan artikel 212 en 213 van de Gemeentewet dient de gemeente Vlieland controles uit te voeren op het gebied van rechtmatigheid. De rechtmatigheidscontrole wordt uitgevoerd door de eigen organisatie waarbij de beleidsmedewerkster financiën de regisseursrol heeft gespeeld. Het is van belang dat deze interne controles zichtbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd, intern voor management en extern voor de accountant. De accountant maakt bij haar controlewerkzaamheden ook gebruik van de verantwoordingsfunctie van het intern controleplan. Interne controle heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Tevens biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Met het begrip rechtmatigheid wordt bedoeld: “het vaststellen of alle handelingen zijn verricht conform de geldende wet- en regelgeving. Daarbij gaat het om handelingen die leiden tot financiële gevolgen en die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord”.

Vanaf begrotingsjaar 2022 vindt er een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Niet langer is het de accountant die vaststelt dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, maar is het college aan zet. De basis voor de controlewerkzaamheden wordt in belangrijke mate gevormd door de (begrote) financiële omvang van de processen, de bevindingen van de accountant bij de jaarrekening van het voorgaande jaar en de aanbevelingen uit het advies n.a.v. de rechtmatigheidscontrole van het voorgaande jaar. Het is wenselijk om de controlewerkzaamheden te spreiden over het boekjaar en het controleplan ook af te stemmen op de begroting c.q. planning & control cyclus. Op die manier is de regelmaat meer gewaarborgd, vindt niet alles in één tijdsperiode plaats en maakt de interne controle ook onderdeel uit van de totale P&C-cyclus. Voor de interim controle(najaar) van de accountant zal het accountantsrapport aan het college van B&W worden aangeboden. De werkzaamheden worden uitgevoerd door de beleidsmedewerkster van financiën. Van de medewerkers wordt verwacht dat zij de benodigde informatie gegevens zullen verstrekken. De opzet van de werkzaamheden is als volgt: 1. interne controleplan bespreken met de accountant; 2.

actualiseren van het normenkader 2022 en eventueel werkprogramma’s aanpassen; 3. organisatie informeren door email en in het beleidsoverleg; 4. brongegevens verzamelen en opvragen bij collega’s; 5. bepalen van de processen die onderhevig zijn aan de interne controle; 6. bepalen van de steekproef per te controleren regeling; 7. uitvoeren van de controles; 8. per proces wordt een controlememorandum geschreven 9. voor de interim controle van de accountant in het najaar zal het rapport over de tot dan toe gedane rechtmatigheidscontroles aan het college van B&W worden aangeboden.

Interne controleplan 2022 -3-

10. Op moment van dit schrijven worden een zevental processen uitgeschreven door medewerkers. Hiermee wordt een groter bewustwording van processen en risico’s gecreëerd. Op de volgende pagina wordt nader uiteengezet hoe bovenstaande punten worden ingevuld.

Interne controleplan 2022 -4-

2. Plan van aanpak 2.1. Afstemming accountant Om een juiste controle uit te voeren is het van groot belang dat wij de juiste uitgangspunten hanteren die overeenkomen met de controleaanpak van de accountant. Punten van aandacht zijn onder meer de totale opzet, de steekproefomvang en de goedkeuringstolerantie.

2.2. Normenkader 2022 Voor de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden dient ook het normenkader te worden vastgesteld. Naar analogie van de goedkeuringstolerantie die gehanteerd wordt bij de jaarrekeningcontrole wordt ook voor de interne controle het percentage van 1% van de totale begroting aangehouden. De primaire begroting 2022 bedraagt € 9.422.944,00. De goedkeuringstolerantie bedraagt derhalve in 2022 € 94.229,44 (= 1%). In 2022 kan de goedkeuringstolerantie op dezelfde manier worden vastgesteld. Daarnaast is in overleg met de accountant het aantal te onderzoeken dossiers bepaald. Die norm is bepaald op 2% van het totaal met een minimum van 5 en een maximum van 50. Wanneer in een proces in een aantal opvolgende jaren geen of nauwelijks fouten zijn geconstateerd kan volstaan worden met een lager percentage dan 2.

2.3. Communicatie Om de rechtmatigheidscontrole organisatiebreed kenbaar te maken, wordt de organisatie op diverse manieren geïnformeerd. Het doel is de betreffende werknemers te bereiken en hen te informeren over de wijze en het nut van interne controles in het algemeen en de specifieke controle(s) behorende bij hun eigen organisatieonderdeel in het bijzonder.

2.4. Brongegevens Om de deelwaarneming te kunnen verrichten zijn in eerste instantie vooral documenten en overzichten nodig vanuit Financiën. Dat zijn onder meer Excel-overzichten van baten en lasten betrekking hebbend op bijvoorbeeld kosten en opbrengsten van inkopen, salarissen, belastingen, verhuur en grafrechten. Ook kunnen investeringen en subsidies object van controle zijn. Daarnaast gaat het om de dossiers en stukken die op de betreffende afdeling aanwezig zijn en onderwerp kunnen zijn van de deelwaarneming. Het gaat onder meer over de volgende documentatie: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

saldibalans specificaties van financiële balans- en tussenrekeningen programma- en productenbegroting begrotingswijzigingen tussentijdse rapportages aangifte BTW en BCF regelgeving BBV raads- en collegebesluiten provinciale besluiten verordeningen bevindingen vorig boekjaar

Interne controleplan 2022 -5-

2.5. Te controleren processen De bepaling van de processen die onderhevig zijn aan de interne controle is mede gebaseerd op de omvang van de geldstroom (uitgaande of inkomende). Ook hebben de opmerkingen van de accountant in haar accountantsrapport over 2020 in belangrijke mate invloed gehad op de bepaling van de te controleren processen. Hieronder volgt de opsomming van de processen die in het jaar 2022 onderhevig zijn aan interne controle: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Salarissen Subsidies Verhuuropbrengsten gemeentelijke panden Bouwleges Secretarieleges Inkoop en aanbesteding BTW Treasury (indien van toepassing)

De gemeente Leeuwarden controleert (op basis van een overeenkomst rechtmatigheidscontrole belastingen 2022-2024): ▪ Afvalstoffenheffing ▪ OZB ▪ Rioolheffing ▪ Reinigingsrechten ▪ Forensenbelasting ▪ (Water-) toeristenbelasting ▪ Baatbelasting ▪ Hondenbelasting ▪ Precariobelasting

2.6. Deelwaarneming Om de deelwaarneming op een juiste wijze uit te voeren dient allereerst het aantal te controleren dossiers te worden vastgesteld. Vervolgens wordt via een selectiemethode per proces bepaald welke dossiers gecontroleerd dienen te worden. Conform de eerdere afspraak met de accountant wordt uitgegaan van een deelwaarneming van 2% met een minimum van 5 en een maximum van 50 formulieren. Wanneer in een proces in een aantal opvolgende jaren geen of nauwelijks fouten zijn geconstateerd kan volstaan worden met een lager percentage dan 2.

2.7. Werkprogramma’s Bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden wordt tevens aandacht voor de fouten en bevindingen die bij de controle over het voorgaande jaar naar voren kwamen gevraagd. Die nemen wij ook mee bij het opstellen van de werkprogramma’s voor de controle over 2022. Het werkprogramma is een werkdocument (checklist) voor de controller om de controle op een eenduidige wijze uit te voeren. Het kan overigens voorkomen dat een werkprogramma niet van toepassing wordt verklaard op de uit te voeren controle. In dat geval dient gecontroleerd te worden op de van toepassing zijnde regelgeving, bijvoorbeeld de externe regelgeving (wet) of specifieke uitkering (SiSa). Werkprogramma’s zijn in beginsel gebaseerd op interne regelgeving bestaande uit verordeningen, beleidsnota’s en collegebesluiten.

Interne controleplan 2022 -6-

2.8. Uitvoeren controlewerkzaamheden Het uitgangspunt van de interne controle is dat deze wordt uitgevoerd door de beleidsmedewerkster van de afdeling financiën. Uitgangspunt is dat de controle niet door medewerkers wordt uitgevoerd die de werkzaamheden zelf verrichten (zelftoetsing) dan wel daar direct verantwoordelijk voor zijn. Doordat de gemeente Vlieland een kleine gemeente is, is functiescheiding echter niet altijd mogelijk. Vanaf 2022 wordt begonnen met een nieuwe wijze van werkprocesbeschrijvingen. Hierbij geven de medewerkers zelf zoveel mogelijk aan welke risico’s er bij diverse stappen ervaren worden en welke maatregelen ze zelf al nemen om die risico’s te verminderen. Het 4-ogen principe en bewustwording zal in deze werkprocessen een prominente rol krijgen. In de werkprogramma’s voor de controles staat vermeld op welke punten de controles betrekking hebben. Als de controleur tijdens de controle fouten en dus onrechtmatigheden aantreft dan volgt er een foutenevaluatie. De controleur kan vervolgens besluiten het onderzoek uit te breiden waardoor extrapolatie van de fouten kan worden voorkomen.

Mogelijke oplossingen voor geconstateerde onrechtmatigheden: ▪ het achteraf alsnog laten ondertekenen door de juiste functionaris; ▪ ontbrekende gegevens achteraf opvragen en alsnog in dossier voegen; ▪ in het geval in de verordening een hardheidsclausule staat een collegeadvies opstellen om de afwijking achteraf goed te keuren; ▪ in het geval er geen hardheidsclausule is, een raadsvoorstel opstellen om achteraf toestemming te vragen om van de regels af te wijken. Dit is alleen mogelijk als het een afwijking betreft van interne regelgeving. Bij overtredingen van bijvoorbeeld de regels van Europese aanbesteding is herstel achteraf niet mogelijk.

2.9. Bespreken werkprogramma’s en verslaglegging De verslagen van de controles (de ingevulde werkprogramma’s) worden met de betreffende medewerkers besproken. Indien blijkt dat er een fout uit de controle naar voren is gekomen, wordt uitgebreid aandacht besteed inclusief de te volgen herstelactie en eventuele maatregel(en) om de fout in de toekomst te voorkomen.

2.10. Controlememorandum Per gecontroleerd proces wordt een controlememorandum geschreven met daarin de meest relevante bevindingen en een conclusie.

2.11. Accountantsrapport Na de interim controle van de accountant zal de managementletter aan het college van B&W worden aangeboden. In dit rapport staan de bevindingen van de controles die tot dan toe zijn uitgevoerd. Van de overige controles zal een rapport geschreven worden na de jaarrekening controle van de accountant. Hierin worden ook eventuele onrechtmatigheden toegelicht en mocht de omvang van de onrechtmatigheden consequenties hebben voor een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring zal de gemeenteraad indien mogelijk worden voorgesteld om deze onrechtmatigheden alsnog te autoriseren.

Interne controleplan 2022 -7-

Interne controleplan 2022 -8-